Cada vez mais as empresas tentam se adaptar às necessidades do mercado, modernizando a forma como lidam com as rotinas burocráticas, como no Departamento Pessoal e de Recursos Humanos, e com a implementação do ponto eletrônico digital esse processo se torna muito mais célere.
Para demonstrar de forma mais clara como o ponto eletrônico digital pode se tornar uma das mais importantes ferramentas de transformação digital no RH, redigimos um artigo explicando como a evolução do controle de jornada otimiza o fechamento da folha.
O ponto eletrônico digital também garante segurança jurídica contra processos e melhora a experiência do colaborador nos regimes híbrido e remoto, e a dica para empresas que buscam eficiência máxima e conformidade, é contar com a expertise da TWO RH, que é especialista em BPO de Departamento Pessoal, integra tecnologias avançadas de ponto digital à gestão de folha, eliminando erros manuais e assegurando uma blindagem jurídica completa para o seu negócio.
O que é o Ponto Eletrônico Digital e como ele evoluiu?
O ponto eletrônico digital é um assistente tecnológico que veio para simplificar a vida do DP e facilitar a vida dos colaboradores. Ele é um registro eletrônico do horário de entrada e saída dos funcionários.
Em vez de utilizar papéis ou cartões, ele usa dispositivos eletrônicos, como computadores ou até mesmo smartphones, para registrar esses horários de forma automática. É como um carimbo virtual que marca o momento em que alguém começa e termina o expediente.
Além disso, ele pode ser configurado para considerar intervalos para o almoço e pausas, garantindo que todos os períodos sejam devidamente registrados. Isso significa que o RH e a empresa podem ter um controle mais preciso sobre a jornada de trabalho de cada colaborador, evitando problemas com a legislação e garantindo uma gestão mais justa do tempo.
Sua evolução no decorrer dos anos foi de fato impactante, já que no início os pontos eram registrados em livros ou em fichas de papel, manualmente, e logo depois em relógios de ponto mecânicos, que marcavam os cartões individuais com o dia e horário do registro.
Finalmente surgiu o ponto eletrônico, e posteriormente o ponto eletrônico digital, que foi regulamentado pela Portaria 671, e a marcação pode se dar de formas diferentes, por meio de softwares, aplicativos e na grande maioria dos casos utilizando o smartphone do colaborador.
Qual é a diferença dele em relação aos outros tipos de controle de ponto?
Existem diferentes tipos de controle de ponto e a grande mudança está na automatização. Nos métodos tradicionais, como a antiga folha de ponto em papel, o risco de erros é maior, seja por esquecimentos ou até mesmo por tentativas não tão honestas.
Com o ponto eletrônico digital, esses problemas desaparecem. Além disso, a praticidade é outra vantagem. Não é mais necessário lidar com papéis, canetas e cálculos manuais. Tudo é registrado de forma automática, o que economiza tempo para o pessoal do DP se dedicar a tarefas mais estratégicas.
Ou seja, o ponto eletrônico digital é uma evolução moderna e eficiente do controle de jornada. Ele traz facilidade, precisão e praticidade para a gestão do tempo, deixando para trás os métodos mais tradicionais e dando um salto rumo a uma forma mais inteligente de registrar o trabalho.
Ponto Eletrônico Digital: benefícios para DP e RH
O ponto eletrônico digital é um grande aliados dos setores de RH e DP, e sua implementação impacta de forma muito positiva e dinâmica na rotina dos colaboradores dessas áreas, como mostraremos a seguir:
Otimização do fechamento da folha de pagamento
Os dados do sistema de ponto eletrônico digital são automaticamente enviados aos softwares de folha de ponto e folha de pagamento, evitando que os dados sejam manuscritos, ou mesmo que seja preciso importar as informações sobre a jornada de trabalho de cada colaborador.
Como o ponto eletrônico digital pode ser integrado aos sistemas utilizados pelo DP e RH, os cálculos de horas-extras, adicional noturno, faltas, atrasos, DSR e banco de horas são feitos de forma automatizada, o que reduz significativamente o trabalho manual e os riscos de erros.
O uso de ferramentas como reconhecimento de voz, facial ou digital evita que fraudes sejam cometidas, ou que o “ponto amigo” se torne uma prática na empresa, bem como a geolocalização permite conhecer a localização dos colaboradores externos.
Uma das grandes vantagens é que tanto os profissionais de RH quanto os próprios colaboradores podem acompanhar em tempo real os detalhes da jornada, e se qualquer inconsistência for percebida, é possível solicitar sua correção imediata, antes de chegar à folha de ponto.
Em termos jurídicos, o sistema de ponto eletrônico digital foi legalizado pela Portaria 671, e seu uso está em total conformidade legal, possibilitando aos profissionais de DP e RH muito mais agilidade e segurança durante as fiscalizações e auditorias, uma vez que as informações são facilmente acessadas.
Redução de erros manuais e retrabalho
Com a automatização do ponto eletrônico digital as informações registradas no sistema podem ser compartilhadas com ou softwares utilizados pelo DP e RH, evitando que precisem ser transcritas ou importadas, evitando as possíveis inconsistências em razão do trabalho manual.
Ao evitar erros desse tipo, a rotina dos profissionais de RH e DP fica menos sobrecarregada, permitindo que o tempo que seria utilizado com tarefas manuais, burocráticas e mesmo com retrabalho seja direcionado para atividades estratégicas e que requeiram participação pessoal, tornando assim o desenvolvimento de pessoas mais provável e possível.
Gestão de jornada em tempo real e redução de horas extras
A gestão do tempo é uma das mais importantes missões do RH, uma parte fundamental da rotina dos colaboradores e do sucesso da empresa, por isso o ponto eletrônico digital assume um papel crucial ao simplificar esse processo.
A automação proporcionada por essa tecnologia não apenas facilita a vida do DP, mas também influencia diretamente a eficiência operacional. Ao substituir métodos manuais, o ponto eletrônico digital elimina a necessidade de tarefas demoradas e propensas a erros. Imagine o DP dedicando menos tempo a calcular horas trabalhadas em papéis e mais tempo a estratégias importantes para o desenvolvimento da empresa.
Essa automatização não se limita apenas ao registro de horários. Ela abre caminho para uma abordagem mais estratégica da gestão do tempo, permitindo que o DP se concentre em aspectos mais cruciais, como desenvolvimento de políticas internas e aprimoramento das práticas de trabalho.
O resultado é uma gestão do tempo mais eficiente, onde a precisão no controle de jornada é aprimorada, e as tarefas manuais, antes desgastantes, são reduzidas. A equipe de Departamento Pessoal ganha não apenas em eficiência operacional, mas também em tempo para dedicar a atividades que agregam mais valor ao desenvolvimento da empresa.
Segurança Jurídica e Compliance Trabalhista
Outra das grandes vantagens de usar o ponto eletrônico digital é a segurança jurídica que ele oferece, uma vez que seu sistema é aprovado por lei, e se transformou em uma ferramenta de compliance em razão da transparência e da autoridade que oferece.
Blindagem contra processos judiciais e auditorias
Manter registros precisos do tempo trabalhado não é apenas uma formalidade, é uma necessidade legal. Essas regras garantem que os colaboradores sejam tratados de maneira justa em relação ao seu tempo e remuneração. Não cumprir essas normas pode resultar em problemas legais para a empresa, como penalidades e ações judiciais.
O ponto eletrônico digital está em conformidade também com o eSocial, podendo ser integrado ao seu sistema, e ainda oferece o espelho de ponto eletrônico, permitindo a conferência online, a assinatura eletrônica dos colaboradores e um recurso muito útil em caso de auditorias, fiscalizações e ações judiciais.
Armazenamento em nuvem e a prova de fraude
Mais um importante recurso do ponto eletrônico digital é seu armazenamento em nuvem, que permite o backup automático com integridade dos dados e segurança total, até mesmo em razão do sistema na grande maioria dos casos utilizar a criptografia.
O acesso remoto ao sistema é seguro, e pode ser feito a qualquer hora e em qualquer local, sem que seja necessário fazer uso de uma estrutura específica e VPN, permitindo aos gestores verificar os dados da jornada de trabalho e a emissão de relatórios com informações fundamentais, sem risco de fraudes e possíveis alterações sem prévia autorização.
O impacto na cultura organizacional e no Employee Experience
Para colaboradores de empresas que adotaram o ponto eletrônico digital a experiência de uso é extremamente compensadora, por uma série de razões, bem como o impacto na cultura organizacional é um atrativo para a retenção e atração de talentos, Vamos saber um pouco mais:
Autonomia para o colaborador: espelho de ponto na palma da mão
Empresas que contam com o ponto eletrônico digital oferecem aos seus colaboradores maior autonomia, para jornadas presenciais, híbridas e home office, e promovem uma cultura de confiança, transparência e responsabilidade.
Os funcionários podem acessar em tempo real e de forma muito fácil todas as informações da sua jornada de trabalho, têm também como solicitar correções de informações inconsistentes, deixando todas as ações registradas e com comprovação em caso de questões fiscais, trabalhistas e auditorias.
Conheça o
Ponto Eletrônico Digital
da TWO
Flexibilidade para o trabalho híbrido e remoto
Para os colaboradores externos, ou em jornada híbrida ou remota o ponto eletrônico digital a flexibilidade de acesso ao sistema é um recurso importante, eliminando a necessidade de realizar o registro pessoalmente, de se deslocar para marcar o ponto ou de deixar de ter horas extras marcadas pela falta do controle de ponto.
A burocracia que envolve o espelho de ponto deixa de existir, pois quaisquer modificações, envio de documentos e solicitações podem ser feitas de forma digital, pelo próprio aplicativo do sistema, tornando a rotina dos colaboradores e dos profissionais de RH e DP muito mais ágil, impactando na forma como a empresa é percebida e gerando maior engajamento.
