As planilhas eletrônicas são extremamente comuns em todos os setores das empresas. Sua flexibilidade permite que sejam usadas para várias coisas, até para o controle de ponto em Excel.

Entretanto, há diversos erros que podem acontecer, além dos riscos do uso das planilhas para controle de ponto.

Continue comigo e entenda mais!

Como funciona o controle de ponto em Excel

O controle de ponto em Excel é uma forma de ter mais produtividade no fechamento da folha. Nesse sentido, o Excel permite que a gente deixe os cálculos prontos, para só lançar os registros e já ter todos os valores calculados automaticamente.

Ainda assim, não podemos chamá-lo de ponto eletrônico. Afinal, ele não oferece segurança ou funcionalidades que possa ser considerado um bom método de controle de ponto.

Então, o ponto em Excel é mais para que os cálculos sejam realizados com mais agilidade. Contudo, mesmo nisso, podemos ter diversos problemas.

A lei permite o uso do Excel para controle?

A necessidade do controle de ponto é prevista no art. 74 da CLT, que diz:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Nesse sentido, a lei não determina que é necessário essa ou aquela ferramenta de controle. Assim, as empresas podem escolher o método que melhor lhe convém, desde que tenha confiabilidade nos registros.

E nessa parte de confiabilidade que as empresas sofrem com os métodos manuais, mesmo com Excel. Afinal, o programa não possui proteções contra fraudes ou bons métodos que previnam falhas.

5 Erros comuns com o controle de ponto em Excel

Foto por Rawpixel

1. Erros de digitação

Erros de digitação com certeza é algo extremamente comum. Não só no controle de ponto em Excel, mas é normal que, na hora de digitar, a gente pressione a tecla errada, por exemplo.

Assim, na hora de lançar os registros de ponto, pode acontecer de colocar um número errado e isso ter impactos nos cálculos depois.

O maior problema disso é que, nem sempre, conseguimos detectar essa falha rapidamente. Dessa forma, o erro fica lá e só é percebido tarde demais.

2. Não atualizar diariamente

O controle de ponto em Excel não se atualiza sozinho, diferente de um ponto eletrônico, por exemplo. Assim, é importante que o colaborador atualize os registros na planilha todo dia.

Do contrário, pode acontecer de esquecer um dia, e uma semana depois lançar os dados usando apenas a memória de apoio. Entretanto, nossa memória é falha.

Então, pode acontecer do colaborador lançar horários que não condizem com a realidade. É até comum o colaborador registrar de forma antecipada ou mesmo realizar o chamado ponto britânico — entenda mais sobre isso neste artigo e os riscos para a empresa.

3. Deixar de fazer backup das planilhas

Apesar do controle de ponto em Excel ter a desvantagem de não ter um backup automático e seguro, é possível fazer manualmente.

Assim, é comum esquecer de fazer isso. Aliás, sempre que o colaborador lembra de fazer isso é tarde demais, pois já houve a perda dos dados.

Ter backups frequentes é importante, pois não é possível saber quando o servidor terá algum problema, a máquina irá queimar ou mesmo se haverá algum vírus que fará você perder todos os dados.

Com documentos importantes, como as folhas de ponto, não podemos contar com a sorte de que esses problemas nunca irão acontecer.

4. Fórmulas preenchidas erradas

A vantagem do controle de ponto em Excel é já deixar os cálculos programados, por exemplo, de encargos trabalhistas, para só lançar os dados e já ter os valores. Entretanto, é muito comum que tenha algum erro nessas fórmulas.

Por exemplo, pode acontecer de:

Apesar da “automação” dos cálculos, temos que tomar muito cuidado. Afinal, um erro de fórmula pode causar grandes prejuízos.

5. Não coletar assinaturas

Por fim, esquecer de coletar a assinatura é um problema grave. A lei obriga a assinatura da folha de ponto pelo trabalhador.

Apesar da obrigação, pode acontecer do RH esquecer de coletar a assinatura, devido a correria da rotina. Contudo, se acontecer algum problema com o colaborador, essa folha não será válida, afinal, está sem assinatura e não poderá ser usada como comprovação.

Com um ponto eletrônico esse problema não existe. Isso porque o sistema iria cobrar a assinatura, e se for um controle como da TradingWorks, a assinatura é enviada automaticamente por e-mail aos colaboradores.

Por que evitar o Excel no controle de ponto

Os erros podem ser evitados, mas não eliminados. Afinal, o colaborador pode estar estressado, cansado ou desatento e não perceber que digitou uma linha errada.

Mas, indo além das falhas humanas, o controle de ponto em Excel traz diversos riscos à empresa. Por exemplo:

Nesse sentido, as planilhas Excel são ótimas quando precisamos fazer cálculos complexos com mais agilidade. Entretanto, para um sistema de controle automatizado, o programa não serve — aliás, ele não foi criado para isso.

Quais as melhores alternativas?

Se o controle de ponto em Excel não é o mais indicado, qual seria? Atualmente, a melhor opção para sua empresa é adotar um controle de ponto eletrônico.

Esse sistema possui duas vertentes:

Com um desse sistema sua empresa terá o controle de ponto automatizado, segurança, economia e alta produtividade. Nada de ficar se preocupando com cálculos ou fraudes.

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