Planejar a rotina do departamento pessoal é fundamental para que o dia a dia da empresa ocorra de forma eficiente, pois além de cuidar da gestão de pessoas, há uma série de outras tarefas que definem o bom andamento dos processos organizacionais.
Para orientar empresas e profissionais do setor sobre a estruturação estratégica do departamento pessoal, montamos um pequeno manual descrevendo a importância da organização dessas rotinas para a mitigação de riscos jurídicos e na eficiência operacional.
No texto vamos detalhar a organização das rotinas por ciclos (diário, mensal e anual) e a importância da conformidade com as normas legais como o eSocial. Também mostraremos como organizações que buscam excelência sem sobrecarregar a estrutura interna podem otimizar a rotina através da terceirização de DP e consultoria especializada.
A Two RH tem anos de experiência no ramo, e com sua expertise é capaz de organizar processos do zero, garantindo entregas rigorosas e digitalização de documentos, permitindo que o RH foque no capital humano enquanto a burocracia é gerida por especialistas, aliviando bastante a rotina do departamento pessoal.
O que é o departamento pessoal?
O Departamento Pessoal é o setor da empresa onde há a administração de tudo que é relativo aos colaboradores e toda a parte de conformidade com a legislação trabalhista, a CLT e demais regulamentações.
O DP é a área responsável pela gestão de todo o processo que vai do momento de entrada até a saída de um funcionário, gerenciando as admissões, demissões, afastamentos, férias, inclusões e exclusões dos nomes da folha de pagamento, distribuição dos benefícios pertinentes, controle de jornada de trabalho, se certificando que a empresa não esteja sob risco de processos e ações judiciais.
Para detalhar um pouco mais das funções do DP, ele é quem processa os documentos em admissões e desligamentos, cuida dos exames admissionais e demissionais, monitora as horas trabalhadas, faltas, atrasos, banco de horas, horas extras e faz o cálculo das remunerações, incluindo férias, FGTS, INSS e 13° salário.
O DP realiza o controle das férias, licenças, afastamentos, dos benefícios obrigatórios e dos opcionais, como vale-transporte, plano de saúde, vale-refeição, programas de incentivo à graduação e pós-graduação, entre outras vantagens que as empresas venham a oferecer.
Qual a importância do departamento pessoal para sua empresa?
As empresas dependem de pessoas para funcionarem bem, então é fundamental planejar a rotina do departamento pessoal para que os processos sejam todos realizados de forma eficiente, e os colaboradores consigam exercer suas funções sabendo que há uma equipe responsável por cuidar de toda a gestão de suas rotinas trabalhistas.
Sem o planejamento da rotina do departamento pessoal não é possível garantir a conformidade legal, tampouco assegurar que as normas vigentes sejam respeitadas. Para manter os talentos recrutados pelo RH, o DP gerencia a sua vida dentro da empresa, desde o momento da sua admissão, oferecendo confiança e processos transparentes para fidelização dos funcionários.
Além de cuidar dos processos burocráticos dos funcionários, o DP é quem elabora a folha de ponto e de pagamento, recolhe impostos, distribui benefícios, cuida de toda a parte documental dos colaboradores e das obrigações fiscais, contribuindo bastante para que os processos do RH sejam mais eficientes, promovendo um ambiente de trabalho mais harmonioso, produtivo, justo e transparente.
Quais são os riscos de um DP desorganizado?
Os riscos de não planejar a rotina do departamento pessoal são inúmeros, começando pelos possíveis problemas jurídicos que a falta de organização pode acarretar a uma empresa, como os passivos trabalhistas em decorrência de lançamentos errados na folha de pagamento, falta de documentos ou falhas nos processos de admissão ou desligamento.
Podem ocorrer atrasos no recolhimento e cumprimento das obrigações acessórias, que são o FGTS Digital (que desde 2024 é obrigatório, com recolhimento mensal por competência via Pix, guias individualizadas automáticas e prazo até o dia 20 do mês seguinte, sendo uma rotina mensal crítica), DCTFWeb e envio das informações obrigatórias ao e social, perda de documentos físicos pela falta de uma gestão eficiente também são um risco, o que pode gerar a falta de comprovação em caso de ações judiciais e problemas em auditorias.
Outro grande problema decorrente de não planejar a rotina do DP é o possível aumento nos custos operacionais com juros e multas pelos atrasos de prazos cruciais, possíveis ações trabalhistas, e também com o retrabalho que a desorganização acaba por gerar, além de um clima de insatisfação, desmotivação e baixa produtividade que ambientes desorganizados costumam gerar.
Departamento pessoal: como planejar e organizar as rotinas do setor por ciclos
Se o objetivo é planejar a rotina do departamento pessoal periodicamente, é importante que algumas medidas sejam tomadas, pois elas são cruciais para que os processos sigam um roteiro e alcancem a eficiência necessária, como mostraremos a seguir:
Rotinas diárias: controle de jornada e admissão de talentos
A gestão da jornada de trabalho eficiente é de suma importância para a empresa, e é responsabilidade do DP exercer esse controle, para isso a melhor ferramenta é o registro de ponto eletrônico, como os da TWO RH, que oferecem uma série de funcionalidades reduzindo consideravelmente o volume de trabalho dos funcionários do setor e ainda diminui a probabilidade dos erros manuais.
Para que haja controle sobre a jornada é necessário primeiro que talentos sejam incorporados, e os processos de admissão sejam realizados em conformidade legal, com agilidade e precisão, bem como os desligamentos, que sempre precisam ser realizados dentro dos prazos para evitar a possibilidade de multas e sanções.
Deve-se ainda manter um canal aberto para comunicação com os colaboradores, para esclarecer dúvidas, corrigir inconsistência na folha de ponto, ou tomar quaisquer medidas necessárias para o bom andamento da rotina empresarial, com foco no fluxo de trabalho e na antecipação de tarefas.
Rotinas mensais: o desafio da folha de pagamento e encargos sociais (FGTS, INSS)
Para as obrigações mensais a equipe de DP deve focar no fechamento preciso da folha de pagamento, que pode ser feito de forma digital com o sistema de controle eletrônico de ponto, nas obrigações trabalhistas que envolvem envio de informações e no pagamento das guias.
A gestão adequada e antecipada de férias e licenças deve ser uma medida a ser tratada com diligência, assim como o acompanhamento de métricas de turnover, absenteísmo, horas extras, banco de horas e os adicionais devidos.
Rotinas Anuais: RAIS, DIRF e o planejamento de férias do time
Já para a rotina a longo prazo do DP é necessário ter um planejamento bem detalhado do ano contábil e fiscal, como o calendário dos pagamentos de despesas fixas, verbas remuneratórias, preparação e envio do DIRF e RAIS, planejamento de férias coletivas e comunicação prévia, e contato com os sindicatos para acompanhar as renovações ou alterações de acordos coletivos que impactam a realidade da empresa.
Passo a passo para organizar o seu departamento pessoal do zero
Agora que estabelecemos as prioridades temporais de quem pretende planejar a rotina do departamento pessoal, vamos apresentar algumas sugestões de como pôr em prática as estratégias para manter o funcionamento do setor organizado e eficiente:
Mapeamento de processos: onde começam e terminam as tarefas?
A primeira etapa, e uma das mais importantes, é realizar o mapeamento dos processos, definindo um padrão para todas as atividades do setor, dos manuais às automatizadas, montando fluxos de trabalho eficientes.
Depois é preciso distribuir as tarefas para cada colaborador, prevendo possíveis falhas no processo, como por exemplo a ausência de um funcionário em um dia crucial, e então ser capaz de criar soluções para esses momentos de crise, de forma a manter a rotina impecável independente dos percalços.
Uma maneira eficiente de lidar com as tarefas diárias é montar uma espécie de checklist diário, mapeando todas as atividades que devem ser realizadas diariamente, com cada tarefa atribuída a um colaborador, e deixando esse material disponível para consulta sempre que necessário.
Calendário de obrigações: criando um cronograma de entregas inegociável
As obrigações acessórias são de acompanhamento frequente, e para facilitar a rotina do departamento pessoal uma boa solução é criar um calendário com as datas de envio e recolhimento dessas questões como os eventos periódicos do eSocial (S-1200 e S-1299) até o dia 15 do mês subsequente, o FGTS Digital até o dia 20, lembrando que a DIRF foi extinta e substituída pela EFD-Reinf e DCTFWeb, e uma forma de acompanhar essas obrigações é através do sistema de controle de ponto digital, que emite alertas em datas importantes para que nenhum prazo seja perdido.
Digitalização de documentos
Um dos principais riscos que a empresa pode cometer é perder documentos comprobatórios, que muitas vezes podem ser essenciais em auditorias, processos trabalhistas e no cumprimento das obrigações financeiras e legais.
Um dos exemplos bem-sucedidos de como a gestão com o uso da tecnologia é fundamental para empresas de sucesso é o envio do e Social através dos sistemas de controle de ponto, bem como a centralização dos dados, muitas vezes necessários durante auditorias ou consultas.
