Realizar um pagamento em duplicidade é algo extremamente chato e constrangedor. Por isso, é importante sempre termos as finanças muito bem organizadas. Contudo, às vezes, o problema pode ser por erro bancário.
Pode ser mais difícil resolver quando falamos de salários em duplicidade, afinal, será que podemos fazer o desconto do colaborador?
Seja qual for o motivo, resolver isso pode ser simples. Por isso, continue comigo e irei te mostrar como agir quando isso acontecer!
O que significa pagamento em duplicidade?
Pagamento em duplicidade significa que você pagou duas vezes o mesmo título, em vez de apenas uma vez. Por exemplo, pagar o aluguel do escritório duas vezes referente ao mesmo mês.
Isso pode acontecer por diversos motivos, mas, geralmente, é por falta de atenção e organização.
Esse problema é ainda mais recorrente quando o pagamento se dá via transferências. Mas há outras situações em que o sistema do banco pode falhar e debitar da sua conta, o valor duas vezes.
De todo modo, é uma situação bastante chata quando acontece. Entretanto, é importante perceber o erro e buscar resolvê-lo o quanto antes.
Situações comuns de acontecer o pagamento em duplicidade
Como dito, há diversas situações em que o pagamento em duplicidade pode acontecer. Algumas são mais simples de resolver e outras são mais complexas, como no caso de salários.
Assim, o caso comum é a falha bancária. Isto é, você realiza o pagamento corretamente, mas quando observa o extrato, o valor foi debitado duas vezes.
Essa é uma situação menos complexa, haja vista que basta entrar em contato com seu banco para resolver a situação. Aliás, nesse caso, o Código de Proteção do Consumidor diz que é obrigação a devolução.
Outra situação comum é enviarmos pagamento em duplicidade por falta de organização. Por exemplo, ao enviar um TED duas vezes para o fornecedor ou pagar o colaborador duas vezes sem querer.
O que você deve fazer nesses casos
No caso de erro bancário você deverá entrar em contato com seu banco. Assim, explique a situação e solicite o reembolso.
Lembrando que o erro bancário deve ser reembolsado pelo próprio banco. Por isso, não é necessário ligar para quem recebeu o dinheiro, pois a falha foi da instituição financeira.
Caso o erro tenha sido por falta de organização, você deve negociar com quem recebeu. Por exemplo, uma TED a um fornecedor. Assim, ligue para o financeiro do seu fornecedor e explique o ocorrido — não esqueça de fornecer provas do ocorrido.
Aliás, com os fornecedores, o CPC também se aplica. Assim, a resolução disso deve ser simples e rápida, do contrário, quem recebeu o pagamento em duplicidade estará praticando um ato ilegal.
Agora uma situação mais complexa é o pagamento em duplicidade de salários. Isso porque as leis trabalhistas estabelecem certas regras que podem restringir certas medidas, como o desconto no salário.
Pode descontar do colaborador o salário pago em duplicidade?
Caso você pague o salário do funcionário em duplicidade, a primeira opção é conversar com o colaborador e explicar a situação. Assim, solicitar a devolução do valor.
Dessa maneira, a situação é resolvida sem grandes problemas. Entretanto, é comum a opção de descontar esse valor do próximo salário.
Contudo, é preciso cuidado. Isso porque a CLT, no art 462, determina que:
Art. 462 – Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo.
Ao analisar o que esse artigo diz, descontar o valor pago em duplicidade como adiantamento é permitido, correto?
Bem, depende.
É permitido realizar o desconto como adiamento, entretanto, há um limite para isso. Acontece que há entendimentos nos tribunais sobre a margem consignável do salário.
Essa margem é algo utilizado para operações de empréstimos. Assim, apenas 30% do salário do empregado pode ser comprometido com crédito pessoal, por exemplo.
Assim, esse conceito também se refere aos descontos voluntários, como o adiantamento. Nesse sentido, é permitido descontos de até 30% da remuneração disponível — entende-se como remuneração disponível o valor que o colaborador recebe, após os descontos obrigatórios (INSS, FGTS, contribuição sindical etc).
Então, o que fazer com o salário pago em duplicidade?
O desconto do pagamento em duplicidade é permitido, desde que observando esse limite de 30%, por isso poderá ser parcelado. Além disso, é fundamental informar o colaborador por escrito e coletar assinaturas.
Ademais, não há limite de quantidade de parcelas. Assim, negocie com o colaborador. Porém, deu para perceber que a opção do desconto é bem complicada, não é?
Por isso, converse com seu funcionário e tente ao máximo convencer pelo reembolso de forma amigável. Assim, evita-se toda essa burocracia de realizar desconto na folha de pagamento, ter que informar isso ao eSocial, etc.
Aliás, se o colaborador se recusar a devolver o dinheiro, ele incorrerá em atividade ilícita, conhecida como “enriquecimento ilícito”.
Como evitar pagamentos em duplicidade
O pagamento em duplicidade pode ser uma verdadeira dor de cabeça para o financeiro. Por isso, a organização é fundamental.
Nesse sentido, é importante ter práticas de contabilidade e finanças muito bem estabelecidas. A primeira e essencial é de o dono nunca misturar suas finanças pessoais com as do negócio.
Misturar as duas contas é extremamente prejudicial a qualquer negócio, de qualquer tamanho. Além de acontecer problemas como esse, há muito mais chances do negócio fechar as portas pela falta de organização.
A adoção de um bom sistema de gestão também é fundamental. Além do software ajudar a evitar esquecer ou fazer pagamentos em duplicidade, o negócio se beneficiará com mais produtividade, melhor planejamento e relatórios detalhados.
Ademais, o sistema de gestão permite uma comunicação mais eficiente entre setores. Por exemplo, o responsável por compras pode enviar as faturas com rapidez e facilidade para o financeiro pagar.
O mesmo acontece com o departamento pessoal! Para tanto, é fundamental adotar um sistema de controle de ponto eletrônico.
Com o ponto eletrônico, o DP fecha a folha de pagamento rapidamente e sem erros. Assim, o próprio controle de ponto já envia as informações para a contabilidade e financeiro.
Dessa forma, todos os departamentos funcionam de maneira mais eficiente, além de eliminar o problema de pagamento em duplicidade.
Conheça mais sobre o controle de ponto eletrônico e como usá-lo em favor da sua empresa!
