Algumas ferramentas são utilizadas para uma gestão eficiente de recursos humanos, e uma delas é o relógio de ponto, já que ele desempenha um papel crucial no controle da jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa.
Com o passar dos anos e a evolução da tecnologia, os métodos de controle do registro de ponto também se modernizaram, oferecendo soluções que vão desde os tradicionais relógios de ponto mecânicos até sistemas digitais avançados como mostraremos no artigo.
Compreender o funcionamento desse dispositivo é fundamental para garantir a conformidade legal, otimizar a produtividade e promover a transparência nas relações trabalhistas. Neste texto vamos explorar o que é um relógio de ponto, discorrer mais sobre o tema e esclarecer suas dúvidas. Vamos lá!
O que é um relógio de ponto?
O relógio de ponto é um equipamento projetado para fazer o registro da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa, marcando as entradas e saídas, os intervalos, faltas e atrasos de forma a fornecer informações importantes para a elaboração da folha de pagamento.
Atualmente os empregadores têm à disposição diferentes tipos de relógios de ponto, desde os modelos mais tradicionais que apenas registram a movimentação dos funcionários, aos que fazem o cálculo das horas trabalhadas, separadas em horas normais, extras e horas negativas.
Quais são os tipos de relógio de ponto?
Os primeiros modelos de relógios de ponto eram bem simples, mas com o passar do tempo novos tipos foram surgindo para deixar o processo de registro da jornada de trabalho mais prático. Vamos conhecer os tipos de relógio de ponto que ainda são utilizados:
Relógio ponto mecânico
Também conhecido como relógio de ponto cartográfico, o relógio de ponto mecânico funciona como um carimbo, que imprime no cartão de ponto os horários que estão no seu sistema.
Ele funciona como um registro manual de ponto, já que o preparo do espelho de ponto e o cálculo da folha de pagamento é feito de forma manual. Cabe ressaltar que ele o reduz consideravelmente as possibilidades de erros ou fraudes com relação às datas e horários marcados nos cartões de ponto.
Ponto eletrônico
Já no caso do ponto eletrônico, existem diferentes modelos de equipamentos, e todos reduzem ainda mais as chances de fraudes ou erros, já que independente do formato do relógio de ponto, o sistema utilizado, o REP, é muito mais seguro.
Ele é capaz de eliminar os problemas de baixa produtividade, pois o REP, ou Registrador de Ponto Eletrônico, coleta e armazena os dados da jornada, que são posteriormente tratados pelo sistema de ponto, emitindo relatório mais abrangentes e reduzindo o trabalho das equipes de RH e DP.
Através desse modelo de relógio de ponto é possível realizar a gestão e monitoramento das jornadas de trabalho de forma mais precisa e ágil, de acordo com a necessidade da empresa. O relógio de ponto eletrônico pode assumir diversos formatos, como o uso de crachás, biometria, aplicativos de reconhecimento facial, entre outros recursos.
Como funciona o relógio de ponto tradicional vs. digital?
Como explicamos acima, o relógio de ponto tradicional ou mecânico, funciona como um carimbo no cartão de ponto, registrando o horário de cada atividade do colaborador. E quanto aos relógios de ponto mais recentes, os eletrônicos, os modelos são variados.
Pode ser um relógio de ponto que funciona através da biometria, com a impressão digital dos funcionários. Há também a versão móvel, que é capaz de registrar os horários do colaborador através de aplicativos instalados em dispositivos móveis.
Os REPs, que são os registradores eletrônicos de ponto, regulamentados pela Portaria 671, oferecem os modelos REP-C, que é o modelo convencional e utiliza um dispositivo fixo para registro das atividades.
O REP-A, que é o alternativo, só pode ser utilizado mediante previsão em acordo ou convenção coletiva, permite o uso de diferentes tecnologias, como biometria, reconhecimento facial e aplicativos de localização. E o REP-P, que funciona via programa e é ele quem registra os horários e datas das atividades do colaborador.
Como escolher o melhor modelo para sua empresa
Para escolher o modelo mais adequado ao seu ramo de atividade, é necessário levar em conta as demandas da empresa. Quem tem colaboradores externos, em home office ou no modelo híbrido de trabalho, por exemplo, precisará de uma solução que ofereça diferentes formas de registrar o ponto, presencial e a distância.
Escolha um modelo de relógio de ponto que seja capaz de armazenar e compilar as informações relativas à jornada de trabalho. Que seja capaz de gerar relatórios individuais e que também possa ser acessado pelos colaboradores, já que é um direito deles previsto na legislação.
O relógio de ponto ideal deve caber no seu orçamento, realizar o maior número possível de funções e ser o mais seguro possível, de forma a evitar fraudes e reduzir as chances de erros e ofereça as informações já tratadas para verificação em caso de auditoria.
Qual a importância do controle de frequência?
Esse tipo de processo, o controle de ponto e frequência, é realizado há muitos anos, e cada vez mais é possível perceber a importância da gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, como veremos abaixo:
Garantindo direitos dos trabalhadores
Os colaboradores têm direito garantido por lei às informações sobre sua jornada de trabalho, e a praticidade e facilidade ao acesso dessas informações pode ser obtida através de um sistema de frequência eficiente.
Promover a transparência no processo de controle da jornada de trabalho aumenta a confiança por parte dos colaboradores, e dá um salto de qualidade na relação entre empregador e funcionário. Isso também contribui para um ambiente de trabalho mais acolhedor e harmonioso, melhorando a capacidade de reter talentos e o interesse em fazer parte deste tipo de empresa.
Benefícios para a empresa
Além de garantir a conformidade legal, o controle de frequência é fundamental para identificar padrões de absenteísmo e atrasos, aumentar a capacidade produtiva, facilitar a gestão da jornada de trabalho, verificar a necessidade da realização de horas extras, permite aos gestores perceber de forma mais clara os pontos que devem ser melhorados, realizar o cálculo correto da folha de pagamento, evitar processos trabalhistas, analisar o desempenho individual, entre outras vantagens.
Legislação sobre registro de ponto
Independente do tamanho da empresa, o controle do registro de ponto e da jornada de trabalho são cruciais para uma melhor gestão dos recursos humanos, do cálculo correto da folha de pagamento, e o relógio de ponto, seja manual ou eletrônico é a melhor ferramenta para auxiliar nesses processos.
Obrigações legais de empresas
A Portaria 671 de 2021 atualizou as exigências sobre os REPs, definindo os seus tipos C, A e P como válidos, desde que tenham o “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” dos fabricantes dos equipamentos e que sejam registrados no Ministério do Trabalho e Previdência.
As assinaturas eletrônicas em documentos, como o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador ou o Arquivo Fonte de Dados (o AFD) devem ser feitas seguindo os padrões PAdES ou CAdES.
Como cumprir as exigências da CLT
De acordo com o Artigo 74 da CLT: “Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Além dessa obrigação legal, também é norma que os relógios de ponto tenham bateria com autonomia suficiente para garantir seu funcionamento. Precisão de, no mínimo, um minuto ao ano, funcionamento independente, fornecimento de comprovante de registro, seja impresso ou online, utilizar memória que não pode ser apagada ou alterada, não permitir restrições às marcações e não realizar marcações automáticas.
Quais são as vantagens e desvantagens do relógio de ponto?
O uso do relógio de ponto oferece aos empregadores e funcionários uma série de vantagens, como mais segurança ao adotar um sistema moderno, que emita comprovantes das jornadas de trabalho de forma mais precisa, servindo inclusive como comprovação documental em ações trabalhistas.
O relógio de ponto pode garantir que as cargas de trabalho sejam respeitadas através do acompanhamento constante das suas marcações, e ele ainda é capaz de inibir as fraudes e alterações nas informações registradas, evitando ainda marcações antecipadas.
Os relógios de ponto mais modernos armazenam todas as informações na nuvem, então não há o risco de perda ou danos aos dados. Em caso de auditoria o acesso aos registros fica bem mais fácil, e para elaboração de espelhos de ponto e folha de pagamento os relatórios emitidos pelos REPs são de extrema ajuda.
Nos processos digitais, há uma redução enorme nos erros, já que na maior parte dos casos eles ocorrem por falhas humanas e os sistemas mais modernos podem ser integrados com os arquivos do RH. Com a redução do volume de trabalho sobra mais tempo para os funcionários se dedicarem a outras atividades.
As desvantagens são poucas, e podem ocorrer mais em razão de falhas humanas, como por exemplo um funcionário esquecer de registrar o início ou fim da jornada de trabalho. Em caso de ponto mecânico o colaborador pode marcar o cartão de outro por engano, o tempo gasto com a conferência dos registros ainda é grande e a folha de pagamento demora bastante para ser elaborada.
Como implementar o relógio de ponto na sua empresa?
Para os empregadores que desejam implementar o relógio de ponto na sua empresa, a dica é escolher um modelo que seja capaz de atender bem suas demandas. Vamos mostrar a seguir como utilizar da melhor forma essa ferramenta:
Passo a passo para implementação
O primeiro passo é avaliar as necessidades da empresa e colaboradores. Os sistemas de trabalho, já que os modelos híbridos, home office e externos requerem soluções diferenciadas dos colaboradores que exercem suas funções na sede da empresa.
A recomendação é adotar um relógio de ponto eletrônico, que seja capaz de facilitar e agilizar a gestão da jornada de trabalho, bem como auxiliar na elaboração do espelho de ponto e da folha de pagamento.
Busque uma empresa que esteja em conformidade com as exigências legais, que ofereça as melhores soluções, realize treinamento para os profissionais responsáveis pela manipulação e manutenção do sistema, e disponibilize assistência em caso de problemas.
É interessante optar por sistemas que possam ser integrados às ferramentas utilizadas pelo RH e DP, de forma que seja fácil importar as informações registradas no relógio de ponto. Disponibilize aos colaboradores as regras para uso do relógio de ponto, ministre cursos caso seja necessário, e dê suporte a quem encontrar qualquer tipo de dificuldade ao utilizar o sistema.
Desafios comuns e soluções
O colaborador deve adquirir o hábito de registrar suas atividades no relógio de ponto. Entradas, saídas e intervalos devem ser marcadas para que o sistema forneça relatórios completos e precisos. Então é preciso que todos tenham em mente que esquecer de realizar o registro pode implicar em sanções.
Caso algum colaborador sinta dificuldade em utilizar o sistema, ofereça soluções para que ele se adapte, seja em forma de treinamento, ou fazendo um acompanhamento próximo até que a adaptação seja concluída.
Relógio de ponto por aplicativo é permitido pela lei?
A lei permite o uso de relógios de ponto através de aplicativos, desde que normas estabelecidas pela Portaria 671 e no Decreto nº 10.854 sejam obedecidas. A Portaria 671 estabeleceu que o controle de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações e ainda deve atender a determinados padrões, como por exemplo a proibição de alterações do empregador nas marcações do empregado.
Usar controle de ponto manual é ilegal?
Não existe nenhum tipo de proibição ao uso do controle de ponto manual, desde que a empresa siga as diretrizes estabelecidas pela CLT. O que a legislação salienta é que o registro deve ser feito de forma a garantir a precisão e a segurança das informações.
Por que a TWO tem o relógio de ponto ideal para sua empresa?
A TWO RH conta com os melhores e mais modernos relógios de ponto em seu portfólio, e pode contribuir no momento da escolha do modelo mais adequado às demandas de cada empresa.
Nossos consultores estão aptos a auxiliar as empresas a escolher e implementar a melhor solução para o controle de ponto, de acordo com as diretrizes legais da CLT e Portaria 671.
