Para que uma empresa seja eficiente e competitiva a integração de sistemas é imprescindível, pois as inúmeras vantagens que ela oferece possibilitam a otimização dos mais variados setores, permitindo que seus colaboradores se dediquem a tarefas mais importantes e estratégicas.
Para quem ainda tem qualquer dúvida sobre a importância da integração de sistemas para o RH moderno, e a conexão entre ponto, folha e ERP, redigimos um artigo bastante esclarecedor e de fácil compreensão.
Aqui vamos apresentar os quatro benefícios estratégicos principais: conformidade trabalhista, eficiência operacional, melhoria na experiência do colaborador e qualidade de dados para analytics, bem como explicar o fluxo ideal de dados entre os sistemas e os tipos de integração disponíveis (nativa, API, iPaaS).
O que é integração de sistemas e por que ela é vital para o RH moderno?
A integração de sistemas é o processo de conectar os diversos softwares e programas utilizados por uma empresa com o objetivo de compartilhar dados, complementar as informações uns dos outros e automatizar o maior número de tarefas possível.
Por meio da integração de sistemas é possível conectar o sistema de registro de ponto com o programa responsável pelas folhas de ponto e pagamento, possibilitando a troca de informações entre eles, promovendo maior assertividade, transparência, agilidade, consistência e tudo isso em conformidade com a legislação.
Através desta integração os processos se tornam muito mais eficientes, pois com o compartilhamento de informações as tarefas que eram manuais se tornaram automatizadas, reduzindo os erros, duplicidade e a repetição na execução de inúmeros trabalhos, e com isso a rotina dos profissionais da área é positivamente impactada, pois se torna possível direcionar os esforços para as funções estratégicas.
Os 4 benefícios estratégicos de integrar ponto, folha e ERP
Para que você compreenda melhor a importância de integrar os sistemas da empresa, vamos enumerar alguns dos mais importantes benefícios que os setores podem obter com este processo:
Redução de erros e maior conformidade trabalhista
Quando os sistemas são integrados, uma parte considerável das tarefas são automatizadas, reduzindo bastante a margem de erros operacionais, falhas humanas e o lançamento de informações em duplicidade.
Com os dados inseridos através de uma única fonte há maior consistência nas informações compartilhadas, já que elas estarão iguais em todos os softwares e sistemas utilizados, além da otimização dos processos, já que os sistemas eletrônicos elaboram relatórios com os dados necessários, como por exemplo quantidade de horas extras a serem pagas por funcionário, já transferindo a informação para o programa da folha de pagamento de forma precisa.
Com a integração de sistemas as informações necessárias para auditorias e fiscalizações ficam armazenadas de forma segura, com acesso facilitado e em conformidade legal, reduzindo significativamente o risco de ações judiciais e passivos trabalhistas.
Eficiência operacional e economia de tempo
Outro ponto que precisa ser mencionado é a eficiência operacional que a integração de sistemas promove, uma vez que a grande maioria das tarefas manuais deixam de existir, permitindo que a equipe direcione seus esforços para ações estratégicas.
O retrabalho, para correção de erros manuais, também deixa de acontecer, pois os dados são lançados em um único sistema e compartilhados por todos os que forem autorizados a acessá-los e estiverem integrados, economizando tempo e evitando a duplicidade na inserção de informações.
Com a integração dos sistemas o fluxo de dados se torna mais rápido e eficiente, pois é possível acompanhar todas as informações inseridas em tempo real. Os sistemas podem elaborar relatórios com os dados de cada setor e as informações podem ser facilmente encontradas com uma busca por palavras-chave, como por exemplo os adicionais que devem entrar na folha de pagamento do mês corrente.
Melhoria na experiência do colaborador
Apesar de mudanças algumas vezes causarem um certo estranhamento no início, os colaboradores poderão perceber de forma muito rápida as inúmeras vantagens decorrentes da integração de sistemas.
O acesso às informações se torna mais simples e centralizado, sem que seja preciso procurar por elas em arquivos manuais, sem que seja preciso solicitar a outro departamento, promovendo maior autonomia.
Os processos se tornam mais simplificados e ágeis, há uma considerável redução na burocracia, e isso reflete de forma muito positiva na rotina dos colaboradores, promovendo maior satisfação e por consequência isso acaba se refletindo no aumento da produtividade.
Dados confiáveis para People Analytics
Utilizar os dados que ficam disponíveis mais facilmente com a integração de sistemas para análises estratégicas de People Analytics, proporciona uma base confiável para a tomada de decisões estratégicas.
As informações armazenadas e disponibilizadas com a integração de sistemas são confiáveis, e oferecem os mais diferentes tipos de dados, como histórico de cargos e salários, avaliações de desempenho, pontos fortes e melhorias necessárias, data de admissão, entre outros.
De posse desses dados é possível realizar pesquisas de clima empresarial bem embasadas, implementar políticas organizacionais direcionadas, estabelecer metodologias de governança, buscar plataformas de treinamento, e uma série de outras melhorias que vão impactar na experiência dos colaboradores, melhorar o clima organizacional, aumentar o engajamento e a produtividade, além de servirem como base para novos processos de recrutamento e seleção.
O fluxo ideal de dados: como a informação deve trafegar entre os sistemas
Para que a integração de sistemas ofereça o melhor resultado possível, definir como vai funcionar o fluxo de informações é muito importante, como mostraremos a seguir:
Do registro de ponto ao fechamento da folha: um caminho automatizado
Para que o fluxo de dados ocorra de forma ideal para a empresa e setores de RH e DP, o caminho a seguir seria o descrito abaixo:
- Registro de ponto dos colaboradores em um relógio de ponto eletrônico integrado aos demais sistemas, entradas, saídas, intervalos, atrasos, faltas, e outros acontecimentos que podem variar de acordo com a área de atividade da empresa e jornada de trabalho.
- Depois de armazenados os dados da jornada de trabalho, o sistema processa os registros, trata as ocorrências fora do padrão, como as horas extras, adicionais, faltas, atrasos e outras ocorrências dentro do próprio software.
- Os dados já tratados, apurados e validados são compartilhados automaticamente com os sistemas integrados, como os de folha de ponto e pagamento, os de obrigações fiscais, em tempo real.
- Com o fechamento da folha de pagamento realizado de forma automática pelo sistema, há a elaboração dos holerites, os relatórios administrativos são gerados, as informações sobre os funcionários são enviadas para o eSocial e os impostos podem ser escolhidos, pois já estarão calculados, com quase nenhuma ou nenhuma intervenção manual.
Da admissão e desligamento no ERP para a folha e o ponto
Já no caso da integração de sistemas que envolvem a admissão de novos funcionários até o seu desligamento, o processo é muito mais fácil do que quando era feito de forma manual.
- O registro do novo colaborador é feito no ERP com todas as suas informações pessoais, as informações sobre seu contrato e as financeiras, e esses dados são sincronizados automaticamente com o sistema de ponto.
- Já com as informações pertinentes dos funcionários cadastrados, ele pode iniciar sua jornada e registrá-la normalmente no primeiro dia.
- As informações também são compartilhadas com o sistema da folha de ponto e de pagamento, e o novo colaborador já tem suas informações financeiras e de jornada de trabalho integradas para que os cálculos sejam feitos de salários e benefícios sejam realizados de forma automática.
- Posteriormente é feito o acompanhamento das informações, e elas são validadas para que os departamentos pessoal e de RH possam gerenciar facilmente.
- Em caso de demissões, o desligamento é registrado no ERP, com todas as informações pertinentes, o sistema de ponto é atualizado, o acesso do colaborador é bloqueado e todas estas informações são integradas com a folha de pagamento para a elaboração da rescisão contratual, documentos legais e pagamento das verbas rescisórias.
Tipos de integração: qual a melhor para a sua empresa?
Existem diferentes processo de integração de sistemas, vamos conhecer alguns deles a seguir:
Integração Nativa (Plug-and-Play)
Para realizar a integração de sistemas via Plug-and-Play, a Integração Nativa, a conexão é bastante simples e se dá de forma direta. Ela integra dois ou mais sistemas, sejam eles softwares, aplicativos ou plataformas sem necessidade de desenvolvimento customizado ou uso de plataformas intermediárias. É tão fácil quanto conectar uma impressora a um computador.
Integração via API
A integração de sistemas via API, Interface de Programação de Aplicações, funciona através da troca de informações entre aplicações. Os sistemas integrados enviam mensagem de solicitação entre si, e recebem uma resposta com os dados ou resultado da ação, de forma automatizada.
As APIs funcionam como mediadores, pois são elas que possibilitam a troca de informações entre os diferentes sistemas integrados de forma automática, em tempo real, sem que seja necessária participação de funcionários para que os sistemas estejam atualizados.
Plataformas de Integração como Serviço (iPaaS)
A integração de sistemas via iPaaS, ou Plataforma de Integração como Serviço, conecta diferentes softwares, sistemas e aplicativos através de interface salva em nuvem utilizando ferramentas de baixo código.
Esse tipo de serviço é capaz de gerenciar fluxos de trabalho e troca de dados, de forma segura e dentro das regras da LGPD. Os conectores são pré-construídos e utilizam APIs para que os usuários liberados possam acessar as informações, gerenciar as integrações e criar um fluxo de trabalho personalizado.
