O departamento pessoal é uma área muito importante para as empresas, afinal,  o setor é responsável por cuidar da parte burocrática  necessária para a manutenção dos colaboradores na organização. 

No entanto, muitos gestores ainda confundem as tarefas do DP com as atribuições do RH, que estão mais relacionadas à atração, desenvolvimento e retenção de talentos. 

Neste artigo, você vai entender quais são as responsabilidades do DP e o que fazer para organizar a rotina diária deste setor. 

Confira! 

Rotinas administrativas

Afinal, quais são as tarefas do departamento pessoal?

Apesar de parecer ser menos estratégico, é importante dizer que o trabalho do DP é extremamente relevante para os resultados da companhia. 

Isso porque envolve aspectos que influenciam diretamente na motivação e engajamento dos funcionários. 

Veja a seguir, quais são as funções que fazem parte do dia a dia de um departamento pessoal: 

Plano de RH estratégico

Controle da jornada de trabalho

Entre as responsabilidades do DP, está o monitoramento da jornada dos colaboradores. 

Além de acompanhar os horários de entrada e saída e calcular as horas extras realizadas no mês, o DP também faz o registro das horas faltantes e dos atrasos. 

Assim, os gestores conseguem gerenciar o banco de horas e fazer o pagamento das horas excedentes com maior precisão. 

Controle de Jornada de Trabalho

O departamento pessoal também faz o fechamento da folha de pagamento

O fechamento da folha é realizado mensalmente e refere-se ao pagamento dos salários de todos os funcionários.  Por isso, é uma atividade bastante complexa e trabalhosa. 

Conforme você pode imaginar, um simples erro de cálculo pode trazer muita dor de cabeça, prejudicando a remuneração do empregado. 

Planejamento de férias e licenças

A equipe do departamento pessoal também gerencia a marcação  e o cálculo das férias e licenças do trabalhador. 

Aliás, esta é uma tarefa que precisa ser bem planejada para que as datas atendam tanto às demandas do colaborador quanto as da empresa. 

Durante a gestão do cronograma de férias, o DP ainda deve informar os setores quanto à necessidade de acúmulo de atribuições ou contratação de colaboradores temporários. 

Admissão e desligamento de funcionários

É o setor que cuida dos trâmites formais relacionados às novas contratações. 

Por exemplo, registro na carteira, exame admissional, controle de acesso, cadastro dos dados no relógio de ponto, entre outros. 

Ademais, o departamento pessoal também realiza os processos de demissão, levantando os documentos necessários, providenciando o pagamentos das verbas rescisórias, encaminhando o profissional ao  exame demissional, etc.   

Saiba tudo sobre a Nova lei de demissão por justa causa  

O departamento pessoal gerencia os impostos, taxas e contribuições

Além de tudo isso, a rotina do departamento pessoal inclui a gestão das parcelas de contribuição do FGTS e demais taxas e encargos. 

O setor também lida diretamente com as entidades sindicais, por meio do acompanhamento de convenções coletivas e do repasse da cobrança do imposto anual relacionado às atividades dos sindicatos. 

Contratação e administração de benefícios obrigatórios e opcionais

Também é atribuição do DP avaliar e contratar os benefícios complementares que oferecem mais vantagens para o colaborador e para a empresa como, por exemplo: gympass, vale-cultura. 

Além disso, o setor também cuida daqueles benefícios exigidos por lei, como décimo terceiro salário, FGTS e plano de saúde. 

Agora que você já sabe quais as atribuições do departamento pessoal, que tal aprender a planejar o trabalho para otimizar a rotina? 

A seguir, listamos 4 dicas que te ajudarão a ganhar mais tempo e produtividade.

Clima organizacional

1-Padronize os processos

Em primeiro lugar, é importante implementar um padrão para as atividades do setor. Assim, fica mais fácil evitar erros e retrabalhos. 

Comece definindo fluxos de trabalho prevendo o passo a passo de cada tarefa dentro da rotina. 

A vantagem do fluxo de trabalho é que ele ajuda as equipes a entenderem o papel de cada um e a ordem em que cada atividade deve ser desenvolvida.

O rh nas empresas

2- Delegue tarefas

Delegar nem sempre é fácil, mas é fundamental para garantir a qualidade do trabalho. 

Aposte na gestão descentralizada, redistribuindo as funções operacionais entre o time.  Desse modo, sobra mais tempo para tarefas mais analíticas. 

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3- Utilize indicadores de desempenho

Para saber o que deu certo e o que deu errado na rotina do departamento pessoal, o ideal é estabelecer metas e indicadores de avaliação de desempenho. 

Alguns exemplos de indicadores: feedback de funcionários, índice turnover, produtividade no trabalho, retorno sobre o investimento feito em programas de capacitação e treinamento, entre outros.

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3- Ganhe tempo usando a tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada das rotinas do DP, pois agiliza as tarefas burocráticas e fornece dados precisos que tornam o setor ainda mais estratégico. 

Vamos te dar um exemplo! 

Atualmente existem softwares de registro de ponto, que fazem o controle da jornada de forma automatizada e em tempo real. 

Muito mais prático, não é mesmo? 

Enfim, agora que você sabe como aperfeiçoar o departamento pessoal da sua empresa, é hora de colocar nossas dicas em prática. Certamente não vai demorar muito para você notar os resultados. 

Leia também: O uso da tecnologia na gestão de RH 

Conclusão

Enfim, agora que você sabe como aperfeiçoar o departamento pessoal da sua empresa, é hora de colocar nossas dicas em prática. Certamente não vai demorar muito para você notar os resultados.