Muitas mudanças foram implementadas desde que a Portaria 671 entrou em vigor no final de 2021, e elas impactam colaboradores e empregadores, que precisaram se adaptar às exigências da nova legislação.
Neste artigo vamos mostrar quais foram as mudanças que a Portaria 671 trouxe, suas vantagens, principais características, a sua importância para as empresas, e como ela possibilita uma gestão de RH mais eficiente e desburocratizada.
O que é a Portaria 671?
A Portaria 671/2021, foi criada pelo Ministério do Trabalho e Previdência, o MTP, com o intuito de modernizar a legislação trabalhista do país, através de uma norma que regula as regras novas da carteira de trabalho, registro de empregados, aprendizagem profissional, e especialmente sobre o ponto eletrônico.
A Portaria 671 revogou as Portarias 1510 e 373, e chegou para simplificar alguns processos, trazendo celeridade à vida de quem empreende, em especial de quem se utiliza de ferramentas tecnológicas na gestão da empresa.
Qual a importância da Portaria 671 para as empresas?
Para os empresários a Portaria 671 veio como um recurso facilitador, já que ela contribui para a instituição de medidas mais atuais e modernas na forma de controle do dia a dia dos funcionários, nas carteiras de trabalho, obrigações com a Previdência Social e no controle de ponto.
Foi ela quem definiu novas regras para emissão do comprovante de registro de ponto, desburocratizando o processo do REP-C, o Registrador de Ponto Convencional, de acordo com as normas do Inmetro e o definindo como um software registrado no INPI.
Quais são as principais alterações da Portaria 671?
Dentre as alterações da Portaria 671, vamos mostrar abaixo as que são mais relevantes com relação aos contratantes:
Carteira de trabalho digital
Com a opção digital da carteira de trabalho, a versão física deixou de ser necessária ou obrigatória. O trabalhador pode optar por uma das versões ou mesmo manter ambas. E a emissão desse documento é automática, desde que os solicitantes tenham o CPF e acessem o portal gov.br.
E é possível para empregadores e trabalhadores acessar as informações do contratado através do QR Code que já vem na nova carteira de trabalho digital, sem necessidade de usar aplicativos ou site. Vale ressaltar que as informações sensíveis estarão seguras, de acordo com a LGPD.
Registro de empregados
Todas as anotações sobre os trabalhadores, empregadores, contratos de trabalho, admissões, demissões, férias, licenças ou qualquer outra informação podem ser feitas de forma muito mais fácil, de maneira digital através do e-Social.
Com o uso da carteira digital as admissões o empregador continua obrigado a informar admissões, desligamentos e alterações contratuais, mas agora essas obrigações são centralizadas e digitalizadas via eSocial.
Os empregadores continuam tendo a obrigação de manter os dados de cada funcionário atualizados, e quem ainda não utiliza o sistema digital vai precisar se adaptar ao novo formato, pois em breve essa será a única maneira de enviar as informações trabalhistas.
Trabalho aos domingos e feriados
Para as empresas que possuem um horário de funcionamento ininterrupto, funcionando aos fins de semana, a permissão para o trabalho nestes dias só será permitida se for para atender serviços que não possam ser adiados.
As folgas dos funcionários que trabalham nos finais de semana devem ter, ao menos uma vez a cada sete semanas, um domingo na escala. E para as empresas de atividades comerciais esse prazo diminui para três semanas.
Para os funcionários que trabalham aos finais de semana, excetuando-se elencos teatrais, deve ser estabelecida uma escala de revezamento, de acordo com as necessidades do empregador.
Prorrogação de jornada em atividades insalubres
Para a prorrogação da jornada de trabalho em atividades insalubres, deve haver a autorização dos órgãos competentes. Essa permissão deve ser concedida pela chefia da unidade de segurança e saúde no trabalho de Inspeção do Trabalho correspondente.
Há exceções, como jornadas de escalas de doze horas trabalhadas por trinta e seis de descanso, ou quando há acordo coletivo autorizando a prorrogação. Para a solicitação da autorização é preciso preencher um documento no gov.br com as informações detalhadas, incluindo a identificação do empregador, as funções e setores envolvidos, bem como as medidas adotadas para o controle de riscos.
Essa portaria estabelece critérios rigorosos para conceder a autorização, e uma das exigências é que a empresa não tenha registros recentes de infrações às normas de segurança e saúde no trabalho, tampouco que tenham ocorrido acidentes graves. Também é preciso que haja pausas durante a jornada de trabalho, obedecendo as normas.
As empresas envolvidas em atividades insalubres devem consultar maiores detalhes na Portaria 671, seguir as orientações sobre segurança no trabalho e do sindicato da categoria. A análise para concessão da autorização de trabalho pode se basear em documentos da Inspeção do Trabalho, e sua validade máxima é de cinco anos, podendo ser revogada em caso de não cumprimento das condições estabelecidas.
Mudanças no auxílio-creche
Ficou decretado que as empresas que tenham trinta ou mais mulheres acima dos dezesseis anos devem providenciar um local adequado para que as funcionárias que tenham filhos possam deixá-los de forma confortável no período de amamentação.
O espaço pode ser uma creche mantida pela empresa através de convênio com entidades públicas ou privadas. Outra regra diz respeito aos requisitos mínimos, como dimensões mínimas, sala de amamentação, cozinha dietética, condições de higiene e instalações sanitárias.
Se a empresa não for capaz de atender todos os requisitos, é possível manter uma creche em convênio com outras entidades, desde que ela seja próxima ao local de trabalho ou à residência das funcionárias.
Há ainda uma outra alternativa que é o auxílio-creche, que foi incorporado pela Portaria 671, o reembolso-creche deve cobrir integralmente as despesas com a creche até que a criança complete seis meses, e essa informação deve ser repassada às funcionárias, para que recebam o valor até o terceiro dia útil após a comprovação da despesa.
Aprendizagem profissional
Na Portaria 671 foram incluídos 87 novos artigos sobre a aprendizagem profissional, e enumera regras sobre as férias, salário e jornada de trabalho do menor aprendiz. Essas novas normas são complementares à CLT e organizam em um único lugar as regras. São complementares aos artigos 428 a 433 da CLT.
Registro de ponto
Já com relação às mudanças implementadas no sistema de registro de ponto dos funcionários, a Portaria 671 abordou os registros eletrônicos e as regras para os registros manuais ou mecânicos.
De acordo com um dos artigos, o registro manual precisa refletir de forma precisa a jornada do funcionário, proibindo em definitivo a prática do “ponto Britânico”. Com relação ao registro mecânico, fica estabelecido que ele deve refletir a real jornada de trabalho do colaborador, registrada de forma impressa em cartão individual, com o tempo de repouso sendo previamente assinalado.
As duas formas de registro de ponto podem ser adotadas sob o regime de ponto por exceção, basta que haja um acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
O registro de ponto eletrônico precisa se manter fiel às marcações realizadas, sem manipulações, e para registros eletrônicos é obrigatório que os sistemas REP-C, REP-A ou REP-P sejam utilizados.
O que muda no controle de ponto com a Portaria 671?
Diversas modificações no sistema de ponto eletrônico foram introduzidas com a Portaria 671, e uma das mais significativas é a consolidação das várias formas de registro de ponto, as chamadas REP, Registrador Eletrônico de Ponto. Vamos mostrar a seguir as principais mudanças no controle de ponto:
Comprovante de marcação de ponto
Um dos problemas que foram debatidos foi a falta de um comprovante de marcação de ponto para os funcionários, o que já tinha sido percebido desde o relógio de ponto tradicional. O artigo 80 da portaria determina que o comprovante de registo de ponto precisa ser fornecido ao colaborador, seja de forma impressa ou em arquivo eletrônico.
Para os comprovantes em formato digital, é necessário que eles venham em PDF, e tenham a assinatura eletrônica. O colaborador deve ter acesso ao comprovante depois de cada marcação, e o empregador deve permitir que as marcações das últimas quarenta e oito horas fiquem disponíveis para extração.
Horário de marcação do ponto
O horário de marcação do ponto também foi debatido, e a Portaria 671 definiu que a marcação de ponto precisa refletir de forma precisa a jornada de trabalho do colaborador.
Fica proibida a manipulação desses dados, vetando assim a marcação automática que costumava ser realizada de forma automática de acordo com o horário estabelecido em contrato, ou qualquer outra alteração.
Ficaram de fora das novas normas a necessidade de autorização prévia para marcação de horas extras por parte do sistema. Restrições de horário para efetuar as marcações de ponto, e a existência de algum dispositivo que permita alterações dos dados registrados pelos colaboradores.
Tipos de ponto eletrônico
As mudanças nos métodos de registro eletrônico de ponto foram bastante relevantes, e se antes existiam dois modelos reconhecidos, o REP e o controle de ponto alternativo, como o sistema online TWO, foram estabelecidos os seguintes modelos oficiais:
- REP-C: Registrador de ponto convencional;
- REP-A: Conjunto de equipamentos e softwares para o registro alternativo da jornada de trabalho;
- REP-P: Sistema de registro eletrônico de ponto via software, que abrange coletores de marcações, armazenamento dos registros e programas para tratamento do ponto.
Ainda que os modelos de REP A e P pareçam similares, a diferença é importante, uma vez que o REP-A limita-se ao registro do ponto, enquanto o REP-P oferece outras funcionalidades, como o tratamento das marcações de ponto.
Previsão em convenção coletiva de trabalho
Graças à Portaria 671 não há mais a necessidade de realizar acordos ou convenções coletivas para que a marcação de ponto por sistemas alternativos seja permitida, com exceção ao modelo REP-A, que ainda precisará de autorização através de convenções ou acordos coletivos.
Arquivos fiscais emitidos pelo controle de ponto
A portaria 671 trouxe outras importantes mudanças para o ponto eletrônico, incluindo a extinção e substituição de alguns arquivos fiscais. Os arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) deixam de existir, sendo substituídos por um novo modelo de AFD.
O novo modelo do arquivo AFD agora segue especificações disponíveis no portal gov.br, diferentemente do padrão anterior que constava no anexo I da antiga portaria 1510.
Além disso, a portaria introduz o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ), que substitui o antigo ACJEF.
O AEJ deve seguir configurações semelhantes ao AFD, apresentando-se no formato texto codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1, com cada linha correspondendo a um registro e terminando com os caracteres 13 e 10 da tabela ASCII da norma ISO 8859-1, entre outras especificações.
Espelho de ponto eletrônico
Para o setor de RH o espelho de ponto é um documento fundamental, e ele ganhou alguns detalhes adicionais com a Portaria 671. As informações mínimas oferecidas no relatório do espelho de ponto devem ser as seguintes:
- Identificação do empregador, incluindo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, se aplicável
- Identificação do trabalhador, com nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
- Data de emissão e período do relatório
- Horário e jornada contratual do empregado
- Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas no Programa de Tratamento de Registro de Ponto
- Duração das jornadas realizadas, considerando o horário noturno reduzido, se aplicável.
Cabe ressaltar que as informações do espelho de ponte devem estar disponíveis para os funcionários através de um sistema informatizado, podendo ser de forma eletrônica ou impressa, mensalmente ou em período inferior, de acordo com os critérios escolhidos pela empresa.
Como a Portaria 671 impacta os trabalhadores?
A Portaria 671 oferece maior segurança aos colaboradores em todos os aspectos.
Confidencialidade dos seus dados sensíveis, facilidade na obtenção de documentos digitais, transparência na gestão da jornada de trabalho através do sistema de ponto eletrônico, maior proteção e responsabilidade em atividades insalubres e o conforto de poder contar com o auxílio-creche nos primeiros meses da maternidade.
Como saber se meu registro de ponto está adequado à portaria 671?
Alguns pontos devem ser observados para saber se o registro de ponto está em conformidade com as normas da Portaria 671.
O método de registro de ponto, por exemplo, pode utilizar diversos métodos, como o ponto eletrônico digital, aplicativos de celular, softwares de gestão de tempo ou mesmo através de anotações em papel, desde que devidamente armazenadas e organizadas.
Para que o ponto eletrônico esteja dentro das normas, ele deve ser homologado pelo Ministério do Trabalho e Previdência, com um equipamento que garanta a segurança dos dados dos colaboradores, e que esteja apto a fornecer um comprovante de registro de ponto ao trabalhador.
Em casos de teletrabalho onde não é possível o controle de jornada, conforme Art. 62, III da CLT, o ponto pode ser dispensado. Para os bancários, aplica-se o controle, salvo exceções legais como cargos de confiança.
Fica ainda estabelecido que é da responsabilidade do empregador promover as adequações necessárias ao registro de ponto, e também manter à disposição da fiscalização todos os arquivos relativos ao registro de ponto de todos os funcionários por cinco anos.
O que melhora para as empresas em relação ao ponto?
Com a Portaria 671 diversas mudanças impactaram positivamente a gestão do ponto nas empresas. Com ela foi possível utilizar diversas formas de registro da jornada de trabalho, como aplicativos de celular, softwares de gestão de tempo, anotações em papel, e a liberação da marcação de ponto para as jornadas flexíveis.
Foi possível obter um controle maior na gestão da jornada de trabalho através de obrigatoriedade do ponto eletrônico em empresas com mais de vinte colaboradores, e reduzir os custos com sistemas de registro de ponto, sejam eles gratuitos ou com custo baixo, além da redução da mão de obra necessária para esta gestão.
Além de obter maior segurança jurídica, uma vez que a gestão é feita de forma automatizada, o novo modelo de marcação da jornada de trabalho permite aos gestores um maior controle sobre o absenteísmo e as horas extras, pois o acesso às informações se dá em tempo real.
A TWO está adequada às exigências da nova portaria 671?
A TWO já está alinhada às exigências da Portaria 671, tendo as melhores soluções na gestão de controle da jornada de trabalho através de sistemas de ponto eficazes e com funcionalidades adequadas à rotina de empresas de todos os portes, e conformidade com todas as normas implementadas.
