Uma boa gestão de RH é essencial para fortalecer os resultados do negócio. Com um bom gerenciamento dos processos, as pessoas ficam mais motivadas e é mais fácil alcançar os objetivos estratégicos definidos. Nesse setor, o controle de ponto é especialmente importante.
O registro de horas trabalhadas é a base para todos os cálculos de salário, horas extras, férias e 13º. Por isso, é fundamental ter confiança, o que é possível obter com a ajuda de um sistema de controle. Escolhida corretamente, a ferramenta é capaz de transformar a maneira como você trabalha na área.
Para você entender melhor como um sistema de controle de ponto pode lhe trazer segurança é preciso saber o que lhe é cobrado como empresa pela legislação brasileira, acompanhe.
Gestão de RH: Jornada de Trabalho, e a legislação brasileira
A jornada de trabalho é uma tarefa bem costumeira em qualquer empresa, ele é o tempo diário que o trabalhador fica à disposição da empresa que o contratou.
Para usar como exemplo utilizarei a jornada de trabalho comum de 8 horas diárias para explicar tudo que se espera de um controle de ponto.
Observe os pontos.
1 – Obrigatoriedade do Registro do Ponto
Artigo 74 e § 2 da CLT determina que empresas com mais de 20 funcionários é obrigatório o registro do controle de ponto, esse controle pode ser: manual, mecânico ou eletrônico.
Essa obrigatoriedade não isenta as empresas menores desse controle, pois sempre quando for preciso provar questões sobre jornada é a empresa que tem que mostrar seu controle de ponto.
2 – Controle de Jornada
O controle de jornada é essencial da gestão de RH. Ele envolve todos os movimentos de entrada de saída do funcionário em seu período de trabalho, são eles:
- Início do expediente
- Saída para o intervalo para refeição
- Volta do intervalo para refeição
- Fim do expediente
- Início de horas extras (se for o caso)
- Fim de horas extras
Vale ressaltar que qualquer atraso que ultrapasse 5 minutos, durante uma entrada, deve ser considerado uma infração, e o trabalhador deve ser penalizado. Se for na saída, a empresa assume como hora extra.
3 – Tempo de Armazenamento de dados da Jornada.
Você já viu aqui, que todos os valores envolvidos na jornada de trabalho vão interferir diretamente nos salários, 13º salário, férias, gratificações e outras indenizações.
Baseado nessa informação temos uma outro compromisso para empresa, pois o funcionário tem até 2 anos para questionar judicialmente suas contas, e na maioria das vezes envolvem jornada de trabalho e os pagamentos correspondentes.
Então, até 2 anos após a saída do colocar em questão suas queixas, fora essa questão, também existem as fiscalizações que podem visitá-las, e ocorrendo pode exigir documentos de até 5 anos.
Então, por essa questão, esses dados devem ficar guardados por pelo menos 5 anos, para trazer segurança a sua empresa.
4 – Diversidade de Jornada e o Controle de Ponto
Outra questão que precisa ser considerada na gestão de RH, é que numa mesma empresa pode haver diversidade de jornada de trabalho.
Isto complica quando o controle de ponto é manual ou mecânico, pois esses dois sistemas precisam usar meios de cálculos manuais, e isso pode ser vulnerável a erros.
Algumas categorias têm por suas próprias legislações de jornada de trabalho, como, por exemplo:
- Advogados: 4 horas diárias e 20 horas semanais;
- Jornalistas: 05 horas diárias e 30 horas semanais;
- Bancários: 06 horas diárias e 30 horas semanais (com exceção dos gerentes e cargos de confiança);
- Radiologistas: 24 horas semanais.
As empresas que possuem essas categorias tem outros colaboradores que possuem a jornada comum, então nesses casos a demanda do gestor de Rh fica bem pesada.
Pois além da jornada, pode ter escala diferenciada, e tudo isso vai dificultar o controle, como também os cálculos que vão definir seus salários.
Com o Controle de Ponto Eletrônico da TWO, sua empresa tem todos os dados automatizados, e seus cálculos todos prontos.
Controle de Ponto na gestão de RH: Horas Extras e Banco de Horas
Outro ponto importante é a possibilidade que existe de compensação de horas extras.
O pagamento das horas extras tem aparecido entre as maiores queixas nos tribunais trabalhistas.
E tudo começa no controle da jornada, aqui é onde são registrados as faltas e também os turnos extras.
Mesmo que a empresa use o banco de horas, esses dados devem ser bem registrados, pois esse é o começo de tudo.
Se o controle de ponto for falho, ou deixar dúvidas para sua equipe, isso além de afetar na produtividade, leva os colaboradores a questionar a veracidade dos cálculos.
5 – Controle de Ponto e Escala de Trabalho
Outro desafio do controle de ponto é acompanhar as escalas de trabalho, elas são diferentes e podem confundir um Rh que não tenha um bom controle de ponto.
Você sabe a diferença de Escala de Trabalho e Jornada de Trabalho?
A jornada é a quantidade de horas que o funcionário fica à disposição da empresa.
Na CLT existe a jornada comum, de 8 horas diárias e 4 horas ao sábado, e outras 6 tipos de jornadas, esses tipos funcionam para atender as necessidades de algumas empresas.
Ainda existe na CLT a possibilidade da empresa em acordo com seus colaboradores formularem sua jornada, essa existe quando os modelos da CLT não atendem a sua demanda.
Com a jornada diferenciada surgem as escalas de trabalho, e ter um bom controle de ponto é ter condições de acompanhar as diferentes escalas sem trazer dano à empresa.
Como já foi esclarecido aqui, os sistemas manual e mecânico, sempre precisam da complementação com auxílio humano, que é mais suscetível a erros.
Então um sistema de ponto precisa atender às diversas situações de marcações de pontos, de forma que a empresa tenha segurança.
O controle de ponto eletrônico emite para o Rh relatórios completos, feitos de forma automática. Por ser mais recente, o sistema de controle eletrônico tem muitas funcionalidades ainda desconhecidas.
Pensando nisso, veja como esse recurso auxilia a sua gestão de RH e amplia a sensação de segurança.
O registro é automático e não pode ser alterado
Um dos pontos mais importantes é que um sistema do tipo faz com que toda a marcação aconteça de forma automática. Qualquer entrada ou saída é registrada de maneira instantânea, sem falhas. É diferente do que ocorre com uma coleta manual de dados, em que algo pode ficar para trás na gestão de RH.
Além disso, um bom sistema evita que ocorram alterações. Um registro de papel pode ser adulterado em alguma situação, o que leva à perda de confiança sobre os dados. Já com o controle de ponto digital, esse risco não existe e é possível reforçar o nível de segurança.
A disponibilidade de informações impede as perdas na gestão de RH
Outro ponto importante é que não será preciso se preocupar com a perda de informações no cálculo da folha. Todos os dados são armazenados de maneira segura e podem ser acessadas conforme a necessidade. Assim, a gestão de RH não corre o risco de ficar sem esses elementos comprobatórios.
Não é o que ocorre com registros físicos ou mesmo digitais, mas que não são automatizados. Uma perda de arquivo ou o corrompimento de dados compromete totalmente a funcionalidade, o que gera dificuldades extras.
A gestão de RH consegue controlar profissionais externos
É cada vez maior a necessidade de contar com profissionais fora do ambiente de trabalho. As equipes externas, como de consultores e vendedores, fazem um trabalho em campo importante para o desempenho. Há, ainda, profissionais que atuam em home office. A princípio, tudo isso parece ser um obstáculo para o acompanhamento da jornada.
No entanto, um sistema de registro de ponto online resolve a questão. Os colaboradores terão total mobilidade e, assim, poderão registrar as informações de onde estiverem. Dessa forma, a gestão de RH tem muito mais segurança para gerar a folha longe de problemas.
O cálculo automático reduz os riscos de falhas
Para completar, um bom recurso do tipo oferece a função de cálculo automático. Após realizar a entrada de dados, como o salário-hora ou a jornada mínima, tudo é calculado em questão de segundos.
A união entre o processamento de informações e os registros de ponto permite chegar a resultados completos em pouquíssimo tempo e sem riscos de erros. Além de tudo, é uma forma de fazer com que os profissionais possam se dedicar a tarefas mais estratégicas, em vez das repetitivas.
O sistema de controle de ponto simplifica e aumenta a segurança dos cálculos da gestão de RH. Com o uso de uma boa ferramenta, é possível ter um processo completo e com ótimo rendimento.
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