Como o controle de ponto digital aumenta a produtividade do setor de RH?

Ter um efetivo controle da jornada de trabalho dos funcionários pode ser um desafio enorme para o setor de RH. Mas, nos últimos anos surgiu um novo sistema, o controle de ponto digital que permite uma gestão da jornada de trabalho de maneira muito mais prática.

Ainda não conhece o que é um controle de ponto digital e como ele pode impactar positivamente sua empresa?

Bom, entenda nesse artigo tudo que você precisa saber para entender como esse método pode aumentar a produtividade do RH. Confira!

Quais são os métodos de controle de ponto?

Mas, antes vamos dar um giro rápido entre os diferentes métodos de controle de ponto que existem:

Livro de ponto

Em primeiro lugar temos o Livro de Ponto, o mais tradicional método de registro da jornada de trabalho. É barato e simples, porém bastante suscetível a falhas.

O livro de ponto é preenchido manualmente pelo funcionário, por conta disso é necessário monitoramento constante. Além de que não pode haver rasuras ou modificações, do contrário o documento terá que ser refeito.

Assim, até pode funcionar para empresas pequenas, por exemplo de 10 funcionários. Mas, ainda assim o trabalho será muito grande de lançar os dados em planilha e fazer todos os cálculos.

Relógio Cartográfico ou Mecânico

Ainda dentro do rol de controles manuais, temos o relógio cartográfico, que é um equipamento que marca no cartão individual do funcionário o horário correto.

Ou seja, é um papel cartão, que o funcionário insere na máquina e ela imprime diretamente no cartão o horário naquele momento. É comum que ao lado da máquina tivesse uma chapa presa à parede onde ficava todos os cartões.

Assim, temos dois problemas: cálculo de horas e segurança.

Quanto à segurança, esse tipo de registro era necessário que haja monitoramento para que um funcionário não marcasse o ponto de outro.

Quanto ao cálculo de horas, o departamento teria que ir de cartão em cartão contabilizando cada hora trabalhada. Ou seja, muito trabalho, com grandes chances de erro.

Crachá de chip ou código de barra

Entretanto, com a tecnologia os sistemas começaram a evoluir e chegamos nos relógios de ponto mais modernos com um sistema informatizado, poupando tempo na contabilidade de horas.

Os primeiros e ainda bastante utilizados pelas grandes empresas são os crachás, seja com chips ou códigos de barras que são lidos pelas máquinas.

Entretanto, exige toda uma estrutura para segurança, como a instalação de catracas e do o equipamento de leitura do chip ou código.

Portanto, é um sistema mais seguro e que garante mais produtividade ao setor de RH, mas é necessário ter dinheiro para investir na estrutura.

Biometria

Assim como o crachá, o relógio de ponto com biometria tem funcionamento semelhante, a diferença está no uso da impressão digital do funcionário para realizar o registro.

Desse modo, há ainda mais segurança, excluindo totalmente atitudes como bater o ponto pelo colega.

Controle de Ponto Digital

O controle de ponto digital surgiu há pouco tempo, trazendo os benefícios que os relógios biométricos e de crachá possuem, além de mais flexibilidade, segurança e economia para as empresas.

Assim, com o apoio de tecnologias web o ponto digital oferece uma gestão otimizada, com processos internos mais ágeis e informação em tempo real. Portanto, o controle de ponto digital entrega:

• Mais produtividade para o setor de RH;
• Segurança de dados, antifraude e simplicidade;
• Informação em tempo real;
• Cálculos e relatórios precisos e automáticos.

Como funciona um controle de ponto digital?

O funcionamento do controle de ponto digital é baseado nas tecnologias web, de modo que com um aplicativo você consiga fazer o efetivo controle da jornada de trabalho da sua equipe.

Assim, não há necessidade de um aparelho físico, de crachás ou cartão de ponto. Portanto, pode ser feito através do celular, computador ou tablet. 

Ou seja, o controle de ponto digital é um efetivo sistema para o controle de jornada no home office ou de equipes externas.

Desse modo, essa ferramenta permite que o RH tenha seu foco em atividades mais importantes, eliminando a necessidade de contabilizar horas e gerar relatórios. Além de permitir a correta adequação a legislação, evitar fraudes e aumentar a produtividade.

Por ser um aplicativo, os custos de implementação são muito inferiores aos demais métodos de registro de ponto.

Por fim, por ser um sistema na nuvem, você como gestor poderá ter informação em tempo real de seus funcionários. Quer saber se tem alguém que ainda não bateu o ponto? Basta abrir o sistema. Quer informações gerenciais rapidamente, só abrir o aplicativo e terá diversos indicadores.

Por que ter um controle de ponto digital?

Podemos elencar os seguintes benefícios do controle de ponto digital:

• Controle de ponto antifraude;
• Definição de regras e limites para hora extras;
• Rastreamento por GPS;
• Redução de gasto com fechamento de folha de pagamento;
• Verificação em tempo real dos funcionários trabalhando ou não;
• Alertas e notificações no sistema dos atrasos, limites de horas e ausências;
• Relatórios gerenciais em tempo real e com informações importantes;
• Economia, já que não precisa investir e manter equipamentos caros.

Mas, vamos ir mais a fundo do que porquê o controle de ponto digital vem se tornando uma das ferramentas mais interessantes do RH:

Livre-se da burocracia

O setor de RH já possui diversas tarefas desde relatórios, analisar currículos, responder e-mails, controlar documentos etc. Assim, acaba que melhorar o engajamento da equipe e aumentar a produtividade do setor fica em segundo plano.

E isso pode custar caro para a empresa.

Ademais, como o principal objetivo do RH é zelar pelo patrimônio da empresa e as relações entre funcionário e empregador, muitas vezes as atividades do departamento é pautada na legislação trabalhistas, podendo gerar burocracias.

E quanto mais burocracia, menor a capacidade criativa das pessoas e mais custos financeiros para a empresa.

Atualmente, quase todas empresas estão passando pela transformação digital por um fator de sobrevivência. As novas ferramentas estão mudando a forma de trabalhar, inclusive nos recursos humanos.

Nesse sentido, há novas formas de recrutar, avaliar desempenho, motivar e cumprir com requisitos legais ao mesmo tempo. Dessa forma, o gerente de RH volta ter posição estratégica nas empresas, liderando projetos para aumento da produtividade e buscando parcerias chaves para resolver os desafios da empresa.

Assim, aliviar a carga de tarefas repetitivas e liberar tempo não é possível com ferramentas obsoletas que geram perda de tempo, erros e frustração.

Portanto, com a ajuda da tecnologia as empresas podem vencer os novos desafios do mercado de maneira mais barata, inteligente e rápida.

Aumente a produtividade

A tecnologia vem evoluindo cada vez mais rápida todo ano. Nesse sentido, é importante que o setor também se atualize com as ferramentas adequadas para ter processos de controle e gestão de pessoas eficiente para o novo cenário.

Para empresas pequenas, com até 10 funcionários, pode até ser visto como razoável o controle de ponto em livro manual.

Mas, será que essa é a melhor forma do profissional de RH utilizar seu tempo? Ou seja, ter um Livro de Ponto ou Relógio de Ponto Cartográfico exige dos colaboradores de RH que lancem informação por informação em uma planilha para calcular as horas trabalhadas.

Então, depois disso tudo é que será possível fechar a folha de pagamento. Isso se não houver algum erro de lançamento ou de cálculo, que aí terá outro trabalhão para encontrar a falha e arrumar.

Ou seja, muito tempo gasto e aumenta chances de falhas. Esses problemas são facilmente resolvidos com um sistema eletrônico, que consegue calcular as horas com precisão em questão de instantes.

Mas, quando pensamos em sistema eletrônico lembramos dos sistemas de catracas e pontos eletrônicos que médias e grandes empresas possuem. São sistemas caros para instalar, o que afugenta os pequenos empreendedores. Afinal, para que você vai gastar tudo isso para controlar as horas de alguns funcionários apenas?

Entretanto, esse não é a única maneira mais de fazer o controle de ponto de maneira eficiente. Hoje em dia, podemos contar com a internet para nos ajudar a resolver muitos problemas!

Ganho de eficiência com controle de ponto digital

Aqui vai alguns dos motivos de como um sistema de controle de ponto digital pode melhorar a produtividade do setor de RH:

• Redução das burocracias, dos desperdícios de papel, do tempo gasto com conferências e assinaturas manuais;
• Mobilidade e contabilidade de horas trabalhas com precisão, relatórios automáticos e facilidade para controle de home office e teletrabalho;
• Possibilidade do funcionário acessar o aplicativo de controle de ponto sem estar conectado a internet;
• Cálculo de horas automatizado, acompanhamento de projetos, folha de pagamento com relatórios poderosos para apoio de decisão estratégica;
• Cumprir exigências legais de maneira rápida e simplificada;
• Sistemas com assinatura eletrônico oferecem muito mais produtividade e confiabilidade dos dados;
• Evite multas por envio de relatório incorretos ao eSocial;
• Check in e check out de funcionários com poucos cliques, marcação de ponto diretamente no navegador ou smartphone (iOS ou Android!).

Assim, se você for responsável por aprovar os relatórios de horas extras, poderá executar essa tarefa com muito mais rapidez e confiança com apps como o TradingWorks. Com o aplicativo você consegue gerir a folha de pagamento e evitar erros de maneira simples.

Esse tipo de tecnologia te permite ter mais tempo na agenda para focar em ações estratégicas e projetos.

Mas, o que a lei brasileira diz?

Antes de mais nada, é importante dizer que a Lei nº 13874/2019 alterou o artigo 74 da CLT, que dizia ser obrigatório o controle de ponto para empresas com mais de 10 funcionários. Com a nova lei, passa a ser obrigatório o registro de ponto para empresas com mais de 20 colaboradores.

De tal maneira, o art. 74 já previa a possibilidade de registro eletrônico. Mas, foi necessárias duas portarias para a devida regulamentação, sendo as portarias 1510/2009 e 373/2011:

Portaria 1510 do Ministério do Trabalho

A portaria 1510/09 tinha por objetivo instituir regras e obrigações para a adoção do registro de ponto eletrônico. Assim, foi estipulado que os sistemas deveriam:

• Registrar a jornada de trabalho;
• Realizar controle fiscal da jornada de trabalho;
• Emitir documentos fiscais.

De tal maneira, como é missão do ministério preservar o direito dos trabalhadores, essa portaria tinha como alvo evitar manipulações de horas extras e carga horária excessivas, garantindo a integridade dos registros de ponto.

Portaria 373 do Ministério do Trabalho

Complementando a portaria anterior, a portaria 373 de 2011 veio para acrescentar e regulamentar os métodos alternativos de sistema de controle de ponto.

Dessa forma, o controle de ponto digital foi regulamentado pelo Ministério do trabalho, trazendo mais tecnologia, produtividade e segurança.

Agora, com a nova portaria, os sistemas alternativos entregam mais:

• Segurança;
• Baixo custo;
• Sistema em nuvem;
• Flexibilidade;
• Relatórios poderosos;
• Informações em tempo real;
• Praticidade.

Como escolher um controle de ponto digital?

Tem interesse em conhecer mais sobre um aplicativo de controle de ponto autorizado pelo Ministério do Trabalho? Faça um teste grátis da TradingWorks entrando em contato nesse link.