Muitas empresas precisam que seus colaboradores estendam suas jornadas em algum momento, e o custo nem sempre cabe com conforto no orçamento, por isso lançam mão de um recurso que se torna cada vez mais popular entre empregadores e funcionários, o acordo de compensação.
Muitos colaboradores preferem ter um tempo livre para suas atividades pessoais ao pagamento de horas extras, mas as empresas precisam tomar uma série de cuidados para que essa solução seja realmente proveitosa.
Para mostrar de forma clara o que é o acordo de compensação redigimos um artigo bem esclarecedor, e vamos também explicar a diferença entre banco de horas e hora extra, detalhando os modelos de acordo de compensação permitidos por lei (individual e coletivo).
Pretendemos fornecer orientação sobre a formalização segura do acordo individual, listar seus elementos obrigatórios e prazos legais, alertar sobre os riscos trabalhistas de um acordo mal elaborado, além de oferecer um passo a passo para a implementação do sistema de compensação.
O que é um acordo de compensação de jornada?
O acordo de compensação de jornada é a formalização, seja física ou digital, que define a forma como o funcionário será compensado por ter trabalhado por um tempo que excede sua jornada normal de trabalho.
Funciona como um acordo formal e necessário, entre a empresa e o colaborador ou o sindicato que o representa, no acordo de compensação não há pagamento de horas extras, mas sim compensação com folgas ou redução de jornada. O pagamento caracteriza hora extra, não compensação.
O acordo de compensação tem como objetivo evitar que as horas extras praticadas pelos colaboradores sejam compensadas financeiramente, visando estabelecer um acordo que permita que as horas extras sejam convertidas em um tempo livre para o funcionário, ou algum outro tipo de compensação combinada previamente.
Ele deve ser formalmente aceito pelo colaborador ou coletivamente, documentado, a compensação não precisa ocorrer no mesmo mês. No acordo individual escrito, o prazo legal é de até 6 meses, art. 59, §6º da CLT
Banco de horas e hora extra: qual a diferença?
A diferença entre o banco de horas e hora extra é a forma adotada pela empresa de compensar o tempo que excede a jornada regular de trabalho realizada pelos seus colaboradores.
No caso das horas extras, há um acréscimo mínimo de 50% sobre o valor da hora base de trabalho do funcionário, e a remuneração é incluída no salário do mês em que ela foi realizada.
Já com o banco de horas o tempo trabalhado além da jornada regular pode ser convertido em folgas ou redução da jornada de trabalho, desde que a empresa formalize o acordo com os funcionários, seja coletiva ou individualmente.
Quais são os modelos de acordo de compensação permitidos por lei?
Para que a empresa esteja em conformidade legal ao utilizar acordos de compensação é necessário seguir as regras estabelecidas pela legislação trabalhista, como mostraremos a seguir:
Acordo Individual (entre empregador e empregado)
O acordo de compensação individual deve ser formalizado, documentado, para permitir que as horas trabalhadas que excederem a jornada regular sejam compensadas no mesmo mês através de folgas ou redução da jornada. Respeitando o prazo máximo de 6 meses para compensação, conforme art 59 §6º, da CLT. A compensação dentro da mesma semana dispensa acordo escrito apenas em situações específicas, conforme entendimento jurisprudencial, sendo recomendável formalização para segurança jurídica.
Acordo Coletivo (via sindicato)
O acordo de compensação quando realizado de forma coletiva pode ser feito entre a empresa e o sindicato da categoria, e presume que as horas excedentes realizadas pelos trabalhadores sejam compensadas através de folgas e reduções de jornada.
Cabe ressaltar que no acordo coletivo, o prazo máximo legal para compensação é de até 12 meses, conforme art. 59, §2º da CLT, e também que as horas excedentes não podem ultrapassar o máximo de duas por dia, como regulamentado por lei.
Como formalizar um acordo de compensação individual sem riscos?
Para que o acordo tenha valor legal, como dissemos anteriormente, ele deve ser feito seguindo as normas trabalhistas estipuladas; Vamos apresentar abaixo os principais pontos a serem incluídos no documento:
Os 5 elementos obrigatórios que o acordo deve conter
Além da identificação completa da empresa e do funcionário, o acordo de compensação individual deve conter a jornada de trabalho regular estipulada no contrato de trabalho, o limite máximo de horas extras permitidas por lei, a forma de compensação estabelecida, o prazo limite para compensação das horas excedentes trabalhadas e o que deve ser feito no caso de descumprimento das regras do contrato, como ultrapassar o prazo máximo para compensação ou o número de horas extras permitidas por lei.
A importância do prazo máximo de 6 meses para a compensação
No modelo de acordo de compensação sempre deve constar o prazo limite para que as horas excedentes trabalhadas sejam compensadas, e o prazo de 6 meses é o que geralmente é utilizado, salvo acordos coletivos e acordos com sindicatos.
Esse limite de 6 meses foi estabelecido pensando no melhor para a saúde física e mental do funcionário, já que a realização de horas extras acaba por gerar um desgaste maior nos colaboradores, especialmente se forem feitas de forma constante.
Há outra razão para que a equipe de RH esteja sempre atenta aos prazos, pois caso a compensação não seja feita dentro do limite estipulado a empresa deve pagar o excedente com o adicional legal estipulado, o que vai contra o objetivo do acordo de compensação.
Os principais riscos trabalhistas de um acordo mal elaborado
Como todo contrato, o acordo de compensação de horas deve ser feito com todo o cuidado, se possível com o auxílio de um profissional competente, que seja especialista em legislação trabalhista.
Pagamento de horas extras em dobro
A empresa que deixa de cumprir com o prazo estabelecido formalmente em acordos de compensação pode sofrer sanções, o descumprimento do acordo gera o pagamento das horas extras com adicional legal, e não necessariamente dobrado, mesmo que tenham sido compensadas, como penalidade pelo descumprimento, a reincidência não gera automaticamente pagamento em dobro. As penalidades variam conforme fiscalização, norma coletiva e decisão judicial.
Multas por descumprimento da legislação
Além do valor das horas extras devido a empresa também pode ter seu acordo de compensação anulado legalmente, e ainda ser obrigada a pagar todos os valores que sofrem influência das horas extras, como o FGTS, 13° salário, férias, rescisões, abonos, adicionais, e tudo que incidir esse valor, inclusive passivos trabalhistas caso a questão se torne judicial.
Há também a possibilidade real da empresa sofrer com multas administrativas aplicadas por auditores que fiscalizam as empresas e relações trabalhistas, que podem ser dadas em razão do descumprimento de um acordo com os funcionários ou sindicatos através de documento formal.
Passo a passo para implementar um acordo de compensação na sua empresa
Para que a implementação do acordo de compensação seja bem sucedida vamos mostrar a seguir um passo a passo, com os cuidados necessários para que ele tenha validade legal e ainda seja uma ferramenta para otimizar os recursos e contribuir para a gestão de pessoas:
Passo 1: Análise da viabilidade e das necessidades operacionais
O primeiro passo é observar a legislação, verificar a viabilidade deste tipo de acordo, e nunca deixar de checar com os sindicatos dos profissionais que atuam na empresa para se certificar que não há nenhum acordo coletivo em andamento ou alguma cláusula impeditiva na convenção coletiva de trabalho.
Passo 2: Redação clara do acordo (com previsão de cenários)
Redigir o acordo de compensação é o segundo passo, com a identificação completa do funcionário(s) e da empresa, a jornada regular de trabalho e a forma como será feito o controle das horas excedentes.
Deve ser especificado a forma de compensação das horas extras, o prazo limite para a compensação, a penalidade em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, a data do acordo firmado, a assinatura dos envolvidos e de testemunhas.
Passo 3: Comunicação transparente e adesão dos colaboradores
Caso essa resolução seja feita com a empresa já em funcionamento é necessário conversar com os funcionários que já fazem parte do quadro de colaboradores e promover a formalização e assinatura dos acordos de compensação, e para os que vão iniciar, a recomendação é que esse formato de compensação seja explicado ainda no processo seletivo para evitar quaisquer problemas posteriores.
Passo 4: Registro no ponto e controle rigoroso do banco de horas
Para finalizar o processo de implementação do acordo de compensação essa solução deve ser configurada no sistema de ponto eletrônico, que é a melhor maneira de exercer um controle rigoroso das horas extras realizadas, bem como do saldo de horas excedentes de cada colaborador e o prazo limite para a compensação.
A vantagem de contar com o sistema de ponto eletrônico, como os da TWO RH, é que é possível programar alertas para avisar a proximidade de encerramento do prazo de compensação das horas excedentes, de forma a reduzir o risco de pagamento das horas como extras, em razão do vencimento do prazo de compensação
