Descubra os principais tipos de controle de ponto, suas vantagens e desvantagens, otimize a gestão de recursos humanos, tenha precisão nas marcações da jornada de trabalho.
Entender os diferentes tipos de controle de ponto é essencial para uma gestão de recursos humanos eficiente e em conformidade com a legislação vigente.
Os registros de ponto são essenciais para garantir o controle preciso das horas trabalhadas pelos colaboradores, o que impacta diretamente na folha de pagamento, na produtividade e na conformidade com a legislação trabalhista.
Conhecer as opções disponíveis e escolher o sistema mais adequado para a sua empresa é uma decisão estratégica que pode fazer a diferença no desempenho do setor de RH e na satisfação dos colaboradores.
Neste artigo, vamos explorar as diversas modalidades de controle de ponto disponíveis no mercado, desde os tradicionais registros manuais até as modernas e práticas soluções eletrônicas. Assim, você terá informações corretas para decidir qual é o melhor para a sua empresa.
Sumário
Quais são os principais tipos de controle de ponto?
Os tipos de controle de ponto podem ser divididos em quatro modalidades, que se diferenciam de acordo com a tecnologia utilizada:
- manual;
- mecânico;
- eletrônico;
- digital.
Veja quais são as características de cada uma delas e confira os principais exemplos de cada modelo.
Controle de Ponto Manual:
O controle de ponto manual, ou livro de ponto, representa o método mais antigo de controle da jornada de trabalho. Nele, os colaboradores registram suas entradas e saídas em um caderno comprado em papelarias ou em uma folha de ponto impressa.
É muito utilizado em microempresas ou empresas familiares, aquelas com até 20 colaboradores, já que essas não são obrigadas a manter um sistema de controle de jornada. Também em negócios que pagam seus funcionários por hora.
Em geral, nesse registro constam apenas as informações básicas, como:
- nome do colaborador;
- horários de entrada e saída;
- pausas;
- assinatura do funcionário.
Essa modalidade é simples e barata, porém suscetível a muitos erros e fraudes, como a alteração dos registros.
Além disso, demanda uma quantidade considerável de tempo para o cálculo das horas trabalhadas e no fechamento da folha de pagamento, já que exige a digitalização de todos os dados, gerando despesas desnecessárias para a empresa.
A utilização do livro de ponto permite algumas práticas que podem expor a empresa a riscos, como a chamada “marcação britânica,” em que horários fixos de entrada e saída são registrados, independentemente da efetiva presença do colaborador.
Modalidades de Controle de Ponto Manual:
- Caderno de ponto;
- Folha de ponto impressa;
- Livro ponto
Controle de Ponto Mecânico:
O controle de ponto mecânico, que também é conhecido como ponto cartográfico ou relógio de ponto, certamente é uma evolução em relação ao controle manual.
Ele utiliza equipamentos específicos, como os relógios de ponto, para registrar as marcações dos colaboradores, e isso proporciona mais precisão e confiança nos registros.
Esses relógios são acionados pelo funcionário ao inserir um cartão pessoal, que é carimbado com a hora do registro. Mas, ao final de cada mês, o RH ainda precisa recolher esses cartões e digitalizar essas informações.
Essa modalidade de controle de ponto gerou a expressão “bater o ponto”, e é muito associada às filas nas entradas das fábricas e empresas.
Apesar de ser uma evolução em relação ao controle manual, ainda apresenta limitações em termos de precisão e facilidade na gestão das informações.
Outro ponto importante é a necessidade constante de comprar novos cartões para distribuição aos colaboradores.
Modalidades de Controle de Ponto Mecânico:
- Relógio de ponto mecânico com cartão de papel.
Controle de Ponto Eletrônico:
Mais uma evolução no controle da jornada de trabalho. A biometria digital trouxe mais segurança para os empregadores, reduzindo consideravelmente as fraudes comuns em que um colaborador registrava o ponto de outro por meio do cartão.
No entanto, é importante lembrar que nessa modalidade ainda existe a necessidade de um investimento considerável na aquisição de equipamentos em conformidade com a legislação.
Além disso, é preciso contar com outros softwares de controle de ponto para gerenciar e tratar efetivamente as informações coletadas.
Modalidades de Controle de Ponto Eletrônico:
- Biometria digital;
- Cartão de proximidade (RFID).
Controle de ponto digital ou online:
O controle de ponto digital, também chamado de ponto online, é a forma mais moderna e eficiente de registrar a jornada de trabalho dos colaboradores.
Nessa modalidade, os registros são feitos digitalmente, eliminando a necessidade de cartões ou folhas de ponto físicas.
Isso proporciona maior segurança, precisão e agilidade no controle das horas trabalhadas e gera aumento da produtividade no setor. Além disso, por ser um sistema online, não exige a compra ou aluguel de equipamentos específicos, reduzindo bastante os custos da solução para a empresa.
Durante a pandemia, essa modalidade de controle de jornada tornou possível que os colaboradores trabalhassem em casa, inclusive.
Modalidades de Controle de Ponto Digital:
- Aplicativo de ponto;
- Sistema online.
Cada um desses tipos de controle de ponto possui suas vantagens e desvantagens, e a escolha do mais adequado para sua empresa dependerá das necessidades específicas do negócio e do grau de modernização que se busca alcançar.
Vantagens e desvantagens dos tipos de controle de ponto
1. Ponto Manual
Vantagens:
- Simplicidade de implementação e baixo custo inicial.
- Não depende de equipamentos eletrônicos ou conexão à internet.
- Adequado para pequenas empresas com um número reduzido de colaboradores.
Desvantagens:
- Suscetível a erros e fraudes, como registros falsos ou atrasos na marcação do ponto.
- Dificuldade de gerenciar e consolidar os dados, demandando maior tempo e esforço.
- Baixa precisão nas informações coletadas pode levar a inconsistências na folha de pagamento e problemas trabalhistas.
2. Ponto Mecânico
Vantagens:
- Registro mais confiável em comparação com o controle manual.
- Não requer energia elétrica ou conexão à internet para funcionar.
- Pode ser uma transição intermediária para empresas que ainda não estão prontas para adotar o controle eletrônico.
Desvantagens:
- Ainda é passível de erros e manipulações, como falsificação de cartões de papel.
- Dificuldade de integração com outros sistemas de gestão de recursos humanos.
- Gestão e análise dos dados podem ser complexas e demoradas.
3. Ponto Eletrônico
Vantagens:
- Eliminação quase total de fraudes, pois a identificação é única para cada colaborador.
- Registro preciso e em tempo real das marcações de ponto.
- Facilidade de integração com outros sistemas de RH e folha de pagamento.
- Maior agilidade no tratamento e análise dos dados.
Desvantagens:
- Requer investimento inicial em equipamentos eletrônicos, como leitores de biometria ou cartões por aproximação.
- Dependência de energia elétrica e, em alguns casos, conexão à internet para funcionamento adequado.
- Necessidade de treinamento para os colaboradores se adaptarem ao novo sistema.
4. Ponto Digital
Vantagens:
- Acessibilidade e praticidade, permitindo que os colaboradores registrem o ponto de qualquer lugar, mesmo sem acesso à internet.
- Armazenamento seguro e centralizado das informações na nuvem, evitando perda de dados.
- Relatórios e análises avançadas para auxiliar a tomada de decisões estratégicas na gestão de recursos humanos.
Desvantagens:
- Algumas empresas podem enfrentar resistência dos colaboradores em utilizar a tecnologia.
- Cuidados extras com a segurança dos dados para evitar invasões ou vazamentos de informações.
Cada tipo de controle de ponto apresenta suas próprias vantagens e desvantagens. A escolha dependerá das necessidades e recursos da empresa, além do grau de modernização e precisão desejado na gestão da jornada de trabalho dos colaboradores.
É fundamental avaliar as características de cada opção e buscar a que melhor se adapte à realidade organizacional, garantindo o cumprimento das obrigações legais e otimizando a eficiência na gestão de RH.
O perigo da marcação britânica
O termo “ponto britânico” é uma expressão usada para se referir a uma prática de controle de ponto considerada irregular e ilegal.
Esse tipo de prática envolve o registro de horários fixos para entrada e saída dos funcionários, independentemente de sua efetiva presença no local de trabalho. Ou seja, os colaboradores marcam o ponto seguindo um horário pré-determinado, geralmente com intervalos regulares durante o dia.
Essa prática é proibida porque não reflete corretamente as horas efetivamente trabalhadas pelos funcionários. Ela pode levar a diversas irregularidades, tais como:
- Descumprimento da legislação trabalhista: O registro de horários fixos pode não refletir a realidade do tempo efetivo de trabalho, o que pode resultar em horas extras não pagas corretamente ou em horas não trabalhadas que estão sendo remuneradas.
- Prejuízo aos colaboradores: Funcionários que trabalham mais horas do que o registrado pelo ponto britânico podem ser prejudicados financeiramente, uma vez que não recebem as horas extras devidas.
- Conflito com a Inspeção do Trabalho: Essa prática é passível de punições e multas quando identificada por auditorias da Inspeção do Trabalho, pois não está em conformidade com as leis trabalhistas que estabelecem regras para o registro preciso e honesto da jornada de trabalho.
Para evitar problemas legais, é importante que as empresas adotem sistemas de controle de ponto confiáveis e precisos, que registrem de maneira fiel a entrada e saída dos colaboradores, de acordo com a legislação vigente.
O controle de ponto eletrônico, com tecnologias como a biometria ou o cartão de proximidade, é uma opção segura e eficiente para garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas e a correta remuneração dos funcionários com base em suas horas efetivamente trabalhadas.
O que considerar na hora de escolher o controle de ponto?
Antes de decidir qual é o melhor tipo de controle de ponto para sua empresa, você precisa considerar:
- o número de colaboradores;
- quantos empregos a tempo inteiro ou a tempo parcial existem;
- se há pessoal externo ou remoto;
- o tamanho da instalação;
- se há acesso de clientes e fornecedores da empresa (possivelmente investindo em controles de acesso integrados neste momento);
- movimento de entrada e saída de pessoas;
Mas não é apenas isso. Ao escolher um sistema de controle de ponto para a sua empresa, é importante considerar outros aspectos que garantirão a eficiência e adequação da solução ao ambiente de trabalho. Veja os principais:
- Precisão e Confiabilidade: Certifique-se de que o sistema seja preciso e confiável para evitar erros no registro das horas trabalhadas. Afinal, a precisão é crucial para evitar problemas trabalhistas e garantir o pagamento adequado aos colaboradores.
- Legislação Trabalhista: Verifique se o sistema está em conformidade com as leis trabalhistas do seu país ou região, incluindo normas sobre horas extras, intervalos, registros obrigatórios, e demais regras pertinentes.
- Facilidade de Uso: Opte por um sistema amigável e de fácil utilização, tanto para os colaboradores que farão os registros quanto para os gestores responsáveis por analisar os dados coletados.
- Tecnologia e Integração: Verifique se o sistema é compatível com a infraestrutura e tecnologia existente em sua empresa, além de sua capacidade de integração com outros sistemas de recursos humanos, folha de pagamento e gestão de pessoal.
- Segurança dos Dados: A segurança da informação é essencial para proteger os dados dos colaboradores. Certifique-se de que o sistema adote medidas robustas para proteção contra acessos não autorizados e vazamentos de informações.
- Flexibilidade e Mobilidade: Considere se o sistema oferece opções flexíveis de registro de ponto, como acesso via aplicativos móveis ou plataformas online, permitindo que os colaboradores registrem o ponto de qualquer lugar.
- Suporte e Atendimento: Verifique a qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor do sistema. Um bom suporte é fundamental para solucionar dúvidas, resolver problemas e garantir a continuidade do funcionamento do sistema.
- Relatórios e Análises: Avalie se o sistema oferece relatórios detalhados e análises que auxiliem na tomada de decisões estratégicas relacionadas à gestão de recursos humanos e otimização da força de trabalho.
- Custo-Benefício: Analise os custos envolvidos na implantação e manutenção do sistema em relação aos benefícios que ele trará para a empresa. Considere também a relação entre preço e funcionalidades oferecidas.
Ao levar em conta esses pontos durante a escolha do controle de ponto, você estará mais propenso a encontrar uma solução adequada e eficiente que atenda às necessidades específicas da sua empresa, promovendo uma gestão de recursos humanos mais eficaz e precisa.
TWO – O melhor Controle de Ponto Digital
O controle de ponto digital da TWO é a solução mais moderna e prática do mercado.
Disponível tanto na modalidade de aplicativo para dispositivos móveis quanto no computador, o sistema permite que os colaboradores façam o registro do ponto de forma rápida, independentemente de estarem conectados à internet.
Uma das principais vantagens do controle de ponto digital da TWO é o suporte especializado oferecido aos clientes. A empresa prioriza a satisfação dos usuários e conta com uma equipe de suporte técnico altamente capacitada para solucionar dúvidas e auxiliar em eventuais problemas.
Isso é refletido em sua reputação, uma vez que a TWO possui zero reclamações no site Reclame Aqui, demonstrando a qualidade e eficiência de seus serviços.
Além disso, o sistema apresenta um excelente custo-benefício. Com uma instalação rápida e prática, a empresa pode adotar a solução de forma ágil, obtendo resultados imediatos na otimização do controle de ponto e na gestão de tempo dos colaboradores.
A flexibilidade do sistema também permite que a TWO ofereça opções personalizadas conforme a necessidade específica de cada empresa, atendendo às demandas específicas do negócio.
Com a escolha do controle de ponto digital da TWO, as empresas podem desfrutar de uma gestão de recursos humanos mais eficiente, precisa e segura.
E os gestores podem focar no crescimento do negócio, enquanto os colaboradores têm a tranquilidade de contar com uma ferramenta confiável e eficaz para registrar suas jornadas de trabalho.
Conclusão
Investir em um controle de ponto eficiente é fundamental para o crescimento e sucesso de qualquer empresa.
Entre todas as opções, o controle de ponto digital da TWO se destaca como uma solução completa e moderna, que oferece uma série de benefícios para a gestão de recursos humanos.
A TWO é uma parceira confiável para as empresas que buscam otimizar a gestão de tempo, eliminar erros no controle de ponto e estar em conformidade com as leis trabalhistas.
Faça um teste grátis com o controle de ponto digital da TWO!
Não perca a oportunidade de experimentar a eficiência e praticidade do nosso sistema de controle de ponto. Faça parte do time de empresas satisfeitas com a TWO e alcance o sucesso na gestão de recursos humanos!
