O controle de ponto em PME pode gerar dúvidas. Afinal, será que é necessário? Talvez a empresa acredite que não justifica o investimento em sistemas para isso. Contudo, você verá que faz todo sentido investir!
Continue comigo que irei te explicar tudo.
O que é uma PME
As Pequenas e Médias Empresas, ou PME, é uma classificação dada aos negócios com base no seu porte. Entretanto, essa classificação não é tão simples.
A realidade é que na lei nem existe “média empresa”. A Lei Complementar nº 123/2006 é a conhecida Lei Geral das Micro e Pequenas empresas. Nela vemos que Micro e Pequena empresa são aqueles com faturamento até R$ 4,8 milhões.
Contudo, esses negócios são chamados de EPP, ou Empresa de Pequeno Porte. Ademais, esse é o parâmetro para incluir as empresas no regime Simples Nacional.
De todo modo, o IBGE criou uma classificação de empresas com base no número de funcionários:
Setor de comércio e serviços:
- Microempresa: até 9 funcionários;
- Pequena empresa: 10 a 49 funcionários;
- Média empresa: 50 a 99 funcionários;
- Grande empresa: acima de 100 empregados;
Setor de indústria:
- Microempresa: até 19 funcionários;
- Pequena empresa: 20 a 99 funcionários;
- Média empresa: 100 a 499 funcionários;
- Grande empresa: acima de 500 empregados;
Além do método do IBGE, o BNDES possui outra forma de classificar, com base no faturamento anual:
- Microempresas: até R$ 360 mil;
- Pequenas empresas: entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões;
- Médias empresas: entre R$ 4,8 milhões e R$ 300 milhões.
Bom, agora que sabemos quais tipos de empresas estamos falando, vamos prosseguir!
Marcação de ponto em PME é obrigatória?
Segundo o art. 74 da CLT, a marcação de ponto de até 20 funcionários é opcional. Como vimos, segundo o IBGE uma PME terá 20 ou mais funcionários, logo é obrigatório o ponto em PME.
Contudo as empresas costumam ignorar isso. A princípio isto facilita em muito a administração da folha de pagamento e cálculos, pois é usado como princípio que todos cumpriram com suas horas trabalhadas.
O problema está quando um ex-funcionário decide requerer na justiça horas que ele acha devido.
Como na empresa não há registro algum, cabe apenas acatar os valores acordados na Justiça do Trabalho. Afinal, o empregado não necessita mostrar nenhuma prova em seu favor.
Também não estou dizendo que o empregado esteja equivocado, só que não tem nenhum registro do ponto em PME sobre seu trabalho e se o pagamento dos salários foram feitos corretamente.
Aposto que assim como eu, cada um de vocês tem uma história de algum parente ou amigo próximo que já enfrentou este problema. Eu particularmente conheço duas empresas que tiveram que fechar as portas devido às disputas judiciais.
Qual a melhor forma de controle de ponto em PME?
Então a saída é automatizar tudo e adquirir aquelas máquinas de ponto que imprimem o tíquete? É uma possibilidade (e com grande dispêndio financeiro para uma PME), mas o registro de ponto pode ser feito com papel e caneta, sem nenhum equipamento especial.
Em papelarias você pode encontrar estes bloquinhos prontos. Simples, barato e eficiente! Contudo, não se esqueça de que é necessário ter todo um processo para que este registro seja válido.
Se tiver sinais de rasuras ou não tiver a assinatura do funcionário, de nada importa. Mas mesmo assim o livro de ponto manual é uma saída.
O que é mais importante é que a legislação trabalhista também vem evoluindo. Em 2011, saiu a portaria 373, que junto com a portaria que descrevia o uso das máquinas com impressão de tíquete (portaria 1510/09), permite que o registro de ponto seja feito de forma totalmente eletrônica, por computador ou celular, por exemplo.
Durante sua publicação, muito se discutiu que a portaria 373 só serviria para as grandes empresas, pois possuíam recursos técnicos para o desenvolvimento da solução.
O que na prática aconteceu é que empresas de tecnologia passaram a oferecer este tipo de recurso a um baixo custo para empresas de qualquer porte, como a TradingWorks.
Mas o que realmente é importante é que essa nova forma de registro de ponto permite que funcionários remotos também tenham o registro, seja feito através de um computador ou mesmo de um celular.
Assim, mesmo aqueles funcionários que estão em outros bairros ou cidades, podem marcar o ponto e garantir a integridade dos seus recebimentos.
O registro de ponto não é somente importante para evitar desgastes judiciais, mas garante a satisfação dos funcionários.
Como funciona o controle digital de ponto em PME?
O controle de ponto digital, aquele feito pelo computador ou celular, é uma das melhores opções disponíveis hoje. Isso se deve ao fato de ser simples, prático e entregar o melhor custo-benefício.
Ademais, seu funcionamento é simples, mas extremamente seguro. Nesse sentido, temos 3 etapas de proteção.
Etapas de segurança do controle de ponto digital:
Login e senha únicos:
Cada funcionário terá suas credenciais para acessar o sistema;
Reconhecimento facial:
Para fazer a marcação de ponto, o colaborador deve tirar uma selfie. Assim, o sistema irá fazer a leitura da biometria facial e comparar com o banco de dados para autenticar — um processo que leva menos de segundos;
Geolocalização:
Na hora do registro, a localização do colaborador também é armazenada. Dessa forma, se o colaborador estiver em local que não deveria o gestor é avisado. Afinal, um colaborador que deveria estar na sede do cliente não pode estar marcando ponto dentro de casa, concorda?
Enfim, a marcação de ponto é rápida e prática. Além de ser extremamente segura.
Ao passo que o controle digital de ponto em PME permite acompanhar os indicadores em tempo real. Assim, evita-se qualquer tipo de surpresa, bem como possibilita uma tomada de decisão baseada em dados e não no achismo.
Quais os benefícios do controle de ponto
1. Produtividade
Fazer a folha de pagamento usando métodos manuais de controle de ponto em PME gasta muito tempo. Afinal, ficar calculando as horas é um trabalho maçante, demorado e que agrega em nada para a empresa.
Com o controle de ponto online, a empresa fecha a folha de ponto em segundos. E isso já com todo o banco de horas e horas extras apurados.
Assim, os colaboradores podem focar seus esforços em atividades mais importantes dentro da empresa.
2. Segurança
Os métodos manuais até podem auxiliar o negócio. Contudo, não oferecem qualquer tipo de segurança para a empresa. Afinal, a folha de ponto pode facilmente ser fraudada.
Ademais, não ter controle algum também gera multas da fiscalização do trabalho. Portanto, o ponto online é o que entrega o melhor: praticidade, segurança e economia.
Assim, sua PME poderá ficar mais tranquila caso tenha algum processo trabalhista. Afinal, vocês terão como comprovar as horas e os pagamentos.
3. RH baseado em dados
Uma das maiores tendências para 2021 é um RH data-driven. Afinal, os dados nunca mentem.
Nesse sentido, tomar decisões melhores e que trazem resultados não dá para nos apoiarmos em nossa intuição.
Por isso, um sistema de ponto em PME ajuda a usar melhor os recursos e implementar ações no momento exato. Assim, extraindo o máximo de resultados.
Por exemplo, somente com o controle de ponto para sabermos o momento exato de contratação. Isso porque podemos observar a quantidade de banco de horas/horas extras para entender se a equipe está sobrecarregada.
4. Redução de custos
O controle digital de ponto em PME permite ter todos os benefícios citados nesse artigo com o melhor custo-benefício. Sabemos que a questão de custos nas PME é algo sensível, por isso o controle digital é a melhor opção.
Haja vista que sua empresa pode ter um sistema completo por apenas R$ 5,50/funcionário é de cair o queixo. Ademais, a empresa também evita custos com processos trabalhistas e multas.
O que uma PME deve avaliar antes de implementar o sistema de ponto?
Por fim, escolher um bom controle de ponto em PME é fundamental. Afinal, de nada adianta adquirir um sistema complexo e que só causa confusão.
Nesse sentido, há alguns critérios que devemos observar:
- O sistema deve seguir as portarias 1510 e 373;
- Ser prático e funcionar offline;
- Permitir as exportações dos arquivos conforme os padrões da legislação;
- Fácil implementação;
- Suporte ativo e rápido;
- Uso do reconhecimento facial e geolocalização;
- Dados em tempo real com avisos para os gestores;
- Relatórios para análises;
- Fechamento de folha de ponto rápido;
- Integrações com outros sistemas da empresa.
Essas são as 10 características que toda PME deve observar. Contudo, pode haver outros pontos específicos para cada negócio.
De todo modo, os pontos digitais, em geral, possuem um período de teste. Assim, você poderá pegar uma equipe pequena e experimentar o sistema.
Dessa forma seu negócio fará uma decisão informada sobre qual o melhor sistema. Bem como permite que seja avaliado os pontos de dificuldade que a empresa tem com o controle de ponto.
Quer saber mais sobre a implementação de um sistema de controle de ponto? Confira esse artigo que te explicamos mais!
