Fechar a folha de pagamento no eSocial é basicamente a missão final para os profissionais que lidam com o sistema. Através desta rotina é gerado a guias de recolhimento e, com sua finalização, você poderá ficar tranquilo para lidar com as outras demandas do setor.
O processo é simples, composto por 4 etapas, mas é preciso ter atenção aos prazos e cuidados com a exatidão das informações.
Para garantir que não haja surpresas durante esse processo, vamos entender melhor sobre a folha de pagamento no eSocial.
Qual a relação da folha de pagamento no eSocial?
O objetivo do eSocial é conseguir unificar todas as informações dos trabalhadores, por isso é possível gerenciar toda as obrigações trabalhistas, como envio da folha de pagamento ao governo, através do sistema de forma prática através dos registros de eventos.
Os eventos de fechamento da folha são considerados “eventos periódicos” e abrangem todos funcionários da empresa. Ademais, o pró-labore de sócios e remunerações de estagiários também estão inclusos nessa rotina.
Assim, todos os registros de remuneração e descontos precisam constar na folha de pagamento. Estamos falando de: salário, adicionais, vale-transporte, vale-alimentação, INSS, FGTS, décimo terceiro, férias e muitos outros. Claramente que, com ajuda de um sistema digital com integração ao eSocial fica muito simples apurar todas essas informações e com alguns cliques o envio dos registros são executados.
Dessa forma, o fechamento da folha de pagamento no eSocial abrange diversos eventos:
- S-1200 – Remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social
- S-1202 – Remuneração de servidor vinculado ao Regime Próprio de Previdência Social
- S-1207 – Benefícios previdenciários – entes públicos
- S-1210 – Pagamentos de rendimentos do trabalho
- S-1250 – Aquisição de produção rural
- S-1260 – Comercialização de produção rural pessoa física
- S-1270 – Contratação de trabalhadores avulsos não portuários
- S-1280 – Informações complementares aos eventos periódicos
- S-1295 – Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência
- S-1298 – Reabertura de eventos periódicos
- S-1299 – Fechamento dos eventos periódicos
- S-1300 – Contribuição sindical patronal
Desta lista os principais são: S-1200, S-1210 e S-1299. Os demais são eventos específicos para certos empreendimentos, enquanto os três elencados são comuns a todas empresas.
A importância da qualidade de informações para fechamento da folha no eSocial
O fechamento da folha de ponto no eSocial da forma correta começa muito antes do envio do evento S-1200.
Nesse sentido, precisamos garantir o correto registro das contratações e demissões, fechamento da folha de ponto sem erros e otimizada, análise e conferência de benefícios, comissões e descontos aplicáveis.
Quando há esse cuidado em garantir a qualidade das informações, evita-se divergências com o sistema do eSocial. Além do mais, erros de lançamentos e perda dos prazos podem gerar penalizações.
Dentre as diversas mudanças que o sistema do eSocial trouxe podemos destacar o uso do regime de competência.
Folha de pagamento agora deve ser apurada no regime de competência
Caso não entenda o que é regime de competência, o conceito é bem simples: a remuneração sempre corresponde ao período de trabalho, isto é, o evento é registrado na sua ocorrência e não quando seu pagamento é efetivamente realizado.
Anteriormente era comum a prática de fechar a folha de ponto no meio do mês, pois assim as horas extras em prazos superiores a 30 dias. Porém, o eSocial agora determina que a apuração do ponto seja feito entre o primeiro e último dia do mês — chamado de regime de competência.
Portanto, o envio da folha de pagamento no eSocial precisa respeitar todo o período de competência para que a folha esteja de acordo com o que foi pago. Assim, esse procedimento precisa ser elaborado e enviado mensalmente ao sistema.
Como é feito o envio da folha de pagamento no eSocial?
#1 Conferência da folha de pagamento
Primeiramente é necessário fazer os cálculos e processamento da folha em seu sistema de RH. Com isso, confira as remunerações, adicionais e descontos gerados para cada funcionário por sua plataforma de gestão.
#2 S-1200: Evento de remuneração
Tendo processado e certificado que está tudo certo com a folha, você deverá fazer o lançamento do evento de remuneração (S-1200). Esse evento precisa ser registrado até o dia 7 do mês subsquente.
O S-1200 é o primeiro evento que precisa ser feito para folha de pagamento no eSocial. Feito o envio, o sistema do eSocial irá retornar os valores calculados de INSS e FGTS. Com isso, faça a conferência entre os valores do seu sistema com os do eSocial.
#3 S-1210: Evento de pagamento
O evento S-1210 é referente aos pagamentos da remuneração do empregado. Sendo que precisa ser enviado até o dia 7 do mês seguinte ou antes do evento S-1299, o que vier primeiro.
Para S-1200 e S-1210 é importante conferir que todos os processamentos do trabalhador foram executados corretamente pelo seu sistema (como adiamentos e férias).
#4 S-1299: Fechamento da empresa
Por fim, hora de enviar o evento S-1299 referente ao fechamento do período. Lembrando que todos esses eventos (S-1200, S-1210, S-1299) devem ser enviados ao eSocial até o dia 7 do mês seguinte.
Caso até o dia 7 não tenha conseguido fechar a folha de todos funcionários é possível fazer o envio do evento S-1295. Assim, serão apurados os valores parciais de INSS e IRRF. De todo modo, é fundamental buscar regularizar o quanto antes, haja visto que o S-1295 não substitui o S-1299 na folha de pagamento no eSocial.
Produtividade: feche a folha rapidamente com ajuda de sistemas automatizados
Perder os prazos de lançamento dos eventos referentes a folha de pagamento no eSocial pode gerar multas. Desse modo, é essencial contar com sistemas de RH que otimizem o envio dos relatórios.
Em realidade, é essencial que os sistemas da empresa sejam integrados entre si e com os sistemas do governo. Assim, o setor consegue ter dados da folha de ponto, contabilidade e financeiro em um único lugar.
Com esse nível de integração você não terá que se preocupar com as datas da folha de pagamento no eSocial, pois tudo será atualizado automaticamente e o envio dos eventos são simplificados.
Enfim, para agilizar o fechamento da folha é importante ter um controle de ponto eficiente. Portanto, criamos um guia completo do ponto eletrônico, confira aqui, para sua empresa fechar o ponto dos funcionários de forma otimizada.
É preciso ficar atento para as possíveis alterações ligadas ao eSocial, aqui veremos quais multas a empresa pode sofrer em 2021, acompanhe conosco, e saiba tudo para não cair em problemas.
O eSocial e as multas em 2021
Quando uma empresa que não cumpre ações de sua obrigatoriedade e não envia as informações, a mesma se torna sujeita a multa e penalidades. É bom ficar atento, pois um descuido e você pode virar estatística.
Portanto, além de checar todas as informações, se preocupar com o envio, completa o processo, um descuido neste quesito leva a multas, que consequentemente vai resultar em aumento de custos o que não é interessante para a sua empresa.
No texto abaixo vamos mostrar alguns exemplos de multas e penalidades que podem ser aplicadas. Acompanhe
Descumprimento do envio
Entenda que sem envio, não há informações, portanto, se não for feito o envio da folha de pagamento, a empresa fica passível de uma multa de aproximadamente R $1.812,87.
Por isso aconselhamos que você adquira para sua empresa um sistema de automação, assim o envio das informações será automático e você não corre riscos
Informações de admissão
No ato da admissão do colaborador, todas as suas informações devem ser enviadas 01 dia antes que esse funcionário comece a trabalhar, todas as vezes que esse prazo não é respeitado pelo RH da empresa, essa fica vulnerável de receber uma multa de R$ 3.000,00.
Para você conferir colocamos o trecho da CLT que traz essa regulamentação nos artigos 41 e 47 da CLT.
Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias,8 acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
Art. 47. O empregador que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41 desta Consolidação ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017) (Vigência)
Informações da Rescisão
Aqui está outra informação que deve chegar aos órgãos competentes, o distrato com o funcionário, assim também como as informações referentes a verba rescisória. Se o empregador não enviar essas informações ou não efetuar o pagamento das verbas rescisórias, dentro do prazo estipulado, a empresa poderá ter uma multa de R$170, 26 por cada funcionário.
Esta informação é com base no artigo 477 da CLT.
Art. 477. Na extinção do contrato de trabalho, o empregador deverá proceder à anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social, comunicar a dispensa aos órgãos competentes e realizar o pagamento das verbas rescisórias no prazo e na forma estabelecidos neste artigo. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017)
§ 4o O pagamento a que fizer jus o empregado será efetuado: (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017)
I – em dinheiro, depósito bancário ou cheque visado, conforme acordem as partes; ou (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017)
II – em dinheiro ou depósito bancário quando o empregado for analfabeto. (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017)
§ 5º – Qualquer compensação no pagamento de que trata o parágrafo anterior não poderá exceder o equivalente a um mês de remuneração do empregado. (Redação dada pela Lei nº 5.584, de 26.6.1970)
§ 6o A entrega ao empregado de documentos que comprovem a comunicação da extinção contratual aos órgãos competentes bem como o pagamento dos valores constantes do instrumento de rescisão ou recibo de quitação deverão ser efetuados até dez dias contados a partir do término do contrato. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017)
Beneficiários do eSocial
Você já sabe o objetivo do eSocial é unificar as informações trabalhistas que são prestadas pelos empregadores, sendo:
- Títulos;
- Folha de pagamento;
- Previdência Social;
- Notificação de acidentes de trabalho;
- Informações do FGTS, etc.
Com tantos benefícios, o eSocial vira uma ferramenta importante no dia-a-dia das empresas, e o melhor você verá agora ao saber que tipo de empresa pode ser beneficiada pelo eSocial, acompanhe o fim da leitura!
Ao contrário do que muitos pensam, não é somente as grandes empresas que podem aderir ao eSocial, os microempreendedores individuais e órgãos públicos também estão incluídos no grupo que tem a obrigação de prestar declarações periodicamente. Veja abaixo:
- 1°. Empregador doméstico, empregador, empresas, entre outros que forem semelhantes a estes em lei;
- 2°. Os segurados especiais, principalmente aos que estão relacionados a trabalhadores que lhe prestem serviço;
- 3°.Tendo direito também às pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, entre outros.
Aqui você acompanhou com detalhes como fazer o envio da folha de pagamento para o governo através do eSocial, conheceu também outras informações que você envia aos órgãos competentes pelo mesmo instrumento.
Então não resta mais dúvidas da importância e funcionalidade do eSocial, resta se equipar para usá-lo da melhor forma possível visto que o eSocial evitará grandes prejuízos para sua empresa, e menas dor de cabeça para você.
