Pode parecer impossível fazer o controle de jornada em home office, não é? Mas, nesse artigo vamos te mostrar que é possível e como fazer dentro da lei!
O mundo vem se transformando rapidamente e com isso surgiu um movimento de trabalho home office. Ou seja, colaboradores trabalhando das suas próprias casas.
Dessa forma, apesar de haver vários benefícios tanto para os funcionários quanto para as empresas, um grande ponto de discussão é o controle de jornada em home office.
Por isso, se você quer saber como fazer e quais são as regras, continue lendo!
As regras do home office após a Reforma Trabalhista
Com a Reforma Trabalhista de 2017 o teletrabalho foi oficialmente inserido na Consolidação das Leis Trabalhistas, nossa tão falada CLT. Além disso, no início de 2020 a MP 927 foi publicada trazendo novas regras para o home office em decorrência da crise de saúde pública mundial.
Mas, essa MP já não está mais vigente. Então, o que temos na legislação atual falando sobre o home office ou teletrabalho?
O primeiro importante detalhe é que a relação de home office precisa estar formalizada em contrato de trabalho observando as exigências legais.
É importante a empresa também atentar-se que, apesar do regime de home office permitir que a empresa corte diversos custos, isso não quer dizer que os benefícios dos colaboradores possam ser reduzidos ou cortados sem uma consulta à legislação e advogados.
Por exemplo, o vale-transporte teve seu corte permitido, já que o colaborador não precisa se locomover à empresa. Mas, demais benefícios, para serem cortados, precisam ser defendidos com base na lei.
Como ficou o controle de jornada?
Assim sendo, vamos ao ponto central desse artigo, como fica o controle de jornada em home office?
No art. 62 da CLT temos que os empregados em regime de teletrabalho não precisam do controle de jornada, por ser mais complicado assegurar o correto registro de ponto e o pagamento de horas extras como estabelecido na CLT.
Por isso, muito se fala do controle de jornada por atividades que o empregado terá que desenvolver, sendo elas claramente definidas no contrato de trabalho.
Contudo, a empresa pode fazer o controle de jornada em home office bem como o pagamento de horas extras por meio de acordos individuais ou coletivos.
Por que fazer o controle de ponto em home office?
Mas, se a legislação diz que não precisa controle de jornada em home office nem pagamento de horas extras, por que a empresa iria querer fazer o controle de ponto?
Há diversos motivos, como a empresa preferir ter mais controle. Mas, vai muito além de simples gosto por ser mais controlador ou não.
Sejamos realistas, quem nunca passou horas a fio trabalhando? Ou então passou o final de semana trabalhando em vez de descansar?
Pois é, isso é nada saudável para o colaborador ou para a empresa. Esse tipo de comportamento além de prejudicar a saúde, irá diminuir sua produtividade que irá impactar nos resultados da empresa.
Assim, fazer o controle de jornada em home office ajuda na organização da empresa, traz benefícios para o colaborador e protege ambas as partes.
Antes de mais nada, o controle de jornada de trabalho em regime de home office, precisa estar descrita de maneira clara no contrato de trabalho.
É extremamente importante esse passo. Assim, além de determinar se o funcionário terá que registrar o ponto, descrever como será feito.
Ademais, não deixe de esclarecer se há sistemas de compensação de horas ou pagamento de horas extras aos funcionários.
Então, como fazermos esse registro de ponto?
A tecnologia está revolucionando todos os aspectos das nossas vidas e agora temos o controle de ponto digital.
Com aplicativos para registros, como da TradingWorks, é possível fazer todo o controle de jornada em home office dos colaboradores de modo seguro, simples e com diversas funcionalidades para ajudar o setor de RH.
Funciona de maneira bem simples:
Tempo total: 1 minuto
O colaborador acessa o App com seu login;
Aplicativo tira uma selfie para fazer o reconhecimento facial. Caso tenha divergência o gestor será avisado;
Por meio do app o colaborador poderá seu registrar seu ponto;
Com o GPS, a localização do funcionário é registrada também. Assim, se ele registrar o ponto em local não autorizado o gestor será avisado.
Em 4 passos simples o registro do ponto do seu colaborador pode ser feito com segurança, rapidez e seguinte todas as diretrizes da empresa.
Mas, esse sistema só foi possível de começar sua verdadeira adoção pelas empresas após as Portarias 1510 e 373 do Ministério do Trabalho que tiverem grande impacto nesse sentido.
Por isso, é importante conhecermos essas duas Portarias.
O que é a Portaria 1510 de 2009?
Essa portaria teve por objetivo estabelecer os critérios para o uso adequado dos pontos eletrônicos.
Dessa forma, foi estabelecido a obrigatoriedade e utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). Além disso, estabeleceu os requisitos para certificação dos chamados Registrador Eletrônico de Ponto (REP), que possuem a função de:
- Registrar a jornada de trabalho;
- Emitir documentos fiscais;
- Realizar o controle fiscal da jornada de trabalho;
Assim, as principais mudanças da Portaria 1510 que podemos destacar são:
- Os requisitos mínimos para o uso do REP;
- Especificações para os softwares que tratem os dados gerados pelo REP;
- Proibição da marcação de ponto automática, exigência de autorização para registro de sobrejornada e alteração/exclusão de registros;
- Definição do formato dos arquivos digitais que os registros e relatórios terão que ser armazenados pela empresa.
Por meio da regulamentação, o controle de ponto eletrônico ficou muito mais seguro. Logo, as informações sobre a jornada de trabalho agora são mais transparentes e exatas.
Essas características trazem maior segurança jurídica tanto para a empresa quanto para o funcionário. Assim, esse aspecto também é de extrema importância para o controle de jornada em home office.
Afinal, tendo essa segurança, reduz a abertura para que a empresa seja processada ou que o funcionário seja explorado.
Contudo, a tecnologia evolui de maneira muito mais rápida do que a legislação é capaz de se atualizar. Assim, as disposições da Portaria 1510 passou por um longo período de contestações, até que em 2011 editaram uma nova portaria: a Portaria 373.
Essa nova portaria não revoga, mas complementa a Portaria 1510 ao tratar sobre os softwares de controle de ponto com base na web, como os aplicativos.
Portaria 373/11: regulamentação dos controles de ponto alternativos
Dessa forma, a Portaria 373 de 2011 veio para regulamentar os meios alternativos de controle de ponto que estavam surgindo.
Estamos falando de aplicativos baseados em tecnologia Web que permitem que o registro de ponto seja feito diretamente do computador, celular ou tablet.
Assim, o controle de jornada fica mais prático, barato e eficiente. Por não precisar de equipamentos específicos, mas só do celular, essa tecnologia começou a ser utilizada no controle de jornada em home office.
Afinal, com as funcionalidades que podemos encontrar em aplicativos como TradingWorks é possível ter o registro de maneira segura e sem complicações em qualquer lugar.
Portanto, a Portaria 373 veio para trazer mais clareza jurídica para as empresas que mantém colaboradores em home office ou de equipes externas.
As principais exigências da Portaria:
- Os sistemas precisam ter identificação do empregador e empregado;
- Estar disponível no local de trabalho;
- Os dados precisam estar disponíveis para conferência;
É importante destacar que a Portaria 373 também impõe que o sistema de marcação de ponto não faça a marcação automática, exija autorização prévia para marcar sobrejornada e alterar/excluir dados.
Essas medidas foram colocadas com intuito de prevenir fraudes. Por exemplo, a marcação automática do ponto poderia fazer com que os funcionários que acabassem fazendo hora extra não tivesse esse período registrado. Logo, não receberiam por aquelas horas a mais trabalhadas, sendo prejudicados.
Ademais, os softwares alternativos não precisam mais de um sistema a parte para fazer o tratamento de dados, como é necessário com os REP.
Dessa maneira, os custos de um controle de ponto digital fica mais abaixo ainda dos pontos eletrônicos que demandam um investimento grande por parte do empregador.
No controle de jornada em home office tem intervalo intrajornada?
O controle de jornada em home office é em sua totalidade definida pelo contrato de trabalho. Ou seja, se haverá o controle ou não fica a cargo do acordo individual entre colaborador e empresa.
Nesse sentido, caso o contrato de home office não tiver nenhuma previsão do controle de jornada não haverá os intervalos, horas extras, adicional noturno ou mesmo o banco de horas.
Então, nessa situação em que não haja o controle, o empregado não terá esse direito. Porém, o cenário muda quando temos o controle previsto no contrato.
Dessa forma, o empregador poderá sim ter o controle de intervalos através dos sistemas digitais de registro de ponto.
Isso significa que nos aplicativos é possível que o colaborador marque seu horário de almoço normalmente. Assim, ele terá o seu direito de intervalo intrajornada assegurado.
Ademais, tendo o controle de jornada em home office, também abre a possibilidade do contrato também definir os critérios para pagamento de horas extras e banco de horas.
Ressalto novamente que essa relação será totalmente governada pelos termos do contrato de home office. Por isso é muito importante que a confecção do contrato seja feita com cuidado e zelo.
Quais os benefícios do controle de ponto digital?
Com um controle de jornada em home office feito pela web traz diversos benefícios como:
- Flexibilidade: o aplicativo pode ser usado no escritório, no cliente ou home office. Logo, o colaborador poderá estar de qualquer lugar que conseguirá registrar seu ponto sem qualquer dificuldade;
- Transparência: a qualquer momento todos podem gerar as informações de jornada de trabalho;
- Fechamento de folha em instantes: em minutos a folha de ponto poderá ser fechada com confiança que os dados estão corretos;
- Produtividade: rapidez e facilidade para fazer o controle;
- Segurança: todos os dados são protegidos e métodos de proteção contra fraudes;
- Adaptação: é possível configurar o banco de horas conforme os acordos para compensação ou pagamento de horas extras.
Cuidados na hora de escolher um controle de ponto digital
Ao escolher um sistema digital para fazer o controle de jornada em home office, é essencial atentar-se aos seguintes pontos:
- O aplicativo cumpra todas as exigências legais, especialmente das Portarias 1510 e 373 que comentamos;
- Tenha um sistema para proteção contra fraudes;
- Facilidade para consultar os dados;
- Dashboard amigável com informações estratégicas e em tempo real;
- Proteção dos dados e segurança da informação;
- Fechamento da folha de ponto de maneira rápida;
- Possibilidade de fazer configurações para melhor se adequar à realidade da empresa;
- Exportação de arquivos nos formatos exigidos pelo MTE;
- Registro do ponto em poucos toques.
E se o funcionário não estiver trabalhando da casa dele?
Muitos colaboradores podem acabar desejando mudar de cenário de vez em quando. Ou então, por morarem com sua família podem preferir ir para outro lugar mais tranquilo para trabalharem.
Assim, muitos acabam indo à coworking ou cafeterias para executarem suas funções.
Nesse sentido, o controle de ponto digital é flexível para que seja feito o controle de jornada em qualquer lugar.
Ademais, como os aplicativos tem a opção de GPS a empresa poderá saber onde ele está trabalhando.
Porém, é importante deixar bem definido se o colaborador pode trabalhar em outros locais.
Afinal, ele estará utilizando informações da empresa e de clientes conectado a uma rede pública que talvez não seja tão protegida. Portanto, é preciso levar em consideração as questões de segurança dos dados.
Dessa maneira, aplicativos como da TradingWorks fazem o controle via GPS. Assim, o gestor recebe um aviso quando o colaborador estiver trabalhando de um local não aprovado.
Por fim, percebemos que a lei não obriga o registro de ponto no home office. Porém, pode ser benéfico para a empresa e seus colaboradores, melhorando a relação e a produtividade de todos.
Aliás, temos um artigo para te ajudar a resolver 4 erros no controle de ponto com um sistema eletrônico, você confere aqui.
- As regras do home office após a Reforma Trabalhista
- Por que fazer o controle de ponto em home office?
- O que é a Portaria 1510 de 2009?
- Portaria 373/11: regulamentação dos controles de ponto alternativos
- No controle de jornada em home office tem intervalo intrajornada?
- Quais os benefícios do controle de ponto digital?
- Cuidados na hora de escolher um controle de ponto digital
- E se o funcionário não estiver trabalhando da casa dele?
