Um dos maiores desafios dos gestores é conseguir realizar o controle de tarefas dos membros da sua equipe. Muitas vezes é difícil gerenciar uma equipe com várias pessoas e direcionar tarefas para cada membro.
Além disso, fazer o controle daqueles que estão cumprindo os prazos e avaliar a produtividade também é algo bem difícil em algumas situações. E, deve-se dizer que de nada adianta contar com bons profissionais se as tarefas não forem gerenciadas e supervisionadas adequadamente.
Mas otimizar o trabalho é fundamental, principalmente em empresas menores e aquelas que possuem poucos recursos disponíveis.
Felizmente a tecnologia proporciona excelentes contribuições nesse sentido. Atualmente é possível utilizar gerenciadores de produtividade simples e muito eficientes. E o melhor é que muitos deles são gratuitos.
Então continue lendo esse texto para saber quais são as melhores ferramentas para fazer o controle de atividades dos colaboradores.
Quais ferramentas usar para fazer o controle de tarefas dos colaboradores?
Atualmente as empresas vivem um ambiente de intensa competitividade, em que é preciso alcançar a máxima produtividade para conseguir bater metas.
Por isso, conhecer e utilizar ferramentas para fazer o controle de tarefas dos colaboradores pode se tornar um diferencial.
Diante disso, veja a seguir quais são os melhores programas que podem te ajudar a conseguir gerir melhor as tarefas e, assim, levar a sua equipe ao máximo rendimento e bater as metas.
1. Trello
O Trello é provavelmente a ferramenta para fazer o controle de tarefas dos colaboradores mais utilizada no Brasil. De fato esse é um excelente auxiliar no trabalho, pois através dele é possível criar quadros que mostram o projeto e o estágio em que ele se encontra.
Para tornar tudo mais simples é possível nomear os cartões e atribuir etiquetas a eles. Isso facilita bastante a organização. Além disso, você pode criar listas para onde os cards vão sendo transferidos de acordo com a fase de execução em que se encontra.
Esse programa é intuitivo e fácil de usar. Apesar disso existe uma curva de aprendizagem do seu uso que deve ser levada em consideração. Deve-se deixar claro que é preciso um pouco de paciência para aprender a utilizar a ferramenta no seu potencial máximo. Isso vale principalmente para as pessoas com maior nível de dificuldade em informática.
Mas as dificuldades são compensadas pelo dinamismo dele, que oferece recurso para arrastar rapidamente os cartões. Também é bem simples para adicionar e remover pessoas a qualquer momento.
O Trello também oferece bastante recursos de automação. Contudo, essas funcionalidades são disponíveis apenas nos planos pagos.
2. Quire
Mais uma entre as ferramentas para gestão de tarefas é o Quire, que é um pouco menos conhecido em relação à opção anterior. Uma das maiores vantagens dele é que há uma coluna lateral onde são mostrados detalhes sobre cada uma das atividades.
Assim, para analisar melhor um item basta clicar sobre ele. Depois de concluída a tarefa pode ser facilmente eliminada dessa lista. Com esse programa é possível ainda anexar arquivos diretamente do Google drive ou do seu dispositivo com melhor integração.
Você pode também criar agendas, inserir atalhos e subir os arquivos que já foram finalizados. Ademais, tags podem ser criadas para facilitar a observação das atividades.
Uma questão importante a ser dita é que essa é uma ferramenta simplista e, por isso, se você gosta de programas modernos, talvez essa não seja a melhor alternativa. Apesar disso, a sua versatilidade compensa a simplicidade.
3. Asana
O Asana é mais uma ferramenta muito usada no controle de tarefas dos colaboradores de uma equipe. Ele possui recursos interessantes, como chat, calendário, lista de atividades e até fórum de discussão.
Essa é uma excelente alternativa para gestores, visto que é possível visualizar as tarefas que cada membro está desempenhando no momento. Assim, fica mais fácil analisar a produtividade e ir distribuindo as tarefas conforme necessário.
Mas o maior diferencial desse programa é o chat colaborativo, que facilita em muito as comunicações rápidas, aumentando em muito a eficiência da equipe.
A possibilidade de fazer a integração com o e-mail também ajuda bastante. O Asana possui uma versão gratuita e uma premium, sendo a segunda a mais adequada para equipes maiores.
4. Taskboard
O Taskboard é um dos métodos de controle de tarefas mais eficientes, que é conhecido por muitas pessoas como kanban.
Sendo assim, esse não é um aplicativo específico, mas sim um método que os gestores podem usar para fazer isso. Inclusive muitas ferramentas digitais são inspiradas nele, como o próprio Trello. Mas nesse tópico será explicado como é feito o uso do kanban de forma manual.
A ideia central da técnica é disponibilizar um quadro de tarefas no ambiente de trabalho. Desse modo, ele pode ser facilmente visualizado e modificado por qualquer membro da equipe.
O Taskboard pode ser criado a partir de materiais de simples acesso, como cartolina, post-its e canetas. Por exemplo, a cartolina pode ser divida em colunas, cada uma representando um status de tarefas. Assim, os post-its demonstram as atividades que devem ser desempenhadas.
Então, após a finalização de uma tarefa, o post-it referente a ela deve ser passado para a última coluna da cartolina, denominada como “concluído”.
Essa é uma forma simples e bastante eficiente de fazer o controle de tarefas dos colaboradores da sua equipe. Apesar da simplicidade, o método é muito funcional, sobretudo por ser bastante visual.
5. Evernote
O Evernote não é apenas uma ferramenta de controle de tarefas, mas também permite que ideias sejam facilmente anotadas, armazenadas e compartilhadas.
Uma das maiores vantagens nesse caso é a grande quantidade de recursos visuais, que tornam bem mais intuitivos os projetos.
Um exemplo disso é que ao determinar uma dada tarefa, é possível anexar uma imagem que facilite o entendimento e ajude na identificação da ação a ser desempenhada.
Além disso, com esse programa é possível fazer a digitalização de documentos, bem como salvar páginas importantes diretamente da web.
O controle de tarefas dos colaboradores é um grande desafio para o gestor. Contudo, com as ferramentas citadas nesse artigo isso pode se tornar muito mais simples e eficiente, aumentando em muito a produtividade da equipe.
Enfim, para que essas ferramentas sejam bem utilizadas é preciso que a empresa tenha em sua cultura a tecnologia. Entenda mais sobre a transformação digital no RH neste artigo.
