Os gestores do Departamento Pessoal de qualquer empresa devem ter acesso às informações relacionadas ao registro de ponto, mas para garantir a segurança das informações o arquivo AFD é essencial.
O uso do relógio eletrônico de ponto vem se tornando cada vez mais comum por ser mais prático, eficiente e seguro. Dessa forma tanto os empregadores quanto os empregados ficam respaldados em relação a eventuais problemas com esse controle.
Porém existem diversas normas vigentes para o controle, o acompanhamento, além da comprovação das rotinas dos colaboradores de uma empresa.
Para isso os arquivos fiscais são imprescindíveis, como é o caso do AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados.
Continue lendo para saber mais sobre o arquivo AFD e AFDT e sua importância.
Qual é a utilidade do Arquivo AFD?
Qualquer Registrador de Ponto Eletrônico (REP), usado no controle das jornadas de trabalho dos colaboradores, geram muitas informações, entre elas o arquivo AFD.
Basicamente, o Arquivo Fonte de Dados (AFD) é um relatório onde são apresentados todos os pontos que foram batidos por cada funcionário em um período de tempo.
Vale ressaltar que esse é um dos documentos utilizados na fiscalização do trabalho. Por isso, esse é um arquivo fundamental para que sua empresa seja dentro da legislação trabalhista.
Uma das principais vantagens desse tipo de registro diz respeito à sua segurança. Assim é impossível deletar ou fazer modificações nas informações existentes no arquivo AFD.
Além disso é preciso que se saiba que os horários de entrada e saída são mostrados de forma bruta. Assim, não é discriminado horários de entrada, intervalo e saída, nem as regras de jornada de trabalho.
Esses dados não podem, portanto, ser usados para a aplicação das leis relacionadas às jornadas de trabalho dos funcionários.
Em contrapartida, o AFD contém diversas informações importantes para a realização da fiscalização correta, como por exemplo:
- Horários em que o ponto foi marcado;
- O PIS do colaborador;
- O Número Sequencial de Registro (NSR);
- Data da realização da marcação de ponto;
Todas essas informações são então reunidas e são salvas na forma de um arquivo único, que recebe um número específico relacionado ao arquivo AFD.
Conheça melhor o arquivo AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados)
O AFDT nada mais é do que as informações do arquivo AFD, mas apresentadas de forma mais clara e prontas para serem usadas pelo Departamento de Recursos Humanos.
Nesse arquivo são discriminados os horários de entrada, saída e intervalos realizados pelos colaboradores. Nele as normas relacionadas ao cumprimento da jornada de trabalho já são devidamente aplicadas.
Justamente por ser um arquivo mais completo, ele costuma ser uma das exigências feitas pela fiscalização às empresas que utilizam o ponto eletrônico.
É importante dizer que esse tipo de arquivo pode ser modificado em algumas situações. Por exemplo quando por algum motivo o funcionário não bateu um ponto. Ou também pode ser feita a exclusão de um dia de trabalho em caso de necessidade de abono.
Para a realização de qualquer tipo de alteração é preciso que o arquivo em questão passe por um Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Será esse programa que realiza a decodificação do arquivo AFD, possibilitando assim as modificações.
Visando garantir a integridade dos dados e informações apresentados, qualquer alteração realizada é discriminada no arquivo AFDT.
Principais problemas relacionados à marcação de ponto
Durante a rotina das empresas, problemas relacionados à marcação de ponto podem acontecer, sobretudo, devido à erros humanos.
Frequentemente os colaboradores se esquecem de marcar seus pontos. Isso é agravado caso o relógio não fique em local acessível e visível.
Além disso por diversos motivos os funcionários faltam ao trabalho. Seja por motivos de saúde com a presença de atestado ou outra questão em que é necessário fazer um abono.
Nesses casos o ponto não é marcado, mas se o colaborador se ausenta devido à um problema de saúde e apresenta um atestado, então ele tem que receber esse dia como trabalhado.
No caso dos relógios de ponto analógico, a quantidade de erros é bem maior em relação aos eletrônicos.
Isso acontece por falhas humanas ou por problemas relacionados ao próprio equipamento. Em qualquer uma das situações descritas é necessário que os responsáveis pela marcação dos pontos realizem as correções.
Sistema de correção de ponto
Para a realização das correções citadas de forma segura, é necessário utilizar um bom sistema de controle de ponto, que pode ser biométrico ou online.
Isso porque há a geração de um relatório que pode ser interpretado em um sistema que fornece um espelho de ponto.
É justamente esse o papel do arquivo AFD, gerado pelo ponto eletrônico, que é então enviado para ser interpretado e reorganizado em um software específico para o tratamento de ponto. Somente com o tratamento adequado é possível gerar o arquivo para impressão.
O arquivo AFD tem uma importância fundamental para as empresas
Apesar de parecer uma exigência exagerada, que torna ainda mais burocráticos os diversos processos, isso é feito para proporcionar maior segurança aos empregadores e empregados.
Isso porque os dados contidos no arquivo AFD e AFDT não podem ser alterados ou deletados sem que fique registrado. Por isso pode-se dizer que as informações são invioláveis. Com isso tanto os empregadores quanto os empregados ficam respaldados contra eventuais fraudes.
Inclusive as informações geradas podem ser utilizadas em processos trabalhistas em que seja necessária a comprovação das horas trabalhadas.
Exportação de arquivos Tradingworks
Para garantir a eficiência do processamento e utilização do arquivo AFD e AFDT é preciso contar com ferramentas eficientes.
Com o Tradingworks é possível economizar na hora de realizar o fechamento do ponto dos colaboradores e tornar os processos bem mais eficientes.
Assim, você tem em suas mãos diferentes formatos prontos para serem exportados. Além dos arquivo fiscais como AFD e AFDT.
Com essa ferramenta a folha de ponto pode ser fechada rapidamente e de forma automática. Conheça mais clicando aqui e descubra como o TradingWorks é sua solução para gastar menos e ganhar produtividade.
Enfim, o arquivo AFD é fundamental para garantir a segurança das informações referentes a marcação de ponto. Isto é, garante a segurança dos dados respaldando tanto os trabalhadores quanto a empresa.
