O departamento pessoal é uma área muito importante para as empresas, afinal, o setor é responsável por cuidar da parte burocrática necessária para a manutenção dos colaboradores na organização.
No entanto, muitos gestores ainda confundem as tarefas do DP com as atribuições do RH, que estão mais relacionadas à atração, desenvolvimento e retenção de talentos.
Neste artigo, você vai entender quais são as responsabilidades do DP e o que fazer para organizar a rotina diária deste setor.
Confira!
Afinal, quais são as tarefas do departamento pessoal?
Apesar de parecer ser menos estratégico, é importante dizer que o trabalho do DP é extremamente relevante para os resultados da companhia.
Isso porque envolve aspectos que influenciam diretamente na motivação e engajamento dos funcionários.
Veja a seguir, quais são as funções que fazem parte do dia a dia de um departamento pessoal:
Controle da jornada de trabalho
Entre as responsabilidades do DP, está o monitoramento da jornada dos colaboradores.
Além de acompanhar os horários de entrada e saída e calcular as horas extras realizadas no mês, o DP também faz o registro das horas faltantes e dos atrasos.
Assim, os gestores conseguem gerenciar o banco de horas e fazer o pagamento das horas excedentes com maior precisão.
O departamento pessoal também faz o fechamento da folha de pagamento
O fechamento da folha é realizado mensalmente e refere-se ao pagamento dos salários de todos os funcionários. Por isso, é uma atividade bastante complexa e trabalhosa.
Conforme você pode imaginar, um simples erro de cálculo pode trazer muita dor de cabeça, prejudicando a remuneração do empregado.
Planejamento de férias e licenças
A equipe do departamento pessoal também gerencia a marcação e o cálculo das férias e licenças do trabalhador.
Aliás, esta é uma tarefa que precisa ser bem planejada para que as datas atendam tanto às demandas do colaborador quanto as da empresa.
Durante a gestão do cronograma de férias, o DP ainda deve informar os setores quanto à necessidade de acúmulo de atribuições ou contratação de colaboradores temporários.
Admissão e desligamento de funcionários
É o setor que cuida dos trâmites formais relacionados às novas contratações.
Por exemplo, registro na carteira, exame admissional, controle de acesso, cadastro dos dados no relógio de ponto, entre outros.
Ademais, o departamento pessoal também realiza os processos de demissão, levantando os documentos necessários, providenciando o pagamentos das verbas rescisórias, encaminhando o profissional ao exame demissional, etc.
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O departamento pessoal gerencia os impostos, taxas e contribuições
Além de tudo isso, a rotina do departamento pessoal inclui a gestão das parcelas de contribuição do FGTS e demais taxas e encargos.
O setor também lida diretamente com as entidades sindicais, por meio do acompanhamento de convenções coletivas e do repasse da cobrança do imposto anual relacionado às atividades dos sindicatos.
Contratação e administração de benefícios obrigatórios e opcionais
Também é atribuição do DP avaliar e contratar os benefícios complementares que oferecem mais vantagens para o colaborador e para a empresa como, por exemplo: gympass, vale-cultura.
Além disso, o setor também cuida daqueles benefícios exigidos por lei, como décimo terceiro salário, FGTS e plano de saúde.
Agora que você já sabe quais as atribuições do departamento pessoal, que tal aprender a planejar o trabalho para otimizar a rotina?
A seguir, listamos 4 dicas que te ajudarão a ganhar mais tempo e produtividade.
1-Padronize os processos
Em primeiro lugar, é importante implementar um padrão para as atividades do setor. Assim, fica mais fácil evitar erros e retrabalhos.
Comece definindo fluxos de trabalho prevendo o passo a passo de cada tarefa dentro da rotina.
A vantagem do fluxo de trabalho é que ele ajuda as equipes a entenderem o papel de cada um e a ordem em que cada atividade deve ser desenvolvida.
2- Delegue tarefas
Delegar nem sempre é fácil, mas é fundamental para garantir a qualidade do trabalho.
Aposte na gestão descentralizada, redistribuindo as funções operacionais entre o time. Desse modo, sobra mais tempo para tarefas mais analíticas.
3- Utilize indicadores de desempenho
Para saber o que deu certo e o que deu errado na rotina do departamento pessoal, o ideal é estabelecer metas e indicadores de avaliação de desempenho.
Alguns exemplos de indicadores: feedback de funcionários, índice turnover, produtividade no trabalho, retorno sobre o investimento feito em programas de capacitação e treinamento, entre outros.
3- Ganhe tempo usando a tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada das rotinas do DP, pois agiliza as tarefas burocráticas e fornece dados precisos que tornam o setor ainda mais estratégico.
Vamos te dar um exemplo!
Atualmente existem softwares de registro de ponto, que fazem o controle da jornada de forma automatizada e em tempo real.
Muito mais prático, não é mesmo?
Enfim, agora que você sabe como aperfeiçoar o departamento pessoal da sua empresa, é hora de colocar nossas dicas em prática. Certamente não vai demorar muito para você notar os resultados.
Leia também: O uso da tecnologia na gestão de RH
Conclusão
Enfim, agora que você sabe como aperfeiçoar o departamento pessoal da sua empresa, é hora de colocar nossas dicas em prática. Certamente não vai demorar muito para você notar os resultados.
