Será que software de ponto eletrônico em empresas de TI não faz sentido? Se você acha que é desnecessário, não deixe de ler esse artigo.
Há muitos benefícios de usar o controle de ponto, tanto para empresa quanto para os trabalhadores. Assim como evitamos problemas com a legislação trabalhista.
O que é um software de ponto eletrônico
Para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores há diversas formas que podemos fazer isso. Desde os métodos manuais aos mais modernos, como os softwares de ponto eletrônico.
O software tem a característica de ser versátil e mais econômico, uma vez que necessita de muito menos infraestrutura para implementá-lo. Ademais, ele é automatizado, o que significa informações em tempo real e autênticas.
Assim, o software irá realizar as seguintes funções:
- Autenticação e registro de ponto: quando o colaborador faz sua marcação de ponto, ele terá que passar por algumas etapas de autenticação, como o reconhecimento facial. Depois é armazenado a marcação no banco de dados;
- Tratamento de dados: os registros serão interpretados pelo programa para ser apresentados os relatórios e realizar os cálculos de banco de horas, horas extras, atrasos, entre outros;
- Relatórios: o ponto eletrônico consegue gerar relatórios completos sobre horas trabalhadas, horas extras apuradas, atrasos, indicadores e métricas. Além de fechar a folha de ponto com apenas um clique.
O grande diferencial do software de ponto eletrônico é o uso de tecnologias de reconhecimento facial, geolocalização e login para garantir o máximo de segurança. Além de automatizar grande parte das tarefas que consomem o tempo precioso do departamento.
Aliás, a automação também é responsável por eliminar falhas de cálculos. Afinal, imagine ter que registrar e calcular manualmente o ponto de dezenas de funcionários.
Por que uma empresa de TI não usaria um software de ponto eletrônico?
A empresa de TI não usaria o software se quiser assumir enormes riscos ou sofrer com ineficiências dos demais métodos. Ou seja, não são boas escolhas para os negócios.
Como vamos entender melhor durante esse artigo, o controle mesmo em situações que a empresa não é obrigada ainda é benéfico. Afinal, o sistema permite:
- Acompanhar indicadores em tempo real;
- Evitar riscos jurídicos;
- Ter relação mais transparente;
- Tomar decisões melhores com base em dados.
Legislação trabalhista: o que ela diz sobre o software de ponto eletrônico
O primeiro ponto que precisamos observar é o Art. 74 da CLT:
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Logo, se a empresa possui 20 funcionários ela é obrigada ao controle de jornada. Entretanto, temos o Art. 62 sobre a jornada de trabalho que diz o seguinte:
Art. 62 – Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo:
I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados;
II – os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial.
III – os empregados em regime de teletrabalho.
Sabemos que empresas de TI, especialmente neste período de pandemia, estão com a maior parte dos colaboradores em home office. Desse modo, gera dúvidas se devem ou não controlar o ponto nesses casos.
Afinal, o art. 62 isenta da jornada de trabalho convencional quem está em trabalho remoto. Contudo, como veremos durante esse texto, ainda vale muito a pena.
Além de que, não é porque estão isentos que a empresa pode fazer o que bem entender. Por isso, o software de ponto eletrônico serve como garantia e proteção para ambas as partes.
Portarias 1510 e 373
É importante também destacarmos essas duas portarias. Isso porque elas são fundamentais para o correto uso de um software de ponto eletrônico.
Assim, a portaria 1510 e 373 são as normas que garantem a autenticidade e validade jurídica do sistema. Sem cumpri-las, a empresa poderá sofrer penalizações e, em casos de processos, nem conseguir se defender propriamente.
Quais as melhores formas para empresas de TI fazerem o controle de jornada
Controle de ponto eletrônico
Para empresas de TI que atuam majoritariamente em escritórios presenciais, o controle de ponto eletrônico pode ser uma opção. Nesse modelo nós temos os chamados relógio de ponto.
Esses relógios são equipamentos afixados em uma área acessível do escritório. Esse equipamento será o responsável pela marcação de ponto.
Em geral, eles utilizam os famosos crachás magnéticos ou biometria. Há alguns modelos não tão comuns que utilizam o reconhecimento facial.
Ademais, esse método necessita do equipamento mais o software para o tratamento de dados. Dessa forma, pode ser uma opção para empresas que precisam fazer o controle de acesso.
Isto é, o equipamento que faz marcação de entrada e saída também é o mesmo que faz a liberação de catracas, por exemplo.
Software de ponto eletrônico online
Empresas que precisam de mais flexibilidade e que possuem equipes remotas, o software de ponto eletrônico online é a melhor opção.
Isso porque a marcação de ponto pode ser feita diretamente do celular, tablet ou computador do funcionário. Assim, eliminando a necessidade de aquisição e manutenção de equipamentos.
Além de que esse é o único método que permite o controle de jornada em home office. Mas você pode se perguntar: “assim não fica muito fácil de fraudar o sistema?”
Pelo contrário! O ponto digital utiliza a localização GPS do aparelho e o reconhecimento facial. Além de que é necessário login e senha para acessar o sistema.
Com essas três camadas de segurança, é muito mais difícil fraudar. Além de ser mais seguro, o ponto online é mais otimizado, seguindo a cultura de uma empresa de tecnologia.
Nesse sentido, o controle de ponto online entrega mais agilidade, melhor custo-benefício e segurança. E tudo isso usando apenas um aplicativo.
Quais os benefícios do software de ponto eletrônico para empresas de TI?
1. Ganho de produtividade
Com a automação dos cálculos da folha de ponto, o RH e DP assumem seu papel estratégico. Além disso, a atividade de fechar a folha de ponto costuma levar semanas, mas o software de ponto eletrônico faz o processo ser reduzido para minutos.
Ademais, o software pode ser integrado com sua contabilidade e sistema de folha de pagamento. Assim, ganha-se produtividade até em outros departamentos.
E com a folha de pagamento sendo fechada mais rápido, os funcionários recebem em dia. E isso é fundamental para evitar conflitos e manter um bom clima organizacional.
2. Evitar riscos trabalhistas
Mesmo que a empresa não seja obrigada a seguir a jornada de trabalho da CLT, isso não significa que há liberdade para fazer o que quiser. O mesmo vale para as reclamações trabalhistas que o colaborador pode levantar contra a empresa.
Assim, ter o controle de ponto é uma forma de proteção do negócio. Pois os registros são comprovantes juridicamente válidos. Assim, podendo salvar a empresa de grandes prejuízos.
Não podemos esquecer que tendo um software certificado pelas portarias 1510 e 373, sua empresa fica mais tranquila que sua operação esteja 100% dentro da lei.
3. Melhor relacionamento com colaboradores
Quando o colaborador sabe que a empresa tem um sistema seguro de registro, ele fica mais tranquilo. Afinal, ele sabe que seus direitos estão garantidos.
E com essa tranquilidade ele trabalha mais motivado e é mais produtivo.
4. Acompanhar indicadores e métricas
Tudo em uma empresa de tecnologia é muito bem metrificado. O mesmo deve acontecer com a jornada de trabalho dos colaboradores.
Com o controle de ponto, a empresa é capaz de avaliar melhor o desempenho e a efetividade das ações. E esses dados são atualizados em tempo real, o que é fundamental na tomada de decisões.
Aliás, os dados poderão informar o momento tempestivo para novas contratações ao verificar grande volume de horas extras ou banco de horas.
5. Maior segurança
Como já explicado, o software de ponto eletrônico é o método mais seguro. Com as três camadas de autenticação, temos mais garantia da veracidade dos dados.
Assim, tanto empregador quanto empregado possuem uma fonte confiável caso precise revisar alguma marcação. Ou mesmo utilizar como comprovante em ações judiciais.
6. Escalabilidade
Empresas de tecnologia muitas vezes possuem seu modelo de negócio focado na escalabilidade de suas operações. Por isso o software de ponto eletrônico será o melhor aliado.
Afinal, o sistema poderá ser replicado para quantos funcionários precisar e no menor tempo possível. Isso porque ao aumentar os colaboradores, em minutos você os cadastra e imediatamente podem iniciar a marcação de ponto.
7. O melhor custo-benefício
Acredito que ficou fácil perceber os benefícios, mas e os custos do software de ponto eletrônico? Nesse momento podemos declarar que essa é a melhor solução: o software é o mais econômico.
Isso porque sua empresa não precisa se preocupar com equipamentos, servidores e várias licenças de plataformas.
Vantagens do controle de ponto em equipes remotas
Com a tendência de cada vez mais ter adoção do modelo home office, especialmente impulsionado pela pandemia, é comum pensarmos no desafio do controle de jornada.
Contudo, com o software de ponto eletrônico esse desafio é inexistente. De todo modo, a lei não obriga que equipes remotas sigam a tradicional jornada estabelecida na CLT.
Assim, é comum vermos empresas adotando outros métodos de garantir a produtividade. Por exemplo, apenas monitorar as entregas semanais.
Porém nem toda função é possível adotar esse método. Como no caso das equipes de atendimento ao cliente. Nessas funções é necessário que o funcionário esteja online durante certo tempo e em determinado horário.
Então, podemos destacar algumas vantagens de utilizar o software de ponto eletrônico:
- Precisão na marcação de ponto, e sua segurança;
- Prático, pois precisa apenas de um aplicativo ou acesso a plataforma web;
- Otimização, tanto para o Departamento Pessoal quanto ao trabalhador, já que a marcação é simples;
- Informação em tempo real, os sistema irá avisar o gestor sempre que tiver algo fora do normal, por exemplo o colaborador marcar o ponto fora dos locais permitidos;
Aliás, você sabia que o ponto de equipes remotas pode ser limitado a uma região geográfica? Isso mesmo, a empresa poderá pré-determinar um cercado virtual.
Assim, caso o trabalhador esteja fora dessa região permitida o gestor será imediatamente informado para averiguar a situação. Isso ajuda a evitar riscos de fraude e operacionais.
O que deve ser avaliado antes de implementar o software de ponto eletrônico
Adotar o software de ponto eletrônico é uma decisão estratégica e deve ser muito bem implementada. Por isso, há alguns pontos que devem ser observados para evitar problemas ou descumprir a lei.
Como implementar um software de ponto eletrônico
Adequação à legislação
Antes de mais nada deve-se avaliar se o sistema em questão atende todas as demandas da legislação. Logo, busque saber se o software segue as normas da Portaria 1510 e 373.
Lembre-se que se sua empresa adotar um sistema que não segue as regras, vocês poderão ser multados pela fiscalização.
Avalie as funcionalidades
É importante as funcionalidades simplificam e automatizam o departamento pessoal. Assim, avalie as necessidades da sua empresa e equipe para escolher o sistema.
Questione a segurança
Entenda quais os métodos utilizados para prevenção de fraudes na marcação de ponto. Também descubra se o software de ponto eletrônico atende à LGPD.
Reputação do suporte
O sistema deve ter um bom suporte, que responde rápido, caso aconteça algum problema. Nesse quesito também é importante avaliar a facilidade de implementação.
Faça um teste
Aproveite o período gratuito do software de ponto eletrônico. Assim, é possível testar com uma equipe pequena antes de tomar a decisão final.
As consequências de negligenciar o controle de ponto
Por fim, é importante destacar que negligenciar o controle de ponto pode colocar a empresa de TI em sérios apuros.
Isso porque o negócio ficará vulnerável para diversos tipos de ações trabalhistas. Além de que a fiscalização poderá aplicar penalizações.
Além disso, sem um software de ponto eletrônico, como sua empresa vai saber se os funcionários estão cumprindo suas obrigações? Ou seja, as chances de acontecerem fraudes são enormes.
Nesse sentido, pode acontecer até da empresa estar pagando por horas extras que nunca foram feitas!
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