Talvez poucas pessoas saibam o que significa a expressão buddy punching, pois o termo em inglês ainda é pouco conhecido no país. Porém os empregadores e profissionais de RH sabem que a sua tradução, o “ponto amigo”, é uma prática que deve ser evitada e combatida.
O controle da jornada de trabalho é fundamental para conformidade legal e crescimento da empresa, pois é através do esforço diário dos colaboradores que o desenvolvimento da organização ocorra. Para garantir que os registros de ponto reflitam a realidade, o buddy punching deve ser evitado.
Para conscientizar empresas sobre os riscos e prejuízos causados pelo buddy punching, preparamos uma espécie de manual sobre o tema. O artigo vai explicar os impactos financeiros, legais e no clima organizacional, além de apresentar sinais para identificação da fraude e as melhores práticas de prevenção e erradicação do “ponto amigo”.
O que é buddy punching (ponto amigo)?
O buddy punching, em tradução livre ponto amigo, é a marcação de ponto de um determinado colaborador registrada por algum colega seu de trabalho, enquanto o próprio está ausente ou impossibilitado de realizar a marcação.
A prática de marcação do ponto por outra pessoa é considerada uma fraude, pois o registro feito não reflete a realidade, e além de ser um risco para os dois funcionários envolvidos, representa um sinal que a empresa não possui um controle eficiente da jornada de trabalho.
Por que o buddy punching é um problema?
A marcação de ponto é um ato pessoal, e quando feito por outra pessoa pode acarretar em uma série de problemas. Vejamos a seguir os impactos que o buddy punching pode trazer aos envolvidos e à empresa:
Impacto financeiro nas empresas
As empresas que sofrem com o buddy punching podem acabar por ter um custo maior na sua folha de pagamento, pois normalmente o funcionário que se utiliza desta prática não está presente no ambiente de trabalho, então os empregadores pagarão por um serviço que não foi prestado.
Outro ponto relevante a se considerar é que a empresa pode sofrer com penalizações aplicadas pela Justiça do Trabalho, pois o buddy punching é uma fraude no controle do sistema de ponto, e pode acarretar em multas, sanções, demissões, e tudo isso também gera um custo extra.
Efeitos na moral e clima organizacional
Em empresas onde há a prática do buddy punching é possível que haja perda de confiança no sistema de controle de ponto e na capacidade dos gestores de exercer controle sobre a equipe. Isso pode impactar de forma negativa o comportamento dos colaboradores, gerar um clima de insegurança, abalar a confiança entre equipe e gestão e reduzir a produtividade e o engajamento dos colaboradores.
Implicações éticas e legais (CLT Art. 482: justa causa)
Como previsto no artigo 482 da CLT, o empregador pode demitir por justa causa o funcionário que cometer uma falta grave, a prática pode ser enquadrada como ato de improbidade, conforme o art. 482 da CLT, o que pode justificar a demissão por justa causa.
Como identificar o buddy punching na sua empresa?
Se você ainda está se perguntando o que pode ser feito para identificar o buddy punching, podemos dar algumas sugestões para a adoção de medidas estratégicas para identificar esse tipo de prática:
Sinais de alerta e auditoria de ponto
O primeiro passo para identificar se o buddy punching vem sendo praticado na empresa é se atentar para os padrões de horários e a presença ou ausência de colaboradores, verificar inconsistências nas marcações e realizar auditorias para se certificar que o sistema de controle de ponto está sendo corretamente utilizado, sem possibilidade de erros ou fraudes.
Indicadores de inconsistência de jornada
Como dissemos acima, as inconsistências entre horários e presença devem ser percebidas, bem como as alterações abruptas, como entradas ou saídas incompatíveis com a jornada habitual.
Outra forma de identificar as inconsistências na jornada de trabalho é comparar a produtividade do colaborador com o tempo que ele passa dentro da empresa, então horas extras sem resultado são um grande sinal de alerta.
Mais um indicador de incongruência que pode ser percebido na marcação de pontos é a diferença mínima entre registros consecutivos, o que pode indicar que um colaborador marcou por outro, e isso pode representar uma tentativa de esconder o buddy punching.
Ferramentas tecnológicas de identificação
Os especialistas dizem que o método mais eficaz de exercer um controle preciso sobre o registro de ponto é através de ferramentas tecnológicas, com um sistema eficiente de controle de ponto eletrônico, capaz de identificar atividades fora do padrão.
Os sistemas de registro de ponto mais atuais permitem que a geolocalização verifique se o funcionário realmente estava no lugar de registro, e oferecem marcações com biometria que podem ser feitas com a digital ou reconhecimento facial, promovendo muito mais segurança.
Estratégias eficazes de prevenção do buddy punching
Para quem quer se precaver em definitivo contra o buddy punching, seguem algumas dicas bastante válidas:
Política de tolerância zero ao buddy punching
Para que a política de zero tolerância com relação ao buddy punching fique bem clara para os funcionários, a empresa pode adotar políticas rígidas sobre o registro de ponto e as consequências das marcações indevidas e quaisquer outras fraudes, estabelecendo medidas punitivas apropriadas caso haja qualquer violação das normas.
Autenticação segura: senha, biometria e reconhecimento
Como mencionamos acima, o uso de um sistema de ponto eletrônico confiável é extremamente importante para o controle preciso da jornada de trabalho. As ferramentas tecnológicas permitem que seja feita a autenticação através de biometria, senhas e reconhecimento facial para evitar fraudes e o buddy punching.
Geolocalização e geofencing
Outra forma bastante eficaz de prevenção do buddy punching é o uso da geolocalização e do geofencing. A geolocalização permite que as empresas consigam identificar a localização do funcionário no momento do registro de ponto, e o geofencing, uma ferramenta diferenciada, faz uma espécie de barreira em torno de uma determinada área, identificando quem entra e sai dela.
Reconhecimento facial e por voz
Muitas empresas já utilizam este tipo de tecnologia para o registro de ponto, reconhecimento facial ou de voz, recursos que impedem fraudes relacionadas à marcação de ponto. Este tipo de recurso evita que o buddy punching seja praticado, uma vez que as características utilizadas para reconhecimento são pessoais, e difíceis de serem fraudadas.
Sistemas mobile com IP tracking
Há também a opção de utilizar sistemas mobile com rastreamento de IP, o IP Tracking. Estes dispositivos permitem rastrear a localização dos dispositivos móveis com protocolos de rede que fornecem sua localização em tempo real com margem de erros muito pequena.
Quais os outros tipos de fraude no ponto eletrônico?
Infelizmente não é só o buddy punching que representa risco de fraude no sistema de marcação de ponto, por isso as empresas devem estar sempre atentas a possíveis casos. Vamos mostrar abaixo os riscos mais comuns:
- Falsificação de registros — Ajustes manuais dos horários de entrada e saída feitos por funcionários ou gestores desonestos com intuito de ganhar bonificação por hora extra.
- Uso de cartões de proximidade por terceiros — Similar ao buddy punching, mas especificamente usando cartões de proximidade. Isso pode ocorrer quando funcionários trocam ou emprestam seus cartões de ponto para colegas, que registram a presença em seu nome.
- Manipulação de sistemas — Alterações no software de controle de ponto para modificar os registros. Isso pode envolver hacking ou o uso indevido de privilégios administrativos para ajustar os horários de entrada e saída.
- Registro de ponto antecipado ou atrasado — Registro antecipado ou posterior intencional, com o objetivo de alterar indevidamente o horário de trabalho.
- Alteração pós-registro — Modificar os registros de ponto após a marcação inicial, seja manualmente ou por meio de acesso não autorizado ao sistema.
Tecnologias modernas para controle de ponto
Para as empresas evitarem, inibirem e combaterem o buddy punching, as ferramentas tecnológicas são a melhor opção. Veremos como os sistemas atuais podem ajudar:
Sistemas digitais (REP‑P, apps com segurança)
Através do uso de sistemas digitais de controle de ponto eletrônico é possível minimizar problemas com as marcações. Além de oferecer maior segurança e sigilo sobre os dados armazenados, as marcações neste tipo de ferramenta exigem mais atenção e são pessoais.
Os sistemas oferecem relatórios com o panorama da jornada de trabalho em tempo real, notificações sobre atividades que sejam fora do padrão, e ainda fornecem dados relevantes para fiscalizações e auditorias.
Comparativo entre sistemas: manual, mecânico e digital
A comparação entre os três modelos de controle de ponto é bastante simples e de fácil compreensão. O controle de ponto manual é utilizado por ser um recurso com baixo custo, mas está mais propenso a erros e fraudes.
Já o mecânico, como o relógio de ponto, é mais assertivo que o manual, porém não oferece os recursos de compartilhamento de dados. E por último o sistema digital oferece muito mais segurança, sigilo e facilidade na gestão da jornada de trabalho, além de permitir a integração com outros sistemas já utilizados na empresa.
Como preparar a empresa para evitar fraudes?
Neste tópico vamos mostrar de que forma a empresa pode se preparar contra fraudes:
Treinamento e atualização de equipe
Dentro de uma cultura organizacional bem estruturada, os treinamentos para atualização das equipes e compartilhamento de informações importantes devem ser um recurso constantemente utilizado.
Deixar claro que se espera uma postura ética dos colaboradores, explicar que qualquer atitude contrária pode gerar uma série de problemas internos, medidas disciplinares e até mesmo ações judiciais.
Acompanhamento e atualização contínua
Acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários é um papel que cabe ao RH, mas é imprescindível que os gestores participem deste movimento, pois as lideranças diretas podem perceber mais de perto o que acontece com a equipe.
Monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores através de um sistema de ponto eletrônico pode ser a melhor solução para erradicar o buddy punching de uma empresa, e para isso a TWO RH oferece soluções completas de controle de ponto que ajudam empresas a combater fraudes e otimizar a gestão de pessoas.
Medidas disciplinares e jurídicas
Caso os gestores percebam qualquer movimento que indique o buddy punching é extremamente importante tomar medidas disciplinares. O primeiro aviso pode vir por meio de uma advertência formal ao colaborador, deixando documentado o episódio para que, em caso de reincidência, a suspensão se justifique.
Podendo ser enquadrado como ato de improbidade nos termos do art. 482 da CLT.
Quais são os benefícios de prevenir o buddy punching?
Vamos mostrar a seguir a importância de prevenir o buddy punching na empresa:
Economia financeira
Quando a empresa paga a mais por horas extras que resultam de fraude, sua saúde financeira pode ficar comprometida, especialmente se essa prática for constante e ocorrer em larga escala.
Transparência na gestão de pessoas
Da mesma forma que os colaboradores esperam transparência e ética por parte da empresa e dos empregadores, é de se esperar que eles ofereçam o mesmo. Ambientes organizacionais onde não há confiança e a gestão de pessoas é comprometida pelo buddy punching, podem resultar em baixa produtividade, insegurança e desgaste nas relações.
Melhoria no clima e engajamento
O ambiente organizacional é muito importante para gerar engajamento e aumento na produtividade, e para isso a conscientização dos colaboradores sobre ética na marcação da jornada de trabalho deve ser constante. Equipes harmônicas tendem a produzir mais e se sentirem mais satisfeitas com a empresa. Um bom clima na empresa pode contribuir para a retenção de talentos e a atração de novos profissionais.
Elimine o buddy punching com um único app
A TWO oferece o mais completo aplicativo de controle de ponto eletrônico, tornando a rotina dos gestores de recursos humanos e do departamento pessoal muito mais simples. O software oferece dashboards intuitivos e ricos de informações, adaptados exatamente às necessidades da sua empresa. E mais:
Gestão de banco de horas confiável como deve ser
A solução permite o controle do banco de horas em tempo real, eliminando a necessidade de cálculos manuais demorados e propensos a erros. Com ajustes automáticos de horas, o sistema cuida de todas as etapas do processo. A personalização permite que você defina regras específicas para o banco de horas de cada colaborador ou grupo, facilitando o trabalho do RH e do departamento pessoal.
Automação completa
Os colaboradores têm acesso à folha de ponto em tempo real e podem solicitar ajustes diretamente pelo aplicativo. Os cálculos são realizados instantaneamente, integrando informações de ponto, horas trabalhadas e atestados. Isso simplifica o fechamento da folha de ponto e as auditorias fiscais, com todas as informações transferidas para a folha de pagamento com um único clique.
Registro de ponto seguro com geolocalização
Cada registro de ponto inclui informações de localização e horário do dispositivo, mesmo quando offline. A validação facial, combinada com um dispositivo único por colaborador, garante uma identificação precisa. O uso de PIN e GPS reforça a segurança, protegendo tanto a empresa quanto os colaboradores.
Biometria facial
O aplicativo realiza uma captura de selfie para reconhecimento facial a cada registro de ponto. Caso haja uma marcação incorreta, o gestor é alertado instantaneamente. Todos os dados são armazenados na nuvem, garantindo acesso seguro e disponibilidade imediata para consulta.
