Na rotina de uma empresa, saber qual o custo de cada colaborador é essencial para validar sua contratação, retenção ou desligamento, por isso saber como calcular a folha de pagamento de forma correta é fundamental para a saúde financeira das organizações.
Calcular a folha de pagamento é um procedimento essencial na gestão de uma empresa, uma vez que ela reúne uma série de dados relevantes sobre a jornada de trabalho dos funcionários e é um requisito legal.
Neste artigo vamos demonstrar a importância de saber como calcular a folha de pagamento dos seus colaboradores, o seu conceito e a sua importância, descrever as informações que devem ser inseridas no documento, dar um passo a passo para calcular corretamente e apresentar ferramentas que são de grande valia para facilitar esse processo.
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento exigido por lei, onde as empresas registram e descrevem as remunerações e descontos de um colaborador. Também conhecida como holerite em diversas regiões do país, a folha de ponto é a responsável por transformar e organizar as informações trabalhistas para que elas virem dados contábeis.
A folha de pagamento inclui informações sobre os salários bruto e líquido, benefícios, descontos, tributos pagos, comissões e bonificações. São esses dados que servem de base para realizar o pagamento dos colaboradores, seja de forma quinzenal ou mensal.
Qual a importância do cálculo preciso da folha de pagamento da empresa?
O cálculo correto da folha de pagamento é imprescindível para garantir que a empresa esteja em conformidade legal com suas obrigações fiscais e trabalhistas, de forma a evitar multas, sanções e passivos.
Além das questões legais, o cálculo correto do que é devido aos colaboradores evita retrabalho, garante a eficiência financeira da empresa, e permite um controle maior sobre os custos com mão de obra e planejamento futuro.
As empresas que oferecem aos seus funcionários uma folha de pagamento precisa e transparente costumam receber um feedback positivo, melhorando sua imagem, e auxiliando ainda na retenção de talentos, que se sentem motivados e satisfeitos.
Quais são os componentes da folha de pagamento?
Vamos apresentar a seguir as informações que devem, pela lei, constar na folha de pagamento dos colaboradores de uma empresa:
Salário base
O salário base é o valor fixo que dá início aos cálculos que são realizados mensalmente na folha de pagamento, baseado na sua jornada de trabalho e formalizado em contrato. A partir deste valor são descontados ou acrescidos vencimentos ou benefícios.
Benefícios
Um dos benefícios garantido por lei é o DSR, ou descanso semanal remunerado, que representa o dia de folga semanal do colaborador remunerado pela empresa. De acordo com a legislação trabalhista, essa folga deve ser preferencialmente aos domingos, mas algumas atividades e escalas podem contar com dias de folga em outros dias da semana, desde que previsto em acordo ou convenção coletiva.
Descontos obrigatórios
Alguns descontos ocorrem de forma obrigatória, de acordo com a legislação, como a Previdência Social, cujo valor é direcionado diretamente para contribuir com a aposentadoria do colaborador. O percentual de desconto pode variar de acordo com a remuneração, e vai de 7,5% a 14%.
Outro desconto que pode ser obrigatório de acordo com a renda do colaborador é o IRRF, o Imposto de Renda Retido na Fonte. O valor é repassado à Receita Federal diretamente pelo empregador e é descontado em folha.
Já a contribuição sindical passou a ser opcional desde a MP 873 de 2019. Para quem opta por pagar a contribuição, ela equivale a um dia de trabalho, e é descontado em folha e repassado pela empresa ao sindicato.
Há duas formas de adiantamento, o que ocorre regularmente de forma quinzenal, ou os que são solicitados pelo colaborador e aceitos por parte da empresa. O valor recebido fora do dia costumeiro de pagamento do salário deve constar na folha de pagamento e ser descontado do salário base.
Também são descontados em folha os valores referentes aos atrasos e faltas injustificadas. Algumas empresas optam por descontar também o valor do descanso semanal remunerado ou feriado, já que é permitido por lei
Algumas empresas optam por descontar o vale-transporte, cujo percentual máximo de desconto é de 6%. Os vales alimentação e refeição não são obrigatórios, mas as empresas que oferecem este benefício aos seus colaboradores podem descontar no máximo 20% do valor do salário.
Horas extras e adicionais
As horas extras representam o trabalho realizado pelos colaboradores em um horário além do estabelecido na jornada estabelecida em contrato. Essas horas extras são pagas mensalmente, e os seus valores devem constar na folha de pagamento. Vale lembrar que o valor da hora extra deve ser calculado acrescendo 50% do valor da hora base à mesma, e o limite de horas extras é de duas por dia.
Outro valor que pode ser acrescido ao salário base na hora de calcular a folha de pagamento é o adicional noturno. Algumas atividades que ocorrem das 22h às 5h da manhã em jornadas de trabalho urbanas e de 20h às 4h em jornadas rurais têm direito a um acréscimo mínimo de 20% sobre a hora base diurna.
Em alguns tipos de atividades o adicional de insalubridade deve ser pago aos colaboradores que exercem suas funções em condições prejudiciais à saúde ou adversas. De acordo com o Artigo 192 da CLT o percentual que deve ser acrescido sobre a hora base pode variar de 10% a 40%.
O adicional de periculosidade é mais um dos extras que devem ser pagos aos colaboradores que se expõem durante a jornada de trabalho a substâncias inflamáveis ou explosivos. E o percentual de 30% deve ser calculado sobre o salário base.
Para colaboradores que possuem dependentes de até 14 anos ou inválidos, há o benefício chamado salário família. No presente ano, 2025, o teto desta remuneração é de até R$ 1.906,04. Esse valor pode ser solicitado ao contratante, ao setor de RH ou em alguns casos diretamente ao INSS.
Para as funcionárias com filhos de até 6 meses pode ser pago o auxílio-creche, caso a empresa não ofereça um espaço para que as mães deixem as crianças durante a jornada de trabalho. Essa regra se aplica aos estabelecimentos com mais de 30 empregadas, conforme previsto no Art. 389, §1º da CLT.
Passo a passo para Calcular a Folha de Pagamento
Agora que já esclarecemos as informações que devem constar na folha de pagamento, basta reunir os dados e valores e iniciar o cálculo.
Passo 1 – Calcular o salário bruto
Dentre todas as informações essa é a mais fácil de obter, já que consta no contrato de trabalho ou atualizações trabalhistas. O valor cheio do salário é chamado de bruto ou base, e sobre ele vão incidir descontos ou benefícios.
Passo 2 – Calcular os descontos
Segundo as informações apresentadas acima é possível reunir todos os valores para então subtrair os descontos como INSS, IRRF, contribuição sindical, adiantamentos, faltas e atrasos do salário bruto. Isso deve ocorrer seguindo as alíquotas e regras atuais. Inclua também os benefícios que devem ser descontados, como vale-transporte, vale-refeição, vale-alimentação e convênios.
Passo 3 – Considerar benefícios
Para calcular os benefícios que devem ser somados é preciso verificar a folha de ponto dos colaboradores. Horas extras, adicionais noturnos, comissões, participações nos lucros, entre outros valores a serem adicionados.
Passo 4 – Calcular o salário líquido
Depois de deduzir todos os descontos e somar os benefícios, o total obtido é conhecido como o salário líquido, ou o montante final a ser pago mensalmente aos funcionários.
Erros comuns ao calcular a folha de pagamento e como evitá-los
Vimos acima a importância do cálculo correto da folha de pagamento, então o ideal é ter absoluta certeza de que tudo foi incluído, e corretamente calculado. Há erros comuns entre quem calcula manualmente ou desconhece a legislação, como veremos a seguir:
Erros em cálculos de impostos
Quem faz o cálculo dos tributos de forma manual corre um grande risco de cometer erros, seja com relação ao percentual aplicado, na própria conta ou no valor do salário base que é usado para calcular uma série de impostos.
Por isso sempre frisamos a importância de estar sempre atualizado sobre a legislação que regula as folhas de ponto e demais direitos trabalhistas. Conhecer e consultar as leis evita que erros banais sejam cometidos.
Falhas na hora de calcular horas extras
Para realizar o cálculo das horas extras e adicionais noturnos é preciso saber qual o valor da hora trabalhada, e muitas vezes o valor utilizado como base não está correto, o que representa uma sucessão de cálculos errados.
Outra questão é a falta de lançamento das horas extras dos colaboradores, não registrar os atrasos, ausências e quaisquer outros eventos que representem uma alteração no salário líquido e na folha de pagamento.
Ferramentas que facilitam o cálculo da folha de pagamento
A utilização de ferramentas tecnológicas vão auxiliar imensamente na gestão da folha de ponto e dados da jornada de trabalho de cada colaborador, que é como um banco de dados para o preenchimento das informações do contracheque.
Softwares para cálculo de folha de pagamento
Felizmente a tecnologia pode auxiliar na gestão dos dados que constituem a folha de ponto, tornando o processo muito mais ágil e requerendo um número menor de funcionários para realizar todos os cálculos de forma precisa.
Esse tipo de estratégia se faz muito necessária atualmente, pois tanto o setor de DP quanto o de RH poderão otimizar o trabalho, reduzir a margem de erros, que costuma ocorrer em tarefas manuais e ainda contar com a versão digital da folha de ponto.
Vantagens de usar sistemas automatizados
As vantagens de utilizar métodos digitais para calcular a folha de ponto impacta positivamente a gestão dos colaboradores. Reduz o tempo gasto com esse processo, aumenta a eficiência dos setores envolvidos, oferece maior facilidade em caso de auditorias, reduz as chances de ações trabalhistas e ainda possibilita aos funcionários acesso mais fácil aos seus próprios dados.
Qual a importância de manter a folha de pagamento em conformidade com a legislação?
Manter a folha de pagamento em ordem e dentro das normas trabalhistas é muito importante para evitar quaisquer ações trabalhistas, pois esse modelo de gestão oferece muito mais precisão e transparência para todos os envolvidos.
Evitando ações judiciais, as chances de prejuízos financeiros também diminuem, o que acarreta num ambiente de trabalho mais harmônico. A conformidade legal denota respeito pelos colaboradores, pelas leis trabalhistas, o que contribui para uma melhor reputação junto aos funcionários, parceiros comerciais e clientes.
Como a TWO é essencial para o cálculo da folha de pagamento da sua empresa?
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