Uma das mais importantes ferramentas de gestão de pessoas é o software de controle de ponto, pois além de armazenar as informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, eles oferecem diversas outras funcionalidades.
Para apresentar mais detalhes, vamos conceituar o software de ponto eletrônico e como é o seu funcionamento. Destacaremos suas principais vantagens, como redução de custos, controle de jornada remota e segurança jurídica.
Também vamos explicar os diferentes tipos disponíveis (app mobile, biometria, reconhecimento facial), listar as funcionalidades essenciais como relatórios automáticos para eSocial e controle de banco de horas, além de mostrar um passo a passo para migração do ponto físico para o software.
O que é um software de ponto eletrônico e como ele funciona?
Um software de ponto eletrônico é uma ferramenta tecnológica que registra a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa de forma digital. Ele foi desenvolvido em substituição aos registros manuais e aos relógios de ponto físicos.
Seu funcionamento é bastante simples, e o registro pode ser realizado de diferentes formas de autenticação, seja com biometria, aplicativos com geolocalização, senhas, cartões, entre outras formas.
Os dados registrados diariamente pelos funcionários – como entradas, saídas, intervalos, faltas, atrasos, e exceções – ficam armazenados em nuvem, e seu acesso pode se dar de diferentes locais, com atualização das informações em tempo real.
O software de ponto eletrônico armazena os dados dos colaboradores em segurança, de acordo com a LGPD, e seu uso foi permitido pela Portaria 671. Os dados podem ser transmitidos para outros sistemas e possuem mecanismos de integridade e rastreabilidade, como assinatura digital.
Quais as principais vantagens de usar um software de ponto?
Para quem pretende contratar um software de ponto eletrônico, vamos apresentar algumas de suas principais vantagens, tanto para as empresas quanto para os colaboradores:
Redução de custos com cartões e manutenção de relógios
A aquisição e manutenção do software de ponto eletrônico apresenta um custo muito menor do que o que é necessário para comprar e manter outros sistemas, pois ele pode ser utilizado diretamente em computadores e smartphones, equipamentos geralmente utilizados pela grande maioria dos colaboradores de uma empresa.
Muitas vezes sua manutenção pode ser realizada de forma remota, ou seja, o atendimento pode ser feito muito mais rápido e o desperdício de recursos é reduzido. Com a integração do software de ponto eletrônico com outros sistemas o custo com impressões, armazenamento e arquivos físicos deixa de existir.
Controle de jornada remota e para equipes externas
Além do modelo de jornada de funcionários em home office, os híbridos e que atendem de forma externa poderão utilizar de forma muito prática o software de ponto eletrônico, do seu computador, tablet ou smartphone, com risco praticamente nulo de fraudes, marcação por terceiros ou do registro de ponto britânico .
É possível ainda ativar o registro por geolocalização, de forma a permitir que os gestores consigam acompanhar o local da marcação do ponto, quando autorizado e configurado. Há ainda a possibilidade de ativar a cerca virtual, que emite alertas quando os perímetros pré-definidos são ultrapassados.
Há ainda uma vantagem adicional para os colaboradores, já que este tipo de sistema pode ser acessado de forma prática de qualquer lugar, e os funcionários podem acompanhar as informações da sua jornada de trabalho em tempo real, e se for necessário, solicitar formalmente as alterações devidas.
Segurança jurídica e auditoria facilitada
O software de ponto eletrônico está em conformidade legal com a legislação trabalhista, e as informações armazenadas no sistema muitas vezes são utilizadas em ações jurídicas e para evitar passivos trabalhistas.
Para as empresas que vão passar pelo processo de auditoria, o software de ponto eletrônico armazena todas as informações necessárias para o processo, elabora relatórios gerenciais, emite documentação para conferência e seu fácil acesso permite que a auditoria seja feita de forma muito mais prática e ágil.
Tipos de software de ponto: qual o melhor para sua empresa?
Existem diferentes formas de autenticação nos softwares de ponto eletrônico, basta escolher o que atende melhor às demandas de sua empresa. Vamos conhecer os mais utilizados atualmente:
Ponto por Aplicativo (App Mobile)
O registro da jornada através de aplicativo representa uma grande facilidade para a empresa, já que ele pode ser instalado nos computadores, tablets e smartphones dos colaboradores, não exigindo grande investimento.
Ele oferece diversas opções de marcação, pode ser com login e senha, geolocalização ou até mesmo por meio de reconhecimento facial, tornando o software de ponto eletrônico uma das melhores ferramentas de gestão de pessoas.
Ponto por Biometria
O software de ponto eletrônico por biometria pode utilizar a impressão digital outras biometrias permitidas pela Portaria 671. o que impossibilita o registro da jornada por terceiros, praticamente elimina o risco de fraudes e é bastante prático para o próprio colaborador.
Ponto por Reconhecimento Facial
O software de ponto eletrônico que utiliza o reconhecimento facial também impossibilita o risco de registro da jornada por terceiros, pois o colaborador ao se cadastrar no sistema precisa tirar uma foto, que é armazenada junto aos seus dados, e todas as vezes que a marcação é realizada o software realiza a comparação da fotografia arquivada com a imagem do momento.
Funcionalidades essenciais que todo bom software de ponto deve ter
Um software de ponto eletrônico que tenha um custo-benefício compensador deve oferecer mais do que somente o registro da jornada de trabalho, como é o caso dos sistemas da TWO RH, que contam com funcionalidades que permitem a otimização do trabalho do setor de RH com conformidade legal e total segurança. Seguem algumas das outras vantagens apresentadas:
Registro e assinatura digital do espelho de ponto
Uma forma de manter a segurança e conformidade legal do software de ponto eletrônico é a exigência de assinatura eletrônica para emissão do espelho de ponto, já que ela confere autenticidade e conformidade.
Relatórios automáticos para o eSocial
O software pode ser integrado com os sistemas utilizados pelos departamentos pessoal e de RH, possibilitando o envio das informações trabalhistas para os órgãos responsáveis, bem como as fiscais para a Receita Federal, além do cálculo dos impostos e benefícios que devem ser recolhidos.
Controle de banco de horas e horas extras
Outra funcionalidade que otimiza muito o processo de fechamento das folhas para o setor de RH é o cálculo preciso de horas extras, faltas, atrasos, abonos e adicionais, permitindo assim que o tempo gasto neste tipo de tarefa, quando feita manualmente, seja direcionado para atividades estratégicas.
Como o cálculo é feito de forma automatizada, a chance de falhas, esquecimentos, erros manuais ou fraudes fica praticamente eliminada, pois o sistema gera automaticamente os totais, e a conferência é feita pelo próprio funcionário, permitindo ajustes mediante solicitação formal e justificativa registrada
Para as empresas que trabalham com banco de horas, é possível configurar o software para emitir avisos antes do encerramento de prazos da compensação de horas, e as horas que forem compensadas pelos colaboradores são automaticamente subtraídas do banco, basta que seja inserido no sistema e computado quando ocorrerem as folgas ou redução da jornada.
Implementação passo a passo: como migrar do ponto físico para o software
O passo a passo para a instalação do software de ponto eletrônico deve ser feito com bastante atenção, mas sua implementação vai significar um avanço enorme para a empresa. O passo principal é analisar cuidadosamente as necessidades da empresa para escolher a melhor solução. Vamos às dicas:
Comunicação com os colaboradores e treinamento
Para obter sucesso na implementação do software de ponto eletrônico é necessário contar com o engajamento dos colaboradores, por isso a comunicação da novidade deve ser feita de forma a mostrar a eficiência do sistema e as vantagens de utilizá-lo.
Na sequência é preciso preparar a equipe para a utilização do sistema de forma plena. Realizar um treinamento inicial, com exemplos práticos, e demonstrando suas funcionalidades, principalmente a área em que o colaborador poderá acessar para manter controle sobre sua jornada de trabalho, horas extras, banco de horas, e outros benefícios pertinentes.
Convém contar com funcionários da empresa responsável pelo software no treinamento e nos dias subsequentes para que qualquer dúvida que surja possa ser mitigada, bem como para a realização de ajustes que se façam necessários.
Fase de testes e validação dos registros
Uma dica bastante eficaz é realizar testes com uma equipe de funcionários, podem ser do RH e DP, com diferentes jornadas, benefícios e outras características individuais de cada contrato de trabalho para checar se o sistema está funcionando de forma plena, e se é necessário realizar algum tipo de ajuste.
No momento da inserção dos dados dos colaboradores toda atenção é necessária, Se for possível importar de outro sistema as chances de erros são menores, mas com o cadastro manual é necessário fazer checagens múltiplas durante o processo para evitar erros.
Descarte seguro dos relógios de ponto antigos
Ao trocar o sistema de controle da jornada de trabalho, depois da instalação e funcionamento pleno do software de ponto eletrônico chega o momento de se desfazer do antigo equipamento de forma segura e sustentável.
O primeiro passo é apagar todas as informações dos colaboradores, empresa e outras mais que tenham sido registradas e armazenadas no equipamento, isso é prioritário. O passo seguinte é remover a bateria, caso haja, do equipamento, para fazer o descarte dela separada.
Busque informações sobre os locais de entrega do material. Cheque com a empresa onde adquiriu o equipamento, se possível. Caso não consiga, procure centros de descarte na internet, entre em contato, solicite a retirada ou o envio.
