Um dos documentos essenciais para as empresas no gerenciamento da jornada de trabalho dos seus colaboradores é o espelho de ponto, afinal é através dele que diversos processos são realizados nos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
Com a chegada da Portaria 671 a possibilidade de controle digital na gestão da jornada de trabalho se tornou mais fácil, já que a regulamentação ficou mais clara e foram impostas novas diretrizes para a adoção e funcionamento dos sistemas que fazem esse tipo de controle.
Com a adoção desse tipo de solução eletrônica, o espelho de ponto pode ser elaborado com maior agilidade e precisão, oferecendo transparência e praticidade a quem emite e quem utiliza.
Pensando nisso, preparamos este artigo para explorar o conceito de espelho de ponto. Vamos descrever a sua importância no contexto empresarial, mostrar o que diz a legislação, detalhar os modelos de espelho de ponto e vamos ainda esclarecer as principais dúvidas sobre este tema.
O que é o espelho de ponto?
O espelho de ponto é um documento, seja físico ou digital, que oferece um compilado de informações referentes à jornada de trabalho de cada colaborador. Nele estão os horários de entrada, saída e intervalos, horas extras, atrasos, faltas e outras informações pertinentes.
Ele é um documento muito importante para as empresas, pois é utilizado em diversos processos, como o cálculo da folha de pagamento, controle de frequência, cumprimento das leis da CLT, entre outras situações.
Quais são os tipos de espelho de ponto?
Vamos conhecer melhor os tipos de espelho de ponto utilizados pelas empresas e gestores da jornada de trabalho:
Manual
Na forma manual de elaboração do espelho de ponto, as informações são registradas, assim como diz o nome, de forma manual em um livro ou cartão de ponto. Apesar de ser um sistema bem simples, é o que apresenta o maior risco de erros, uma vez que pode ser adulterado, extraviado, pode sofrer acidentes e muitas vezes as marcações podem ser esquecidas se não forem feitas no instante em que acontecem.
Mecânico
Já no modelo mecânico de preparação do espelho de ponto, as marcações são feitas através de um relógio de ponto que é capaz de registrar as entradas e saídas dos colaboradores em um cartão de ponto que deve ser inserido no momento das marcações na máquina. Assim é possível acompanhar as entradas, saídas, faltas e atrasos.
Eletrônico
No formato eletrônico de controle da jornada de trabalho, o espelho de ponto é elaborado de forma mais prática, já que o sistema digital registra as horas trabalhadas diariamente. O controle eletrônico utiliza um software ou sistema de relógio de ponto para receber e armazenar as informações recebidas.
Digital
E por último o modelo mais moderno de controle de jornada de trabalho e elaboração de espelho de ponto, o digital. Com um sistema que utiliza softwares e sistemas online, o espelho de ponto é elaborado com todas as informações recebidas em tempo real, e é muito mais seguro, eficiente e flexível.
O que diz a Portaria 671?
Com a chegada da Portaria 671, novas e importantes diretrizes foram estabelecidas no que diz respeito ao controle de ponto e ao espelho de ponto, incluindo a correta emissão deste documento. Vamos conhecer um pouco mais o que a legislação diz sobre o tema:
Principais regras da Portaria 671
A Portaria 671 institui novas regras que facilitaram a implementação do controle eletrônico de ponto, tornando seu uso mais prático e seguro, já que as normas aplicadas ao espelho de ponto gerado pelos REPs asseguram a sua validade, desde que obedecidas as normas instituídas.
De acordo com o Artigo 82 da Portaria 671 o espelho de ponto é um documento legal e essencial para o registro da jornada de trabalho, e ele deve incluir os horários de entrada e saída, pausas e horas extras.
Outra das novas diretrizes define que o programa de registro de ponto pode ser o responsável por coletar, tratar os dados e assim abastecer o espelho de ponto, gerando o relatório eletrônico e o arquivo da jornada de trabalho que deve ficar disponível para consulta dos funcionários e em caso de auditoria.
Alterações com relação à Portaria 1510/2009
No Artigo 82 da Portaria 671 as novas regras dizem que:
“O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no AFD, ou arquivo fonte de dados, gerando o relatório espelho de ponto eletrônico e o arquivo eletrônico de jornada”
Esses sistemas devem estar em conformidade com as normas técnicas estabelecidas, podendo ser regulamentados por órgãos como o INMETRO.
Também ficou definido que as marcações da jornada de trabalho realizadas em sistemas de registro eletrônico devem seguir os padrões REP-C, REP-A ou REP-P, e independente do modelo escolhido, eles precisam emitir o espelho de ponto com todas as informações exigidas por lei.
Como a Portaria 671 impacta as empresas
Com a chegada da Portaria 671 o controle de ponto teve sua modernização aprovada e regulamentada, e as empresas precisaram adequar às novas diretrizes seus sistemas e processos, bem como a emissão e armazenamento dos documentos comprobatórios que devem ficar disponíveis para os colaboradores e auditores.
Essa mudança reduziu o volume de trabalho das equipes de RH e DP, evitando que muitos erros fossem cometidos em razão das anotações manuais e exigindo um número menor de colaboradores para elaboração dos documentos relativos às jornadas de trabalho.
Exemplos de conformidade e não conformidade
Podemos citar como exemplos de conformidade o uso de sistemas REP-P homologados, a utilização de certificados digitais para assinaturas eletrônicas e a comunicação de admissões através da CTPS Digital.
Já nos exemplos de não conformidade, podemos mencionar a não utilização de sistemas homologados, a emissão de documentos sem assinatura eletrónica válida e a falta de comunicação de admissões no sistema digital.
Como fazer a gestão de dados do espelho de ponto?
A gestão dos dados do espelho de ponto quando fornecidos por sistemas eletrônicos é bem mais prática, já que eles são os responsáveis por coletar, organizar, armazenar e distribuir as informações da jornada de trabalho de cada colaborador.
No caso da operação feita de forma manual, o trabalho é muito maior, o número de pessoas envolvidas no processo também aumenta, a atenção deve ser redobrada, e cada dado de cada funcionário deve ser analisado, pois os erros vão incidir nas folhas de pagamento e podem gerar ações trabalhistas.
Tecnologias para otimizar o controle de ponto
Os sistemas eletrônicos de controle de ponto são uma ferramenta eficaz para a gestão das jornadas de trabalho e a correta elaboração do espelho de ponto dentro das empresas, pois emitem relatórios completos sobre cada colaborador.
Os sistemas digitais oferecem recursos muito relevantes para o atual panorama do mercado de trabalho, já que permitem a coleta e gestão automatizada dos registros, oferecem cartões de proximidade e sistemas totalmente online, de forma a integrar a gestão da jornada de trabalho com o espelho de ponto e outros processos do RH, como por exemplo a integração da folha de pagamento.
Como utilizar o Espelho de Ponto de forma eficaz
Para que o espelho de ponto cumpra sua função de forma eficaz, é preciso garantir que tudo que deve ser registrado sobre a jornada de trabalho seja feito de forma precisa. As entradas, saídas, intervalos, atrasos, faltas, jornadas reduzidas, compensação de horas, e todas as informações pertinentes devem ser corretamente preenchidas.
O registro de ponto digital pode garantir essa precisão, já que além de contar com um sistema eficaz de preenchimento e organização das informações, ele ainda garante a segurança dos dados, impedindo que eles sejam alterados ou excluídos.
Consequências de não seguir as regulamentações
Para as empresas o não cumprimento das normas e diretrizes da Portaria 671 e CLT podem gerar consequências que vão desde processos trabalhistas, passando por danos à imagem da organização, multas e sanções até a perda do registro de ponto eletrônico.
Outras consequências que podem gerar grandes transtornos são os erros em cálculos nas folhas e ponto e na remuneração dos colaboradores, em uma gestão mais trabalhosa dos dados das jornadas de trabalho e até mesmo em conflitos com os funcionários.
Dúvidas frequentes sobre o espelho de ponto
A seguir vamos responder às dúvidas mais frequentes sobre o espelho de ponto:
Como corrigir erros no espelho de ponto
Da forma convencional, a correção de inconsistências no espelho de ponto pode ser feita através de auditorias regulares, de maneira que as informações inseridas no sistema espelhem a veracidade dos dados.
O erro também pode ser corrigido no sistema eletrônico de controle de ponto em conformidade com a legislação, de acordo com as instruções dos fornecedores do sistema e a anuência do funcionário cujo espelho precisa ser modificado.
Mas se o sistema não permitir a correção de forma rápida e prática, a correção pode ser feita manualmente no espelho de ponto, mas a alteração nos dados deve ser justificada conforme previsto na legislação trabalhista, assinada pelo colaborador e pelo responsável pela empresa e se necessário impressa em documento oficial, para que haja comprovação válida em caso de auditoria ou ações trabalhistas.
O espelho de ponto precisa ser assinado
A legislação vigente não exige que o espelho de ponto seja assinado pelo emissor ou colaborador, mas por uma questão de segurança e com objetivo de evitar problemas no futuro, é recomendado que ele seja assinado por ambas as partes. Pelo empregador, especialmente com a assinatura eletrônica, para que seja comprovada a data de sua emissão, e pelo funcionário para que fique clara a concordância com as informações nele contidas.
Qual a validade jurídica do espelho de ponto
Ainda que não tenha sido assinado, o espelho de ponto tem validade jurídica como comprovação da jornada de trabalho de cada colaborador, detalhando os horários de entrada, saída, intervalos, folgas e faltas. Esse documento pode ser utilizado como prova em ações trabalhistas.
Como a TWO auxilia sua empresa com o controle de ponto?
Está clara a importância da conformidade legal na gestão do controle de ponto, espelho de ponto, elaboração da folha de pagamento e em diversos processos relativos à jornada de trabalho do colaborador.
Para que essa tarefa se torne mais fácil, segura e precisa, contar com um sistema de controle de ponto eficiente, que ofereça facilidade, segurança, praticidade e conformidade legal. A TWO RH oferece as melhores soluções digitais para sua empresa conquistar uma gestão de dados de ponto.
