O controle de ponto é uma das ferramentas que as empresas utilizam para alcançar eficiência na gestão dos seus recursos humanos, e mesmo que uma parte ou a totalidade dos colaboradores trabalhem em modelo remoto ou híbrido, ele é muito importante por diversos motivos.
O uso de sistemas digitais para o controle de ponto permitiu que os funcionários que não trabalham na empresa pudessem ter suas jornadas acompanhadas, e tenham seus direitos e deveres garantidos.
Para explicar um pouco mais como funciona o controle de ponto para equipes remotas e híbridas, preparamos um guia que demonstra a importância estratégica desse tipo de ferramenta, e o passo a passo para implantação eficaz do REP-P (Registro Eletrônico de Ponto por Programa).
Por que o controle de ponto é indispensável no trabalho remoto e híbrido?
O controle de ponto é uma medida essencial para as empresas e colaboradores que atuam em modelo híbrido e remoto, já que ele engloba uma série de direitos e deveres de ambas as partes, garantindo que as regras legais sejam cumpridas.
O controle de ponto proporciona maior transparência no processo de gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, oferecendo dados precisos para a elaboração da folha de ponto, folha de pagamento e banco de horas, mesmo que o modelo de registro de horas seja híbrido ou remoto, permitindo ainda que haja o controle da própria jornada por meio do sistema, onde estão registrados os horários.
Para uma gestão de pessoas mais eficiente, o controle de ponto fornece dados importantes para a tomada de decisões de líderes e gestores, permitindo que sejam identificados e corrigidos quaisquer problemas, bem como possibilitando que mudanças sejam feitas com base em informações contidas nos relatórios automatizados que os equipamentos produzem.
O controle de ponto possibilita acompanhar indicadores de produtividade e cumprimento de jornada, evitando extrapolações não autorizadas no home office, evitando que ele atue por mais tempo que o acordado em contrato e promovendo cuidado com a sua saúde e bem-estar.
Esse sistema permite que as relações entre colaboradores e a empresa sejam mais harmoniosas, pois deixa claro o comprometimento da organização com um modelo de trabalho mais justo e sua preocupação com o impacto que o excesso de trabalho pode causar na qualidade de vida dos funcionários.
O que diz a lei sobre o controle de ponto para funcionários híbridos e remotos?
Os órgãos reguladores reconheceram a necessidade de criar normas para regulamentar os modelos de trabalho híbrido e remotos. Vamos mostrar o que diz a lei sobre isso:
Obrigatoriedades do controle de ponto para trabalho remoto
O controle de ponto é obrigatório para trabalhadores remotos e híbridos que possuam horários definidos (entrada, saída e intervalos), conforme Art. 62, III da CLT e Portaria 671/2021.
A Portaria 671/2021 tornou o controle de ponto para trabalhos híbridos ou remotos obrigatório, então o REP-P foi desenvolvido para que fosse possível atender às necessidades deste tipo de colaborador, uma vez que eles não poderiam utilizar sistemas de registro da jornada instalados na sede da empresa.
Para os funcionários que não têm horários definidos e possuem liberdade para definir a própria jornada de trabalho não há a obrigatoriedade do registro de ponto, como por exemplo em casos de funcionários que trabalham por produtividade ou no sistema de entrega de tarefas.
Como o REP (Registro Eletrônico de Ponto) se aplica ao modelo híbrido
O modelo mais adequado para trabalho remoto e híbrido é o REP-P, que permite marcações por software em dispositivos móveis ou computadores.
Fica sob a responsabilidade da empresa fornecer um sistema de controle de ponto que permita a marcação dos horários da jornada de trabalho, como os que fazem o registro através de aplicativos, utilizando biometria ou geolocalização.
A TWO RH oferece orientação para que sua empresa adote a opção mais adequada, ajudando na implementação desse processo com segurança jurídica e eficiência operacional, superando desafios comuns como falhas técnicas e a percepção de micromanagement.
Passo a passo para uma implantação eficaz do controle de ponto
Como o modelo de controle de ponto REP-P é uma tecnologia relativamente nova, sua implementação deve ser feita de forma cuidadosa, para que todos os seus recursos possam ser utilizados de forma plena e correta. Vamos mostrar como pode ser o passo a passo desta implementação:
Passo 1: Escolhendo a melhor solução tecnológica
Opte por um sistema que ofereça recursos compatíveis com o formato remoto e que permita integração total com folha, ponto e banco de horas.
Verifique com a empresa fornecedora se a ferramenta pode ser integrada aos sistemas e softwares já utilizados, especialmente os dos setores de RH e DP, pois isso vai otimizar bastante a rotina dessas equipes com a transmissão de informações da jornada de trabalho necessárias para elaboração das folhas de ponto e de pagamento.
Passo 2: Comunicando a mudança e engajando a equipe
Para fazer o comunicado da implementação de um novo controle de ponto para os funcionários, os gestores devem utilizar clareza e transparência e explicar as razões para a adoção do sistema.
É importante abordar os benefícios que a empresa e os colaboradores vão obter com o novo sistema de controle da jornada de trabalho, e para gerar maior engajamento disponibilize diversos canais de comunicação e esteja aberto para ouvir as dúvidas e sugestões das equipes.
Passo 3: Definindo as regras da jornada de trabalho
No passo seguinte a empresa deve deixar bem claras as regras a serem cumpridas pelos colaboradores no que diz respeito à jornada de trabalho, controle de ponto, políticas de horas extras e banco de horas, bem como tudo que for relativo a folgas e outras diretrizes que sejam importantes para a realidade da organização.
Passo 4: Treinamento e go-live do sistema
Para que a implementação do controle de ponto seja bem sucedida é necessário que todos os colaboradores sejam previamente treinados sobre o funcionamento do sistema e a forma correta de utilizá-lo.
Ofereça um treinamento completo, com demonstrações práticas, garantindo que todos compreendam as regras e o uso do sistema.
Passo 5: Monitoramento e ajustes contínuos
Depois de implementado o controle de ponto deve receber uma atenção especial, para que seja possível perceber se ele está funcionando bem, se algo pode ser melhorado, e se os funcionários estão bem adaptados ao sistema novo.
Com o uso é possível verificar se algum ajuste é necessário, e através do monitoramento contínuo também podem ser obtidas informações em tempo real sobre a jornada dos colaboradores e como isso está impactando a organização.
Desafios comuns na implantação e como superá-los
Por mais que toda a implementação tenha sido muito bem planejada, os desafios podem surgir, mas há como superá-los, como mostraremos a seguir:
Falhas técnicas e conectividade: garantindo a confiabilidade
O monitoramento contínuo do sistema é essencial para detectar falhas de conectividade ou inconsistências e acionar rapidamente o suporte técnico
Convém explicar aos colaboradores o que está acontecendo em caso de panes ou erros no sistema para que eles percebam que as lideranças estão comprometidas com a transparência do processo de implementação e saibam que a solução está sendo buscada.
Preservando a cultura de confiança e evitando o micromanagement
Para que a cultura de confiança seja mantida entre a empresa e os colaboradores é fundamental que as lideranças sejam sempre claras e diretas em seus comunicados e nos processos a serem implementados.
A comunicação clara evita a percepção de micromanagement e sustenta uma cultura de confiança e autonomia no trabalho remoto.
