Para uma empresa compreender se a eficiência operacional está dentro do esperado é necessário utilizar os KPIs que indicam como a jornada de trabalho, horas extras e os colaboradores estão impactando os resultados da organização.
Para demonstrar de forma mais clara como a medição da jornada de trabalho impacta a saúde financeira da empresa, vamos explicar cinco KPIs essenciais para a eficiência operacional, que são a taxa de absenteísmo, índice de horas extras, índice de pontualidade, adesão ao banco de horas e produtividade por hora trabalhada.
Com esses índices é possível interpretar seus resultados e relacioná-los a custos operacionais e clima organizacional, avaliando como transformar esses dados em decisões estratégicas em busca de maior eficiência.
Por que medir a jornada de trabalho é crucial para a saúde financeira da empresa?
A produtividade dos colaboradores é um dos pontos centrais do sucesso e estabilidade financeira de uma empresa, então medir a jornada de trabalho é fundamental para entender se a eficiência operacional pode ser melhorada, gerando mais lucro, e como fazer isso sem onerar a empresa.
O impacto direto do absenteísmo e das horas extras nos custos
Absenteísmo não é apenas ausência não planejada — inclui faltas justificadas e injustificadas, atrasos e saídas antecipadas (dependendo do critério adotado).
Indicar que o conceito pode variar conforme a metodologia adotada. As razões para o absenteísmo precisam ser conhecidas para serem sanadas.
Quando um funcionário se ausenta sua produtividade é zero, e para recuperar isso a empresa normalmente precisa da realização de horas extras de outros colaboradores, ou mesmo de novas contratações.
Ausências justificadas, horas extras e novas contratações são uma despesa a mais para a empresa, e isso pode impactar diretamente o seu orçamento, por isso é imprescindível entender as razões por trás do absenteísmo e se as horas extras são realizadas por um aumento de demanda ou algum gargalo na gestão de pessoas.
Há de se considerar ainda os custos indiretos, que também impactam a saúde financeira da organização, como perda ou interrupção no processo de produção. O prazo de entrega pode mudar, gerando prejuízos, além de sobrecarregar outros colaboradores, que precisam assumir as atividades dos faltosos, acarretando insatisfação e prejudicando o clima organizacional.
Da conformidade para a estratégia: usando dados para tomar decisões
Os gestores que entendem os motivos da realização de horas extras são capazes de adotar medidas que assegurem a conformidade legal dos processos, evitando assim que a prorrogação da jornada de trabalho ultrapasse os limites permitidos por lei, minimizando os riscos de passivos trabalhistas.
O custo de horas extras realizadas de forma descuidada impacta diretamente o orçamento da empresa, pois além do percentual extra pago na prorrogação da jornada, esse custo se reflete em outras remunerações, como FGTS, 13° salário e férias adicionais.
Para conseguir identificar a razão por trás do excesso de horas extras é preciso medir a jornada de trabalho, de forma a identificar os problemas e tomar medidas estratégicas com o objetivo de aumentar a eficiência operacional dentro da jornada regular de trabalho, sem onerar ainda mais as finanças empresariais.
KPI 1: Taxa de absenteísmo – Medindo as ausências não planejadas
Como mencionamos acima, o absenteísmo pode gerar uma série de problemas para uma empresa, desde falha na entrega de produtos e serviços ao impacto financeiro acima das expectativas. Vamos mostrar como calcular a taxa de absenteísmo e como ela se reflete no clima organizacional:
Como calcular a taxa de absenteísmo (fórmula)
O cálculo da taxa de absenteísmo tem uma fórmula que envolve o total de horas perdidas e as horas que deveriam ser trabalhadas. Vamos mostrar abaixo:
(Total de horas perdidas / total de horas que deveriam ser trabalhadas) x 100
Para saber o total de horas perdidas deve-se somar todo o tempo ausente do funcionário, como faltas, atrasos e saídas antecipadas. Depois some o total de horas que ele deveria cumprir na sua jornada, dentro do mesmo período das ausências. Divida as horas perdidas pelo total de horas que deveriam ser trabalhadas e multiplique o resultado da divisão por 100, aí então será obtido o percentual de absenteísmo.
Vamos a um exemplo prático:
A empresa possui 100 colaboradores que trabalham 8 horas diárias, 22 dias por mês, resultando em um total de 17.600 horas a serem trabalhadas mensais.
22 x 8 = 1760
1760 x 100 = 17600 horas a serem trabalhadas
Caso tenha um total de 400 horas de ausência neste período o cálculo é o seguinte:
(400 / 17.600) x 100 = 2,27% de taxa de absenteísmo
O que uma taxa alta revela sobre o clima organizacional?
A taxa de absenteísmo aceitável fica entre 3% e 5%, esse intervalo é apenas referência de mercado, não é universal, mas esse percentual pode variar de acordo com o setor da economia em que a empresa atua. No exemplo indicado acima, essa taxa está dentro do padrão.
Caso a empresa tenha uma taxa de absenteísmo acima do aceitável é possível que estejam acontecendo diferentes problemas, como o baixo engajamento dos funcionários e motivação pequena.
Os colaboradores podem estar insatisfeitos com seus líderes, com o ambiente organizacional ou com sua remuneração. Pode haver um alto nível de esgotamento, que gera o burnout, pela sobrecarga de trabalho em razão do absenteísmo ou mais estresse do que o normal.
Há a possibilidade de conflitos internos, entre a equipe ou com as lideranças, falta de reconhecimento e valorização do esforço dos colaboradores, pouco apoio e maleabilidade com questões pessoais e até mesmo problemas de saúde de ordem física ou mental.
KPI 2: Índice de horas extras – Identificando sobrecarga e ineficiência
Uma das mais importantes missões do setor de RH é calcular o índice de horas extras realizadas pelos colaboradores, já que elas são o indicativo de uma série de fatores, que vão desde produtividade baixa a chance de problemas de saúde dos funcionários.
Como calcular o índice de horas extras (fórmula)
Para calcular o índice de horas extras e identificar possíveis problemas na gestão de pessoas basta usar uma fórmula bem fácil:
Índice de horas extras = (Total de horas extras realizadas / total de horas regulares) x 100
Ou seja, se os colaboradores deveriam trabalhar 20.000 horas por mês e fizeram 1.000 horas extras, o cálculo fica da seguinte forma:
Índice de horas extras = (1.000/20.000) x 100 = 5%
Os índices de horas extras funcionam como um termômetro, e indicam a saúde operacional. Para índices de até 2%, considerados baixos, o indicativo reflete uma gestão equilibrada, com planejamento eficiente. Esses percentuais não são padrões oficiais e variam muito por setor.
Já os percentuais acima de 5% indicam que a gestão enfrenta problemas e que os processos operacionais não são eficientes, devendo então tomar providências para se recuperar desse desequilíbrio.
Horas extras planejadas vs. não planejadas: qual o verdadeiro problema?
As horas extras, quando planejadas, podem indicar que a empresa teve aumento de demanda, seja fora do previsto ou em épocas sazonais, como períodos festivos, indicando que sua realização será revertida de forma positiva, com maior lucratividade.
Já no caso de horas extras não planejadas, o indicativo é de problemas. Elas podem ser necessárias por baixa eficiência operacional, alto índice de absenteísmo, uma gestão de pessoas deficiente, entre outras possíveis causas, que geram prejuízo financeiro para a empresa e podem acarretar em problemas de saúde para os colaboradores.
KPI 3: Índice de pontualidade – A base para uma jornada produtiva
O índice que mede a pontualidade dos colaboradores é uma ferramenta capaz de revelar se as tarefas e entregas podem ser afetadas pela pontualidade, e a constância que isso vem ocorrendo na empresa.
Os processos de logística, onde a pontualidade da entrega deve ser primordial, de transporte, que denota se as empresas ou profissionais responsáveis cumprem com os horários programados, gestão de projetos, que mostra se as tarefas são entregues dentro do cronograma, e o ambiente corporativo, relativo à pontualidade e assiduidade de funcionários, são afetados diretamente pelo índice de pontualidade.
Como calcular e qual meta estabelecer
Para KPIs de jornada, pontualidade deve considerar entrada, saída e intervalos, não entregas/tarefas (isso é KPI de projetos).
Para uma melhor compreensão, vamos demonstrar de forma prática:
O número de tarefas a entregar em um período de um mês é 200, e as que foram entregues dentro do cronograma somam 190.
Índice de pontualidade = (190 / 200) x 100 = 95%
A média percentual aceitável pelo mercado gira em torno de 95%, mas esse total pode ser diferente dependendo do tipo de atividade que a empresa exerce. O ideal é estar o mais próximo possível de 100%.
KPI 4: Adesão ao banco de horas – A saúde do seu acordo de jornada
Uma das ações que as empresas costumam tomar para reduzir os custos é a adoção do banco de horas como forma de compensação das horas extras, mas para saber se ele está sendo bem aproveitado por todos os envolvidos o KPI que mede o índice de adesão deve ser utilizado.
Ele é capaz de avaliar se os colaboradores estão se utilizando mais do banco de horas do que da remuneração advinda das horas extras. Para descobrir se o banco de horas está tendo adesão, basta levar em conta alguns fatores bem claros.
O primeiro é a taxa de utilização do banco, levando em conta o total de horas extras lançadas e o total de horas compensadas pelo banco dentro do período máximo, que geralmente é de 6 meses até 1 ano, dependendo do tipo de acordo.
Outro fator a ser considerado é o saldo médio de horas extras, o positivo e o negativo. Esse saldo pode ser acompanhado de forma individual, por setor ou por equipe. Os saldos altos, sejam eles positivos ou negativos, podem indicar que há problemas na gestão de pessoas ou na comunicação entre liderança e liderados.
Mais dois índices podem ser esclarecedores, o que indica a proporção de horas extras pagas e as compensadas através do banco, e a frequência com que os funcionários se utilizam das horas do banco dentro de um determinado período.
Ao levantar essas informações a gestão pode entender como melhorar a adesão ao banco de hora através de medidas que gerem o engajamento, bem como se certificar que todos os processos estão em conformidade legal, prevenindo novos custos com ações judiciais ou passivos trabalhistas.
KPI 5: Produtividade por hora trabalhada – O elo entre jornada e resultados
Por último, mas não menos importante, temos os índices que medem a produtividade da equipe por hora trabalhada, que indica como está a eficiência operacional da empresa e os resultados entregues.
A fórmula para medir a produtividade envolve a produção total e o total de horas trabalhadas para atingir essa produção. A fórmula é a seguinte:
Produtividade por hora trabalhada = (Produção total (output) / total de horas trabalhadas)
Vamos demonstrar com um exemplo prático. Pense em uma empresa que entregou, seja em serviços ou produtos, um número total de 1000 unidades. E para essa entrega levou um total de 400 horas trabalhadas.
Índice de produtividade por hora trabalhada = 1000 / 400 = 2,5 unidades por hora. Para entender se esse índice está dentro do que a empresa espera e precisa, é possível comparar esse resultado com o de períodos anteriores, com as metas estabelecidas, e se o resultado não atender às demandas da empresa é preciso identificar os problemas e gargalos e implementar mudanças estratégicas.
Através dos dados obtidos com a medição da produtividade por hora os gestores podem tomar medidas para otimizar os processos e aumentar a eficiência operacional, sem que isso implique em aumento dos custos ou cause insatisfação nos funcionários, e isso pode se dar por meio da observação do fluxo de trabalho, da realização de horas extras e de uma série de outras variáveis de acordo com a área de atuação da empresa.
