Todo mês o setor de RH precisa lidar com diversas rotinas trabalhistas e no fim de ano a demanda aumenta. Assim, para não esquecermos de nada esse artigo vai te trazer quais são as principais que sempre acontecem no fim de ano.
Nesse sentido, nós profissionais de RH temos que lidar com décimo terceiro, festa da firma, bônus… Enfim, vamos agora entender tudo sobre elas!
Rotinas trabalhistas: quais sempre acontecem no fim de ano
Contratações temporárias
O período de festividades e as promoções de fim de ano faz com que haja um aumento de demanda. Contudo, como esse aumento é pontual, não faz sentido contratar funcionários por tempo indeterminado — isso seria muito custoso e desnecessário.
Então, a saída são as contratações temporárias, um regime especial de admissão permitido pela CLT. Apesar de falarmos que o RH precisa cuidar desse processo, ele se resume na procura por uma agência, visto que será ela quem lida com as rotinas trabalhistas de:
- Recrutamento e seleção;
- Remuneração;
- Treinamento e direção.
Portanto, fica de responsabilidade do RH o processo de negociação com a agência, definição das necessidades e depois fazer os pagamentos.
Lembrando que, o contrato temporário é regido pela lei nº 6.019 de 1974 e determina as hipóteses para adoção desse regime:
- Para atender necessidade de substituição transitória de pessoal permanente;
- Suprir demanda extraordinária de serviços (como no caso da Black Friday e semana do natal).
Férias
Não é obrigatório conceder férias no fim de ano. Entretanto, em negócios que permitem e como ação estratégica, as férias coletivas podem acontecer nesse período.
Nesse sentido, se sua empresa concede férias coletivas no fim de ano, saiba que será necessário seguir algumas rotinas trabalhistas para isso acontecer:
- Comunicar o Ministério do Trabalho e sindicato com 15 dias de antecedência;
- Fazer os pagamentos de férias (veremos mais sobre isso na folha de pagamento abaixo).
Ademais, caso haja funcionários que tenham sido contratados a menos de 12 meses, as férias coletivas iniciam um novo ciclo aquisitivo para eles.
Confraternização
Dezembro é o mês das festas! É natal, ano-novo e, claro, a festa da firma. Nesse sentido, além de toda a demanda de rotinas trabalhistas, o RH também precisa fazer a magia da confraternização acontecer.
Assim, coloque na lista de tarefas do seu setor:
- Procurar local para a festa;
- Fazer orçamento com os fornecedores de comidas e bebidas;
- Negociar com empresas de entretenimento;
- Conseguir aprovação dos orçamentos;
- Cuidar da logística de tudo isso;
- Enviar o comunicado para os colaboradores.
Quem nunca planejou uma festa para várias pessoas pode pensar que essas tarefas são simples. Contudo, isso está longe de ser simples ou fácil. Por isso, é importante que o setor esteja organizado e preparado para gerenciar esse projeto.
Dessa forma, planejar a confraternização pode ser algo que começa com meses de antecedência. Afinal, a festa da firma pode fazer parte crucial de uma estratégica de gestão de pessoas. Isto é, a confraternização é um ótimo instrumento de integração de funcionários, fortalecimento da cultura organizacional, motivação e de trazer a alta gerência para perto dos empregados, criando um ambiente mais colaborativo e leve.
Nesse sentido, apesar de ser uma rotina bastante intensa e estressante, pode ser algo que traga diversos benefícios para a equipe e, consequentemente, para a empresa. Portanto, não menospreze a importância da festa da empresa.
Décimo terceiro
Fim de ano não poderíamos deixar de mencionar o décimo terceiro salário. Ah… esse salário extra em dezembro ajuda a pagar contas, curtir festas ou fazer viagens.
Apesar de ser algo bastante comum dentre as rotinas trabalhistas, diversos profissionais ficam em dúvida sobre seu cálculo de pagamento, principalmente quando se há adicionais e horas extras.
O décimo terceiro pode ficar confuso quando pagamos ele em duas parcelas. Contudo, se a empresa definir que irá pagar de forma integral, será o mesmo cálculo que usamos todos os meses para os salários.
Caso o funcionário tenha menos de 12 meses, é só dividir o salário bruto por 12 e multiplicar pela quantidade de meses que ele trabalhou. Porém, se a empresa pagar em duas parcelas a história fica mais complexa.
A primeira parcela, ou o adiantamento, é o resultado da metade do décimo terceiro que o funcionário tem direito (seja o salário integral ou o proporcional). Então, se ele trabalhar o ano inteiro, será a metade do seu salário bruto. Importante destacar que a primeira parcela do 13º não tem o desconto de INSS e IRRF.
Ao passo que a segunda parcela basta pegar o 13º que o colaborador tem direito e subtrair:
- Valor da primeira parcela ou adiantamento;
- INSS (calculado sobre o valor total do décimo terceiro!)
- IRRF (também incide sobre o valor total da gratificação)
“E horas extras?!” Vamos lá: para a primeira parcela, você irá somar de janeiro a outubro as horas extras e dividir por 12. Multiplique o resultado pelo valor da hora extra e adicione esse valor ao “salário bruto”.
Para a segunda parcela o processo é o mesmo, mas agora você irá incluir no cálculo as horas extras apuradas no mês de novembro.
Banco de horas
O banco de horas também é uma rotina trabalhista que precisa acontecer todo fim de ano. Ademais, pode ser que na sua empresa, devido a acordos coletivos, haja a necessidade de finalizar o ano com o banco de horas zerado.
Ou seja, o RH terá que buscar formas de compensação de horas para encerrar o mês com o banco o mais enxuto possível.
Mesmo que não haja essa obrigação, o RH ainda terá que fazer a apuração do banco de horas dos funcionários para planejar como será a compensação do mesmo. Contudo, em empresas que não atuam com banco de horas, pois preferem pagar hora extra, não haverá essa rotina — sendo substituída pela apuração de horas extras para incluir na folha de pagamento.
Folha de pagamento
Enfim chegamos em uma das rotinas trabalhistas que praticamente agrega a maioria das outras citadas acima.
Esse é um documento obrigatório, segundo o art. 464 da CLT e art. 225 do Decreto 3048/1999, e que precisa ser feito todos os meses. Contudo, como vimos, no fim de ano outros valores acabam sendo incluídos.
Toda folha de pagamento precisa conter:
- Dados do empregado e do empregado;
- Valor bruto do salário;
- Quantidade de dias trabalhados;
- Valor de horas extras, adicionais e adiantamentos;
- Descontos, como INSS, VT, VA, IRRF,FGTS, entre outros;
- Valor líquido do salário.
Assim, dentre as rotinas trabalhistas que mais dependem da boa organização dos demais processos a folha de pagamento com certeza é uma delas. De tal forma, para montar sua folha de pagamento é necessário:
- Ter controle de ponto efetivo para apurar as horas trabalhadas, extras e faltas;
- Conhecer quais os descontos aplicáveis para a categoria do funcionário;
- Verificar se o FGTS foi incluso na folha;
- Certifique que o salário líquido e bruto não foram confundidos;
Ademais, no fim de ano muitas empresas distribuem bônus de performance para os funcionários. Se este for o caso na sua empresa, adicione na sua lista de tarefas a conferência dos valores e o pagamento dessa gratificação.
A folha de pagamento não tem um modelo padrão que seja obrigatório, o importante é conter todos os dados mencionados. Como o pagamento do funcionário é em virtude das horas trabalhadas, precisamos dar um destaque especial para o controle de ponto.
Para facilitar sua vida nas rotinas trabalhistas do RH, recomendo a leitura do nosso Guia de Controle de Ponto Eletrônico e conheça o sistema que pode ajudar imensamente seu setor.
Rotinas trabalhistas de documentos anuais
Apesar de se referir ao ano, nem sempre as empresas fazem isso em dezembro. Afinal, é preciso que o mês de dezembro feche para apurar os dados. Contudo, ainda assim é interessante que o setor de organize de tal forma a permitir um processo mais agilizado desses relatórios anuais, como RAIS, CIPA e SIPAT.
Ou seja, conforme os meses vão passando, já ir preparando as informações para esses documentos de antemão. Assim, quando chegar o prazo de envio, será muito mais rápido e não terá chances de perder prazo, levar multas ou deixar todo mundo do RH louco correndo contra o tempo.
Sistemas automatizados: facilitando as rotinas trabalhistas
Como visto, são diversas ações que a empresa precisa lidar todo fim de ano. Se durante o ano o setor de RH já tem muita tarefa, no fim de ano fica ainda pior.
Por isso, lançar mão de sistemas automatizados se torna uma bênção para os profissionais da área. Afinal, ter que ficar semanas a fio preenchendo tabelas e formulários manualmente é muito desgastante.
Nesse sentido, temos diversos sistemas que otimizam e automatizam as rotinas trabalhistas.
Tipos de sistemas para RH
Quando considerando um sistema de RH, precisamos levar em conta alguns fatores:
- Facilidade de integração com outras áreas da empresa e outros sistemas (como o da contabilidade);
- As funcionalidades e orçamento que a empresa necessita;
- Interfaces intuitivas de se usar e que reduzem o tempo de treinamento.
Como mencionado, há diversos sistemas que seu setor poderá adotar. Algumas empresas oferecem softwares que possuem todas as funcionalidades que iremos mencionar, então é possível achar opções one-stop-shop (tudo em um só lugar) ou usar diferentes sistemas que atendem de forma específica às suas necessidades. Caso escolha diferentes sistemas, sempre preze pela capacidade de integração entre ferramentas.
Contratação online
Em primeiro lugar podemos mencionar os sistemas de contratação online. Essas plataformas permitem fazer todo o processo de Recrutamento e Seleção ser ter aquele mar de documentos inundando o escritório do RH.
Além de ser mais organizado, as admissões são feitas com mais agilidade, menor custo e assertividade. Muitas vezes o sistema online já faz a integração do novo colaborador ao eSocial automaticamente.
Controle de ponto digital
O advento de controles de ponto digital, como da TradingWorks, foi extremamente benéfico e necessário. Principalmente em tempos em que grande parte da força de trabalho precisou trabalhar em regime de home office.
Esse tipo de sistema de RH facilita as rotinas trabalhistas de controle de jornada através de um simples aplicativo. Apesar de simples, ele ainda entrega o máximo de segurança e funcionalidades para uma gestão eficiente.
Assim, o controle de ponto digital:
- Melhora o controle de jornada;
- Monitora indicadores de turnover e absenteísmo;
- Faz fechamento de ponto em segundos;
- Garante que a jornada de trabalho acordada está sendo respeitada;
- Permite o controle de ponto mesmo de equipes externas e em home office.
Folha de pagamento
Um sistema de folha de pagamento pode ser uma plataforma que ajuda muito o analista de RH a evitar erros. Isso porque os cálculos e descontos da remuneração são feitos de forma automatizada, reduzindo as chances de ter falhas.
Além disso, muitas vezes a folha de pagamento leva semanas para ser fechada em empresas que fazem de forma manual. Enquanto isso, com ajuda da ferramenta é possível fechar em um dia ou em menos de uma semana, dependendo da quantidade de funcionários.
Como vimos durante o texto, as rotinas trabalhistas muitas vezes irão impactar na folha de pagamento. Portanto, é fundamental ferramentas com integração com a folha.
Gestão de cargos e salários
É comum entre as empresas a dificuldade de gerenciar a remuneração das equipes. Afinal, o salário é sempre um assunto um tanto sensível e ele também é uma ferramenta estratégica na gestão de pessoas.
De todo modo, um sistema de gestão de cargos e salários facilita nas rotinas trabalhistas, orçamentárias, na estratégia de recursos humanos, plano e carreira, entre outros. Além disso, a plataforma ajuda a programar ajustes salariais que estejam de acordo com o orçamento da empresa.
Ademais, alguns programas tornam o processo de estruturação de cargos e política salarial muito mais simples e transparente.
Avaliação de desempenho
Por fim, as rotinas trabalhistas também precisam contemplar a avaliação de desempenho das equipes. Afinal, saber realmente a performance dos funcionários é determinante para promoções de cargos, aumento salarial, bônus e demissões.
Logo, um sistema de RH que permita monitorar atribuições e conclusões de tarefas, análise comportamental e técnica, além do acompanhamento de indicadores é fundamental para uma boa gestão de pessoas.
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