Em geral, as horas extras são um problema quando a empresa perde o controle sobre elas, seja por tornarem-se rotina por má administração, seja por má-fé dos funcionários.
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Horas extras são um tema bastante frequente no mundo corporativo, seja na iniciativa privada ou no setor público. O mais comum é que a jornada de trabalho seja composta por 44 horas semanais, porém ela pode ser aumentada tanto por iniciativa do empregador, quanto do empregado, podendo ser uma estratégia benéfica para ambos os lados.
Mas quando as horas extras são um problema? É preciso avaliar a interferência da prática na saúde dos colaboradores, no plano de negócios da empresa e no ponto de vista jurídico.
Para muitos, principalmente funcionários, as horas extras são uma alternativa simples, que não exige tanto cuidado. Para eles, é uma oportunidade de aumentar a renda, se destacar como colaborador ou simplesmente concluir tarefas que ultrapassam o horário acordado.
No entanto, aumentar a jornada de trabalho pode se transformar em um verdadeiro caos, afetando custos, produtividade e até mesmo a cultura organizacional. É preciso descobrir o equilíbrio entre atender às demandas do negócio e respeitar o tempo e os direitos dos colaboradores. E é isso que você vai descobrir nesse artigo.
Vá direto para o assunto que te interessa:
Quando as horas extras são necessárias?
Antes de falarmos sobre quando as horas extras são um problema, é importante saber quando elas são necessárias. E para isso, é preciso ser estratégico na forma de administrar a jornada de trabalho de cada funcionário. Veja alguns momentos que fazer hora extra é benéfico para a empresa:
Projetos extensos e prazos apertados
Em casos de projetos urgentes, lançamentos de produtos ou prazos apertados, as horas extras podem ser necessárias para garantir que os projetos sejam concluídos no prazo estipulado.
Nesse caso, nem sempre é possível prever a necessidade a tempo de escalar o time que ficará mais tempo na tarefa.
Quando o colaborador se ausenta
Ter uma equipe é ter a certeza de que o quadro não estará completo o tempo todo. Seja por doença, emergência ou outros tipos de entrevistas, a ausência precisa ser paga com horas extras ou descontada do salário — o que geralmente desanima o colaborador.
Em uma situação como essa, oferecer a opção de abono com horas extras pode até mesmo aumentar o vínculo com o contratado que precisa repor as horas perdidas.
Eventos e conferências
Alguns setores, como o varejo, possuem picos de demanda anuais, por exemplo nos períodos de festas, como no Natal, Dia dos Namorados, Carnaval, etc. Nessas épocas, há uma intensificação da demanda antes do lançamento de um produto ou até mesmo na preparação de um evento, como convenções, e as horas extras são de grande valia.
Períodos de transição ou mudanças organizacionais
Qualquer processo de mudança corporativa demanda tempo e mão de obra, seja para pensar, planejar ou executar a transição necessária. Com isso, contar com a disponibilidade dos colaboradores garante que as outras demandas não sejam afetadas.
Hora extra é sinônimo de maior produtividade?
Por outro lado, engana-se quem acredita que horas extras são sinônimo de produtividade. Embora possam ser uma solução temporária para atender as necessidades, é essencial geri-las adequadamente para garantir o bem-estar dos colaboradores e o cumprimento das regulamentações trabalhistas.
Quando as horas extras são um problema?
Em geral, as horas extras são um problema quando a empresa perde o controle sobre elas, seja por tornarem-se rotina por má administração, seja por má-fé dos funcionários.
E isso pode acontecer como consequência de algumas questões importantes, como a empresa não conseguir gerir um banco de horas, não ter um controle de ponto eficiente e contar com recursos ultrapassados para dominar a folha de pagamento.
Quanto maior a empresa e o quadro de funcionários, maiores são os riscos que ela corre.
Quais são as principais consequências do excesso de horas extras para a empresa?
Horas extras podem virar caso de justiça
Segundo o Tribunal Superior do Trabalho (TST), só no primeiro semestre de 2023 foram recebidos 288 mil processos relacionados a horas extras, provando que a prática é frequentemente mal gerida pelas empresas.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que a jornada de trabalho normal não deve exceder 8 horas diárias e 44 horas semanais. As horas extras devem ser pagas com um adicional de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal.
Veja como calcular corretamente nesse artigo: Como fazer cálculo de hora extra dos colaboradores?
Alto custo para a empresa
Quando a jornada estendida não pode ser compensada com a folga do colaborador, a empresa pode ter que arcar com outros tipos de custo, como horas extras noturnas, que têm um valor mais alto, e horas extras em feriados e finais de semana, que também são mais caras.
Como consequência, a folha de pagamento pode aumentar a ponto de afetar a saúde financeira da organização.
Quando o excesso prejudica a saúde
Trabalho em excesso causa cansaço que, com frequência, afeta a concentração e a produtividade, podendo levar a erros e até mesmo a acidentes de trabalho.
Além do controle sobre as horas extras dos colaboradores, a empresa deve adotar iniciativas de bem-estar, como oferecer um ambiente agradável e incentivar a prática de atividades físicas, boa alimentação e acompanhamento terapêutico.
Leia também o artigo: RH Humanizado: Importância, Impactos e Como Implementar na sua empresa
Vantagens e desvantagens das horas extras
Existem vantagens e as desvantagens das horas extras. Por um lado, flexibilidade e oportunidades para os funcionários. Por outro, desafios como custos adicionais e impactos na saúde e bem-estar dos colaboradores. Por isso, é importante usar horas extras de forma equilibrada e consciente, buscando o melhor para todos.
Existem alternativas às horas extras?
Algumas alternativas para quando as horas extras forem um problema incluem o planejamento eficiente da força de trabalho e a implementação de práticas de produtividade.
Entretanto, as estratégias mais eficientes são investir em um regime de compensação de jornada e um banco de horas, que permite que a empresa ajuste a carga horária dos funcionários ao longo do tempo, sem ter que recorrer ao pagamento das horas extras sempre.
Regime de compensação
O regime de compensação é um acordo que permite a compensação das horas trabalhadas em excesso, em determinados dias, com a redução do tempo trabalhado na mesma semana ou no prazo máximo de 30 dias.
Assim como em todo tipo de regime, essa compensação de horas deve seguir as regras estabelecidas pela legislação trabalhista, para garantir os direitos e deveres tanto do empregador quanto do empregado.
Aqui, o problema está em não formalizar os acordos entre as partes, podendo levar a discordâncias e ações judiciais contra o empregador.
Banco de horas – como funciona?
Enquanto o regime de compensação de jornada ocorre quando há um acordo para compensar o excesso de horas trabalhadas em um período de até 30 dias, o banco de horas atua como um sistema de créditos e débitos de horas trabalhadas que devem ser zerados.
Ou seja, o empregado vai acumulando saldo de horas e o empregador paga o crédito com folgas, e não com dinheiro.
O banco de horas oferece flexibilidade para ambas as partes. Para a empresa, possibilita uma gestão mais eficiente do tempo e dos recursos humanos, enquanto para os colaboradores, proporciona a oportunidade de adaptar seus horários de trabalho de acordo com suas necessidades pessoais e profissionais.
Leia também o artigo: Lei do banco de horas: como usar o banco de horas sem descumprir a lei?
Como diminuir o pagamento de horas extras?
Para diminuir o pagamento de horas extras, é importante envolver planejamento, investimento em treinamento e tecnologia, incentivo de cultura organizacional voltada para a eficiência e a produtividade, e manutenção de uma comunicação aberta e transparente com a equipe.
Como prática básica, os gestores da equipe devem organizar a carga de trabalho e o dimensionamento da equipe. Antecipando e projetando as necessidades de recursos, fica mais fácil distribuir as tarefas de forma equilibrada entre os colaboradores, evitando que eles fiquem sobrecarregados ou precisem fazer horas extras.
Outro ponto importante é reconhecer e valorizar os esforços dos colaboradores, incentivando o trabalho em equipe e a busca por melhorias contínuas. Isso faz com que o time passe a otimizar seu desempenho e reduzir a dependência de horas extras.
Entretanto, nenhuma das estratégias citadas resolvem na prática o problema das horas extras mal administradas.
Como resolver o problema?
Para se destacar como empresa e ficar à frente nos negócios, é imprescindível implementar tecnologias e sistemas automatizados que possam contribuir significativamente para otimizar os processos de trabalho, como é o caso de sistemas de controle de ponto eletrônico.
Um banco de horas inteligente serve como um braço estratégico da empresa. Com ele, há redução de custos com folgas indenizadas, melhor controle sobre as jornadas dos colaboradores, menor índice de absenteísmo, flexibilidade para a empresa e colaboradores, e a possibilidade de ajustar a capacidade de produção de acordo com as demandas do negócio.
Automatizar até mesmo o registro do ponto garante que os gestores de recursos humanos e de departamentos pessoais não sofram com surpresas na hora do fechamento da folha de pagamentos do mês. Além de sobrar tempo para focar em outros projetos para o crescimento da empresa.
O sistema de controle de ponto da TWO foi desenvolvido para garantir às empresas agilidade no dia a dia, desburocratização dos processos, segurança para funcionários e empregadores e aumento da produtividade de todos os envolvidos. Como? Com tecnologia de ponta.
TWO: O Aplicativo de Ponto Eletrônico que veio para descomplicar
Conheça algumas das muitas funcionalidades do app de ponto eletrônico da TWO:
Banco de horas seguro e tecnológico
Quando chega a hora de fechar a folha de ponto, quem sofre é o RH e o DP, com imensos e exaustivos cálculos manuais. Com o sistema da TWO, sua equipe controla o banco de horas em tempo real e com compensação automática das horas. Ou seja, nosso sistema faz tudo por você.
Além disso, é totalmente personalizável, possibilitando que a sua empresa configure múltiplas regras para o banco de horas, seja por colaborador ou por grupos.
Automatização de verdade, como deve ser
A folha de ponto fica disponível em tempo real para o colaborador, que pode solicitar pelo aplicativo possíveis correções de ponto.
Os cálculos são feitos em tempo real, combinando informações de ponto, horas e atestados de forma rápida para fechamento da folha de ponto ou auditorias fiscais. Depois, com apenas um clique, todas as informações são exportadas para gerar a folha de pagamento.
Registro de ponto online
Todos os registros recebem as informações de localização e horário do aparelho no momento da marcação, mesmo sem conexão com internet. Com a identificação facial e um único aparelho habilitado por colaborador, é possível se assegurar da identidade de quem bate o ponto.
Além disso, PIN e GPS complementam as estratégias de segurança da ferramenta.
Conclusão
Como vimos, o excesso de horas extras pode impactar negativamente a produtividade e o bem-estar dos colaboradores, e a implementação de um banco de horas automatizado oferece inúmeras vantagens para organizações que querem crescer com solidez.
A missão da TWO vai ao encontro dessa necessidade, fornecendo uma solução funcional que não só otimiza o Departamento Pessoal e o RH, mas também a empresa como um todo, alinhando-se com os processos organizacionais.
Ao automatizar os cálculos e simplificar as operações, a TWO permite que as empresas reduzam o tempo gasto em ações manuais, liberando recursos para atividades estratégicas. A tecnologia se torna uma aliada do RH na transformação estratégica focada em pessoas, promovendo eficiência e precisão na gestão do banco de horas.
Com uma base global de clientes e marcas renomadas, a TWO descomplica o controle de ponto de milhões de colaboradores, acumulando cases de sucesso que atestam a eficácia de sua abordagem.
Ao adotar o sistema de ponto eletrônico da TWO, as empresas podem contar com uma solução completa para a gestão de banco de horas, proporcionando uma visão abrangente e integrada das horas trabalhadas.
Conheça mais sobre o sistema de ponto eletrônico da TWO e explore como a nossa solução pode impulsionar a eficiência e a produtividade em sua empresa.
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Juntos, podemos transformar a gestão de tempo e presença, impulsionando o sucesso e o crescimento sustentável de sua organização.
