Além das obrigações legais que têm consequências financeiras, também existem as expectativas dentro da empresa sobre os direitos dos funcionários e outros acordos feitos. Por isso, é fundamental ter muita atenção às rotinas de fim de ano do DP.
No período de encerramento do ano, o Departamento Pessoal desempenha um papel vital, lidando com processos que exigem atenção e organização.
Mas preparar-se para essas rotinas pode ser desafiador, especialmente para profissionais em início de carreira que se sentem um pouco perdidos diante dos diversos processos envolvidos.
Neste artigo, vamos descomplicar essa fase e fornecer estratégias essenciais para garantir que tudo transcorra de maneira suave.
Vamos falar sobre as principais rotinas de fim de ano do DP, as responsabilidades envolvidas, e desmistificar as atividades mais importantes que surgem nesse período.
Por que o DP precisa ter atenção especial nas rotinas de fim de ano?
Conforme o ano chega ao fim, as empresas têm várias responsabilidades para lidar, algumas que acontecem sempre e outras específicas.
Nessa época, surgem diversas rotinas de fim de ano do DP, como pagar o décimo terceiro e organizar as férias dos funcionários.
Então, além das obrigações legais que têm consequências financeiras, também existem as expectativas dentro da empresa sobre os direitos dos funcionários e outros acordos feitos.
É essencial equilibrar não só o lado legal, mas também as necessidades e expectativas internas para garantir que o ano termine bem para todos.
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Quais são as principais rotinas de final de ano do DP?
As principais rotinas de fim de ano do DP incluem:
- Gestão de Férias – Organização das férias coletivas e individuais dos colaboradores.
- Controle de Folgas e Compensações – Acompanhamento e registro de folgas e compensações de banco de horas.
- Gestão de Benefícios – Revisão e administração dos benefícios oferecidos aos funcionários.
- Décimo Terceiro e Folha de Pagamento – Preparação e processamento do décimo terceiro salário e fechamento da folha de pagamento.
- Reajustes Salariais – Avaliação e implementação de reajustes salariais conforme necessário.
Cada uma dessas tarefas desempenha um papel vital na garantia de que o encerramento do ano transcorra de maneira suave e eficiente para todos na organização.
1. Gestão de férias
Garantir um processo eficiente e bem coordenado de gestão de férias não apenas atende às expectativas dos colaboradores, mas também contribui para a saúde organizacional como um todo.
A importância dessa gestão está na necessidade de equilibrar as demandas individuais dos funcionários com as operações da empresa.
Planejar e executar esse processo de maneira cuidadosa é uma das rotinas de fim de ano do DP, e é essencial para iniciar o próximo ano com organização, eficiência e satisfação tanto para a equipe quanto para a empresa como um todo.
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Férias coletivas
As férias coletivas representam um período estratégico em que as empresas oferecem um descanso simultâneo a todos os colaboradores de um departamento ou à organização como um todo.
Essa prática é comumente adotada em momentos de menor movimentação, reformas ou atividade econômica reduzida.
Independentemente da motivação por trás das férias coletivas, a gestão adequada desse intervalo demanda atenção aos detalhes estabelecidos pela CLT.
O artigo 139 da CLT, por exemplo, destaca que as férias coletivas podem ser concedidas a todos os empregados de uma empresa ou de determinados estabelecimentos ou setores.
É importante saber que a decisão sobre a concessão das férias coletivas é prerrogativa da empresa, não sendo necessário consultar os funcionários. No entanto, para que essa prática seja considerada legal, algumas regras devem ser seguidas:
- As férias podem ser divididas em dois períodos anuais, desde que nenhum deles seja inferior a 10 dias corridos.
- O empregador deve comunicar, com pelo menos 15 dias de antecedência, ao Ministério do Trabalho as datas de início e fim das férias, especificando os estabelecimentos ou setores abrangidos.
- No mesmo prazo de 15 dias, o empregador deve enviar uma cópia dessa comunicação aos sindicatos representativos da categoria profissional.
Durante as férias coletivas, não é necessário consultar individualmente os funcionários, mas é importante informar a todos sobre o período de recesso.
Quanto à remuneração, as férias coletivas devem ser tratadas como as férias normais, acrescidas de um abono de ⅓ do valor ao salário convencional, calculado conforme a extensão do descanso concedido.
Essas práticas asseguram uma gestão transparente e de acordo com as normas vigentes para o benefício de todos os envolvidos.
Pessoas que ainda estão no período aquisitivo podem tirar férias coletivas?
Para os colaboradores que ainda não completaram o período aquisitivo e, portanto, não conquistaram o direito às férias coletivas, o processo é o seguinte: os dias de férias que foram retirados em conjunto com a equipe serão posteriormente descontados do período de férias convencionais. Essa prática está estabelecida pela CLT em seu artigo 140.
De acordo com o Artigo 140 da CLT:
“Art. 140 – Os empregados contratados há menos de 12 (doze) meses gozarão, na oportunidade, férias proporcionais, iniciando-se, então, novo período aquisitivo.”
Isso significa que os colaboradores com menos de 12 meses de contrato têm o direito de desfrutar de férias proporcionais, e um novo período de aquisição de férias começa.
Essa medida visa garantir que mesmo aqueles que não completaram um ano de serviço possam usufruir de um período de descanso proporcional ao tempo trabalhado.
2. Controle de jornada, de folgas e compensações de banco de horas
O controle de jornada, de folgas e compensações de banco de horas é mais uma das rotinas de fim de ano do DP, e um processo essencial para o bom funcionamento do DP, e sua eficácia começa com uma folha de pagamento precisa.
Essa ferramenta proporciona ao RH e DP todas as informações necessárias para gerenciar a compensação de banco de horas de acordo com o regimento interno ou acordos coletivos estabelecidos.
O controle eficiente de folgas é essencial, uma vez que muitas delas são direitos do trabalhador, incluindo eventos significativos como:
- Casamento;
- Nascimento de filho(a);
- Falecimento de cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou dependente;
- Acompanhamento em exames pré-natais;
- Exames preventivos de câncer e
- Mudança de residência.
Manter uma gestão cuidadosa desses períodos de ausência não apenas cumpre com os direitos legais dos colaboradores, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais equilibrado e satisfatório.
Um sistema eficiente de controle de ponto eletrônico, facilita a gestão de folgas e compensações de banco de horas.
Isso não só atende às necessidades individuais dos funcionários, mas também assegura a conformidade com as obrigações legais, promovendo uma gestão de recursos humanos eficaz e transparente.
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3. Gestão de benefícios
Realizar a gestão dos benefícios dos funcionários é muito importante para a empresa. Isso vai além do salário e influencia na motivação, produtividade e retenção dos colaboradores.
Oferecer mais do que o salário mostra que a empresa entende as necessidades dos funcionários e reconhece a importância de cada um. Isso faz com que os funcionários fiquem mais envolvidos, participativos e propensos a ver o trabalho de maneira positiva.
No final do ano, cuidar dos benefícios se torna ainda mais importante, pois as pessoas esperam coisas especiais nesse período. Garantir que todos os benefícios sejam concedidos como planejado é essencial para manter um clima de trabalho bom.
O DP e RH têm um papel essencial nisso. Eles precisam entender como os funcionários se sentem, alinhar os benefícios aos valores da empresa e garantir que tudo seja feito de maneira eficiente. Fazendo isso, ajudam a criar um ambiente de trabalho positivo que valoriza e cuida de todos.
4. Décimo terceiro salário e folha de pagamento nas rotinas de final de ano do DP
O décimo terceiro é dividido em duas partes: a primeira, equivalente à metade do valor, deve ser paga até 30 de novembro, sem descontos e podendo ser recebida junto com o salário de férias.
A segunda parcela, com descontos de imposto de renda (IRRF) e previdência social (INSS), deve ser paga até 20 de dezembro.
O cálculo é simples: (salário bruto / 12) x meses trabalhados no ano. Este procedimento assegura que os colaboradores recebam o décimo terceiro de maneira justa, considerando o período trabalhado e cumprindo os prazos legais estabelecidos.
Garantir esse processo é crucial para evitar problemas legais e proporcionar aos colaboradores o benefício ao qual têm direito no final do ano.
5. Reajustes salariais
O reajuste salarial anual é um direito dos trabalhadores e uma responsabilidade das empresas, visando preservar o poder de compra dos funcionários diante das mudanças econômicas, incluindo a inflação.
A legislação trabalhista, tanto pela CLT quanto pela Lei nº 10.192 de 2001, regulamenta esse processo, ressaltando a importância da negociação coletiva.
Existem dois tipos principais de reajuste salarial: o anual, vinculado às mudanças no salário-mínimo, e o estabelecido pela Convenção Coletiva de Trabalho.
O primeiro ocorre anualmente, influenciado pelas decisões do governo sobre o salário-mínimo, enquanto o segundo resulta das negociações entre sindicatos laborais e patronais.
O período de reajuste, conhecido como data-base, pode variar, sendo comum estabelecer-se em maio. Este é um ponto de atenção para o DP, já que alguns sindicatos têm taxas predefinidas e outros realizam assembleias para decidir.
O cálculo do reajuste é simples, geralmente aplicando um percentual sobre o salário atual. Importante destacar que não há limites legais para esse aumento, mas a Convenção Coletiva estabelece que o piso salarial não pode ser inferior ao salário-mínimo vigente.
O RH e o DP devem colaborar para garantir uma comunicação clara sobre o andamento das negociações e o reajuste aos funcionários. Isso inclui informar a data prevista para a validação da Convenção, o percentual de reajuste e a data do pagamento.
No planejamento do reajuste salarial, o DP desempenha um papel estratégico. Ao prever o percentual de aumento, pode colaborar com o financeiro e a alta gestão para garantir que a empresa esteja preparada financeiramente. Essa antecipação permite:
- Saber quanto será gasto com a folha de pagamentos.
- Criar reservas para o pagamento de salários.
- Avaliar despesas a serem revistas para manter o equilíbrio financeiro.
Como facilitar as rotinas de fim de ano do DP?
Uma maneira eficaz de simplificar as rotinas de fim de ano do DP é incorporar um sistema de controle de ponto eletrônico inteligente, como a TWO, que automatiza os registros de informações e realiza cálculos importantes.
O sistema da TWO desempenha um papel crucial ao gerenciar bancos de horas, controlar faltas e atrasos, e integra-se de forma eficiente aos sistemas de folha de pagamento.
A importância desse sistema está na otimização do tempo e na redução de erros manuais. Ao automatizar os registros de ponto, o sistema elimina a necessidade de processos manuais demorados e suscetíveis a equívocos.
Além disso, ao integrar-se aos sistemas de folha de pagamento, assegura que todas as informações sejam consistentes e atualizadas, evitando diferenças e simplificando os processos contábeis.
A gestão de banco de horas também torna-se mais eficiente, uma vez que o sistema calcula automaticamente as horas extras, faltas e atrasos, proporcionando uma visão clara do saldo de horas de cada colaborador.
Isso não apenas facilita a tomada de decisões, mas também ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações trabalhistas.
Além disso, o sistema de controle de ponto eletrônico inteligente oferece a praticidade de acompanhar essas informações em tempo real, permitindo uma gestão mais proativa.
Os gestores têm acesso imediato a dados precisos, o que facilita a identificação de padrões, a resolução rápida de problemas e a tomada de decisões informadas.
Investir em um sistema de controle de ponto eletrônico inteligente é uma estratégia valiosa para facilitar as rotinas de final de ano do DP.
Além de otimizar processos, essa tecnologia contribui para a precisão dos registros, a conformidade legal e a eficiência operacional, permitindo que a equipe de Recursos Humanos concentre-se em atividades mais estratégicas e relevantes para o sucesso da empresa.
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