Somente quem tem funcionários ou é responsável pelo controle da jornada de trabalho de uma empresa sabe como o ponto digital pode ser uma ferramenta capaz de oferecer um diferencial importante para a otimização da gestão de pessoas.
O ponto digital oferece vantagens competitivas, e para que gestores e profissionais da área saibam mais sobre o tema, redigimos um artigo bastante abrangente. Aqui vamos explorar os diferentes tipos de tecnologia disponíveis (app, biometria, reconhecimento facial), mostrar o seu funcionamento e guiar o leitor na escolha e implementação do sistema ideal.
O que é ponto digital e como ele substitui o ponto tradicional?
O ponto digital, também conhecido como relógio de ponto digital, ponto eletrônico ou marcador de ponto, é uma ferramenta tecnológica utilizada para registrar a entrada e saída dos colaboradores de uma empresa. Ao contrário dos métodos tradicionais baseados em papel ou cartão, o ponto digital utiliza a tecnologia para automatizar e tornar mais precisa a gestão do tempo dos funcionários.
Essencialmente, o ponto digital funciona por meio de dispositivos eletrônicos, como computadores, tablets ou até mesmo smartphones, pelos quais os colaboradores podem registrar seus horários de trabalho de forma rápida e eficiente. Isso pode ser feito por meio de diferentes métodos, como a biometria digital, cartões de proximidade ou até mesmo aplicativos móveis, com a biometria facial e geolocalização.
Uma das características que diferenciam o ponto digital dos relógios de ponto tradicionais é sua capacidade de registrar com precisão os horários de entrada e saída dos funcionários, além de calcular automaticamente as horas trabalhadas e os períodos de descanso. Isso elimina a necessidade de cálculos manuais, reduzindo erros e garantindo conformidade com as leis trabalhistas.
Além disso, o ponto digital oferece uma série de recursos adicionais que podem otimizar ainda mais a gestão do tempo e a produtividade da equipe. Por exemplo, alguns sistemas permitem a integração com outras ferramentas de gestão de recursos humanos, facilitando o acompanhamento de faltas, horas extras, folgas e elaboração da folha de pagamento.
Ao utilizar a tecnologia para automatizar processos e garantir precisão nos registros, o ponto eletrônico contribui para uma rotina mais organizada e produtiva, tanto para os funcionários quanto para o departamento de RH, sendo muito mais funcional que o antigo modelo de controle de ponto dos sistemas tradicionais.
Quais as principais vantagens do ponto digital para a empresa?
Vamos mostrar abaixo algumas das principais vantagens de investir em um sistema de ponto digital na sua empresa:
Redução de custos e automatização de processos
O ponto digital promove uma segurança muito maior, pois é muito mais difícil burlar o sistema do que registros manuais, e o ponto é marcado de forma muito mais fácil, além de muito mais precisão por meio da automação dos processos, o que reduz consideravelmente os custos com mão de obra ou em razão de erros e retrabalhos, incluindo as multas por perda de prazo e processuais.
Segurança jurídica e conformidade com a CLT e o eSocial
Com o uso do ponto digital é mais fácil cumprir toda a agenda burocrática necessária, incluindo o envio das obrigações trabalhistas exigidas pelos sistemas oficiais. É preciso ressaltar que os sistemas de ponto digital são uma ferramenta aprovada pela legislação, o que confere uma segurança jurídica fundamental para as empresas, evitando dessa forma que erros sejam cometidos e a empresa sofra com possíveis passivos trabalhistas.
Melhora na gestão de pessoas e tomada de decisão
Uma das grandes vantagens de utilizar o ponto digital é a visão macro das jornadas de trabalho, já que é possível acompanhar todas as atividades em tempo real e ainda contar com os relatórios que esse tipo de sistema emite.
De posse dessas informações os gestores e lideranças têm muito mais dados para fazer os ajustes necessários para otimizar o funcionamento da empresa, e a tomada de decisão tem uma base palpável.
Tipos de ponto digital: qual o melhor para a sua empresa?
Vamos apresentar a seguir alguns dos modelos de pontos digitais mais utilizados na atualidade pelas empresas:
Ponto por aplicativo (App mobile)
Com o avanço da tecnologia móvel, muitas empresas estão adotando aplicativos de ponto digital, que permitem que os colaboradores registrem seus horários diretamente em seus smartphones ou tablets, realizando o login diariamente no aplicativo.
Esses aplicativos geralmente utilizam geolocalização ou códigos QR, além de biometria, para verificar a presença do funcionário no local de trabalho, ou o início e final da sua jornada diária, bem como os intervalos, e os gestores podem acompanhar os registros em tempo real.
Ponto por biometria
Nesse sistema, os colaboradores registram seus horários de trabalho por meio de leitores biométricos, que identificam características únicas do indivíduo, como impressão digital, íris ou reconhecimento facial.
Esse método é altamente seguro e preciso, pois evita fraudes e garante que apenas o próprio colaborador possa registrar seu ponto, depois de realizar o cadastro da sua biometria no sistema, impedindo assim que outras pessoas possam realizar a marcação.
Ponto por reconhecimento facial
Neste modelo de registro de ponto o colaborador cadastra sua foto no sistema, e quando for realizar a marcação do ponto há uma análise da sua imagem, e uma imediata comparação com o material cadastrado. Como as características faciais são únicas, esse sistema impede que outras pessoas realizem o registro.
Ponto por geolocalização e cercamento virtual
No caso dos pontos que utilizam geolocalização e cercamento virtual, o funcionamento se dá através do uso da tecnologia de GPS e de sistemas de localização em dispositivos móveis para registrar de forma precisa a localização exata do funcionário no momento em que ele realiza o registro do ponto. Cabe ressaltar que a função do cercamento virtual é adicionar uma camada extra de segurança ao delimitar uma área específica onde o registro é permitido.
Como funciona o ponto digital?
O funcionamento do ponto digital é relativamente simples, mas altamente eficiente. Basicamente, o sistema utiliza tecnologia para registrar os horários de entrada e saída dos colaboradores de forma eletrônica e automatizada. Vamos dar uma olhada mais detalhada no processo:
Registro do Ponto:
O colaborador utiliza o dispositivo designado para o registro do ponto, que pode ser um leitor biométrico, um cartão de proximidade, um aplicativo móvel, um web ponto ou um relógio de ponto eletrônico. Ele então realiza o registro conforme as instruções fornecidas pelo sistema.
Identificação do Colaborador:
Dependendo do método escolhido, o sistema identifica o colaborador por meio de sua biometria, cartão de proximidade, smartphone ou login online. Isso garante que o registro seja associado à pessoa correta e evita fraudes ou registros indevidos.
Marcação do Horário:
Uma vez identificado, o sistema registra o horário de entrada ou saída do colaborador de forma precisa e instantânea. Essas informações são armazenadas eletronicamente em um banco de dados seguro e podem ser acessadas posteriormente para fins de controle e análise.
Cálculo Automático:
Além de registrar os horários, o ponto digital também pode calcular automaticamente as horas trabalhadas, os períodos de descanso e outras informações relevantes. Isso elimina a necessidade de cálculos manuais por parte do departamento de RH, reduzindo erros e aumentando a eficiência do processo.
Integração com Outras Ferramentas:
Muitos sistemas de ponto digital oferecem integração com outras ferramentas de gestão de recursos humanos, como folha de pagamento e controle de faltas. Isso permite uma gestão mais integrada e eficaz dos colaboradores, facilitando o acompanhamento de dados e tomada de decisões.
Como escolher o melhor sistema de ponto digital?
Essa questão é bastante particular, pois cada empresa conhece suas demandas, e a escolha de um sistema de ponto digital depende exclusivamente da atividade e das necessidades da organização:
5 funcionalidades essenciais que você não pode abrir mão
Uma das mais importantes revoluções que o ponto digital oferece é a automatização do registro da jornada de trabalho, que reduz consideravelmente a burocracia e o uso de funções manuais, economizando tempo e recursos dos setores de RH e DP.
Um dos cuidados que as empresas precisam tomar é com fraudes no sistema de registro da jornada de trabalho, e com o uso do ponto digital essa possibilidade é praticamente inexistente, uma vez que o sistema escolhido, como biometria ou geolocalização, impedem que a marcação seja feita por terceiros.
Outro fator que deve ser amplamente considerado é a questão do monitoramento em tempo real das atividades dos colaboradores, pois através do ponto digital é possível obter as informações completas sobre a jornada de trabalho dos seus funcionários.
Indiscutivelmente, a integração do ponto digital com os sistemas e softwares que já são utilizados pela empresa são uma funcionalidade que faz toda a diferença na gestão de pessoas, incluindo folhas de pagamento, elaboração de relatórios, redução de erros e duplicidade, entre outras vantagens.
Por último, mas não menos importante, é a conformidade legal que o ponto digital proporciona, já que o sistema é regulamentado e suas funções são compatíveis com as normas estabelecidas pelos órgãos legais.
Perguntas-chave para fazer na hora da contratação
Para quem pretende contratar o ponto digital, algumas questões são importantes para escolher a melhor ferramenta para seu negócio. A primeira pergunta é se o sistema em questão está em conformidade com a legislação trabalhista.
Depois é preciso saber se as formas de registro de ponto atendem a realidade da empresa. No próximo passo é importante saber se é possível integrar o ponto digital com os sistemas já utilizados pela empresa para automatizar e otimizar os processos.
E por último é importante saber se o sistema permite mudanças que podem ser importantes na realidade da empresa, como o aumento ou redução do número de colaboradores, ou mesmo a mudança do modelo da jornada de trabalho de presencial para híbrida ou remota.
O que diz a CLT sobre o ponto eletrônico?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) no que diz respeito ao registro de ponto estabelece que é obrigatório o controle da jornada de trabalho dos colaboradores em empresas com mais de 20 colaboradores, a fim de garantir o cumprimento das normas trabalhistas e previdenciárias.
A Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho, por sua vez, é responsável por regulamentar o uso do ponto eletrônico no país, e estabelece as regras e diretrizes para a utilização de sistemas eletrônicos de registro de ponto, visando garantir a segurança, precisão e integridade das informações registradas.
A Portaria 671/2021 define regras distintas para cada modelo de ponto eletrônico (REP-C, REP-A e REP-P), incluindo requisitos técnicos e de integridade das marcações.
Passo a passo para implementar o ponto digital na sua empresa
Para implementar o sistema de ponto digital é mais fácil do que você imagina. Com a TWO, você pode simplificar o processo e começar a colher os benefícios rapidamente. O sistema de ponto digital da TWO oferece uma solução completa e intuitiva para gerenciar a jornada de trabalho dos seus colaboradores, com recursos avançados e fácil integração com outros sistemas de gestão de recursos humanos.
Para começar, basta agendar uma conversa com nossos especialistas para entender suas necessidades específicas e receber orientações personalizadas sobre como implementar o ponto digital na sua empresa.
Nossa equipe estará à disposição para esclarecer suas dúvidas, fornecer informações detalhadas sobre o sistema de ponto digital da TWO e ajudá-lo a dar os primeiros passos rumo à modernização da gestão do tempo na sua empresa.
Além disso, oferecemos uma demonstração gratuita do nosso sistema de ponto digital, para que você possa conhecer todas as funcionalidades e benefícios que ele pode trazer para o seu negócio.
Durante a demonstração, nossos especialistas irão apresentar o sistema em funcionamento, responder às suas perguntas e mostrar como ele pode ser customizado para atender às necessidades específicas da sua empresa.
Ponto digital é seguro?
Sim, o ponto digital é considerado seguro, desde que seja implementado corretamente e siga as regulamentações trabalhistas e de proteção de dados, e por isso algumas medidas de segurança devem ser implementadas para garantir a segurança do ponto digital.
Os sistemas de ponto digital devem ser configurados para garantir que apenas colaboradores autorizados tenham acesso para registrar seus horários de trabalho, e justamente para garantir isso as informações registradas no ponto digital devem ser criptografadas para proteger contra pessoas não autorizadas e garantir a confidencialidade dos dados dos colaboradores.
Outra segurança oferecida são os backups de dados registrados no ponto digital, a fim de garantir a disponibilidade e integridade das informações em caso de falhas no sistema, perda de dados ou a apresentação em auditorias e fiscalizações.
O ponto digital possui integração?
Sim, o ponto digital pode ser integrado com outros sistemas utilizados pelo DP e RH. Essa integração permite uma gestão mais eficiente e integrada das informações relacionadas aos colaboradores. Alguns dos sistemas com os quais o ponto digital pode ser integrado incluem a folha de pagamento, sistemas de gestão de pessoas, o controle de acesso e a gestão de benefícios.
Como o ponto digital otimiza as rotinas do RH?
Depois de tantas informações relevantes apresentadas no artigo, podemos afirmar que o ponto digital é um diferencial muito significativo na realidade das empresas, pois além de automatizar uma série de processos administrados pelos setores de RH e DP, há uma maior transparência na relação com os profissionais.
A redução dos erros e a precisão no registro da jornada de trabalho tornam o investimento nesse tipo de ferramenta ainda mais estratégico para as empresas, e o diferencial dos serviços especializados da TWO RH são capazes de otimizar essa transformação digital no controle de jornada.
