Você já deve ter visto ou mesmo utilizado a folha de ponto Excel em sua empresa para o controle de ponto. Contudo, você conhece os problemas com essa prática?
O Excel é um software de planilhas muito versátil, sendo aplicado em diversas áreas. No Departamento Pessoal e RH o programa também marca sua presença.
Por ser versátil e ter baixo custo — além de todo profissional saber ou dever saber usá-lo — é bastante utilizado para cálculos de horas e folha de pagamento.
Porém, você verá nesse artigo quais os problemas e quais as melhores soluções. Confira!
Como funciona a folha de ponto Excel
Caso você esteja pesquisando os métodos de controle de ponto para adotar na sua empresa, vamos explicar rapidamente como funciona a folha de ponto Excel.
Aqui no blog temos um artigo detalhando como fazer sua planilha, caso tenha interesse.
Em geral, seu funcionamento é simples:
Prepara-se a planilha com os campos de registros e fórmulas de cálculo;
Insere o horário da marcação de ponto nos campos corretos;
Os cálculos são automáticos devido às fórmulas.
É comum que a empresa combine a planilha com a folha de ponto manual. Assim, o DP recolhe os cartões de ponto e lança os dados na planilha para realizar os cálculos.
A planilha de ponto é permitida pela lei?
A planilha de ponto não é proibida. Ela tem basicamente as mesmas características de um livro de ponto.
Porém, a maior vantagem é os cálculos automáticos que reduzem erros e melhoram um pouco a produtividade.
Assim, pode ser um bom começo para o MEI ou uma empresa com 3 funcionários. Contudo o controle de ponto é obrigatório somente para empresas acima de 20 colaboradores, conforme as regras dispostas na CLT, em especial no art. 74 :
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Nesse sentido, torna-se uma necessidade ter um controle de ponto mais profissional. Além de que, com 20 colaboradores, a folha de ponto Excel perde totalmente sua eficiência.
Os problemas com a folha de ponto Excel
Apesar da lei não ser contrária à folha de ponto no Excel, você como gestor deveria ser.
Isso porque o programa não possui medidas protetivas, tampouco é eficiente quando tratando de equipes maiores que 3 funcionários.
Nesse sentido, podemos destacar os seguintes problemas e riscos desse método:
#1 Falta de segurança na folha de ponto Excel
O principal problema é a falta de segurança. Na planilha, seus registros podem ser facilmente perdidos ou adulterados, mesmo com uso de senhas.
Ademais, caso haja alterações de dados, ninguém ficará sabendo, pois o programa não fornece notificações ou sistemas de segurança.
O Excel não foi criado pensando em ser um sistema de gestão, com camadas de segurança e controles. Afinal, é um programa generalista que permite que você faça desde projeções econômicas a organização de tarefas.
#2 Baixa produtividade
Mesmo com as fórmulas automatizando os cálculos, a marcação de ponto ainda é manual.
Imagine uma empresa com 30 funcionários, serão mais de 2.640 marcações que terão que ser lançadas. Manualmente!
Portanto, as fórmulas não serão suficientes para ter um ganho real de produtividade.
#3 Suscetível a falhas
Complementando o ponto anterior, a folha de ponto Excel poderá ter trabalho redobrado!
Afinal, as fórmulas podem ser digitadas erradas. Vamos a um exemplo que te explico o problema:
Você está criando as fórmulas de adicional noturno. Sabemos que é 20% o adicional, porém, na correria do dia a dia, você aperta sem querer o 3 que fica próximo do número 2.
Pronto, agora sua empresa está pagando 50% a mais do que deveria! E esse erro poderá ser detectado muito depois.
Pagar a mais já é grave, agora imagine pagar a menos. Além de prejudicar a relação com o colaborador, a empresa pode levar um processo trabalhista.
Além disso, cada marcação de ponto precisa ser feita manualmente. Assim, é fácil acontecer erros de digitação, colocando horários errados.
Esses erros são muito difíceis de detectar, especialmente com uma grande quantidade de dados.
#4 Não há possibilidade de Backup
Apesar de haver armazenamento na nuvem, caso alguém delete sem querer ou faça alterações, pode ser difícil recuperar os dados.
Portanto, não dá para deixar informações importantes, como o controle de ponto, na mão da sorte de que nada irá acontecer.
#5 Os dados não são atualizados em tempo real
Os dados precisam ser atualizados diária e manualmente na folha de ponto Excel. Contudo, é comum que isso não seja o caso.
A realidade é que os dados se acumulam e são lançados de uma só vez no fim do mês. Então, você como gestor não poderá acompanhar indicadores e tomar ações com mais rapidez.
#6 Maior risco de fraudes
Por falta de criptografia e melhor controle de acesso, as fraudes são comuns. Assim, não há tanta dificuldade em adulterar os registros dos funcionários.
Mesmo com senhas, elas podem ser obtidas de diversas formas. Por exemplo, funcionário do DP que deixa a planilha aberta com a senha ou que compartilha o acesso para pessoas não autorizadas.
Qual a melhor forma para fazer o controle de ponto?
A melhor opção é o controle de ponto eletrônico. Esses sistemas possuem tudo que você precisa:
- Produtividade: dados em tempo real e cálculos automáticos;
- Segurança: criptografia, controle de acesso e sistemas antifraude;
- Economia: evita custos com processos trabalhistas e aumenta o ROI no setor de DP;
Muitos empresários relutam em trocar a folha de ponto Excel por um controle de ponto eletrônico. A preocupação é com investimento em aquisição de equipamentos, software e treinamento.
Contudo, com um ponto digital, isto é, feito por aplicativos, os custos são ainda menores. Por exemplo, para até 3 funcionários sua empresa pode ter um sistema de ponto completo e gratuito na TradingWorks.
Assim, você não abre mão de produtividade e segurança no seu Departamento Pessoal.
Enfim, para você entender tudo sobre controle de ponto eletrônico, criamos um infográfico gratuito, clique aqui para baixá-lo.
