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Controle de ponto manual é o método mais tradicional adotado pelas empresas. Afinal, é um sistema de controle simples e de baixo custo.
Apesar da tecnologia ter evoluído e o registro manual ter se tornado obsoleto, muitos negócios, especialmente pequenos, ainda utilizam o livro ou ficha de ponto para o controle de jornada de trabalho.
Porém, o controle de ponto manual possui diversos pontos negativos que você precisa conhecer. Continue lendo até o final para entender quais são eles!
O que é o controle de ponto manual?
Controle de ponto manual é caracterizado pelos livros e fichas de ponto. Os dois formatos registram os mesmos dados: nome do funcionário, horário de entrada, intervalo e saída.
Contudo, na ficha de ponto cada funcionário tem a sua. Enquanto isso, no livro de ponto todos assinam no mesmo caderno, um abaixo do outro.
Assim, vemos que podem acontecer diversos problemas que podem prejudicar a empresa tanto no financeiro quanto na produtividade do setor de RH.
Vamos agora entender os 6 principais:
#1 Erros de registro e rasuras
O primeiro problema do controle de ponto manual são as falhas de registro. Todo sistema de registro manual, seja do que for, terá esse problema.
Afinal, às vezes a pessoa está distraída, dormiu mal ou algo parecido e acaba errando. Poderá acontecer do funcionário:
- Assinar no lugar erro;
- Colocar horários trocados;
- Esquecer de marcar o ponto;
- Errar e rasurar na tentativa de consertar.
Enfim, há diversas situações e contextos que o erro acontece. Nesse sentido, o controle de ponto manual acaba dificultando e reduzindo a confiança no sistema.
Com as rasuras, pode acontecer de todo o trabalho do RH ser atrasado, pois ninguém entendeu o que o funcionário tentou escrever.
#2 Perda de registros
Papel é muito frágil, sendo uma forma de armazenar registros que precisa de cuidados extras.
Nesse sentido, o livro ou ficha de ponto possui muito mais risco de ser danificado em situações triviais. Afinal, não seria surpresa em algum momento alguém deixar cair café ou água no livro.
Além disso, os registros de ponto ficam pulverizados em diversos locais (livros e fichas), o que dificulta a consolidação de informações, sendo que alguns dados podem nem ser considerados por mero esquecimento.
#3 Cálculo de folha de pagamento incorreto
Pelas perdas de informações que podem acontecer no controle de ponto manual, o cálculo de folha de pagamento ficará incorreto.
Ou seja, no processo de fazer o cálculo da folha o profissional de RH poderá errar nos lançamentos ou mesmo deixar dados passarem. Podemos ver que um erro pode ser potencializado por outros.
Assim, se um funcionário erra no registro de ponto, o setor de RH pode piorar a situação ao fazer o lançamento errado.
No final, a empresa poderá pagar a mais aos funcionários ou, pior, pagar a menos — o que desencadeará em uma série de ações trabalhistas.
#4 Ações trabalhistas
Já que comentamos sobre ações trabalhistas, é bom ressaltar que o controle de ponto manual pode ser a causa de muitos problemas com a justiça.
Por conta dos erros comentados acima, o funcionário poderá não receber o valor correto. Assim, ele estará em seu direito de procurar a justiça para receber o valor. Contudo, nesse mesmo processo a empresa pode se ver em outro problema: não ter os registros bem armazenados.
Logo, a empresa terá mais dificuldade de se defender, já que provar o contrário será mais trabalhoso ou impossível. Assim como o fato da empresa não ter os registros armazenados poderá ser o motivo da ação trabalhista.
#5 Baixa produtividade
Não é surpresa descobrir que o controle de ponto manual faz o RH ser um setor com baixa produtividade. Afinal, imagina o tempo gasto só na conferência e a soma das horas trabalhadas de cada funcionário.
Só isso já leva vários dias do profissional de RH, agora adicione os problemas que podem acontecer e considere que o setor tem outras demandas; concluímos que a conta não fecha.
Ou seja, o controle de ponto manual faz com que:
- Fechamento de folha de ponto leve semanas;
- Registros sejam suscetíveis a erros que são difíceis de detectar;
- Vários dias sejam dedicados exclusivamente para conferência;
- Pela baixa produtividade e alta demanda do RH, a empresa será forçada a aumentar seus custos contratando mais pessoas para ajudar o setor.
#6 Fraudes
Por fim, um problema grave para todas as empresas são as fraudes no controle de ponto manual.
Como é o próprio funcionário que registra, ele não terá dificuldade de colocar horários que não foram efetivamente trabalhados. Também há os casos de um funcionário registrar o ponto de outro.
Dessa forma, a empresa poderá ter enormes prejuízos ao pagar por horas trabalhadas que nem existiram — pior ainda se for pagamento de horas extras.
Contudo, o problema de fraudes também pode acontecer pelas modificações no RH, já que a folha de ponto manual não possui um controle de alterações efetivo. Nesse sentido, o registro manual possui baixo nível de confiança na autenticidade dos dados.
Ah! Lembra que na introdução disse que o controle de ponto manual é um sistema de baixo custo?
Então, espero que ao ler esses 6 riscos desse sistema você tenha percebido que, na verdade, ele custa muito caro. Realmente um caderno ou ficha de ponto é muito mais barato que um sistema eletrônico.
Contudo, quando consideramos o custo da baixa produtividade, das ações trabalhistas e erros na folha de pagamento, o sistema manual se torna um dos mais caros de todos.
Quais são as alternativas do controle de ponto manual?
Enfim, há diversas alternativas mais seguras, baratas e eficientes para sua empresa.
Para negócios que possuem estabelecimentos que necessitam de catracas para controlar o acesso, o uso de um controle de ponto eletrônico poderá ser o mais indicado. Nesse sentido, esse tipo de ponto eletrônico consegue sincronizar o registro de ponto com a liberação de acesso através de biometria ou crachás.
Enquanto isso, uma opção mais barata e prática, são os controles de ponto digitais. Com esse sistema você poderá fazer o registro através do próprio celular.
Por essa característica, é possível fazer o controle de equipes externas e em home office com total segurança e praticidade.
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