Uma planilha de controle de ponto pode te ajudar a fechar a folha de ponto dos seus colaboradores com muito mais facilidade, além de fazer os cálculos rapidamente.
Esse processo é essencial para todas as empresas. Assim, o RH poderá gerar indicadores, apurar faltas, horas extras e atrasos — informações importantes para o correto pagamento dos colaboradores.
Aliás, o correto controle de ponto é fundamental para a empresa conseguir controlar e reduzir custos, além de evitar processos trabalhistas que causam grandes prejuízos.
Por isso, hoje vamos te mostrar como usar uma planilha de controle de ponto e, no final, você poderá baixar um modelo gratuito! Vamos lá!
A importância do controle de ponto
O controle de jornada é um processo de registrar as entradas e saídas dos colaboradores durante o dia de trabalho. Desse modo, ao final do mês temos a jornada executada do trabalhador e poderemos fazer a folha de pagamento.
Assim, com esse controle é possível apurar os acréscimos (como hora extras) ou descontos salariais (como os atrasos). Nesse momento temos um aspecto bastante importante para as empresas: o pagamento correto dos colaboradores.
Afinal, o erro no cálculo da folha poderá gerar grandes dores de cabeça e processos trabalhistas. Aliás, o número de processos trabalhistas relacionados à jornada de trabalho no TST em 2020 passaram de 940 mil.
Ou seja, o controle de ponto é essencial para que tanto a empresa, quanto o trabalhador possam estar protegidos. Empregador que abre mão da folha de ponto terá mais dificuldade de provar que a jornada foi cumprida e os valores devidamente pagos.
Assim, podemos destacar algumas das vantagens de se ter uma planilha de controle de ponto:
- Redução de custo;
- Supervisão do correto cumprimento da jornada de trabalho;
- Apuração exata de acréscimos ou descontos;
- Controle do banco de horas;
- Geração de indicadores e métricas;
- Melhor relação entre empregado e empregador;
- Gestão de benefícios (como vale-transporte).
O que a CLT diz sobre o controle de jornada?
A CLT determina que o controle de ponto é obrigatório para todas empresas com mais de 20 funcionários. Esse controle pode ser feito de maneira manual, mecânica ou eletrônica (como as planilhas ou sistemas digitais).
Ou seja, uma planilha de controle de ponto é opcional para empresas com menos de 20 colaboradores. Entretanto, como vimos nas estatísticas do TST, apesar de ser opcional ainda é altamente recomendado que se tenha o registro.
Além de evitar processos trabalhistas, ter uma planilha de controle de ponto permite identificar problemas logo no início. Assim, será possível resolver essas situações com mais rapidez e eficiência do que se não tivesse esse tipo de acompanhamento.
O que sua planilha de controle de ponto precisa ter
Cadastro
O primeira passo para uma planilha de controle de ponto é fazer o cadastro dos funcionários.
Algumas informações importantes a ser cadastradas:
– Matrícula;
– Nome;
– Função;
– Data de admissão.
Esse cadastro será essencial para que a planilha possa funcionar corretamente. Será através do cadastro de cada colaborador que os devidos cálculos e folha de ponto poderá ser gerada.
Assim, antes de começar a registrar os horários de entrada e saída dos colaboradores é necessário inseri-los no banco de funcionários.
Banco de funcionários
O Banco de Funcionários é o local onde os cadastros ficarão armazenados. Através desse banco você poderá verificar quais colaboradores estão com o cadastro correto. Assim como você poderá facilmente excluir cadastros.
Controle de Horas
Enfim, no Controle de Horas será feito todos os registros necessários. Aqui, será necessário ser preenchido:
– Matrícula;
– Nome;
– Mês de referência;
– Data;
– Entrada;
– Saída;
– Intervalo.
A planilha já deverá fazer o cálculo automático do total de horas trabalhadas. Também será necessário informar a carga horária diária acordada no contrato de trabalho. Assim, será feito o cálculo das Horas Extras que o colaborador tenha ultrapassado a jornada diária.
Folha de ponto
A aba de controle de horas é um registro geral de todos os colaboradores, de modo centralizado. Por isso, a planilha de controle possui a aba de geração da Folha de Ponto por cada funcionário.
Ao passo que será possível verificar a jornada de trabalho total e a quantidade de horas extras apuradas no período.
Aliás, a Folha de Ponto precisa ser assinada pelo funcionário para que ela tenha validade.
Como os funcionários irão fazer os registros?
Há algumas formas dos funcionários fazerem os registros: folha de ponto manual e por planilhas.
No caso manual, o colaborador irá fazer os registros dos horários na folha de ponto e ao final do mês ele assina e entrega ao responsável do RH. Então, o RH irá lançar os registros na planilha de controle de ponto para apurar as horas trabalhadas e as horas extras.
Esse é um processo que pode levar muito tempo, principalmente se tiver um equipe de várias pessoas. Nesse modelo, pode ser que você fica entre uma semana e duas só dedicado ao fechamento da folha.
Assim, é possível que os colaboradores também tenham suas planilhas, que você poderá acessar e copiar os registros para sua planilha de controle de ponto. Assim, evita-se alguns erros de registro e o processo é muito mais rápido.
Ademais, para segurança é importante que os analistas de RH não possam editar as planilhas dos colaboradores, apenas tenha permissão de visualizar para retirar os dados. Uma vantagem de todos terem sua planilha é que fica mais fácil para o colaborador confirmar que a folha de ponto fechada está condizente com os registros que ele fez.
Como usar a planilha de controle de ponto no home office?
A planilha também poderá ser utilizada para o controle de ponto no home office!
Você poderá utilizar o Google Docs ou o OneDrive (da Microsoft) para hospedar a planilha na nuvem. Também é possível usar esse recursos no trabalho presencial.
Ademais, os colaboradores podem inserir os registros diretamente na planilha de controle de ponto, sem a necessidade ficar copiando e colando. Porém, é será necessário ter uma aba de controle de horas para cada funcionário, com uma senha específica, como forma de evitar alterações ou registros errados por outras pessoas.
Mas, e a assinatura da folha de ponto? Nesse caso é possível que você utilizar a assinatura digital para enviar a folha de ponto fechada para o empregado assinar!
Nesse sentido, aas tecnologias de armazenamento na nuvem e de assinatura eletrônica possibilita o uso da planilha de controle de ponto mesmo nos regimes de trabalho remoto!
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