Controle de Ponto Home Office: saiba como fazer sem fraudes!

Controle de ponto home office
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De acordo com as disposições atualmente previstas na lei, o controle de ponto home office é obrigatório para os trabalhadores contratados com base na jornada, em empresas que possuam mais de 20 funcionários.

A pandemia de Covid-19 intensificou a cultura do trabalho remoto, levando muitas empresas a adotarem modelos flexíveis, como o home office ou o híbrido, combinando dias de trabalho presencial e remoto.

Com essa mudança, surgiu a necessidade de implementar sistemas eficazes de controle de ponto para acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores.

Entre esses desafios, uma das principais questões que surgem é como garantir um controle de ponto eficiente e seguro no ambiente remoto, evitando possíveis fraudes.

Se você também tem dúvidas sobre a melhor maneira de realizar o controle de ponto home office, continue lendo para encontrar respostas e soluções para essa demanda crescente.

Vá direto ao ponto!

Entenda sobre o Home Office

Com a Reforma Trabalhista, as leis que regem o trabalho mudaram. Agora, o Home Office, ou seja, o trabalho em casa, é oficialmente reconhecido. Mesmo antes disso, algumas empresas já adotavam esse modelo, mas sem regras claras. Depois da mudança na lei, mais empresas começaram a usar o Home Office.

Durante a pandemia, muitos mais funcionários começaram a trabalhar de casa. Isso aconteceu porque é uma forma segura de evitar o contágio pelo vírus, especialmente para os trabalhadores que podem ficar mais doentes. Assim, as empresas continuam funcionando e os trabalhadores ficam protegidos.

No entanto, mudar a forma como as pessoas trabalham não é fácil. Uma das coisas difíceis é garantir que os horários de trabalho sejam registrados corretamente, mesmo quando se está em casa, para evitar problemas.

Home Office

No home office, o funcionário realiza suas atividades profissionais diretamente de sua casa, utilizando recursos tecnológicos para se comunicar e cumprir suas responsabilidades. As regras do home office variam de acordo com cada empresa, mas geralmente incluem horários de trabalho definidos, disponibilidade para comunicação online e cumprimento das metas estabelecidas.

Trabalho híbrido

Já no trabalho híbrido, os colaboradores têm a oportunidade de alternar entre o trabalho presencial no escritório e o trabalho remoto em casa. Essa modalidade oferece flexibilidade aos funcionários, permitindo que ajustem suas rotinas de acordo com as necessidades do momento e as políticas da empresa.

É importante que, tanto no home office quanto no trabalho híbrido, haja uma política institucional específica, clara comunicação entre gestores e funcionários quanto às expectativas de desempenho, horários de trabalho e formas de registro de jornada.

Além disso, é fundamental que as empresas forneçam os recursos necessários para que os colaboradores possam desempenhar suas atividades remotamente de forma eficiente e segura.

O que a lei diz sobre controle de ponto home office?

De acordo com as disposições atualmente previstas na CLT, o controle de ponto home office é obrigatório para os trabalhadores contratados com base na jornada, em empresas que possuam mais de 20 funcionários.

Isso significa que o controle de ponto é necessário para aqueles cujos contratos especificam um número definido de horas de trabalho diárias e mensais.

O controle de ponto home office desempenha um papel importante ao garantir que os colaboradores não excedam suas horas de trabalho. É fácil perder a noção do tempo e acabar estendendo a jornada sem os devidos intervalos. Além de auxiliar na organização dos colaboradores, o controle de ponto oferece segurança jurídica para a empresa.

Além disso, o controle também contribui para a manutenção e avaliação da produtividade dos trabalhadores. Conhecer a quantidade de horas trabalhadas possibilita à empresa planejar suas despesas mensais com folha de pagamento de forma mais precisa.

Diante desse cenário, é essencial adotar métodos eficazes de controle de ponto  home office, visando evitar possíveis fraudes. Essa prática é válida tanto para empresas que mantêm seus colaboradores nesse modelo de trabalho quanto para aquelas que adotaram o home office de forma excepcional, como medida temporária durante a pandemia.

É importante ressaltar que a Portaria 671, que regulamentou o REP-P (Registro de Ponto por Exceção), também se aplica ao home office, oferecendo parâmetros para a utilização de sistemas eletrônicos de controle de ponto remoto.

Essa regulamentação visa garantir a segurança e a confiabilidade dos registros de jornada, promovendo uma relação de trabalho transparente e equitativa entre empregadores e funcionários, mesmo em contextos de trabalho remoto.

Alternativas para horas extras

Qual é a melhor forma de fazer o controle de ponto home office?

Uma maneira eficaz de gerenciar o controle de ponto home office é por meio de um sistema de controle de ponto online, também conhecidos como sistemas eletrônicos de registro de ponto.

Esses recursos tecnológicos oferecem uma solução prática e segura tanto para os colaboradores quanto para as empresas.

Esses sistemas permitem que os funcionários registrem suas horas de trabalho de forma ágil e conveniente, utilizando dispositivos móveis como smartphones ou computadores.

Com essa tecnologia, as marcações e relatórios são gerados de forma eficiente, possibilitando que os empregadores acompanhem em tempo real os registros de entrada e saída dos colaboradores no sistema.

Ao utilizar o software em dispositivos móveis, como smartphones, essa tarefa torna-se mais fácil, pois as marcações podem ser feitas com apenas alguns cliques, e o aplicativo pode enviar lembretes aos colaboradores para garantir que não deixem de registrar seu ponto.

Principais regras para o controle de ponto no Home Office 

As regras para o controle de ponto no home office seguem princípios semelhantes aos do trabalho presencial, mas exigem atenção a detalhes para evitar futuros problemas. Por exemplo, o trabalhador não deve exceder duas horas extras diárias, conforme determinado pela legislação trabalhista.

É essencial considerar tanto as leis trabalhistas quanto as políticas da empresa ao estabelecer o controle de ponto no home office. As horas estipuladas no contrato de trabalho devem ser mantidas, garantindo que os colaboradores mantenham a mesma carga horária do trabalho presencial ao fazer a transição para o home office.

É importante que o empregador compreenda que o fato de o trabalhador ter acesso ao sistema da empresa a qualquer momento não significa que ele deva estar disponível 24 horas por dia.

É necessário estabelecer horários de trabalho em acordo com o colaborador.

Assim, é fundamental encontrar o melhor equilíbrio para ambas as partes. Enquanto algumas funções exigem o cumprimento do horário comercial, como suporte ao cliente, outras permitem uma flexibilidade maior. No entanto, é crucial definir limites que estejam de acordo com a legislação trabalhista.

Da mesma forma, o funcionário deve comprometer-se a realizar suas atividades de maneira adequada, respeitando os horários e as metas estabelecidas. Isso inclui não exceder os períodos de descanso previstos em contrato e garantidos pelas leis trabalhistas.

Horas extras

As horas extras são permitidas, porém, com limitações claras. O controle de ponto no home office é essencial para monitorar adequadamente as horas extras.

No ambiente de trabalho remoto, o limite de horas extras também é estabelecido em até duas horas por dia, conforme as disposições legais e as políticas internas da empresa. É importante definir com clareza a quantidade de horas extras permitidas aos colaboradores durante o regime de home office.

Se um profissional ultrapassar esse limite, é responsabilidade do gestor oferecer as orientações necessárias, priorizando as ações com base na importância e urgência.

Leia também: 

Quando as horas extras são um problema nas empresas?  

Como reduzir o número de horas extras e otimizar o trabalho

Como fazer o controle de horas extras de colaboradores em home office?

Benefícios do Banco de horas

Quais os benefícios do controle adequado do ponto? 

O controle de ponto no home office traz benefícios significativos tanto para os colaboradores quanto para as empresas. No caso das empresas, são visíveis as vantagens que isso proporciona aos setores de RH e de departamento pessoal. Mas quais são esses benefícios?

Controle das horas trabalhadas e produtividade

Mesmo no trabalho remoto, é essencial que as atividades sejam realizadas de forma eficiente e com qualidade. Por isso, o uso de um aplicativo eficiente para o controle de ponto também serve como ferramenta para avaliar a produtividade dos colaboradores. Isso permite avaliar o impacto do trabalho remoto na empresa e nos colaboradores.

Para alcançar as metas estabelecidas, é crucial uma comunicação eficiente entre os trabalhadores e os gestores, definindo quais são as ações mais importantes e urgentes.

Facilitação do cálculo dos salários

Ao utilizar um aplicativo para controle de ponto no home office, as informações são integradas automaticamente ao software de gestão. Isso facilita muito os cálculos da folha de pagamento e a gestão dos salários dos funcionários, tornando o processo mais eficiente.

Redução de erros nos cálculos

A adoção de tecnologias para os cálculos das horas trabalhadas e dos salários reduz consideravelmente os erros e torna o processo mais rápido. Isso acontece porque os registros são feitos automaticamente pelo software, reduzindo as chances de erros.

Além disso, esses sistemas são extremamente seguros, pois não permitem alterações manuais das informações.

Automatização torna o RH mais estratégico

A adoção de tecnologias que automatizam tarefas repetitivas e burocráticas torna o setor de RH mais eficiente e estratégico. Com isso, os responsáveis pelo controle das jornadas de trabalho não precisam lidar com planilhas enormes, o que economiza tempo e permite focar em atividades mais importantes.

Segurança e controle

Um dos principais desafios do controle de ponto home office é garantir a segurança dos sistemas e evitar fraudes. Muitas plataformas utilizam recursos como geolocalização e reconhecimento facial para aumentar a segurança. Além disso, os aplicativos seguem todas as normas do Ministério do Trabalho e Emprego.

Aumento da produtividade

Com o controle de ponto home office, é possível avaliar a produtividade dos colaboradores e identificar possíveis problemas. Isso permite desenvolver planos de ação para resolver esses problemas e melhorar o desempenho.

Como funciona o controle de ponto home office por app? 

O controle de ponto home office por meio de aplicativos atende a todas as exigências legais de forma eficaz. Além disso, por ser um aplicativo, é uma opção mais acessível e simples de ser implementada.

Esse sistema permite que os colaboradores realizem seus registros de ponto de maneira prática, diretamente em seus smartphones, utilizando uma conexão com a internet.

Antes de acessar o sistema, o profissional realiza sua autenticação, que pode ser feita por meio de senha ou reconhecimento facial. Para garantir ainda mais segurança, os sistemas utilizam o recurso de geolocalização (GPS) dos dispositivos, assegurando a autenticidade das marcações e proporcionando um controle mais efetivo.

Após cada registro, o trabalhador recebe um comprovante, que deve ser arquivado para possíveis comprovações futuras. Essa abordagem torna o controle do ponto no home office mais eficiente, seguro e reduz as chances de fraudes. Além disso, a empresa tem acesso a todas as informações em tempo real, facilitando o exercício do controle.

Diante da crescente tendência do trabalho remoto, impulsionada especialmente pela pandemia, tornou-se essencial estabelecer um controle de ponto home office eficiente para beneficiar tanto os profissionais quanto as empresas. 

Conclusão

Sendo assim, fica fácil perceber que o controle de ponto home office representa uma solução essencial para acompanhar e garantir a eficiência do trabalho remoto, atendendo às demandas legais e promovendo a segurança tanto dos colaboradores quanto das empresas.

Com a crescente adoção dessa modalidade de trabalho, torna-se fundamental contar com ferramentas modernas e eficazes para gerenciar o registro de horas trabalhadas de forma prática e segura.

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