Nada mais penoso para o departamento pessoal ter que compilar as planilhas de apontamentos manuais enviadas pelos colaboradores e equipes de campo sem internet.
Além disso há dilemas eternos onde o gestor não concorda com os horários marcados manualmente.
Sem falar sobre as marcações exatas, onde todos os dias o colaborador entra e sai no mesmo horário. Como já informado pelo Tribunal Superior do Trabalho (Súmula 338), este tipo de controle de jornada é inválido.
Enfim, vamos entender agora como realizar o controle de jornada para equipes de campo, mesmo sem internet!
É possível fazer o controle de ponto das equipes de campo?
Antes de mais nada, é sim possível fazer a controle de jornada das equipes de campo! Há diversos métodos que podemos fazer isso.
Contudo, precisamos pensar muito bem antes de escolher o método. Nesse sentido, são 4 caminhos possíveis:
- Controle de ponto tradicional;
- Dispensa do ponto;
- Controle de ponto por exceção;
- Controle de ponto digital.
Ponto tradicional
O controle manual, ou tradicional, é possível de aplicar. Contudo, com ele temos diversos problemas.
O primeiro é a ineficiência e baixa produtividade. Quanto maior for suas equipes de campo, pior será manter o controle.
Imagine calcular as horas de 15 vendedores externos manualmente? Só para isso você levará a semana inteira.
Além disso, não há segurança. O ponto manual é altamente suscetível a falhas e fraudes.
Dispensa do ponto
Devido a burocracia e problemas mencionados no ponto manual, algumas empresas decidem dispensar as equipes de campo do controle de ponto.
Assim, faz-se uso do art. 62 da CLT em que o controle de jornada não se aplica:
I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados;
Contudo, é preciso ter cuidado!
Dispensar o ponto com base no art. 62 não garante que a empresa não terá problemas quanto à jornada de trabalho.
De fato, com os métodos atuais, é possível controlar o ponto de equipes de campo. Por isso, se a empresa dispensar o registro e o funcionário entrar com ação contra a empresa pedindo por indenização de horas extras, o juiz poderá dar causa vencida à ele.
Ponto por exceção
A marcação de ponto por exceção é a prática de registar o ponto em casos excepcionais. Assim, não há necessidade de “bater ponto” na jornada normal.
Dessa forma, a marcação ocorrerá quando houver:
- Faltas e atrasos;
- Licenças;
- Horas extras;
- Férias;
- Afastamentos.
Contudo, vamos confessar aqui, podemos mesmo ter segurança nesse método? Como vamos saber se o funcionário está sendo honesto e marcando seus atrasos, por exemplo?
Ainda bem que hoje em dia temos um novo método de controle de ponto. Vamos conhecer agora!
Controle de ponto digital
Com a proliferação dos smartphones e avanço da tecnologia, hoje temos o ponto digital. Esse é um sistema de gestão de ponto completo que precisa apenas do smartphone para funcionar.
Assim, em um aplicativo no celular, o funcionário consegue bater seu ponto normalmente. O sistema possui diversos métodos de segurança, evitando fraudes.
Assim, o ponto digital utiliza a localização GPS e reconhecimento facial para assegurar a autenticidade. Caso haja qualquer divergência o gestor é avisado.
Contudo, nem sempre temos internet em nossos celulares. Ainda assim, o aplicativo funciona normalmente!
Em vez do sistema enviar em tempo real o registro para o banco de dados da empresa, o ponto fica armazenado no celular.
Assim, quando o funcionário tiver conexão, a marcação será enviada ao servidor. Portanto, mesmo sem internet suas equipes de campo poderá fazer o controle de ponto.
O que diz a legislação trabalhista sobre o controle de ponto de equipes de campo?
Sabemos que, pelo art. 74 da CLT, as empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a terem o controle de ponto.
Contudo, as equipes de campo poderia ser encaixada no art. 62 da CLT. Esse artigo da lei estabelece que certas funções estão dispensadas do controle de jornada.
De todo modo, o art. 62 não garante a dispensa em qualquer caso. Somente funções que seja incompatível com a fixação de horário de trabalho que podem ser dispensadas.
Ademais, temos que nos lembrar que essa norma vem de 1994. Ou seja, antes da evolução tecnológica que tivemos.
Nesse sentido, hoje com o controle de ponto online fica complicado dizer que as equipes de campo não consegue fazer a marcação de ponto. Assim, é prudente que a empresa evite usar a dispensa do ponto e adote o ponto digital.
Quais os benefícios do ponto online?
Redução de custos
Com um aplicativo de controle de ponto os custos são muito inferiores aos outros métodos. Falando de dinheiro, as assinaturas dos aplicativos são bem mais baratas.
Além disso, ao ganhar tempo, a equipe do departamento pessoal pode ficar mais enxuta e eficiente.
Aliás, não vamos esquecer das multas trabalhistas que podemos sofrer sem o controle de ponto. Assim, evita-se os prejuízos financeiros.
Otimização de processos
Com o ponto das equipes de campo sendo feito por um software, tudo fica mais rápido. Assim, nada de planilhas extensas e confusas.
Bem como a conferência e fechamento da folha de ponto se torna um processo agilizado. Erros de cálculos ou retrabalhos também são drasticamente reduzidos ou eliminados.
Informação em tempo real
Contar com informação em tempo real é muito importante em um ambiente em que estamos em constante movimento.
Além disso, ter indicadores sempre atualizados é fundamental. Assim, a tomada de decisões é feita com base em dados e com mais rapidez.
Gestão baseada em dados
Uma gestão com base em dados é fundamental. Assim, nos distanciamos dos achismos e ganhamos mais eficiência.
Afinal, podemos ter uma opinião, mas a realidade é completamente diferente. Para evitar isso, ter indicadores e dados em tempo real são cruciais.
Quais os riscos de não fazer o controle de ponto do trabalhador externo?
O maior risco são os processos trabalhistas. Apesar da existência do art. 62 da CLT que permite a dispensa do ponto, ela não garante imunidade à empresa.
Tampouco o artigo pode ser utilizado a qualquer momento. Como vimos, o ponto digital faz com que as equipes em campo possa sim fazer a marcação de ponto.
Assim, caso um trabalhador entre com ação contra empresa de horas extras, é muito provável que ele vencerá.
Nesse sentido, o juiz poderá entender que a atuação do empregado não é incompatível com o controle de jornada e decidir o processo em favor do trabalhador.
Mesmo que o trabalhador esteja agindo de má-fé, a empresa não terá como se defender. Afinal, ela abriu mão do controle e agora não possui uma forma simples e confiável de comprovação.
Além disso, temos o problema de ineficiências. Ou seja, achar que o funcionário está fazendo seu horário normal, quando está trabalhando menos.
Será muito complicado, sem o controle de ponto, provar o contrário. Restando apenas a opção de mandar embora por baixo desempenho, pagar a rescisão e ter todos os custos de contratar um novo funcionário.
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Com a autorização do Ministério do Trabalho e Emprego para usar computadores na marcação do ponto (Portaria 373/11), as empresas podem automatizar este processo e eliminar muitos pontos de falha.
Com 4 anos de atuação nesse mercado, a TradingWorks visa resolver esses problemas.
Com o aplicativo para celulares sua empresa tem os seguintes benefícios:
- Marcação do ponto mesmo sem internet disponível;
- Localização da marcação do ponto, pois o GPS é obrigatório;
- O equipamento pode ser compartilhado, por exemplo um supervisor em campo com o celular corporativo e os colaboradores usam este equipamento para realizar a marcação;
- Marcações manuais permitidas em caso de esquecimento, mas sempre com a aprovação do gestor;
- Todos os outros benefícios já conhecidos da solução TradingWorks (veja mais aqui)
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