As planilhas eletrônicas são extremamente comuns em todos os setores das empresas. Sua flexibilidade permite que sejam usadas para várias coisas, até para o controle de ponto em Excel.
Entretanto, há diversos erros que podem acontecer, além dos riscos do uso das planilhas para controle de ponto.
Continue comigo e entenda mais!
Como funciona o controle de ponto em Excel
O controle de ponto em Excel é uma forma de ter mais produtividade no fechamento da folha. Nesse sentido, o Excel permite que a gente deixe os cálculos prontos, para só lançar os registros e já ter todos os valores calculados automaticamente.
Ainda assim, não podemos chamá-lo de ponto eletrônico. Afinal, ele não oferece segurança ou funcionalidades que possa ser considerado um bom método de controle de ponto.
Então, o ponto em Excel é mais para que os cálculos sejam realizados com mais agilidade. Contudo, mesmo nisso, podemos ter diversos problemas.
A lei permite o uso do Excel para controle?
A necessidade do controle de ponto é prevista no art. 74 da CLT, que diz:
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Nesse sentido, a lei não determina que é necessário essa ou aquela ferramenta de controle. Assim, as empresas podem escolher o método que melhor lhe convém, desde que tenha confiabilidade nos registros.
E nessa parte de confiabilidade que as empresas sofrem com os métodos manuais, mesmo com Excel. Afinal, o programa não possui proteções contra fraudes ou bons métodos que previnam falhas.
5 Erros comuns com o controle de ponto em Excel
Foto por Rawpixel
1. Erros de digitação
Erros de digitação com certeza é algo extremamente comum. Não só no controle de ponto em Excel, mas é normal que, na hora de digitar, a gente pressione a tecla errada, por exemplo.
Assim, na hora de lançar os registros de ponto, pode acontecer de colocar um número errado e isso ter impactos nos cálculos depois.
O maior problema disso é que, nem sempre, conseguimos detectar essa falha rapidamente. Dessa forma, o erro fica lá e só é percebido tarde demais.
2. Não atualizar diariamente
O controle de ponto em Excel não se atualiza sozinho, diferente de um ponto eletrônico, por exemplo. Assim, é importante que o colaborador atualize os registros na planilha todo dia.
Do contrário, pode acontecer de esquecer um dia, e uma semana depois lançar os dados usando apenas a memória de apoio. Entretanto, nossa memória é falha.
Então, pode acontecer do colaborador lançar horários que não condizem com a realidade. É até comum o colaborador registrar de forma antecipada ou mesmo realizar o chamado ponto britânico — entenda mais sobre isso neste artigo e os riscos para a empresa.
3. Deixar de fazer backup das planilhas
Apesar do controle de ponto em Excel ter a desvantagem de não ter um backup automático e seguro, é possível fazer manualmente.
Assim, é comum esquecer de fazer isso. Aliás, sempre que o colaborador lembra de fazer isso é tarde demais, pois já houve a perda dos dados.
Ter backups frequentes é importante, pois não é possível saber quando o servidor terá algum problema, a máquina irá queimar ou mesmo se haverá algum vírus que fará você perder todos os dados.
Com documentos importantes, como as folhas de ponto, não podemos contar com a sorte de que esses problemas nunca irão acontecer.
4. Fórmulas preenchidas erradas
A vantagem do controle de ponto em Excel é já deixar os cálculos programados, por exemplo, de encargos trabalhistas, para só lançar os dados e já ter os valores. Entretanto, é muito comum que tenha algum erro nessas fórmulas.
Por exemplo, pode acontecer de:
- A fórmula está digitada errada;
- Os valores utilizados estão errados (isso acontece bastante quando copiamos e colamos as fórmulas, esquecendo de atualizar os valores delas);
- A sequência de cálculo está errada (ex.: calcular hora extra antes do adicional noturno);
- O intervalo da fórmula não está considerando todos os dados (bastante comum quando inserimos novas linhas nas planilhas).
Apesar da “automação” dos cálculos, temos que tomar muito cuidado. Afinal, um erro de fórmula pode causar grandes prejuízos.
5. Não coletar assinaturas
Por fim, esquecer de coletar a assinatura é um problema grave. A lei obriga a assinatura da folha de ponto pelo trabalhador.
Apesar da obrigação, pode acontecer do RH esquecer de coletar a assinatura, devido a correria da rotina. Contudo, se acontecer algum problema com o colaborador, essa folha não será válida, afinal, está sem assinatura e não poderá ser usada como comprovação.
Com um ponto eletrônico esse problema não existe. Isso porque o sistema iria cobrar a assinatura, e se for um controle como da TradingWorks, a assinatura é enviada automaticamente por e-mail aos colaboradores.
Por que evitar o Excel no controle de ponto
Os erros podem ser evitados, mas não eliminados. Afinal, o colaborador pode estar estressado, cansado ou desatento e não perceber que digitou uma linha errada.
Mas, indo além das falhas humanas, o controle de ponto em Excel traz diversos riscos à empresa. Por exemplo:
- Ausência de sistemas de proteção contra fraudes;
- Baixa produtividade, por ainda precisar inserir manualmente os dados;
- Backup manual, podendo ser tarde demais;
- Dados não são atualizados em tempo real.
Nesse sentido, as planilhas Excel são ótimas quando precisamos fazer cálculos complexos com mais agilidade. Entretanto, para um sistema de controle automatizado, o programa não serve — aliás, ele não foi criado para isso.
Quais as melhores alternativas?
Se o controle de ponto em Excel não é o mais indicado, qual seria? Atualmente, a melhor opção para sua empresa é adotar um controle de ponto eletrônico.
Esse sistema possui duas vertentes:
- Relógio de ponto eletrônico: equipamento fixo na sede da empresa;
- Controle de ponto digital: uso do celular ou computador para realizar o registro de qualquer lugar com segurança.
Com um desse sistema sua empresa terá o controle de ponto automatizado, segurança, economia e alta produtividade. Nada de ficar se preocupando com cálculos ou fraudes.
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- Como funciona o controle de ponto em Excel
- A lei permite o uso do Excel para controle?
- 5 Erros comuns com o controle de ponto em Excel
- 1. Erros de digitação
- 2. Não atualizar diariamente
- 3. Deixar de fazer backup das planilhas
- 4. Fórmulas preenchidas erradas
- 5. Não coletar assinaturas
- Por que evitar o Excel no controle de ponto
- Quais as melhores alternativas?
