Uma das mais importantes funções do RH é calcular as horas trabalhadas de forma precisa, uma vez que esse cálculo impacta diretamente todos os demais setores da empresa, na gestão dos colaboradores e sua capacidade produtiva.
Para demonstrar a importância do tema, elaboramos um pequeno manual com o objetivo de instruir profissionais de RH sobre o cálculo preciso da jornada de trabalho, abordando desde os limites da CLT até a conversão centesimal de minutos e o reflexo no DSR.
Aqui vamos mostrar como garantir que a folha de pagamento seja processada sem erros, evitando passivos trabalhistas. Para assegurar total precisão e conformidade técnica nesse processo complexo, apresentaremos sugestões de automação e revisão de cálculos através do controle eletrônico de ponto, garantindo segurança jurídica e eficiência operacional na administração de pessoal.
Qual a importância do cálculo correto das horas na gestão de RH?
Saber como calcular as horas trabalhadas corretamente é fundamental para a gestão de pessoas, uma das mais importantes funções do RH. Além de se manter dentro da conformidade legal necessária, é isso que garante a saúde financeira da organização, além de contribuir significativamente para demonstrar respeito aos colaboradores.
Ter uma folha de pagamento precisa evita o retrabalho, sem que se perca tempo com a realização de ajustes ou correções, previne passivos trabalhistas e sanções administrativas, promove a satisfação dos funcionários, que recebem de forma correta sua remuneração, estimulando o engajamento e a motivação ao reconhecer o empenho da empresa em garantir a transparência e cuidado com os direitos trabalhistas.
Outro fator que é diretamente impactado com o cálculo correto das horas trabalhadas é a gestão eficiente da jornada e da produtividade, pois através do resultado desse cálculo é possível obter dados valiosos sobre como o tempo de trabalho está sendo utilizado, permitindo que o RH identifique possíveis padrões e implemente as mudanças necessárias para corrigir os problemas.
Ao calcular corretamente as horas trabalhadas o RH consegue se planejar, provisionando os recursos destinados à remuneração e definindo o que pode ser direcionado a outros setores e ações.
Também é possível identificar a necessidade de novas contratações, realização de horas extras ou redução delas, bem como avaliar o rendimento individual de cada colaborador, incluindo fatores como absenteísmo, produtividade por tempo de trabalho, atrasos, entre outros indicativos importantes na gestão dos recursos humanos.
O que diz a CLT sobre a jornada de trabalho e o cálculo de horas?
A legislação trabalhista prevendo possíveis problemas na relação entre empregador e funcionário estabeleceu uma série de normas envolvendo as horas trabalhadas, como mostraremos a seguir:
Limites de jornada: as 44 horas semanais e 220 horas mensais
De acordo com o art.58 da CLT, o limite máximo de horas semanais a serem trabalhadas é de 44, sendo divididas de acordo com o modelo de jornada, mas não podendo ultrapassar as 220 horas mensais. Há também o limite de até 2 horas extras diárias, salvo exceções estipuladas em convenções ou acordos individuais ou coletivos.
O divisor de horas: entenda como chegar ao valor da hora trabalhada
Para calcular as horas trabalhadas, os adicionais e descontos a serem realizados é necessário em primeiro lugar saber o valor da hora base. A hora diurna serve como base para o cálculo de adicionais noturnos, horas extras, adicionais de insalubridade e periculosidade, entre outras verbas que podem variar de acordo com a função e a atividade dos colaboradores.
O divisor de horas representa o número que, quando dividido pelo remuneração mensal, apresenta o valor da hora trabalhada, e para saber qual o divisor de horas a fórmula é a seguinte:
Fórmula geral: (Jornada semanal / 6) x 30 dias = Divisor.
Então em uma jornada de 220 horas mensais e salário de R$ 5 mil, o valor da hora base pode ser calculado com a fórmula:
Salário Mensal / Divisor = Valor da Hora
5.000 / 220 = 22,73 (valor da hora base trabalhada)
Como calcular as horas trabalhadas para a folha de pagamento: passo a passo
Para calcular as horas trabalhadas e seus adicionais pertinentes para a elaboração da folha de pagamento, o passo a passo é o seguinte:
Passo 1: Soma das horas brutas registradas no ponto
A primeira etapa é reunir o total de horas registradas no ponto do colaborador, o que é feito de forma muito mais fácil utilizando os sistemas de controle de ponto eletrônico, como os da TWO RH, que já fornecem esses números sem que seja preciso realizar cálculos manuais.
Passo 2: Conversão de minutos para o sistema centesimal (decimal)
Para calcular as horas trabalhadas é necessário convertê-las para o sistema decimal primeiro, pois se foram trabalhadas em um dia 8h12 é preciso utilizar a fórmula:
12/60 = 0,20. Ou seja, 8h12 é o mesmo que 8,20.
Passo 3: Identificação e cálculo de horas extras
Com o valor da hora base trabalhada é possível calcular o valor das horas extras, incidindo o percentual estipulado. O mínimo é de 50%, mas é possível que outros valores (sempre superiores a 50%) sejam estabelecidos pela própria empresa, ou por acordos e convenções coletivas.
Se o valor da hora base é, como o exemplo citado anteriormente, de R$ 22,73, e o adicional da hora extra é de 50%, o cálculo fica assim:
Valor da hora extra= 22,73 x 1,5 (equivalente a 50%) = R$ 34,09
Passo 4: Cálculo do adicional noturno (se aplicável)
O adicional noturno urbano é de 20% sobre o valor da hora base trabalhada, além de contar a redução da hora noturna, a hora ficta. Se o valor da hora base é R$ 22,73, para obter o valor da hora noturna a fórmula é:
Valor da hora noturna= (Salário Mensal ÷ Jornada Mensal) × 1,20
Logo, 22,73 x 1,20 = 27,28
A hora noturna reduzida de 52 minutos e 30 segundos equivale a 1,14281. Ou seja, se o trabalhador fez 10 horas noturnas no mês, o cálculo funciona assim:
10 horas (reais) * 1,142857 = 11,42857 horas (fictas)
0,42857 * 60 minutos ≈ 25,71 minutos (aproximadamente 25 minutos e 43 segundos)
Então 10 horas noturnas equivalem a aproximadamente 11 horas e 25,7 minutos.
O cálculo do DSR (Descanso Semanal Remunerado) sobre horas extras
No caso do cálculo do DSR, o Descanso Semanal Remunerado, o valor total das horas extras do mês deve ser incluído. Para chegar ao total basta somar o valor total das horas extras e dividir pelo número de dias úteis, e em seguida multiplicar pelos dias de descanso, sejam sejam sábados, domingos ou apenas domingos, conforme a jornada adotada.
A fórmula é a seguinte:
(Valor Total das Horas Extras / Dias Úteis do Mês) * (Domingos + Feriados do Mês).
Deduções e faltas: como subtrair as horas não trabalhadas
Depois de chegar ao valor bruto do salário, com todos os adicionais pertinentes, chegou o momento de deduzir as horas não trabalhadas (faltas e atrasos), lembrando que há uma tolerância de 10 minutos diários para atrasos, e é preciso considerar se essa dedução será feita do salário ou do banco de horas, caso ele seja utilizado na empresa.
O cálculo é feito baseado nas horas mensais trabalhadas.
Salário Horário = Salário Bruto Mensal / Carga Horária Mensal (ex: 220 horas)
Se o salário do colaborador é de R$ 3 mil mensais, e teve um total de 8 horas de ausência no mês, é preciso descobrir o valor da hora base, multiplicá-la por 8 e então realizar o desconto pertinente.
Valor a descontar – 3.000 / 220 = 13,63
13,63 * 8 = 109,04
Serão descontados da remuneração o valor de R$ 109,04 em razão de ausências não justificadas.
Ferramentas que facilitam o cálculo: ponto digital
Para empresas com 20 ou mais colaboradores, o controle de ponto é uma obrigação legal, então a dica é utilizar ferramentas digitais para realizar uma gestão eficiente do controle da jornada.
Os sistemas de controle eletrônico de ponto, como os da TWO RH, são capazes de calcular as horas trabalhadas e todos os adicionais e deduções pertinentes de forma automática, sem que os profissionais de RH precisem fazer essas contas de forma manual ou utilizando planilhas.
O sistema de controle eletrônico de ponto, além de estar em conformidade legal, é capaz de calcular horas extras, adicional noturno, banco de horas, férias, e ainda emitir relatórios gerenciais, como espelhos de ponto.
É possível integrar os sistemas de controle eletrônico de ponto aos demais softwares já utilizados na empresa, e importar as informações para elaboração da folha de ponto e de pagamento, sem riscos de erros manuais ou duplicidade de informações.
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