Os profissionais estão sempre em busca de métodos de controle da jornada de trabalho que ofereçam alternativas e ferramentas capazes de facilitar ao máximo o trabalho das equipes de DP e RH, e um bom exemplo dessas soluções é o controle de ponto por exceção.
O controle de ponto por exceção se destacou como uma alternativa muito mais prática e eficiente na gestão da jornada de trabalho, uma vez que a marcação feita nesse modelo de controle de ponto é feita apenas em casos excepcionais, facilitando assim a leitura do espelho de ponto e dos relatórios emitidos pelos sistemas.
Para que você se informe mais sobre o controle de ponto por exceção e entenda melhor o seu conceito, elaboramos este artigo. Aqui vamos descrever as vantagens de desvantagens deste sistema, mostrar suas principais características, desafios na sua utilização e na implementação do controle de ponto por exceção.
O que é o controle de ponto por exceção?
O controle de ponto por exceção é um sistema utilizado para registrar a jornada de trabalho de forma a permitir aos colaboradores fazer a marcação apenas das situações que saiam da rotina diária de trabalho.
E quais seriam estas exceções? As faltas, atrasos, horas extras, ausências não justificadas, entre outras questões adversas. Cabe ao funcionário registrar apenas as situações que destoam do que é considerado padrão, e não registrar as entradas e saídas dentro do horário correto.
Ou seja, nos dias que as atividades se encaixarem dentro do horário da jornada de trabalho não é necessário realizar nenhuma marcação, e nos casos que são considerados como exceções, como as entradas antecipadas ou saídas mais tarde, o funcionário deve registrar.
Quais são as vantagens do controle de ponto por exceção?
Em um primeiro momento este sistema pode parecer mais complexo, mas ao contrário, ele simplifica bastante a vida dos funcionários que precisam, obrigatoriamente, registrar suas atividades, e de quem recebe e analisa essas informações. Vamos ver quais são as vantagens do controle de ponto por exceção a seguir:
Redução de erros
Quando a quantidade de informações recebidas pelos profissionais que controlam o ponto é menor, as chances de cometer erros ao lançar esses dados no espelho de ponto ou na folha de pagamento se tornam bem menores. Como com o controle de ponto por exceção disponibiliza uma quantidade menor de marcações, a possibilidade de erros manuais é reduzida.
Aumento de produtividade
Com um número menor de informações recebidas pelos profissionais que manipulam o controle de ponto por exceção, e consequentemente menos dados a lançar, os profissionais ficam livres para focar suas energias em outras atividades, isso contribui bastante para aumentar a produtividade
Simplificação da gestão de jornada de trabalho
Uma das vantagens do controle de ponto por exceção é que com este sistema os colaboradores adquirem maior autonomia sobre sua jornada de trabalho.
Como cada um fica responsável pela gestão do próprio tempo, além da empresa difundir uma política de confiança nos funcionários, a gestão da jornada de trabalho se torna mais simples devido ao número reduzido de marcações, pois se só as exceções são registradas, elas representam um número menor de anotações do que o cumprimento da jornada diária de trabalho.
Quais são as desvantagens do controle de ponto por exceção?
Assim como todo processo que é implementado em uma empresa, alguns problemas podem surgir nas mais diversas fases. Vamos conhecer alguns problemas que podem surgir, e como evitá-los ou saná-los rapidamente:
Riscos de falhas de comunicação
Já no início da implementação do controle de ponto por exceção é preciso garantir que o sistema esteja corretamente configurado para evitar problemas, e ainda se certificar que ele esteja apto a atender as demandas de cada empresa e para que seja realmente uma solução de sucesso.
Para evitar que os funcionários esqueçam de marcar as exceções, é preciso realizar um acompanhamento constante da jornada de trabalho dos colaboradores. Infelizmente há quem possa se beneficiar de forma errada, alterando as marcações em benefício próprio.
Implicações trabalhistas e legais
Para evitar problemas de ordem judicial a implementação do controle de ponto por exceção deve ser meticulosa. Qualquer divergência de marcação com o controle de um colaborador pode abrir brechas para problemas na Justiça do Trabalho.
Outro ponto que deve ser levado em conta é que em alguns setores as leis indicam que as horas sejam precisamente registradas, bem como a jornada de trabalho detalhada, e esse tipo de exigência destoa da política adotada pelo controle de ponto por exceção.
Como implementar o controle de ponto por exceção?
O primeiro passo para implementar o controle de ponto por exceção é formalizar a mudança no acordo individual ou coletivo, para que as alterações sejam registradas. Vamos conhecer outros detalhes importantes no processo:
Ferramentas e sistemas recomendados
Como o controle de ponto por exceção é, como diz seu nome, uma maneira não rotineira de registrar os horários da jornada de trabalho, a melhor escolha sempre será pelas soluções digitais e online.
Esse tipo de ferramenta oferecerá maior segurança, precisão e transparência, e vai inspirar maior confiança nos colaboradores e na própria equipe encarregada de analisar os dados do sistema.
Treinamento de equipes
Outra etapa de importância vital é treinar todos os membros das equipes que vão lidar diretamente com os dados do controle de ponto por exceção, bem como instruir de forma clara e objetiva a necessidade dos colaboradores de se atentarem para a diferença entre os dois modelos de marcação de ponto de forma a evitar que erros aconteçam.
Controle de ponto por exceção vs. controle de ponto tradicional
Se as diferenças entre esses dois modelos de controle de ponto ainda persistem, vamos mostrar a seguir o que caracteriza cada um e qual a melhor opção para sua empresa:
Diferenças principais
O controle de ponto tradicional registra todas as atividades realizadas pelo colaborador, entrada, saída, intervalos, horas extras, faltas, redução da jornada de trabalho, e também os atrasos, faltas, e todas as demais ocorrências dentro do horário de trabalho.
Já no caso do controle de ponto por exceção, apenas as situações que sejam diferentes das habituais, como atrasos, faltas, horas extras, e demais atividades consideradas fora do padrão devem ser marcadas.
Para quem manipula esses dados, o ideal é receber um número menor de dados sobre a jornada de trabalho, tornando o trabalho mais fácil, conciso e rápido, e com menor chance de erros.
Quando optar por cada um
Como mencionamos anteriormente, empresas que desenvolvem atividades que precisam realizar o detalhamento da jornada de trabalho, então neste caso o controle de ponto por exceção deixa de ser vantajoso.
Porém se esse não é o caso da sua empresa, e ela possuir acima de 20 colaboradores, a solução oferecida pelo controle de ponto por exceção pode ser uma excelente oportunidade, desde que o sistema se adeque às demandas da empresa.
Considerações legais sobre o controle de ponto por exceção
Se você está totalmente propenso a implementar na sua empresa o ponto por exceção, é importante saber de algumas diretrizes legais:
Direitos trabalhistas
Com a Reforma Trabalhista e a Lei da Liberdade Econômica, o controle de ponto por exceção passou a ser permitido, desde que formalizado por acordo individual ou coletivo.
Foi justamente a Lei da Liberdade Econômica que estabeleceu que o controle de ponto por exceção não pode prejudicar os direitos trabalhistas, como o direito à jornada de trabalho, ao descanso e ao salário.
Como garantir conformidade legal
O uso de sistemas alternativos, como o controle de ponto por exceção, foi consolidado com a Portaria 671/2021, desde que instituído por acordo individual ou coletivo.
