Uma das maiores mudanças que o setor de RH vem atravessando é a transformação digital, que vai muito além de digitalizar documentos, pois envolve a automação de uma série de atividades burocráticas e otimização do tempo da equipe para focar em atividades imprescindivelmente presenciais.
Para explicar de forma detalhada como a transformação digital pode ser implementada através de um roteiro de modernização e eficiência operacional, preparamos um guia, focado em converter a tecnologia em uma aliada estratégica do Departamento Pessoal e do RH.
As empresas que pretendem estar em constante evolução devem se adequar o quanto antes a transformação digital, para atender de forma ainda melhor as demandas, oferecer uma experiência de ponta para o cliente e operar de maneira estratégica. Vamos aos dados!
O que é Transformação Digital no RH?
A transformação digital no RH é um processo que automatiza todos os processos e atividades possíveis no setor, usando a tecnologia como aliada com o objetivo de aumentar a eficiência na contratação e gestão de pessoas e demais tarefas pertinentes aos desafios da área e da empresa como um todo.
Quais são os benefícios da Transformação Digital no RH?
Há uma série de benefícios que a transformação digital no RH pode oferecer, para os membros do setor, para demais colaboradores, para a empresa e também para futuros contratados, como mostraremos a seguir:
Aumento da produtividade e eficiência operacional
Com a substituição de uma série de atividades e tarefas manuais pelas automatizadas a equipe, consequentemente fica com mais tempo livre, permitindo que se dediquem às funções que sejam mais estratégicas e requeiram presença.
Podemos citar o desenvolvimento de métodos de desenvolvimento de talentos, a criação de ações para promover maior engajamento e atuação de forma mais efetiva nos processos de recrutamento e seleção como atividades que recebem maior atenção presencial do RH.
Redução de custos e erros humanos
Uma das maiores vantagens da transformação digital é a redução expressiva dos erros humanos em tarefas manuais, pois a automatização dos processos minimiza esse tipo de falha, que podem ser de duplicidade, erros na digitação, inserção de dados errados em planilhas, entre outros.
Com a redução expressiva do retrabalho que a correção desses erros exige, bem como evita uma série de problemas legais que resultam em passivos trabalhistas derivados de falhas manuais na conferência do sistema de ponto e lançamento na folha de pagamento.
Tomada de decisão baseada em dados
Mais uma das grandes vantagens que a transformação digital no RH e automatização dos processo é que o uso de um sistema de ponto eletrônico como o da TWO RH, permite a integração com os sistemas já utilizados pelo RH.
Essa integração possibilita a transferência automática de dados da jornada de trabalho, folha de pagamento e plataformas de treinamento, elaborando relatórios detalhados com informações preciosas para a tomada de decisões estratégicas baseadas nos dados coletados e compilados.
Os dados dos processos de análise de produtividade, do monitoramento de faltas, ausências e absenteísmo e a avaliação de programas de capacitação, são objeto de consulta, criando um cenário mais claro e preciso para as estratégias de gestão de pessoas.
Melhoria na experiência do colaborador
A transformação digital também oferece maior autonomia aos colaboradores, que podem acessar suas informações em portais ou aplicativos, consultar horas extras, banco de horas, comprovantes de renda, solicitar férias, enviar documentos médicos, acompanhar os benefícios e receber treinamentos.
Com ferramentas tecnológicas, os líderes podem avaliar o desempenho dos seus liderados de forma mais fácil, medir o clima na empresa, fornecer feedback, promover trilhas de capacitação em diversos formatos, entre outros benefícios.
Agilidade no recrutamento e seleção
O time de RH consegue dedicar um tempo maior aos processos de recrutamento e seleção graças à transformação digital. O uso de ferramentas que automatizam processos burocráticos pode também ser um filtro de currículos, buscar habilidades específicas através de palavras-chave, eliminando assim vieses, já que não há critérios entre gênero, idade e outros fatores que poderiam impactar o processo seletivo.
Garantia de conformidade legal e segurança
O uso de sistemas digitais permite uma série de vantagens, como a integração com o eSocial, e envio facilitado dos dados dos funcionários ao Governo, evitando erros e perda dos prazos.
Os sistemas de controle de ponto eletrônico permitem que todos os dados e documentos sejam facilmente acessados em casos de auditorias, fiscalizações de órgãos trabalhistas e em caso de ações judiciais.
Ao contratar o sistema de ponto eletrônico a segurança de estar em conformidade legal também é garantida pela TWO RH, bem como a validade jurídica dos dados nele contidos, pois tudo é feito dentro das normas do Ministério de Trabalho e CLT, e validado com assinaturas eletrônicas dos envolvidos.
A Importância da Integração de Sistemas no RH
Os sistemas de RH integrados são uma solução extremamente valiosa para a transformação digital do setor, que permitem conectar o controle de ponto ao software da folha de pagamento e elaboração do contracheque.
Também é possível conectar o sistema de avaliação de desempenho com o de elaboração de feedbacks, e utilizar plataformas e aplicativos para facilitar o recebimento das informações, compilação dos dados e apresentação dos resultados.
No caso da gestão de desempenho, é possível conectá-la ao sistema de treinamentos para que os gestores possam acompanhar a evolução dos colaboradores e planejar programas de desenvolvimento com base nos resultados de avaliação.
Benefícios da Integração de Sistemas no RH
Os benefícios da integração de sistemas são muito relevantes, pois permitem ao RH centralizar as informações dos colaboradores, facilitando o acesso e mantendo tudo um uma única plataforma com consulta limitada a pessoas autorizadas, mantendo-se alinhado às diretrizes da LGPD.
Eliminado a necessidade de consultar múltiplos sistemas ou planilhas, é possível tornar o trabalho da equipe de RH mais ágil e preciso, pois a centralização facilita a visualização do histórico completo de cada colaborador, desde a entrada na empresa até seu desenvolvimento, desempenho e eventual saída.
A integração de ferramentas de gestão de desempenho, controle de ponto e folha de pagamento permite acompanhar o ciclo de vida dos colaboradores de forma contínua e eficiente, iniciando no recrutamento e integração, passando pelo acompanhamento de desempenho e treinamentos, até a gestão de remuneração e benefícios.
Com a visão integrada, o RH consegue identificar pontos de melhoria, otimizar processos e criar estratégias para retenção e desenvolvimento dos talentos de forma mais eficaz.
Os relatórios elaborados pelos sistemas oferecem dados valiosos, que permitem implementar as melhorias necessárias, definir o curso de ação para implementá-las e a tomada de decisões estratégicas.
Controle de Ponto Digital
Um dos pilares da transformação digital no RH é a adoção do controle de ponto digital, que além de oferecer uma série de vantagens, pode ser integrado com outros sistemas, otimizando a operação e os processos da área.
Registros de Jornada de Trabalho
O registro da jornada de trabalho automatizado oferece inúmeras vantagens aos empregadores e ao RH, pois elimina o registro manual ou mecânico, permitindo que os colaboradores, presenciais, híbridos e remotos registrem seus horários de formas diferentes.
O ponto pode ser marcado no aplicativo por meio de biometria, cartões de proximidade ou nos relógios de ponto inteligentes, podendo incluir uma cerca virtual para controle da localização dos funcionários externos.
Essa ferramenta elimina a possibilidade de marcação de ponto por terceiros, reduz quase que totalmente os erros humanos no controle da jornada e permite que todas as informações sejam acompanhadas em tempo real.
Integração com Outros Sistemas de Gestão
Outro fator muito importante é a possibilidade de operar com todos os sistemas pertinentes integrados, facilitando a centralização das informações, o acesso aos dados da jornada de trabalho, folha de ponto e folha de pagamento.
A gestão de desempenho e análise da capacidade produtiva também podem se beneficiar dessa integração, pois é possível utilizar as métricas de produtividade dos colaboradores cruzando com as horas trabalhadas, oferecendo insights preciosos para a tomada de decisões estratégicas e implementação de melhorias.
Como aplicar a Transformação Digital no RH da sua empresa?
A transformação digital no RH é uma jornada estratégica que requer planejamento, execução cuidadosa e adaptação contínua. Para que sua empresa alcance o máximo de eficiência e produtividade com o uso de tecnologia, é necessário seguir algumas etapas chave.
Veja agora quais são os passos essenciais para modernizar o RH e garantir que a transformação seja bem-sucedida.
Diagnóstico da maturidade digital e mapeamento de ganhos
O primeiro passo para a transformação digital no RH é realizar um diagnóstico completo dos processos atuais, identificando quais atividades ainda são feitas manualmente ou de forma ineficiente. O controle de ponto manual, a atualização de planilhas e a gestão de documentos físicos, podem ser grandes fontes de desperdício de tempo e erros.
Mapeando essas atividades, o RH consegue entender melhor as áreas que precisam de automação e integração, facilitando a priorização de soluções tecnológicas que tragam benefícios imediatos. Esse diagnóstico é crucial para planejar a implementação das ferramentas adequadas e maximizar os resultados da transformação digital.
Migração para sistemas baseados em nuvem (saas)
Quando o mapeamento estiver pronto, chega o momento de escolher as ferramentas tecnológicas mais adequadas para o seu RH, como o sistema de controle de ponto digital, uma das melhores soluções para automação e integração de processos.
O sistema de controle de ponto digital não apenas automatiza o controle de jornada de trabalho, mas também se integra com outros sistemas essenciais, como folha de pagamento, gestão de desempenho e análises de produtividade, por isso é fundamental priorizar ferramentas que ofereçam integração.
Implementação de um controle de ponto digital e inteligente
O controle de ponto ideal para sua empresa deve fornecer todas as ferramentas que atendam as demandas, e personalizado de acordo com as necessidades do setor, por isso é preciso primeiro mapear as operações, jornadas de trabalho e forma de registro adequada.
A TWO RH oferece as melhores soluções em controle de ponto digital, seguindo todas as normas estabelecidas pela lei, e contando com equipes aptas a atender todos os setores de atuação e porte de empresas.
Comunique aos colaboradores a razão da implementação, ofereça treinamento adequado de acordo com os níveis de uso, explicando os benefícios para cada equipe e inicie o período de instalação e testes.
Monitore o funcionamento do sistema, fique atento aos pequenos problemas que podem surgir, seja pelo uso errado das funcionalidades e adaptações necessárias para a rotina da empresa e resolva essas falhas o mais rápido possível.
Integração de dados entre departamentos (erp e rh)
Antes de começar a utilizar o sistema formalmente, realize a integração do sistema de ponto com os demais sistemas já utilizados na empresa, como folha de pagamento, programas contábeis, software de gestão de RH e faça os testes necessários para avaliar o funcionamento.
Treinamento e aculturamento digital do time
A implementação de novas tecnologias no RH não é eficaz sem o treinamento adequado da equipe. Para que o controle de ponto digital e outras ferramentas sejam adotadas de maneira eficiente, a equipe de RH precisa entender como utilizá-las corretamente, e oferecer os esclarecimentos aos demais colaboradores.
O contratado deve oferecer suporte constante para garantir que todos se sintam confortáveis com a tecnologia. Isso facilita a adaptação ao novo sistema e reduz resistências à mudança, promovendo uma transição suave para um RH mais ágil e eficiente.
Adoção de metodologias ágeis e gestão por indicadores
O RH ágil é o objetivo da transformação digital e, para tanto, alguns processos devem ser adotados, como a organização de equipes multidisciplinares para a resolução de problemas e a criação de ciclos curtos para avaliação de desempenho, gestão de projetos e outras situações aplicáveis.
O uso dos quadros visuais que mapeiam o fluxo de atividades e o andamento dos projetos dá maior agilidade e promove a transparência nos processos. O agendamento de reuniões diárias rápidas para alinhamento das equipes contribui para a troca de ideias, informações e definição de novas estratégias.
A gestão baseada em indicadores é a melhor solução para o RH, que pode e deve fazer uso de diferentes KPIs que sejam relevantes para o campo de atuação da empresa, bem como a coleta de dados automatizada e a elaboração de relatórios com base nestas informações, que servem de base para o desenvolvimento de ações estratégicas.
Transforme o RH com Automação e Integração
A transformação digital no RH tem início com a contratação de um sistema de ponto digital eficiente, compatível com os demais sistemas da empresa, a adoção de fluxos de trabalho inteligentes, unificando o RH e os demais setores, automatizando o maior número possível de rotinas, o realizando a mudança para o onboarding digital, assim a equipe poderá ficar em atividades mais relevantes para a empresa.
Quer saber como implementar a transformação digital no RH da sua empresa? Fale com nossos especialistas e descubra como o controle de ponto digital pode ser seu primeiro passo para um RH mais estratégico e eficiente.
