Uma das obrigações trabalhistas mais importantes de uma empresa é o fechamento da folha de pagamento dos seus colaboradores. Dependendo do número de contratados e das jornadas de trabalho, essa tarefa pode apresentar maior número de detalhes e se tornar mais burocrática.
Antes de realizar o fechamento da folha de pagamento, as equipes de RH e do DP precisam reunir todos os dados de controle de pontos dos colaboradores, analisar as informações e fazer o cálculo preciso dos salários, benefícios e descontos de forma precisa e transparente.
Para se manter em conformidade legal e diminuir a burocracia neste processo, a empresa pode contar com um sistema de registro de ponto moderno, que ofereça eficiência e segurança. Neste artigo vamos explicar o que é o fechamento da folha de pagamento, sua importância para a conformidade trabalhista e fiscal, e como realizá-lo corretamente dentro dos prazos legais e exigências do e-Social.
O que é o fechamento da folha de pagamento?
O fechamento da folha de pagamento é o processo de cálculo dos pagamentos dos colaboradores, que tem como base a coleta das horas trabalhadas, o valor base do salário, benefícios, descontos e outras informações relevantes que compõem a remuneração líquida dos funcionários.
Para realizar o fechamento da folha de pagamento de forma a cumprir com todas as normas trabalhistas e fiscais, é preciso que seu cálculo seja preciso, que seu sistema de controle de ponto armazene as informações, e que ao fim seja emitido o contracheque (ou holerite), garantindo que o trabalhador tenha acesso à discriminação dos valores, e que o salário seja pago até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado.
Por que o fechamento da folha é tão importante?
Vamos entender a seguir a importância do realizar corretamente os cálculos pertinentes ao fechamento da folha de ponto dos colaboradores de uma empresa:
Conformidade com a legislação trabalhista
De acordo com a legislação trabalhista, os funcionários devem receber seu pagamento até o quinto dia útil do mês subsequente ao trabalhado, e para isso o fechamento das atividades da jornada de trabalho devem ser constantemente acompanhadas, uma vez que erros no fechamento da folha de pagamento podem gerar processos trabalhistas, multas e sanções para a empresa.
Uma das etapas do processo de fechamento da folha de pagamento é a emissão do contracheque (ou holerite), um documento que comprova a remuneração mensal incluindo salário brutos, descontos, benefícios e salário líquido, e a declaração do eSocial.
Evita erros fiscais e trabalhistas
O controle preciso do registro de ponto é o que permite realizar um fechamento eficiente da folha de pagamento, e com isso se manter em dia com todas as obrigações trabalhistas e fiscais exigidas das empresas pelas normas legais.
Quando fazer o fechamento da folha?
Como todas as obrigações das empresas, há um prazo limite para o fechamento da folha de pagamento dos colaboradores. Vamos saber mais sobre isso abaixo:
Prazos legais
Embora não exista um prazo legal específico para o fechamento da folha em si, é necessário concluir os cálculos em tempo hábil para que o pagamento ocorra até o 5º dia útil e os eventos sejam enviados ao e Social nos prazos exigidos. Então o ideal é fazer o acompanhamento dos registros de ponto no decorrer do mês para evitar acúmulo de informações próximo ao limite do fechamento, que é o último dia útil do mês.
Conexão com o calendário fiscal e o eSocial
Além de fechar a folha de pagamento, emitir o contracheque e realizar o pagamento dos colaboradores, a empresa tem que cumprir com suas obrigações trabalhistas e fiscais, como o recolhimento das contribuições do trabalhador (INSS, FGTS e IRRF), fazer os pagamentos dos tributos e enviar ao eSocial todas as informações fiscais e trabalhistas necessárias.
Etapas para fazer o fechamento da folha de pagamento corretamente
Vamos agora ao passo a passo para fazer o fechamento da folha de pagamento dentro dos prazos e regras estabelecidas pela legislação trabalhista:
Levantamento de dados (frequencia, horas extras, benefícios)
O primeiro passo para dar início ao fechamento da folha de pagamento é a coleta dos dados de registro de ponto dos colaboradores, entradas e saídas, horas extras, adicionais noturnos, atrasos, faltas, afastamentos, licenças médicas, insalubridade, periculosidade ou por outras razões.
Cálculo de salários, descontos e encargos
Sobre o valor do salário bruto deve-se calcular as deduções obrigatórias, o INSS, FGTS, IRRF, contribuições sindicais autorizadas pelos colaboradores e também os descontos de benefícios, como vale-transporte, planos de saúde e odontológico, auxílio alimentação, entre outros.
Depois de incluídos os benefícios e descontados os encargos, resta o pagamento real, que é o salário líquido.
Conferência e validação das informações
Após realizar todos os cálculos o recomendado é fazer a conferência dos dados levantados e informados no espelho de ponto, dos valores incluídos e descontados antes de finalizar o fechamento da folha de pagamento e efetuar o pagamento dos salários
Geração dos encargos (INSS, FGTS, IRRF, etc.)
Depois de se certificar que os valores estão corretos, o passo seguinte é realizar o pagamento dos encargos e recolhimento dos tributos.
Envio ao eSocial e geração dos holerites
Depois de realizar as obrigações fiscais e trabalhistas é preciso enviar as informações pertinentes ao eSocial e gerar o documento comprobatório de pagamento, o contracheque ou holerite.
Pagamento da folha
O último passo é realizar o pagamento dos salários dos colaboradores antes do prazo limite expirar.
Principais erros no fechamento da folha e como evitá-los
É possível que no processo de elaboração da folha de pagamento alguns erros sejam cometidos, vamos conhecer os mais comuns:
Pagamento incorreto de encargos
Caso o cálculo sobre os salários tenham sido feitos de forma incorreta a empresa se torna passível de multas, sanções e processos judiciais. Para evitá-los é necessário conferir quantas vezes forem necessárias, e a melhor solução é utilizar ferramentas tecnológicas que automatizem os processos, gerem os valores que devem ser pagos de forma automática, minimizando a chance de erros.
Outra consideração a ser feita é com relação aos prazos para recolhimento e pagamento dos encargos, portanto manter um cronograma atualizado e preciso do que deve ser pago é fundamental. Alguns encargos podem ter suas guias emitidas de forma automática todos os meses, facilitando bastante os processos.
Falta de conferência de horas extras
Caso a equipe responsável pela coleta e análise dos dados deixe passar alguma hora extra realizada pelos funcionários, a empresa pode se tornar alvo de reclamações trabalhistas, processos judiciais e sanções dos órgãos reguladores.
Para que isso não aconteça, a melhor solução é contar com um sistema moderno e eficiente de controle de registro de ponto que seja capaz de reunir de forma automatizada todas as informações relativas às atividades dos colaboradores, evitando assim que algum dado passe despercebido.
Erros de digitação ou lançamento
Mais um dos erros comuns que podem acontecer na transmissão das informações de registro de ponto de sistemas manuais e mecânicos, erros de digitação ou de lançamento dos dados, caso o acompanhamento da jornada de trabalho não seja feito de maneira rigorosa.
Para evitar esse tipo de erro, recomenda-se o uso de registros eletrônicos de ponto, que garantem precisão, segurança e transparência na coleta e no tratamento das informações, e a geração de todos os dados já compilados e analisados, de forma segura, transparente e precisa.
Ferramentas e sistemas que ajudam no fechamento da folha
Para que o fechamento da folha de ponto se torne uma tarefa desburocratizada, as ferramentas tecnológicas podem ser a solução que sua empresa precisa. Vamos mostrar de que forma o investimento neste tipo de sistema pode ser vantajoso:
Sistemas de RH e folha integrados
O uso de sistemas automatizados para fechamento da folha de pagamento, como os da TWO, vai aumentar a eficiência dos processos de controle da jornada de trabalho, e ainda é possível integrar os sistemas de ponto com os utilizados pelo RH para gerir as informações, emitir os relatórios necessários e ficar em conformidade com a legislação.
Integração com controle de ponto e banco de horas
Outra funcionalidade dos sistemas de registro de ponto é a facilidade no controle das horas extras. Através desta ferramenta as horas realizadas além da jornada de trabalho ficam armazenadas e são apresentadas nos relatórios gerados pelo sistema.
Automatização do envio de dados ao eSocial
Mais uma das soluções tecnológicas que facilita bastante a rotina de quem é responsável pelo envio das informações trabalhistas e fiscais. É possível alimentar o eSocial de forma automática, importando os dados do sistema de controle da jornada de trabalho.
A TWO RH oferece soluções completas que automatizam o fechamento da folha, integrando controle de ponto, banco de horas e envio ao eSocial, garantindo agilidade, precisão, transparência e segurança nas rotinas de Departamento Pessoal e Recursos Humanos das empresas.
