Uma das mais importantes atribuições do setor de Recursos Humanos é a gestão eficiente da jornada de trabalho, e para facilitar essa tarefa, o mercado oferece diversas opções de relógios de ponto adequados às necessidades de diferentes empresas.
Esses sistemas são fundamentais para as empresas, pois além de garantirem conformidade legal, promovem uma grande redução do trabalho manual e da burocracia, sendo responsáveis pela geração de importantes informações que são a base para a tomada de decisões e a implementação de novas estratégias.
Neste artigo, destacamos a importância do controle de ponto nas empresas para garantir conformidade com a legislação trabalhista, otimizar a gestão da jornada dos colaboradores e analisar os critérios essenciais para escolher o melhor relógio de ponto, como praticidade, funcionalidades e custo-benefício. Vamos também apresentar os principais modelos disponíveis no mercado.
Qual a importância do controle de ponto nas empresas?
Realizar o controle de ponto com precisão é extremamente importante para as empresas por uma série de fatores. Para estar em conformidade com as leis trabalhistas e evitar questões jurídicas, além de permitir uma gestão eficaz da jornada de trabalho e embasar a tomada de decisões sobre escalas, produtividade e até clima organizacional.
O controle de ponto permite o registro de entrada, saída, intervalos, faltas, licenças, e quaisquer variações da jornada de trabalho. É ele que contribui na organização da rotina dos funcionários e também é a base para o cálculo preciso da folha de pagamento.
Outro ponto bastante relevante com relação ao controle de ponto, que é a sua significativa contribuição para um modelo transparente de gestão, promovendo uma relação de confiança entre colaboradores e a empresa, reforçando um ambiente organizacional transparente e de confiança mútua.
Quais são os critérios para escolha dos melhores relógios de ponto?
Para escolher o melhor relógio de ponto o primeiro passo é avaliar as necessidades e estrutura da empresa, além de observar os fatores que listamos a seguir:
Conformidade com a legislação vigente
Antes de definir qual o relógio de ponto vai adotar para a sua empresa, procure se certificar que ele está de acordo especialmente conforme a Portaria 671/2021, e da certificação do INMETRO exigida para os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP-C e REP-A).
Facilidade de uso e manutenção
Por mais que algumas pessoas tenham certo receio em utilizar novas ferramentas tecnológicas, ou mesmo acreditem que elas sejam de difícil manuseio, há no mercado opções de sistemas de controle de ponto fáceis e funcionais, e após um treinamento simples poderão ser utilizados por todos sem nenhum problema.
Para figurar na lista dos melhores relógios de ponto, os sistemas devem ser de fácil manutenção preventiva. E em caso de problemas, seu reparo precisa ser realizado rapidamente, se possível de forma imediata, então garanta que sempre haja um suporte para atendimento em momentos de necessidade.
Funcionalidades e integrações disponíveis
Outra consideração a ser feita é sobre as funcionalidades que o sistema de relógio de ponto tem a oferecer, verificar se elas atendem as necessidades da empresa e de que formas elas podem beneficiar cada um dos setores.
Também é necessário checar se os programas já utilizados na empresa são compatíveis, se a integração deles com o relógio de ponto pode ser feita sem que haja necessidade de implementar grandes alterações na rotina dos departamentos responsáveis pelo controle da jornada de trabalho.
Custo-benefício
Um dos fatores de maior relevância para as empresas, e que costumam definir a contratação de um relógio de ponto, é o seu custo-benefício. Deve-se considerar se a aquisição do novo sistema vai impactar de forma positiva a gestão da jornada de trabalho, se o investimento garantirá uma melhor performance no controle de ponto e nos processos que utilizam essas informações.
Top 8 relógios de ponto
Chegamos ao momento de apresentar os melhores relógios de ponto disponíveis no mercado. São sistemas eficientes, capazes de atender os mais diversos perfis de empresas. Vamos conhecê-los:
Relógio de ponto biométrico
Entre os melhores relógios de ponto está o biométrico, que funciona de maneira muito prática. Seu funcionamento se dá através de um aparelho que escaneia a digital do colaborador, informando a data e hora. A biometria pode também ser utilizada através da íris e do reconhecimento facial.
Ele também disponibiliza as informações da marcação do ponto para o funcionário, seja de forma física, com uma bobina de papel, ou digitalmente. Este modelo de relógio fica dentro das empresas, instalado em um ponto fixo, para que todos possam registrar sua presença por meio da biometria.
Este tipo de sistema é capaz de oferecer uma grande facilidade na gestão da jornada de trabalho, um considerável progresso na elaboração da folha de pagamento, na avaliação das horas extras e outras atividades diferentes do padrão.
Cabe ressaltar que apesar do grande avanço no controle de ponto, os sistemas de biometria devem garantir que os dados dos colaboradores sejam tratados e armazenados com cuidado, mantidos em segurança, respeitando as normas da LGPD.
Relógio de ponto facial
O relógio de ponto facial utiliza, como diz o próprio nome, o reconhecimento facial do colaborador para validar sua movimentação. O sistema compara a imagem capturada do rosto por uma câmara, com a armazenada no banco de dados para realizar o registro do ponto. Ao chegar e sair o colaborador deve aproximar o rosto do dispositivo e aguardar o reconhecimento, para que a informação seja salva, com o registro de data e hora.
Com este tipo de dispositivo as chances de fraude são mínimas, pois os registros só podem ser feitos pelo próprio funcionário em um processo muito rápido e prático. Há ainda a possibilidade de integração do registro de ponto facial aos sistemas de folha de pagamento, banco de horas, e outros tantos utilizados pelos setores de RH e DP.
Este tipo de registro de ponto pode ser realizado através de um aparelho instalado na própria empresa ou através de aplicativos em tablets, notebooks ou smartphones e utilizado de forma remota.
Relógio de ponto cartográfico
O relógio de ponto cartográfico faz parte de uma geração tradicional, porém mais ultrapassada. Ele funciona através da inserção do cartão de ponto de cada funcionário em um aparelho instalado na empresa, que registra data e hora no documento.
Cada vez menos utilizado, este modelo de relógio de ponto oferece alguns problemas a empresa, como fraudes, erros, alto custo de manutenção e tempo de reparo maior do que os sistemas eletrônicos mais atuais.
Outra consideração a ser feita é que o relógio cartográfico não pode ser integrado aos sistemas de fechamento da folha de pagamento, tampouco ao banco de horas, já que não há tecnologia para isso. Os cartões de ponto devem ser trocados periodicamente, uma medida nada sustentável.
Relógio de ponto digital
Este relógio de ponto funciona através de aplicativos baixados em um dispositivo eletrônico, normalmente nos smartphones dos colaboradores. Ele geralmente utiliza a geolocalização para registrar o ponto do funcionário, e serve tanto para quem trabalha internamente, de forma híbrida, externamente ou em home office.
É possível escolher diferentes formas de registro do ponto, com cartão, biometria, reconhecimento facial, geolocalização, ou com senha. As informações da jornada de trabalho são armazenadas no sistema de gestão de ponto, que pode ser integrado com os sistemas já utilizados pelas empresas, oferecendo todos os dados necessários para elaboração da folha de pagamento, relatórios para avaliação das atividades e informações para auditorias.
Relógio de ponto com QR code
O modelo de relógio de ponto com QR Code utiliza os códigos para registrar as atividades dos colaboradores. Cada funcionário tem seu próprio QR Code, que é escaneado por um dispositivo, seja ele um smartphone ou um tablet, que lê a imagem e registra o ponto. O QR Code pode ser impresso ou armazenado digitalmente.
O código pode ser lido por aparelhos dos próprios funcionários, ou por um dispositivo disponível em algum lugar estratégico da empresa, e assim é registrada a data, a hora e, se for necessário e configurada, a localização na entrada e saída dos colaboradores. O sistema de relógio de ponto pode ser integrado aos sistemas de gestão da jornada de trabalho dos colaboradores e fornecer dados para elaboração da folha de ponto.
Relógio de ponto com cartão de proximidade
O sistema do relógio de ponto com cartão de proximidade utiliza a identificação por radiofrequência, e cada cartão possui seu código único, que quando aproximado do leitor é reconhecido e permite o registro de quem está entrando ou saindo, a data e a hora.
As informações da jornada de trabalho de cada funcionário ficam armazenadas e salvas no sistema do relógio, evitando assim fraudes e possibilitando que os dados sejam utilizados pelos setores de RH e DP para integração com os softwares de gestão de recursos humanos, realizando de forma automática os cálculos necessários e fornecendo ainda relatórios indispensáveis para as decisões estratégicas.
Relógio de ponto com senha
O registro no relógio de ponto com senha pode ser feito através de aplicativos em dispositivos móveis, no computador ou mesmo em aparelhos instalados na própria empresa. É importante que a senha não seja compartilhada para que fraudes sejam evitadas.
Como a TWO RH ajuda sua empresa a escolher o melhor relógio de ponto?
A TWO RH pode auxiliar as empresas no processo de escolha do melhor relógio de ponto, oferecendo consultoria especializada em soluções de controle de ponto que se adequem às necessidades do negócio, promovendo eficiência operacional com segurança jurídica, custo-benefício, aderência à legislação vigente e suporte consultivo para as necessidades da empresa.
