O e-Social é um sistema cujo objetivo é centralizar a maior quantidade possível de informações a respeito dos profissionais. Sua implementação está ligada à necessidade de digitalização por parte dos órgãos governamentais. Por ser obrigatório, é fundamental que as empresas passem a adotar essa modalidade de escrituração e registro.
Como está, principalmente, ligado aos profissionais, o RH deve se preparar da maneira correta. Assim, é possível utilizar esse sistema de forma eficiente e longe de erros e punições para a empresa.
Na sequência, descubra tudo o que o RH precisa saber sobre a implementação do e-Social!
As informações dos profissionais devem ser atualizadas
Uma das principais preocupações deve ser “abastecer” esse sistema com os dados corretos e atualizadas. Os elementos pessoais dos colaboradores estão entre os mais importantes, como nome completo e documento de identificação.
Também será preciso adicionar informações referente ao emprego, como tabela a função desenvolvida, os horários e os turnos. Assim, todas podem ser cruzadas para que haja uma boa conferência.
Se qualquer alteração acontecer, o sistema deve ser atualizado. Se um profissional se casa e muda o sobrenome, por exemplo, os novos dados devem constar no sistema.
Os eventos periódicos e não periódicos são essenciais no e-Social
O RH também deve compreender que o preenchimento das guias e dos campos depende de alguns eventos. Eles são divididos entre periódicos e não periódicos, de acordo com a frequência que ocorrem.
Entre os eventos periódicos, estão o pagamento de remuneração, a apuração da Contribuição Sindical Patronal, e os pagamentos de rendimentos do trabalho.
Já os não periódicos incluem a admissão e a demissão de funcionários, a comunicação de acidente de trabalho, as alterações de dados ou de contrato e assim por diante. Portanto, é importante incluir as informações referentes sempre que uma situação do tipo acontecer.
A implementação de sistemas eletrônicos facilita o processo
Como todos os dados do e-Social são digitais, o ideal é implementar a tecnologia em vários pontos do RH para simplificar a obtenção de informações. Nesse sentido, os sistemas eletrônicos se destacam.
Com o uso de um controle de ponto digital, por exemplo, é possível acompanhar a jornada dos colaboradores e criar a folha de ponto com facilidade. Essas informações serão essenciais para preencher os campos referentes à remuneração. Por isso, é interessante contar com recursos robustos e com as funcionalidades necessárias.
O acompanhamento quanto a inconsistências deve ser contínuo
Como o e-Social cria uma base comum de conhecimento sobre os dados dos trabalhadores, qualquer erro gera reações em cadeia que atrapalham outras etapas do negócio. Por isso, é indispensável identificar, corrigir e evitar possíveis erros.
A busca por inconsistências pode ser feita por meio de auditorias ou com o uso de ferramentas tecnológicas específicas. Assim que uma falha por reconhecida, é essencial realizar uma retificação no menor tempo possível.
O e-Social impõe uma grande transformação no RH das empresas, embora traga benefícios em médio e longo prazo, como o aumento na organização. Para essa implementação, não deixe de considerar todos esses aspectos e garanta que os dados estejam sempre adequados.
E já que as mudanças e avanços são o tema, veja como automatizar o controle de ponto no RH do futuro!
