O cálculo da folha de pagamento é uma das tarefas mais importantes. Ele garante que os funcionários recebam os valores de acordo com as horas trabalhadas e faz com que os benefícios sejam oferecidos corretamente. Os erros custam caro e podem até gerar processos trabalhistas. Por isso, o setor de Recursos Humanos precisa ter atenção extra com a tarefa.
A boa notícia é que algumas práticas reduzem os riscos de falhas. Com isso, é possível obter uma folha completa e que realmente corresponde à realidade do período trabalhado por cada um.
A seguir, veja 4 dicas essenciais para o setor de Recursos Humanos não errar no cálculo da folha de pagamento!
1. Monte um planejamento completo
2. Tenha cuidado com extras no cálculo da folha de pagamento
3. Acompanhe as mudanças na legislação
4. Conte com um sistema de controle de ponto
1. Monte um planejamento completo
Em vez de já partir para a elaboração da folha, o melhor é criar um plano de ação. Com ele, é mais fácil aproveitar os recursos e conseguir um processo longe de erros e com bastante eficiência.
É o caso de dividir os funcionários em setores e cargos e fazer o cálculo a cada grupo, por exemplo. Também vale a pena unir o plano de cargos e salários ao processo, de modo a facilitar a etapa.
2. Tenha cuidado com extras no cálculo da folha de pagamento
Ainda é essencial ter um controle preciso em relação a todos os pagamentos extras e que devem ser feitos a cada período. Um funcionário de licença ou de férias, por exemplo, pode ter direito a receber um valor diferente do salário “normal”.
Cabe ao setor de Recursos Humanos acompanhar todas essas informações e manter o registro sempre atualizado. Na hora de calcular os valores devidos, será mais fácil encontrar os números adequados para cada situação.
3. Acompanhe as mudanças na legislação
Aprovada em 2017, a Reforma Trabalhista é um exemplo marcou uma das principais mudanças sobre as leis das relações de trabalho. No entanto, outras alterações podem acontecer ao longo do tempo e, assim, mudar o valor devido ou o método de cálculo.
Para não cometer erros, é essencial ficar atualizado em relação à legislação. Acompanhe projetos aprovados e sancionados e verifique se existe alguma mudança nas exigências dos cálculos. Desse modo, todas as folhas serão elaboradas com os valores adequados.
4. Conte com um sistema de controle de ponto
A base para definir o quanto deve ser pago é o controle de ponto. É por meio dele que o setor de Recursos Humanos confere horas extras, jornada efetivamente trabalhada, adicionais noturnos e assim por diante.
Porém, fazê-lo manualmente ou de forma descentralizada gera dificuldades, especialmente em grandes empresas ou com várias filiais. Para resolver o problema, o melhor é contar com um sistema de controle de ponto eletrônico.
Por meio dele, todas as marcações são registradas automaticamente e ficam centralizadas em uma plataforma. De maneira fácil, é possível gerar a folha com confiabilidade e bom desempenho. Além de tudo, um sistema de qualidade se mantém atualizado com a lei, o que garante completa adequação.
O setor de Recursos Humanos deve ter especial atenção com o cálculo da folha de pagamento. Com planejamento, atualização e ajuda da tecnologia, é possível evitar quaisquer falhas nesse sentido.
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