Empresas que investem em um sistema de controle de ponto digital aumentam as chances de alcançar uma gestão eficiente da força de trabalho — um dos recursos mais estratégicos dentro da organização.
O sistema de controle de ponto digital oferece mais do que realizar a marcação da entrada, saída e intervalo dos colaboradores, ele fornece dados confiáveis para análise de produtividade e outros fatores relativos aos funcionários.
Neste artigo vamos explicar o que é o controle de ponto digital, suas diferenças em relação ao relógio de ponto tradicional, os tipos de sistemas disponíveis, como funcionam dentro da legislação trabalhista, e os benefícios para empresas, como redução de erros, segurança jurídica, gestão eficiente e integração com sistemas.
O que é controle de ponto digital?
O controle de ponto digital é o formato eletrônico de registrar a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa, substitui métodos tradicionais, como o livro de ponto e o relógio mecânico, por um sistema automatizado. O ponto digital pode utilizar diferentes formas de registro, tecnologias como a biometria, aplicativos para smartphones, sistemas salvos em nuvem, entre outros.
Qual a diferença entre ponto digital e relógio de ponto?
Uma das mais importantes diferenças entre o relógio de ponto e o ponto digital é a tecnologia utilizada para o registro da jornada de trabalho. O relógio de ponto é um tradicional método de controle do horário de entrada, saída e intervalo dos funcionários, que utiliza um cartão físico ou até mesmo o registro manual.
O relógio de ponto requer a transcrição manual de todos os dados armazenados no seu sistema para os softwares de gestão utilizados pelas equipes de RH e DP, demandando maior atenção para evitar erros e fraudes e mais trabalho.
Já o ponto digital utiliza um sistema eletrônico, e além de registrar a jornada de trabalho, armazena informações, elabora relatórios completos sobre faltas, atrasos, horas extras, absenteísmo, e pode ser integrado aos sistemas utilizados para gestão de pessoas.
Ao contrário do relógio de ponto, o ponto digital não exige manutenção física, pois pode ser acessado de forma remota por dispositivos eletrônicos. Este tipo de sistema reduz bastante a chance de fraudes e erros, e contribui para a elaboração de diversos processos, como a folha de pagamento, banco de horas, entre outros.
Quais são os tipos de sistemas de controle de ponto digital disponíveis?
Há diversos tipos de sistemas de controle de ponto digital, e neste tópico vamos apresentar as opções disponíveis:
REP-C (relógio de registro eletrônico)
O REP-C, ou Registrador de Ponto Convencional, é o modelo mais comum de controle da jornada de trabalho, que utiliza um relógio físico localizado na empresa para que os colaboradores realizem as marcações de entrada, saída e intervalo.
REP-A e REP-P (apps e tablets)
O REP-A, Registrador de Ponto Alternativo, é um sistema de controle da jornada de trabalho online, que possibilita que a marcação seja realizada de qualquer localização, ainda que não haja conexão com a internet, já que a sincronização pode ser realizada posteriormente quando houver sinal. Cabe ressaltar que a empresa precisa, obrigatoriamente, estar autorizada por acordo ou convenção coletiva de trabalho da categoria.
Já o REP-P, Registrador de Ponto via Programa, exerce o controle da jornada de trabalho através de um software que pode rodar em um servidor dedicado ou em nuvem. O REP-P precisa ser homologado e registrado no INPI, que é o Instituto Nacional da Propriedade Industrial, para que tenha sua validade jurídica assegurada.
Apps móveis: biometria, geolocalização, foto
Outras formas de controlar a jornada de trabalho dos funcionários é através de aplicativos para smartphones, com biometria, que pode utilizar o reconhecimento facial ou a impressão digital, usando sistemas online em plataformas web, através de ferramentas que utilizem a geolocalização, com os relógios de ponto eletrônicos que podem fazer o registro com cartões ou senhas e também através da assinatura eletrônica.
Sistemas híbridos e integrados (DP/RH, eSocial)
Os sistemas híbridos se utilizam de tecnologias combinadas, e atuam de forma mais ampla, pois além do controle da jornada de trabalho através de dispositivos móveis ou computadores, independente de onde esteja o funcionário, eles são integrados aos mais diversos sistemas utilizados pelas empresas.
Podem ser integrados ao eSocial e realizar o envio das informações necessárias, garantindo conformidade legal e fiscal, integrados aos softwares utilizados pelo RH e DP, sincronizando as informações e abastecendo os sistemas da empresa com os dados necessários para elaboração da folha de ponto, de pagamento, e outros documentos com uma probabilidade de erros muito menor.
Esses sistemas híbridos também são capazes de gerar relatórios sobre a jornada de trabalho, horas extras, absenteísmo, e outros fatores relevantes, auxiliando na gestão de pessoas e na tomada de decisões estratégicas, além de reduzir consideravelmente o trabalho manual e as chances de fraudes.
O que diz a CLT sobre o controle de ponto?
A Consolidação das Leis do Trabalho, CLT, no artigo 74, parágrafo 2º, impõe que empresas com mais de 20 funcionários registrem o horário de trabalho dos colaboradores. Esse registro deve ocorrer tanto na entrada quanto na saída dos trabalhadores, e a exigência se aplica a trabalhadores regidos pela CLT, como os celetistas temporários e rurais.
“Art. 74. § 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”
A CLT também define que os sistemas de controle de ponto devem garantir a inviolabilidade dos dados registrados, emitir comprovantes para os trabalhadores e manter os registros por um período mínimo de cinco anos para o caso de fiscalizações ou auditorias.
O que diz a lei sobre controle de ponto digital?
A legislação trabalhista brasileira, através da Portaria 671/2021, estabelece diretrizes claras para o uso de sistemas de controle de ponto digital. Essa portaria exige que os sistemas garantam a integridade e a segurança dos dados, permitam a emissão de comprovantes digitais ou impressos, e estejam preparados para auditorias e fiscalizações.
A Portaria 671/2021, em particular, atualizou as normas anteriores, classificando os sistemas de ponto em três categorias distintas (REP-C, REP-A e REP-P) e detalhando as informações que devem constar nos registros de ponto.
- REP-C: Registro de ponto convencional.
- REP-A: Registro de ponto alternativo, composto por equipamentos e programas de computador destinados ao registro da jornada de trabalho.
- REP-P: Via programa, incluindo coletores de marcações, armazenamento de registros e programa de tratamento de ponto.
Quais são as vantagens e benefícios do controle de ponto digital para empresas?
As vantagens de contar com um controle de ponto digital são inúmeras, pois como mencionamos anteriormente, estes sistemas são muito mais seguros e confiáveis que os mais antigos, reduzindo bastante as chances de erros humanos ou fraudes.
A possibilidade de acessar o ponto digital de variadas localizações é outro fator que oferece um grande diferencial, especialmente para empresas que contam com funcionários em home office e externos, além de representarem uma economia de recursos, pois diminui a papelada, exige menos manutenção, e os reparos podem ser feitos de forma remota.
A economia de tempo também deve ser considerada, pois com o sistema de ponto digital os colaboradores fazem a marcação de forma mais rápida e ágil, e os gestores têm seu trabalho muito facilitado com a integração de sistemas e a emissão de relatórios sobre a jornada de trabalho que auxiliam na gestão dos funcionários e na tomada de decisões estratégicas.
Os sistemas de controle de ponto digital auxiliam a empresa a manter a conformidade legal, pois são capazes de enviar as informações necessárias sobre a jornada de trabalho dos colaboradores ao eSocial, mantém os dados armazenados para eventuais fiscalizações e garante ao colaborador o acesso às suas informações de jornada, conforme exigido por lei.
O ponto digital utiliza alta tecnologia, capaz de manter os dados armazenados em segurança, de acordo com a LGPD, e podem ser utilizados através de diversas plataformas, como tablets, notebooks, smartphones, etc.
O sistema de ponto digital ainda é capaz de enviar alertas aos funcionários para que registrem seu ponto, aos gestores sobre atividades fora do padrão e a ausência de registros. Um sistema que agrada e favorece tanto colaboradores como gestores.
Como escolher e implantar um sistema de controle de ponto digital?
Agora seguem algumas dicas importantes para auxiliar na escolha do sistema de controle de ponto digital ideal para a sua empresa:
Levantamento de requisitos (empresa pequena, média ou grande)
O primeiro passo é avaliar as necessidades da empresa de acordo com seu porte, com sua força de trabalho (funcionários internos, externos, híbridos e home office), quantas pessoas usarão o sistema e o custo da implementação.
Checklist técnico: autenticação, mobilidade, integração
Na segunda etapa é necessário verificar se o controle de ponto digital é compatível com os sistemas já utilizados na empresa, se é possível fazer a integração deles com a ferramenta, e como será seu funcionamento.
Etapas de implantação e comunicação interna
Depois de definir qual o melhor controle de ponto digital, os gestores devem cuidar da implantação do sistema, da integração com os softwares já utilizados, a inserção das informações necessárias, o treinamento da equipe responsável pela gestão da jornada de trabalho e o treinamento para que os funcionários saibam como utilizar o sistema.
KPIs e avaliação de ROI
Depois de implementado o sistema de controle de ponto digital, o acompanhamento do seu funcionamento é muito importante. Verificar as métricas que avaliam se o sistema de controle de ponto digital está sendo uma ferramenta válida, e se os seus recursos estão se revertendo de forma positiva para a rotina da empresa e quais tipos de informações são mais aproveitadas.
O controle de ponto digital é uma opção segura?
O controle de ponto digital é uma opção extremamente segura. Ele utiliza tecnologias avançadas como biometria e criptografia para garantir que apenas os próprios colaboradores consigam registrar o ponto.
Além disso, os dados são armazenados em nuvem, o que protege contra perdas e facilita a recuperação em caso de falhas no sistema. A conformidade com as regulamentações legais também é um fator de segurança, pois garante que os registros sejam invioláveis e auditáveis.
Futuro do controle de ponto digital
Neste tópico vamos falar sobre o que está vindo por aí na área de sistemas de controle de ponto digital:
Inteligência artificial para previsão de jornadas e absenteísmo
A inteligência artificial vem apoiando o setor de RH com insights preditivos, analisando padrões de absenteísmo, desempenho e atividades fora do padrão. Isso contribui para decisões estratégicas e ações mais eficazes.
Automação completa e integração com outras ferramentas corporativas
Quando a empresa opta pela automação total do sistema de controle de ponto digital e a integração com os softwares e demais sistemas utilizados pelos setores de RH e DP, a gestão da jornada de trabalho é otimizada.
Há a redução significativa de erros, economia de tempo e de dinheiro, relatórios completos com a análise da jornada de trabalho, alertas para atividades fora do padrão, conformidade legal e maior eficiência do setor de RH.
Checklist para escolher o melhor ponto digital para a sua empresa
Para escolher o melhor controle de ponto digital para sua empresa é preciso se atentar aos seguintes detalhes:
- Necessidades da empresa
- Funcionalidades desejadas
- Facilidade de uso
- Segurança e conformidade
- Custo-benefício
- Suporte e manutenção
- Reputação do fornecedor
- Compatibilidade de dispositivos
- Escalabilidade
- Teste do sistema
