Como a assinatura digital pode ser usada por empresas em home office?

A pandemia do novo Coronavírus fez crescer a demanda de equipes trabalhando em home office e o uso da assinatura digital.

Isso porque, de acordo com as medidas preventivas de isolamento social para combate ao novo Coronavírus, estabelecidas pelo Ministério da Saúde, as empresas devem prioritariamente deixar seus colaboradores trabalhando em home office a fim de diminuir a circular de pessoas e propagação do contágio da doença.

Assim, em meio a este cenário, muitos gestores ficaram perdidos quanto a como fazer a assinatura dos documentos e contratos. Mas, para isso a solução é simples: a assinatura digital!

Você, provavelmente, já deve ter escutado falar de assinatura digital ou eletrônica. Afinal, cada vez mais os negócios são conduzidos por meio da internet.

Ao passo que a tecnologia evoluiu ao ponto de podermos assinar documentos importantes através da internet com o máximo de segurança e com a mesma validade jurídica que assinaturas manuscritas autenticadas.

Então, vamos conhecer mais sobre como a assinatura digital permite o trabalho em home office?

Porém, que tal antes esclarecermos o que seria trabalho em home office?

O que é trabalho em home office?

A expressão home office é usada para estabelecer as atividades realizadas em casa.

Esta modalidade de trabalho já existe há alguns anos em outras regiões do mundo, porém, vêm sendo implantada aos poucos nas empresas.

Porém, com a pandemia do COVID-19 e a necessidade de isolamento social para evitar a propagação do vírus, o trabalho em home office tem se expandido no país.

Para os empregadores, a modalidade reduz custos com despesas fixas, como energia elétrica, água, vale transporte, alimentação, entre outros, uma vez que diminuiu a circulação de pessoas na empresa.

E, para os colaboradores, há a vantagem de se poder trabalhar de onde quiser, se preocupando apenas com a entrega dos resultados esperados pela empresa.

Mas, é claro que o trabalho em home office não vive apenas de vantagens. Algumas desvantagens são observadas, como:

• As distrações do ambiente podem atrapalhar a produtividade;
• A falta de interação/comunicação entre os colegas pode criar um ambiente monótono demais e prejudicar a concentração;
• Necessidade maior de organização e gestão do tempo.

Porém, voltando nas vantagens, para trabalhar em home office o colaborador não precisa de nada além de um notebook e uma boa conexão de internet.

Agora, voltando a questão central deste artigo, você deve estar se perguntando, como você proceder a assinatura de documentos importantes como contratos de prestadores de serviços ou até mesmo garantir a conferência e assinatura da folha de ponto do colaborador?

Isso é simples. Tudo será feito através de assinatura digital.

E é sobre isto que falamos daqui por diante neste artigo.

O que é a assinatura digital?

A assinatura digital utiliza de técnicas de criptografia para garantir a integridade de assinatura de documentos pela internet.

Essa tecnologia foi desenvolvida pelo fato de que os negócios, cada vez mais, são feitos pela web. Além disso, a eliminação de processos analógicos, como documentos em papel, tem relação direta no ganho de produtividade nas organizações.

Foi sob esse contexto que a MP nº 2.200-2 de 2001 veio para poder regulamentar e chancelar a validade desse método.

Segundo a medida, a validade das assinaturas digitais necessitam do uso de um certificado digital emitido pela instituição ICP-Brasil, organização responsável pela emissão e garantia da autenticidade do certificado.

Atualmente podemos ver outros métodos de assinatura, já que a MP mencionada dá essa brecha. Contudo, para a validade de assinaturas eletrônicas feitas por outros métodos ou certificados não emitidos pela ICP-Brasil é necessário que ambas as parte concordem na validade do método.

A assinatura digital tem validade jurídica?

Um dos motivos gestores de não adotarem a assinatura digital é pelo medo de que elas não tenham validade jurídica.

Porém, de acordo com a MP nº 2.200-2 de 2001 os documentos assinados digitalmente tem a mesma validade jurídica que os documentos em papel com assinatura manuscrita e autenticados. Entretanto, essa assinatura precisa ter sido feita utilizando o certificado digital emitido pela ICP-Brasil, como mencionamos no ponto anterior.

Portanto, pode ficar tranquilo que caso alguém conteste, o ônus da prova que a assinatura foi fraudada será do acusador.

Mas, no caso comentado de assinaturas digitais sem um certificado digital da ICP-Brasil elas também poderão ter validade jurídica, desde que seja admitido por ambas as partes.

Esses métodos alternativos podem ser interessantes para micro negócios. Pois, um certificado digital poderá custar algo em torno de R$ 400,00.

De tal maneira, a validade jurídica das assinaturas digitais por outros métodos eletrônicos será garantida através dos métodos escolhidos no momento da assinatura.

Por exemplo, a ClickSign utiliza de diversas informações da máquina em que foi assinada, em conjunto com tokens enviados para o email do signatário. Em alguns casos, poderá haver o registro de uma selfie no momento de assinatura para dar ainda mais segurança.

Como funciona?

Para que seja válida a assinatura digital, é preciso que todos os envolvidos tenham um certificado digital. Exceto no caso dos métodos alternativos.

Assim, para a assinatura com certificado, você terá um software de assinatura. Desse modo, você abrirá nesta plataforma o documento a ser assinado.

O programa então irá fazer a criptografia que será a base para que a chave do usuário possa produzir o documento assinado.

Enfim, será gerado um pacote contendo o contrato, a assinatura e o certificado do assinante. Para garantir a segurança, quem receber a assinatura terá que verificar a validade utilizando o seu programa de assinatura digital.

Caso haja alguma alteração mínima nesse passo, o resumo apresentado pelo programa será diferente e irá invalidar a assinatura e o documento.

Claro, o processo de criptografia e validação é mais complicado que isso, mas o funcionamento geral da assinatura digital é esse. Em resumo:

1. Signatário faz o upload do documento para sua plataforma de assinatura;
2. Clica para gerar assinatura e o programa fará a criptografia do documento;
3. É gerado um pacote assinado com o documento, assinatura e certificado do assinante;
4. Quem recebe o documento verifica a autenticidade;
5. O programa informa se está tudo ok ou rejeita o documento.

Ou seja, são cinco passos bem tranquilos, não é?

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Você já deve ter visto esses dois termos sendo utilizados de maneiras distintas e pode ter ficado confuso.

De fato, há uma diferença entre as duas assinaturas. Assim, a assinatura eletrônica é aquela feita pelo meio virtual com sua segurança validada por outros fatores diferente do certificado digital, como prega a MP nº 2.200-2 de 2001.

Por exemplo, a assinatura eletrônica poderá garantir validade jurídica utilizando fatores de autenticidade como:

• Endereço de IP;
• Fotografia;
• Assinatura escrita em painel touch pad;
• Geolocalização;
• Códigos PIN enviado por e-mail na hora da assinatura.

Enfim, são diversos fatores que os sistemas eletrônicos podem utilizar.

Em contrapartida, a assinatura digital utiliza do certificado digital emitido pela ICP-Brasil que tem diversos formatos, pode ser um arquivo no computador, um token ou um smart card.

Além disso, um grande fator em prol do certificado digital é que há a presunção de validade. Ou seja, o ônus da prova de que a assinatura foi fraudada é responsabilidade do acusador.

Enquanto isso, na assinatura eletrônica não há essa presunção, então será o signatário que precisará provar que realizou a assinatura.

Quais os diferentes tipos de assinatura digital?

A assinatura digital é classificada em 3 tipos:

• Assinatura eletrônica simples, ou seja é uma assinatura eletrônica sem certificado digital e permite a identificação do seu signatário associando dados como seu CPF, PIN, biometria, etc.
• Assinatura eletrônica avançada, onde é utilizada assinatura eletrônica associada unicamente a seu signatário através de um certificado digital corporativo.
• Assinatura eletrônica qualificada, realizada através do certificado digital padrão da ICP-Brasil.

Quais os padrões de assinatura digital da ICP-Brasil?

Os padrões de assinatura digital definidos pela ICP-Brasil são:

• CAdES – usado para qualquer tipo de arquivo, permitindo assinatura de qualquer tipo de documento. Neste modelo a assinatura tanto pode ficar armazenada em um arquivo a parte, quanto ficar unificada com o documento a ser gerado.
• XAdES – gerado em arquivos XML, ele permite assinatura parcial de documentos.
• PAdES – é um sistema próprio para arquivos PDF.

Quais os benefícios?

Durante o artigo fica claro como a assinatura digital ajuda as empresas, mas vamos colocar os 6 principais motivos do porquê você deveria adotar essa tecnologia na sua empresa, principalmente no home office:

1. Validade jurídica dos documentos, respaldada na lei;
2. Autenticidade garantida pelos certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil;
3. O documento só é aceito se não tiver sofrido nenhuma alteração;
4. Armazene seus documentos na nuvem e com proteção de ponta;
5. Otimização dos processos de assinatura de documentos e contratação, inclusive trabalhistas!
6. Eliminação dos papéis, que além de ser mais sustentável para o planeta, gera mais produtividade;

Como assinatura digital ajuda no home office

Enfim, em quais situações a assinatura digital ajuda empresas em home office? Veja alguns exemplos:

1. Emissão de notas fiscais eletrônicas;
2. Assinatura de contratos de trabalho;
3. Autenticação de documentos trabalhistas;
4. Contratos com clientes e fornecedores;
5. Procuração, protocolos e processos;
6. Prontuários e atestados médicos;
7. Propostas/apólice de seguro;
8. Declarações.

Ou seja, são diversas situações que a empresa em home office teria dificuldade de garantir a autenticidade do documento e a segurança jurídica, especialmente nos contratos e documentos oficiais.

Por fim, a assinatura digital permite que empresa não pare, seja da onde for. Além disso, agora é possível ter equipes em qualquer lugar do país, e do mundo, trabalhando em conjunto graças às novas tecnologias de comunicação, segurança e produtividade.

E a assinatura eletrônica? Quais os benefícios?

Assim como a digital, a assinatura eletrônica também pode trazer diversas vantagens para a empresa. Uma delas é a redução de gastos. Ao adotá-la, despesas que envolvem papéis, uso de cartuchos para impressão e custos com o envio de malotes são cortadas.

Outro ponto positivo é a otimização dos processos. Como já dissemos aqui, o emprego da tecnologia para a realização deste tipo de tarefa ajuda tanto os funcionários quanto as empresas a ganharem mais tempo.

Isso porque a assinatura eletrônica é realizada com apenas alguns cliques, diferentemente do processo habitual, que envolve a impressão e o preparo de papéis. Dessa forma, a produtividade da empresa tende a aumentar.

A qualidade de vida dos funcionários também melhora com a simplificação dos processos, uma vez que lhes sobrará mais tempo para se dedicarem a outras tarefas. Assim, é possível cuidar melhor de sua saúde e até se dedicar mais à família.

De acordo com alguns indicadores da área de RH, é muito importante que os colaboradores de uma empresa se sintam satisfeitos. Essa satisfação é uma consequência direta do aumento da qualidade de vida.

Podemos dizer, então, que, ao simplificar tarefas, os funcionários conseguem poupar tempo e se dedicar ao que é realmente relevante. Como resultado, ficam mais satisfeitos e motivados.

A segurança que se tem ao optar pela assinatura eletrônica também é muito maior. O sistema da TradingWorks, por exemplo, conta com diversos mecanismos para evitar fraudes e assegurar os dados da melhor maneira possível.

Para isso, tais dados são armazenados direto na nuvem e backups são feitos automaticamente.  

Como incluir a assinatura eletrônica na empresa

Agora que você já sabe das inúmeras vantagens que a assinatura eletrônica pode proporcionar a sua empresa, que tal entender como é possível implementá-la?

Com o intuito de ajudar ainda mais seus clientes, a TradingWorks oferece uma excelente ferramenta, a assinatura eletrônica de folha ponto.

E como a assinatura de folha ponto da TradingWorks funciona?

O primeiro passo fica a cargo do responsável pelo RH da empresa. Antes de enviar a folha de ponto, ele deve averiguá-la atentamente e confirmá-la.

Posteriormente, o funcionário receberá um e-mail conforme ilustrado abaixo. Caso o colaborador não possua e-mail, um aviso poderá ser gerado diretamente no sistema da empresa.

Ao abrir o e-mail ou notificação, um link de acesso o direcionará diretamente à folha. Em seguida, é importante que o colaborador confira com atenção os dados para, somente então, fazer a assinatura eletrônica.

Como na figura a seguir, basta que o funcionário digite seu nome completo e clique no botão “Assinar folha” para concluir o processo.

Caso necessário, a folha ponto também disponibilizada pela TradingWorks possui informações de rastreabilidade e registros duplos de auditoria.

Quais são as ferramentas necessárias para realizar a assinatura eletrônica?

A assinatura pode ser realizada tanto pelo computador quanto pelo próprio celular do funcionário. Basta acessar o link enviado pelo e-mail ou a notificação gerada no sistema da empresa. Todo o processo não leva mais do que 5 minutos!

Como fazer a marcação da folha ponto usando o celular e o aplicativo da TradingWorks?

No vídeo abaixo, há um passo a passo detalhado de como preencher a folha ponto. O vídeo também traz informações sobre como fazer a marcação manual em caso de esquecimento.

A folha ponto com assinatura eletrônica é segura?

Sim! Muito mais do que as folhas ponto mais simples, com assinaturas manuais.

A folha com assinatura eletrônica passa, primeiramente, pelo gestor de RH. Ele é quem preenche os horários a serem cumpridos pelo funcionário. Além disso, o link de acesso é disponibilizado exclusivamente para o colaborador em questão.

Ainda, há a possibilidade de solicitar o reconhecimento facial do funcionário pelo aplicativo da TradingWorks. E, em caso de divergências, o gestor é informado imediatamente.

Desse modo, evita-se rasuras e fraudes, uma vez que o funcionário não consegue colocar horários diferentes dos realizados nem assinar a folha por outro colega de trabalho.

Esse sistema também é aceito perante a lei?

Sim. Segundo a medida provisória 2.200/2001-2, art. 10:

“O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento”.

Assim, os documentos assinados em meio eletrônico possuem a mesma validade do que aqueles assinados em papel.

São aceitos, inclusive, documentos sem certificado digital da ICP-Brasil, portanto, não é necessário se preocupar.

Há algum risco de que as informações do sistema se percam e o funcionário ou a empresa sejam prejudicados?

Não. O sistema da TradingWorks conta com o armazenamento de dados na nuvem e os disponibiliza a qualquer momento, garantindo a segurança e transparência. Além disso, são feitos backups automáticos.

Como são feitos os cálculos da folha ponto com assinatura eletrônica?

Através do próprio sistema. Ele entrega ao gestor todos os dados relativos às horas extras, banco de horas, atrasos, faltas e sobreaviso.

Esses cálculos são realizados em tempo real e disponibilizados para os líderes e colaboradores. Ademais, o sistema elimina qualquer chance de erros nos cálculos, proporcionando maior segurança para todos.

Outra vantagem dos cálculos automatizados é que podemos estabelecer métricas baseadas em dados reais e acompanhar o andamento da empresa. Nesse aspecto, os dados podem ser melhor analisados e acompanhados pela equipe.

Por exemplo, se há um índice muito alto de funcionários fazendo horas extras, pode ser o momento ideal para a contratação de novos colaboradores. Em contrapartida, se o número de faltas e atrasos está acima da média, indica-se um estudo aprofundado para descobrir as causas.

Vantagens da assinatura digital para os colaboradores?

Resumindo tudo que foi visto acima, o processo é simples, prático, seguro e fará seu colaborador mais feliz.

Em primeiro lugar, é simples pois colaborador não precisará de nada mais além de alguns cliques para assinar sua folha de ponto.

Assim como, o profissional de RH economizará tempo ao passo que reduz as burocracias do modelo tradicional.

Vale lembrar que, é aconselhável, como em todo processo, que o colaborador realize a conferência do seu ponto antes de proceder a assinatura digital.

Em segundo lugar, é prático pois não será necessário mais do que o próprio celular do colaborador para que seja realizado o processo. Assim, o profissional poderá realizar a demanda de onde estiver.

É seguro, pois como vimos todo o processo está regulado juridicamente o que permite segurança tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Por fim, ao simplificar o processo por meio da assinatura digital o colaborador terá mais garantias de que o seu trabalho que agora tem sido exercido em home office poderá ser feito sem complicações, evitando burocracias. Além de aumentar sua produtividade, isso o deixará mais feliz.

Normas para assinatura digital de outras documentos e contratos

Vimos acima tudo sobre a assinatura digital em pontos eletrônicos. Mas, além dos pontos eletrônicos, também vimos que este tipo de assinatura pode ser utilizada para outros tipos de documentos e contratos.

Porém, vale pontuar algumas normas específicas para assinatura de documentos e contratos, como:

• Procurações, contratos de prestação de serviços advocatícios, contratos de aluguel entre outros, podem ser assinados por meio de assinatura eletrônica simples.
• Contrato de câmbio só pode ser assinado no padrão CAdES.
• Documentos de prontuário eletrônico de pacientes podem ser assinados no padrão CAddES ou XAdES.
• Notas fiscais eletrônicas só podem utilizar XML.

Na sua empresa, vocês já estão desfrutando dos benefícios do uso da eletrônica? Podemos te ajudar! Basta clicar aqui.