Para a maioria das empresas, a marcação de ponto não é uma novidade. Esse controle de jornada dos funcionários é, inclusive, regulamentado pelas leis trabalhistas. Atualmente já existem métodos muito mais práticos e modernos de preenchimento da folha de ponto. Um deles é o relógio de ponto eletrônico.
Quer saber mais sobre essa ferramenta? Acompanhe este artigo e saiba como funciona o processo desde o registro ao fechamento da folha!
O que diz a lei
Conforme a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), mais especificamente no Art. 47 do Decreto Lei n° 5.452/43, a folha ponto é obrigatória para todas as empresas que possuem mais de 20 funcionários em seu quadro.
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. § 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019.
Dessa forma, em outras empresas onde há 19 colabores ou menos, o uso desse tipo de controle é opcional.
Por que fazer o registro de ponto?
O registro de ponto é um documento que resguarda tanto os direitos dos colaboradores quanto das empresas. Isso porque há uma descrição detalhada das horas trabalhadas, horas extras, horas noturnas e intervalos entre as jornadas de cada funcionário.
O que é e como funciona um relógio de ponto eletrônico?
O relógio de ponto eletrônico foi criado como uma alternativa mais prática em relação ao controle de ponto manual e ao mecânico. É um dispositivo em que ficam registradas os horários feitos pelos colabores de uma empresa.
Através dessa ferramenta, pode-se gerar relatórios e acompanhar indicadores com maior facilidade e agilidade.
O registro das atividades no relógio eletrônico pode ser feito de variadas formas. Entre elas: por biometria, por uma senha específica, por um cartão magnético e até mesmo por QR code.
O que devo saber antes de instalar um relógio de ponto eletrônico?
Primeiramente, é preciso estar por dentro das leis que regem esse tipo de registro. A principal delas foi instituída no ano de 2009, pela Portaria 1510 do MTE.
Com o intuito de evitar fraudes e irregularidades, foram impostas algumas regras para o uso dos Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) e para os dispositivos físicos, isto é, os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP).
Como alguns dos principais aspectos, podemos citar:
– A bateria interna do relógio de ponto precisa durar por 1440 horas, caso haja interrupção de energia;
– O equipamento deverá emitir um comprovante de papel para o funcionário;
– Não pode depender de outro equipamento para seu funcionamento;
– É necessário possuir meios de acesso dos dados para a fiscalização;
– A memória nunca pode ser apagada ou alterada;
– O relógio de ponto eletrônico não pode restringir as marcações ou exigir que o funcionário tenha autorização para fazer o registro;
– É preciso emitir o comprovante de ponto a cada marcação feita pelo colaborador — e cuja impressão deve durar, no mínimo, 5 anos;
– É necessário ter um padrão de porta USB externa para o recolhimentos dos dados armazenados por um auditor fiscal de trabalho;
– As marcações de ponto automáticas são proibidas.
Exige-se também que sejam registradas as seguintes informações:
– Para o empregador: número do CPF ou CNPJ, identificador do empregador, CEI, razão social e especificação do local de serviço;
– Para os empregados: número do PIS, nome e quaisquer outras informações necessárias a fim de identificá-los.
Além de seguir essa série de requisitos, é necessário que seja realizada uma vistoria no relógio de ponto eletrônico por uma empresa credenciada pelo Ministério do Trabalho. Essa vistoria tem como objetivo avaliar se o aparelho está em conformidade com as normas estabelecidas.
Assim, é importante que, ao escolher o dispositivo, você verifique se ele possui autorização legal e certificado do INMETRO.
Quais as vantagens?
Uma das maiores vantagens do relógio de ponto eletrônico é a segurança. Ao optar por esse tipo de sistema, você evita que os documentos sejam fraudados e rasurados. Isso porque apenas o próprio funcionário poderá registrar seus horários e não terá a possibilidade de alterá-los.
Ademais, o processo é muito mais rápido do que aqueles realizados manualmente e facilita o trabalho do departamento de recursos humanos. Uma vez que o próprio software fica responsável por emitir os dados, não ocorrem erros de cálculo.
Outro benefício é a economia com papéis, cartuchos e até mesmo espaço físico. As informações do ponto eletrônico são armazenadas geralmente no próprio software.
Em alguns casos, tais informações são enviadas diretamente para a nuvem, eliminando o risco de que os dados se percam.
Como funciona a contagem de horas e fechamento de folhas?
Geralmente, os relógios de ponto eletrônico contam com um sistema capaz de armazenar todos os dados registrados pelos colaboradores. Posteriormente, tais dados podem ser recolhidos pelo RH e lançados em um software.
Com base nessas informações, calcula-se, então, a quantidade de faltas e atrasos, as horas extras e adicionais noturnos.
Existem também outros tipos de relógios eletrônicos que já possuem algumas facilidades para importar e exportar as folhas de pagamento dos funcionários, como o da Tradingworks. Nesses casos, todos os cálculos são automatizados, otimizando o trabalho do setor de recursos humanos e do departamento pessoal.
Quanto custa para instalar um relógio de ponto eletrônico?
Não há como definir um preço específico, uma vez que o valor pode variar de acordo com alguns fatores. Entre eles estão:
– tipo de bateria utilizada pelo dispositivo;
– se possui facilidades como wifi, biometria, touch screen;
– valor da manutenção de cada aparelho;
– tipo de sistema utilizado.
Viu só como o uso de um relógio de ponto eletrônico pode facilitar e muito a rotina da sua empresa? Se quiser entender ainda mais sobre esse tema, é só clicar aqui.
Esperamos você nos próximos posts, até breve!
