Como implementar uma boa política de home office?

A política de home office tem crescido no Brasil e no mundo. Globalmente, 70% dos trabalhadores já atuam remotamente ao menos uma vez na semana e esse número tende a crescer. Mas, para que seja possível entrar nessa proposta, é necessário ajustar os processos de RH.

O setor deve se responsabilizar por criar e implementar corretamente uma política voltada para o trabalho à distância. Com regras bem-definidas e uma atuação consistente, á como obter um alto nível de sucesso com essa metodologia.

Na sequência, veja como adaptar os processos de RH e aprenda a implementar uma política de trabalho em casa!

Por que implementar o home office na sua empresa?

Antes de mais nada, é interessante entendermos o porquê uma política de home office pode ser benéfica para sua empresa.

Para os empregados, o home office representa flexibilidade. Para termos noção, um estudo demonstrou que 59% dos brasileiros estão dispostos a receber salários menores em troca por rotinas de trabalho flexíveis.

Ou seja, o trabalho remoto agrada muitos trabalhadores. Afinal, é exaustivo ter que acordar às vezes horas antes do turno começar para poder se arrumar e dirigir até o escritório. Pior ainda se em vez de dirigir for ter que pegar o transporte público. Pergunte para qualquer um e irá te responder: é extremamente exaustivo a viagem diária entre casa e trabalho.

Em geral, trabalhar de casa garante maior qualidade de vida para os colaboradores, de forma que permite que passem mais tempo com suas famílias e tenham tempo para dedicar às atividades de lazer e cuidados pessoas. 

Assim como é benéfico para os trabalhadores, a política de home office também ajuda as empresas:

• Reduzir custos: menos pessoas em escritório, menos espaço e mobílias necessárias, o que significa em redução em gastos com aluguel, manutenção, compra de equipamentos e limpeza. Também elimina custos com transporte.
• Aumento da produtividade: como demonstrado, poder trabalhar de casa ajuda as pessoas serem mais produtivas. Com o tempo de transporte economizado, é possível dormir mais, acordar bem e mais disposto — uma boa noite de sono é essencial para ter um bom desempenho.
• Tenha os melhores talentos de qualquer lugar: importante notar que o trabalho remoto permite que a empresa agora possa contratar talentos que antes estavam longe da empresa. Assim, a política de home office permite contratar aquele desenvolvedor incrível, mas que mora no outro lado do país.

Contrato de trabalho remoto: primeiro passo para uma política de home office de sucesso

Através da CLT, vemos que o contrato de trabalho no home office é ainda mais importante. Pois, toda a relação deverá ser definida ali via acordo entre empregado e empregador. Nesse sentido, a elaboração de um contrato bem feito deve ser de máxima prioridade se a intenção é evitar problemas e ter sucesso no home office.

Importante lembrarmos que o funcionário em trabalho remoto também possui direito a:

• Carteira assinada;
• Férias mais o acréscimo de ⅓;
• FGTS e INSS;
• Salário compatível à sua função — quem trabalha em home office não pode receber a menos que um funcionário da mesma empresa que fica no escritório;
• E todos os demais benefícios oferecidos aos colaboradores (plano de saúde, auxílio-creche, etc).

Um elemento primordial do contrato de home office é definir com clareza as políticas de equipamentos e reembolsos de gastos, além de outros benefícios. Assim, se a empresa que emprestar computadores e outros equipamentos precisam deixar claro as regras de uso e manutenção.

Enquanto isso, se a empresa não fornecer equipamentos, mas reembolsar os gastos precisa estabelecer como os cálculos de reembolsos serão feitos. 

Nesse sentido, a clareza e transparência é fundamental para que a relação entre o colaborador e empresa seja tranquila e produtiva.

Defina quais serão as regras para essa modalidade de trabalho

É muito importante estabelecer algumas características sobre a forma de atuação dos profissionais que poderão trabalhar em casa na política de home office. Determine, por exemplo, quais são os cargos elegíveis para essa modalidade, qual será a frequência desse modo de trabalho e quais serão os horários. É comum oferecer uma jornada semi ou totalmente flexível, então vale considerar o que é mais interessante.

Afinal, nem todos os departamentos conseguem executar suas funções de qualquer lugar. Ou mesmo, cargos que podem estar fora de cogitação no home office.

Enquanto isso, àqueles que adotarem a política de home office também precisam saber sobre quando e a frequência que deverão comparecer a empresa. Por exemplo, é possível estipular que para certas atividades ou projetos a equipe se junte no escritório.

Ademais, é importante deixar claro a disponibilidade que o funcionário deverá ter em home office. Nesse sentido, informar se devem aderir ao horário comercial ou podem escolher os horários que acharem melhor. 

Dessa forma, estabeleça como será mensurada essa disponibilidade, como o controle de ponto online ou se a política será baseada em entregas e resultados. 

Além disso, não deixe de estabelecer as regras para ausências e férias. Essa é uma informação comum, principalmente para o regime presencial, mas é melhor deixar explícito para evitar problemas futuros.

Estabeleça, ainda, se há um dress code exigido ou qualquer outra questão de conduta e de atividade. Assim, todos saberão como proceder para aproveitar esse novo modelo de atuação profissional.

Reforce a comunicação sobre os processos de RH na política de home office

Antes de implementar as mudanças de maneira definitiva, é essencial cuidar da comunicação com todos os colaboradores. É fundamental que todas as pessoas saibam quais são as regras e possibilidades do trabalho remoto e como ele deve acontecer.

Inclusive, vale a pena contar com a participação de todos na adaptação de algumas condutas e na inclusão de ferramentas ou recomendações. Ao ter o envolvimento, há uma otimização do engajamento e aumento das chances de sucesso.

Para equipes que estão indo do escritório para home office é ainda mais importante essa comunicação e transparência. Talvez seja necessário um período em que ações de treinamento sejam elaboradas, com propósito de todos se acostumarem com as ferramentas e compreenderem as normas de conduta estabelecidas.

Ademais, a comunicação e compartilhamento de dados precisa ser protegidas. Portanto, para preservar as informações da empresa e dos clientes é necessário que a política de home office defina quais dados podem ou não ficar disponível para o home office.

Além dessa filtragem, certifique-se que as ferramentas adotadas possuam:

• Criptografia;
• Firewall;
• Antivirus;
• Conexões seguras via certificados digitais;
• Controle de dispositivos remotamente.

Enfim, a conscientização dos funcionários também precisa estar inclusa na sua política de home office para garantir nenhum tipo de vazamento ou códigos maliciosos no sistema.

Cuide do controle de ponto na política de home office

Entre os processos de RH, uma das maiores preocupações tem a ver com o controle de ponto. É preciso registrar as informações de entrada e saída para ter visibilidade sobre as jornadas e os valores devidos. Com a política de home office, é necessário buscar soluções que sejam adequadas ao trabalho remoto, como um sistema de controle de ponto online.

Adote a solução antes de implementar a política e faça o treinamento de todos os colaboradores. Quando houver a adoção do trabalho em casa, os registros acontecerão naturalmente. Mesmo quem não for atuar dessa forma deve ser treinado, de modo a centralizar as informações e simplificar a etapa.

Além disso, o controle de ponto pode ser uma forma de conseguir mensurar o desempenho da adoção do home office. Isto é, saber se os funcionários estão sendo mais produtivos ou não e permitindo avaliar se os níveis de absenteísmo foram reduzidos. Nesse sentido, temos vários casos de pessoas que acabam sendo menos produtivas trabalhando de casa, seja pelo ambiente ou por não conseguir se adaptar. 

Ademais, se a função do colaborador é intensa no uso de informações confidenciais da empresa e de clientes é de interesse da empresa de possuir medidas de proteção de dados.

Nesse sentido, uma delas seria sempre utilizar conexões seguras. Mas, o que isso tem a ver com o controle de ponto online? Simples, com a função de geolocalização é possível garantir que esse funcionário não trabalhe em lugares públicos, que podem ter conexões com a internet com diversas vulnerabilidades.

Para evitar isso, o sistema online pode definir um “cercado virtual” para limitar os locais que o colaborador pode trabalhar. Caso haja qualquer divergência o gestor será avisado para averiguar melhor a situação.

Estrutura Pessoal do Home Office

Todos os passos acima estão dentro do padrão de implementação de uma boa política de home office, porém estudos recentes apontam que é necessário que o colaborador seja estruturado para enfrentar os desafios da nova modalidade de trabalho. 

Para que esse profissional tenha uma boa estrutura pessoal, você precisa orientá-lo sobre os desafios que terá que enfrentar para que todo esse processo dê certo.

Assim também como suprir possíveis déficits que podem prejudicar diretamente na sua produtividade.

Trouxemos aqui algumas dicas de como fazer a Estrutura Pessoal home office, acompanhe:

• Estrutura de Trabalho

Tudo começa muito bom, sem deslocamento, sem precisar escolher o look do dia, ou preparar o fardamento para o dia seguinte, parece que é outro clima de trabalho, mas tem ajustes importantes a fazer.

E o primeiro deles é estabelecer uma rotina profissional em seu ambiente doméstico. Aqui entra o grande desafio que vai determinar o futuro desse home office, saber separar as atividades de casa e sua vida profissional.

Você precisa orientar ao seu colaborador que ele precisa ter em sua casa uma Estação de Trabalho que nada mais é que seu escritório de home office, esse é o primeiro passo para quem quer levar a sério essa modalidade.

Isso é necessário porque aqueles que não fazem essa separação acabam trabalhando no sofá de casa, na cama ou ainda mesmo na cozinha.

Não que seja proibido, mas você viu acima que falamos de cerca virtual para evitar o trabalho em locais indesejados, tudo bem que no caso da cerca a preocupação era com a internet.

Trabalhar em ambiente onde outras pessoas fazem outras atividades, ou mesmo usam para lazer faz perder a concentração e prejudica a produtividade.

• Estrutura técnica

Aqui vamos nos concentrar nos equipamentos de trabalho, não pense em um home office de sucesso com seu colaborador trabalhando através do aparelho celular.

Deve existir uma estrutura técnica mínima para que o profissional possa trabalhar de forma adequada, imagine que ele tinha todos equipamentos a sua disposição na sede da empresa e agora como fazer sem essa estrutura.

Montar uma estrutura técnica está diretamente ligado ao tipo de atividade ou segmento que sua empresa exige desse colaborador, então dessa forma de acordo com a função exercida será feita a estrutura. 

Algumas empresas se preocupam com a primeira parte deste texto, e não estão errados, assim ficaram, se esquecerem de equipar o seu profissional.

• Estrutura de saúde e segurança

Outro ponto que geralmente não se leva em consideração no momento de implementar uma política de home office, acidentes de trabalho acontecem, e uma falta de estrutura pode ocasionar uma enfermidade.

Uma empresa que possui seus técnicos de segurança do trabalho, pode muito bem, ao contratar um home office, avisar que durante o expediente poderá ter uma visita desta equipe por meio de prevenção.

Hoje cuidar para que acidentes sejam evitados, já é uma responsabilidade da empresa, e quando esse tipo de sinistro acontece a empresa deve assumir o prejuízo.

O lugar de trabalho do home office não pode ser desorganizado ao ponto de facilitar um acidente, então: fios, tomadas, mesa de trabalho, cesta de lixo e etc, tudo deve ter seu lugar no ambiente de trabalho. 

Esse ponto é importante pois se acontece um acidente, poderá ser caracterizado como acidente de trabalho, e se o ambiente pode tornar-se doentio, de uma forma ou de outra não é bom nem para a empresa, nem muito menos para o trabalhador enfrentar essas situações.

• Estrutura de sociabilidade

Uma das maiores reclamações de quem faz home office é o isolamento, no modelo antigo havia uma comunicação, talvez alguns gestores vejam vantagem com o fim da ‘rádio peão’ mas saiba que esse isolamento não é legal.

Depois de mais de 1 ano lidando com as consequências da covid-19 o isolamento já mostra seu lado prejudicial.

Pessoas desenvolvendo depressão, e outras doenças como resultado do isolamento social, já que o home office está se tornando uma tendência é bom prevenir esse lado.

Uma das estratégias que está sendo usada para suprir a necessidade social, é sempre ter meios de contatos em grupo e até mesmo encontros pessoais.

• Estrutura de brainstorming

Reuniões mesmo que virtuais para um bom brainstorming é uma das saídas contra o isolamento, pois a participação estimulada faz ter um certo entrosamento

O home office tem duas formações, aquela que escolheu o home office e a que foi escolhida, geralmente quem escolheu se adapta mais rápido, e os que foram levados ao home office por uma necessidade ainda está se adaptando.

De uma forma ou de outra a interação social ajuda, e mesmo nesse contexto utilizar o brainstorming faz o grupo se sentir participante das resoluções, e até pode ser avaliado os procedimentos.

• Estrutura de acompanhamento pessoal

Aqui você já viu a necessidade de comunicar a política do home office, mas essa é uma comunicação diferente, algo que atende o profissional de forma pessoal.

Um bom gestor sabe avaliar seu liderado e tem a capacidade de colocá-lo em funções que possa produzir mais e melhor, porém para que esse nível de percepção aconteça é necessário conhecer o colaborador.

Para desenvolver avaliações pessoais é preciso aproximação, no mundo do home office o gestor tem que deixar um canal de comunicação aberto a sua equipe, um caminho para conversas francas, o que antes poderia acontecer dentro do escritório precisa acontecer remotamente.

Então gestor tome essa iniciativa, faça contato rotineiro com seu colaborador em home office, tenha uma escala onde você possa verificar se todos têm a sua presença em algum momento.

Nesses contatos é bom usar canais de visibilidade, pois assim você poderá ver, mesmo que  de forma remota, como está cada componente de sua equipe.  

Essas dicas de estrutura pessoal do home office existem pois mesmo que à distância, a equipe continua sendo o maior patrimônio de uma empresa, pois independente do tamanho da sua organização, não se consegue o sucesso sem uma boa estrutura humana.

Claro que nem todos vão se adaptar a essa modalidade de trabalho e o mercado tem espaço para todos, porém é importante que você como gestor ofereça condições para que aqueles que querem desempenhar um bom home office possam fazer.

Talvez seja muitas informações mas aqui está o básico para começar bem. 

Faça testes antes e acompanhe os resultados

Para não causar complicações nos processos de RH, o ideal é realizar uma mudança gradual e baseada em testes. Selecione um pequeno número de profissionais e confira o desempenho, as dificuldades e as oportunidades de melhoria no trabalho em casa. Aos poucos, vá incorporando outros times e profissionais, até que a política esteja totalmente implementada.

Esse cuidado é essencial para evitar mudanças muito abruptas e que fogem do controle. Também é uma forma de moldar a atuação para que ela se encaixe na empresa — e não o contrário.

A implementação de uma política de home office pode trazer vários resultados positivos, como aumento da satisfação e da produtividade. Com a adaptação correta dos processos de RH, tudo acontecerá com segurança e estabilidade.

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