Para fim de comprovação dos seus ganhos para a Receita Federal, todos os trabalhadores recebem anualmente um informe de rendimentos do INSS, elaborado pelo setor de RH ou Contabilidade.

Basicamente ele serve como uma forma de fiscalização e para a Declaração de Imposto de Renda tanto do empregado quanto do empregador. 

Por isso é fundamental que a elaboração do documento seja feita de forma correta para que nenhuma das duas partes tenham problemas com a fiscalização, que podem acarretar no pagamento de multas.

E pelo mesmo motivo o informe de rendimento deve ser guardado para eventuais consultas e comprovações em caso de necessidade. 

Se você quer saber mais sobre esse assunto, continua a leitura do texto que está repleto de informações importantes. 

O que é o Informe de Rendimentos

Informe de rendimentos é o documento que demonstra todos os valores pagos e recebidos ao longo do período de doze meses. 

A emissão dele é feita por empresas, bancos, instituições financeiras e outras entidades, sejam elas privadas ou públicas. 

Sua principal função é servir para comprovações para a Declaração do Imposto de Renda, mas ele pode ser usado também em casos de contestação e tem valor legal. 

A emissão deve ser realizada pela fonte pagadora e ter a indicação de:

Observando que os valores devem ser o total anual. Aliás, o comprovante é regido pela Instrução Normativa RFB nº 1215/2011.

Deve-se deixar claro que a declaração correta e a retenção dos impostos na fonte são responsabilidades do empregador

Em caso de diferenças entre os valores declarados e a Declaração do Imposto de Renda, a empresa e o funcionário podem ficar sob investigação e ter problemas. 

Caso as divergências sejam muito grandes e, haja a comprovação da inconsistência, uma acusação de sonegação de impostos será emitida. 

Qual é a utilidade desse documento? 

informe de rendimentos
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O informe de rendimentos é um documento utilizado pela fiscalização governamental, visando reduzir a sonegação fiscal e ter melhor controle tributário. 

Assim o principal objetivo é garantir os descontos de impostos adequadamente diretamente na fonte pagadora. 

No entanto o documento também beneficia os contratantes e contratados, funcionando como uma forma de proteção. 

Isso porque caso uma das duas partes faça a declaração dos impostos inadequadamente, a outra parte pode comprovar que não tem envolvimento com a questão. Isso é de grande em valia em caso de processos fiscais. 

Além disso o informe de rendimentos é a principal maneira de se comprovar a renda. Esse comprovante é uma exigência para conseguir qualquer tipo de crédito ou para fazer contratos, como o de aluguel. 

O documento é a melhor forma de fazer a comprovação porque é comum que o valor descrito nele seja superior àquele que consta no holerite

Principais informações disponíveis no informe de rendimentos

Pelo nome já é possível supor que o informe de rendimentos traz a descrição dos valores recebidos pelo trabalhador ao longo de um ciclo de 12 meses. 

No entanto ele pode apresentar variações relacionadas à forma de se obter renda, sendo as mais comuns: empresas, INSS, bancos e investimentos. 

Como já foi dito, a elaboração do documento é fundamental para que ele cumpra adequadamente as suas principais funções. Veja a seguir quais são as principais informações que devem estar presentes nele: 

Essas são as principais informações que devem constar no informe de rendimentos, mas algumas complementações podem ser necessárias em alguns casos. 

A empresa é responsável pelo informe de rendimentos 

Antes de mais nada as empresas são responsáveis por cumprir com o prazo de entrega do informe de rendimentos. Ele é de grande importância, sobretudo para a Declaração do Imposto de Renda. 

Assim, a empresa possui até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente para fornecer o documento. Em caso de rescisão o informe de rendimentos deve ser fornecido junto com o termo de rescisão

É fundamental o envio dentro do prazo, bem como a veracidade das informações. Caso o contrário a própria empresa fica sujeita ao pagamento de multas.

O que fazer em caso de erro das informações? 

Caso as informações disponíveis no informe de rendimentos, como lançamento de valores que não foram pagos ou falta de alguma quantia, o funcionário pode fazer a requisição de um comprovante com os lançamentos corretos. 

Caso haja impossibilidade de fornecer ao trabalhador um comprovante adequado, o mesmo pode utilizar os holerites mensais. Nesse caso os documentos apresentados ficam sujeitos à comprovação. 

Diante de uma situação como essa a empresa deve proceder às devidas correções o mais rápido quanto for possível, visto que em caso de declaração indevida ela fica sujeita a pagar até 300% do valor em questão

Como disponibilizar o informe de rendimentos aos colaboradores? 

Antes de mais nada é válido dizer que não é obrigatório que o informe de rendimentos seja enviado pelos Correios. 

É totalmente legal fazer a disponibilização do mesmo via e-mail, pela internet e, até mesmo via aplicativo. 

No caso das instituições bancárias, os trabalhadores podem facilmente acessar o informe por meio do internet banking ou aplicativo.

O importante é que o trabalhador consiga facilmente ter acesso ao documento. Pois ele precisa dele para que possa realizar a sua Declaração Anual do Imposto de Renda de forma adequada.

Caso você mesmo tenha que fazer o comprovante e está com dúvidas em como fazer o preenchimento, a Receita disponibilizou um modelo pronto:

Download do modelo

Download das instruções de preenchimento

O informe de rendimentos é um documento de grande importância. Ele serve para que a Receita Federal possa fazer a fiscalização e receber os impostos. Assim como serve para que empresa e funcionário possam comprovar os valores pagos e recebidos. 

A empresa contratante é responsável por disponibilizar o documento aos colaboradores dentro do prazo estipulado. Caso não entregue no prazo terá que pagar R$41,43 por cada documento atrasado.

Enfim, é essencial que sua empresa disponibilize o documento de alguma maneira de fácil acesso. Assim, coloque na sua lista de tarefas o preenchimento e o envio do informe de rendimentos por e-mail para os colaboradores (ou faça a impressão).

Geralmente essa é uma rotina feita no fim do ano. Quer saber mais quais outras rotinas trabalhistas de fim de ano? Então confira agora esse artigo!