Costumamos afirmar que um controle de ponto eficiente é fundamental para a gestão de pessoas, mas alguns gestores ou profissionais de RH podem ter dúvidas sobre as melhores soluções para o seu setor da economia.
Para que seja mais fácil compreender a importância dos sistemas de controle de ponto específicos para cada setor, redigimos um artigo elencando as diversas situações que normalmente ocorrem nas diferentes áreas de atuação.
Vamos apresentar soluções personalizadas para saúde, varejo e indústria, incluindo um comparativo de tecnologias (biometria, app e reconhecimento facial), demonstrando o custo-benefício dessas ferramentas no controle de ponto, além de listar os cinco erros mais comuns na gestão da jornada.
Por que o controle de ponto precisa ser diferente para cada setor?
Assim como as demandas de cada setor são diferenciadas, o controle de ponto deve ser adaptado às necessidades de cada tipo de empresa de acordo com a atividade que ela exerce.
As necessidades operacionais são diferentes de um setor para outro, as rotinas administrativas também podem apresentar variações, e principalmente as escalas e modelos de jornadas de trabalho mudam de uma área para outra, bem como os direitos e deveres de empregadores e funcionários.
Muitas empresas se utilizam de acordos e convenções coletivas que diferem de um setor para outro e, por consequência, as configurações dos sistemas de controle de ponto exigem soluções diversas.
Controle de ponto na saúde: Desafios e soluções para hospitais e clínicas
Um setor que tem todos os tipos de escalas, horários e precisa de um controle de ponto eficiente é o da saúde, já que ele costuma funcionar 24 horas por dia, 7 dias por semana, e são muitos tipos de profissionais envolvidos, desde os da área de saúde, passando pelo administrativo, e incluindo limpeza e alimentação.
Esses colaboradores trabalham em escalas diferentes, com adicionais variados, cada hora extra é remunerada com diferentes percentuais, trocas constantes de turnos e plantões, e essa complexidade só pode ser administrada de maneira eficiente através de um controle de ponto que reúna em um único sistema toda essa diversidade.
Dada a impossibilidade de manter um controle manual preciso, o REP, Registro de Ponto Eletrônico, é a melhor solução para gestão eficiente da jornada de trabalho de todos os tipos de funcionários e prestadores de serviço, com conformidade legal.
O REP-P possibilita o registro da jornada por meio de aplicativos instalados em smartphones, tablets ou computadores, conforme previsto na Portaria MTP nº 671/2021.
Outro ponto importante a levantar é a gestão de horas extras ou banco de horas e adicionais noturnos, o registro manual pode gerar uma série de erros ou duplicidades, acarretando um impacto no orçamento da instituição e até mesmo ocasionando passivos trabalhistas.
Um dos fatores que mais impacta na gestão eficiente do controle de ponto é a integração dos REPs com os demais softwares já utilizados nos setores de RH, DP e financeiro, o que possibilita a troca de informações entre os sistemas, com os da folha de pagamento, eSocial e FGTS Digital, com cálculo das remunerações, horas extras, adicionais, impostos e encargos.
O sistema de ponto eletrônico permite ainda que os colaboradores e os gestores tenham acesso em tempo real às informações da jornada, que sejam solicitadas alterações, de forma transparente, com os dados armazenados em nuvem, de forma segura, respeitando as diretrizes da LGPD.
Controle de ponto no varejo: Otimizando lojas e shopping centers
Mais um setor que possui diferentes escalas de trabalho e conta com profissionais variados é o do varejo, que engloba mercados, lojas de rua e shopping, e o uso do sistema REP é a solução ideal para otimizar as operações.
Para uma gestão eficiente das escalas diferentes de trabalho, troca de turnos, controle de folgas, jornadas em finais de semanas e feriados, o controle de ponto eletrônico é uma ferramenta imprescindível.
Como esse setor geralmente funciona em todos os dias da semana, é possível obter o cálculo automático dos adicionais, de horas extras, evitando que as informações sejam processadas de forma errada e gerem impacto no orçamento da empresa, bem como reduzindo drasticamente as chances de passivos trabalhistas.
Com um sistema eletrônico e a integração dele com os demais softwares de gestão é possível otimizar o trabalho das equipes de RH, DP e financeiro, permitindo assim que seus esforços sejam direcionados para atividades mais estratégicas, como os processos seletivos e treinamentos.
Avaliar indicadores como frequência, pontualidade e volume de horas trabalhadas, que podem ser cruzados com dados de produtividade para apoiar decisões estratégicas.
Como mencionamos acima, o sistema de controle de ponto eletrônico está em conformidade legal, regulamentado pela Portaria 671, e oferece segurança jurídica, pois emite comprovantes para os funcionários sobre seus registros, armazena de maneira íntegra todas as informações em caso de auditorias e fiscalizações, e oferece mais transparência nas relações com os colaboradores e a justiça do trabalho.
Controle de ponto na indústria: Precisão para fábricas e produção
Outro setor que precisa exercer um rigoroso controle de ponto é a indústria, pois assim como na área da saúde, muitas funcionam de forma ininterrupta, ou com picos de produção em maiores demandas.
Para garantir a eficiência operacional, conformidade legal e otimizar o trabalho dos setores de recursos humanos, a melhor solução para as indústrias é o uso do REP, que pode ser integrado com os demais sistemas de gestão de pessoas, instalado em smartphones e tablets, e ainda proporciona maior flexibilidade no registro da jornada.
Em fábricas e indústrias a gestão do tempo é muito importante, então quanto mais os colaboradores estiverem focados no trabalho, maior será a produção. O uso do sistema eletrônico de controle de ponto reduz deslocamentos desnecessários para registro da jornada
É possível encontrar neste setor escalas diferentes, adicionais de insalubridade e noturno, horas extras ou banco de horas, e esses fatores inviabilizam o cálculo manual de tantas variáveis.
Com o uso de sistemas eletrônicos o cálculo do controle de ponto é feito de forma automatizada, e quando integrado com os softwares de gestão de pessoas a informação é direcionada para a folha de pagamento, evitando duplicidade de informações e erros comuns em processos manuais.
Um grande diferencial que merece ser mencionado é que os REPs emitem relatórios sobre diversos tópicos importantes, então fica mais fácil controlar o absenteísmo, o volume de horas extras realizadas, pontualidade e sobrecarga de trabalho, o que representa uma solução estratégica para a redução de custos e apoio à tomada de decisões.
Quadro comparativo: soluções por setor
Cada setor da economia tem suas particularidades, por isso apesar do REP ser, sem nenhuma dúvida, a melhor ferramenta para controle de ponto e gestão de pessoas, a personalização do sistema é necessária para adaptação às demandas de cada área.
Comparativo de tecnologias: Biometria, APP, Cartão, Reconhecimento Facial
As empresas com mais de 20 funcionários devem, por lei, realizar o controle de ponto, e em diversos setores da economia é fundamental utilizar um sistema que permita a marcação da jornada de forma facilitada, independente da escala e do modelo de trabalho, seja externo, híbrido, home office ou presencial.
É de responsabilidade do empregador proporcionar aos funcionários um sistema de controle de ponto que atenda às demandas, e os que utilizam biometria, cartão, aplicativos ou reconhecimento facial são capazes de atender os mais variados modelos de jornadas, bem como diferentes escalas.
Custo-benefício por tamanho de empresa e setor
Para empresas que possuem mais de 20 funcionários o custo-benefício da contratação do controle de ponto eletrônico é positivo, pois a automação de uma série de tarefas e processos é de grande valia.
Os sistemas REP possuem conformidade legal, promovem uma impactante agilidade no processo de fechamento da folha de pagamento, reduz de maneira considerável os erros, fraudes e duplicidades, o que minimiza as chances de passivos trabalhistas e multas por discrepância nas informações prestadas.
5 erros comuns no controle de ponto (e como evitá-los)
Para evitar erros no controle de ponto, listamos alguns dos mais comuns e como preveni-los.
Usar o mesmo sistema para setores diferentes
Para que sua empresa atenda a todos os colaboradores de maneira uniforme no controle de ponto, as condições e facilidades para o registro da jornada devem ser adequadas a todos os tipos de escalas de trabalho e modelos de jornada.
Em uma empresa ou indústria de grande porte, contar com um aparelho em um ponto único não vai trazer facilidades, já que os deslocamentos podem ser um empecilho e reduzir o tempo em que o funcionário vai se dedicar ao trabalho.
Poder registrar sua jornada de qualquer lugar é um facilitador, especialmente se ele for feito através de métodos que ofereçam maior integridade, como os aplicativos instalados em smartphones e tablets, biometria e geolocalização.
Não considerar a mobilidade dos colaboradores
Um fator que precisa ser considerado é a mobilidade dos funcionários, e ela pode ser dentro das instalações da empresa no decorrer do dia, na alternância de serviços internos e externos, o que muitas vezes pode impedir que eles registrem sua jornada em um local fixo, então a empresa deve providenciar um sistema que possibilite a marcação independente de onde estiverem.
Subestimar a importância do backup e da segurança dos dados
Com o controle de ponto eletrônico, esse risco é significativamente reduzido, pois as informações ficam armazenadas em nuvem.
Uma grande preocupação dos empregadores e determinados setores é com o armazenamento das informações relativas ao controle de ponto e folha de pagamento, pois ela serve de prova em caso de ações trabalhistas e é imprescindível em caso de fiscalizações e auditorias.
Com o controle de ponto eletrônico esse problema se extingue, pois todas as informações ficam salvas em nuvem dentro das diretrizes da LGPD, e podem ser facilmente acessadas a qualquer tempo e de qualquer lugar, evitando assim que dados sejam perdidos ou que quando necessário eles estejam disponíveis para envio ou consulta.
Ignorar as particularidades legais de cada setor
Muitas vezes os colaboradores encontram dificuldade em registrar sua jornada em tempo hábil por uma série de motivos, seja a distância a percorrer até a máquina, os momentos em que está exercendo as atividades fora das instalações da empresa, ou por estar no meio de uma função, como uma cirurgia, um atendimento, ou resolvendo problemas mais urgentes.
Como mostramos acima, cada setor da economia possui suas características e particularidades, e o controle de ponto deve adaptar-se às suas necessidades, para isso o ideal é que a empresa se atente ao formato das escalas e à estrutura da empresa e viabilize esse registro, seja de forma presencial ou a distância.
Não integrar o ponto com folha de pagamento
Esse é um dos maiores gargalos que as empresas que se utilizam do controle de ponto manual e mecânico podem sofrer, os erros manuais ou o volume de trabalho que o sistema mecânico proporciona aos setores de RH e DP.
Para corrigir isso, a solução é o uso do controle de ponto eletrônico, que pode ser integrado aos softwares de gestão de pessoas, financeiro, e das obrigações fiscais, otimizando a rotina desses setores, reduzindo os erros, permitindo que os colaboradores foquem em atividades estratégicas, tudo isso em conformidade legal.
Como escolher o melhor sistema de controle de ponto para seu setor?
Antes de definir o sistema de controle de ponto é recomendado analisar quais são as demandas da empresa, verificar quais são as prioridades e as necessidades imediatas e futuras, para que o sistema tenha uma vida útil longa.
Cheque a escalabilidade, a capacidade de integração com os softwares já utilizados pela empresa, a conformidade legal, o suporte pré e pós-venda, se a empresa responsável pelo sistema oferece treinamento, e se o software pode ser personalizável para se adaptar à realidade da empresa.
Os sistemas de controle de ponto da TWO RH são perfeitos para todos os setores da economia, e podem se adaptar às demandas de cada área, bem como ser integrados aos softwares já utilizados. Entre em contato com nossa equipe e descubra um mundo de soluções para otimizar seu negócio.
