Você sabe como fazer uma planilha de controle de horas extras para evitar possíveis problemas com seus colaboradores?
O controle de horas trabalhadas é uma obrigação de toda empresa com mais de vinte funcionários.
Esta é uma obrigação para atender a lei que se encontra no artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) e o não cumprimento destas regras pode gerar dores de cabeça e, consequentemente, mexer no caixa da empresa com pagamento de horas indevidas ou processos trabalhistas futuros.
Mesmo tornando obrigatório o controle de ponto, a CLT deixa em aberto a maneira de administrá-lo, e uma das maneiras mais recorrentes de se fazer isso é por meio de uma planilha para controle de horas.
Nesse artigo serão mostrados 6 problemas que podem ocorrer com uma planilha de controle de horas extras, e como é importante a utilização correta deste controle.
Planilha de controle de horas extras
Apesar do controle de horas de ser uma exigência legal, você encontra pessoas com dúvidas sobre isso. Por exemplo, o controle passa a ser obrigatório com 10 ou 20 funcionários?
Veja o que diz o Art 47 da CLT:
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”
Anteriormente, apenas a obrigatoriedade era para empresas com mais de 10 funcionários. Porém, esse número foi alterado para 20.
Mesmo assim, existe uma legislação em cima das horas extras que precisa ser seguida à risca por qualquer empresa. Isso, independente de sua quantidade de colaboradores.
Neste momento, surge um alerta pois no ranking das causas trabalhistas o questionamento sobre a quantidade de horas extras a receber está na cabeça da lista.
Assim, a planilha de controle de horas extras, precisa atender uma demanda que vai muito além de registrar a hora de entrada e saída.
Acompanhe abaixo tudo que envolve esta planilha.
Como funciona a Planilha de Controle de Horas Extras
O controle de horas extras é uma necessidade básica como já entendemos aqui.
As pequenas e médias empresas se utilizam geralmente de planilhas para seu controle, por ser um método simples e que ajuda para quem tem um número reduzido de funcionários.
Para que esse sistema seja operacional é preciso contemplar algumas informações indispensáveis para um controle exato das horas extras.
Esses são os itens que não podem faltar nesse tipo de planilha:
- Carga horária de cada funcionário;
- Entrada e saída do empregado;
- Horas noturnas trabalhadas;
- Adicional de periculosidade;
- Registro das horas devidas, horas trabalhadas e horas extras de cada funcionário;
- Relatório das horas trabalhadas mensalmente, por cada funcionário;
- Relação das horas trabalhadas x horas descontadas.
A planilha pode ser preenchida através da digitação dos dados no computador, ou ser impressa e preenchida à mão.
Porém, há desvantagens nesse método, pois a forma manual de preenchimento tem vários fatores de risco de erro.
Alguns exemplos são as chances de erro aumentam ao serem adicionados manualmente. Isto ocorre, uma vez que é mais complexo efetuar os cálculos e acrescentá-los à folha de pagamento, dificultando o acompanhamento das horas pelos funcionários da empresa.
Desta forma, para facilitar a vida das empresas e otimizar os processos, hoje existem softwares que fazem todo o trabalho mais complexos, facilitando a vida do RH e suprimindo a chance de erros.
Vamos ver agora como esse controle é necessário numa empresa, independente do quantitativo de funcionários.
Necessidade de Controle
É importante acompanhar de perto o quanto seus funcionários estão trabalhando, e se este tempo trabalhado gera produtividade, sendo esta, portanto, uma excelente forma de otimizar processos para melhorar o desempenho da empresa, sem deixar o colaborador exausto.
É através desse controle de horas extras, que a empresa poderá ter certeza que os funcionários serão remunerados de forma justa e, como retorno, a empresa obtém o cumprimento de prazos e aumento de produtividade. Mas, lembre-se das legislações!
Em regra geral, a jornada de trabalho está dentro das regulamentações na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) através dos artigos: 58, 59 e 71. Veja os pontos altos que você precisa saber, para administrar sua empresa:
- Deve ter 44 horas semanais ou 8 horas diárias;
- Tolerância para bater o ponto, de 5 minutos, e até 10 minutos diários;
- Em geral o tempo de horas extras diárias não deve ultrapassar 2 horas;
- As horas extras diurnas deve ser pagas com acréscimo de 50% ao valor da hora normal;
- Se a empresa adotar o banco de horas, não precisa pagar as horas extras, diante de um acordo de compensação.
- Intervalo intrajornada de 1 a 2 horas quando a jornada ultrapassar 6 horas, e intervalo de 15 minutos quando a jornada for maior que 4 horas e menor que 6.
- O tempo suprimido do intervalo intrajornada deve ser indenizado com acréscimo de 50%.
Bem, você pode notar que essa questão do controle da jornada é bem detalhada.
Portanto, se a empresa não estiver atenta muitos problemas podem ser gerados.
Por exemplo, uma vez que o tempo semanal previsto por lei está sendo ultrapassado, isto mostra que a gestão do tempo está inadequada e os processos da empresa precisam ser revisados.
Veja que esse controle, independentemente da quantidade de funcionários que a Lei exige, é importante para todas as empresas fazerem o seu, pois seu quantitativo não a impede que erros aconteçam.
Quando o colaborador tem a certeza que o controle da jornada é feito com segurança, a relação entre empresa e empregado é favorecida, gerando-se um elo de confiança entre ambos. E, na ocasião de uma rescisão, ele saberá que esse ponto se questionado não vai lhe trazer vantagens.
Por esta razão é importante que não fique dúvidas na cabeça do colaborador, pois se ele não entender, vai questionar depois.
Agora vamos listar aqui os 5 principais problemas enfrentados pelas empresas em seus setores de RH sobre a planilha de controle de horas extras.
Os 6 Principais Problemas nas Planilhas de Controle de Horas Extras
Como você já sabe, o controle de horas extras é importante na vida tanto do colaborador, quanto da empresa. Veja agora quais os 6 principais erros podem acontecer para evitar surpresas desagradáveis.
É bom você ficar atento, pois aqui não estamos tratando das empresas que não fazem o controle, e sim dos erros que cometem com maior frequência com as planilhas de controle de horas extras.
Cálculo errado das Horas Extras
Essa é uma das falhas mais comuns da equipe do RH, o ato de não computar ou calcular, errado as horas extras ou adicionais dos funcionários.
Esse cálculo envolve todo e qualquer horário extraordinário que o colaborador ficou em atividade laboral, além de sua jornada normal de trabalho. O fechamento mensal deve ter esses períodos destacados.
Na remuneração do funcionário devem conter o pagamento dos adicionais, como, por exemplo, periculosidade, adicional noturno e insalubridade. Adicionais como salário-família e descanso semanal remunerado também precisam ser lembrados.
Registro das Faltas
Aqui existe outro ponto que se fizer errado não tem volta, pois nunca vi ninguém vir reclamar que recebeu as faltas. Mas a empresa perde com isso, mas em geral o colaborador sabe os dias que faltou, visto que isso não deve ser muito comum.
Devem ser descontadas as faltas sem justificativa por atestado ou outro documento compatível.
Assim, o desconto deverá ser feito no valor bruto do salário do funcionário sempre que ele não apresente um documento que ateste a razão da falta.
Não fazer a classificação correta do funcionário
No momento de preparar a planilha de controle de horas extras colocar a classificação de cada funcionário. Isso é feito de acordo com a categoria, por exemplo: administração, comercial, jurídico.
Esse cuidado é necessário, pois cada categoria tem uma regra diferente. Então não basta fazer uma planilha, e sim colocar todos os dados corretos, caso contrário o erro é inevitável.
Falta de Confiabilidade
Confiabilidade é o carro chefe nas relações, e mesmo no campo profissional esse ponto é importante. Ter uma planilha de controle de horas extras faz parte da confiabilidade entre funcionário e gestor.
Uma realidade bem comum é o funcionário questionar esses cálculos, mesmo que ele não externe no momento da dúvida. Quando existe desconfiança isso interfere diretamente na sua produtividade. Além de poder contagiar toda equipe.
A transparência é um componente da confiabilidade. Quando a empresa prova que respeita sua equipe, todos se sentem valorizados.
Por isso, pagar o funcionário no dia certo não basta. É importante ter uma política de transparência e um canal de acesso para esclarecer dúvidas.
Um canal por onde a comunicação seja aberta é o alicerce para gerar confiabilidade.
Terá confiança na gestão da empresa os funcionário que entende sobre as partes que envolvem seu salário como rendimentos, descontos, tributos e etc.
Assim, terão convicção que seus esforços serão respeitados.
Ter Arquivo de Dados
Onde você guarda seus arquivos da planilha do controle de horas extras?
Quero dizer que é muito arriscado você confiar algo tão importante somente na memória de seu computador, pois podem ocorrer vários tipos de problemas que levem a perda desses dados.
Aqui tem dois conselhos importantes para sua gestão:
- A melhor forma de armazenar é usar softwares que armazenam em nuvem. Esse processo é muito seguro e pode ser acessado de qualquer lugar, sem depender de uma máquina exclusiva.
- Sempre é importante ter dois ou três funcionários que saibam mexer no sistema de dados, pois esse é outro ponto de erro, quando a empresa deposita essa responsabilidade em único colaborador.
Quando a empresa entra num processo trabalhista, geralmente essa questão de horas extras estão presentes. E nesse caso a empresa precisa provar que tem um bom controle para provar judicialmente sua integridade.
Controles que têm a possibilidade de ter fraude ou erros não são considerados como prova de defesa. É preciso um sistema confiável. Neste ponto a TradingWorks oferece a empresa um processo de gerenciamento completo do controle de horas dos colaboradores da sua empresa. Conheça aqui uma proposta que pode lhe atender.
Controle em tempo real
Se não for bem acompanhada, as horas extras podem ser o terror da empresa. O que o departamento financeiro não gosta é de surpresas negativas, tipo gastos não projetados.
Em algumas empresas os cálculos referentes a horas extras são feitos na época do fechamento de folha. Isto causa estresse para o financeiro que pode se deparar com valores bem acima do orçado.
Isso é a realidade das empresas que não tem uma política de controle de horas automatizada e ainda fazem esse trabalho de forma manual, ou seja, não usam bancos de dados e não tem um sistema que calcule essas horas extras diariamente.
Quando a empresa não tem um controle de ponto digital, usando meios sem um recurso atualizado de transmissão de dados, ela está sujeita a esse tipo de situação.
O controle das horas extras pode trazer muitos benefícios para a empresa, mas, para isso acontecer é necessário eliminar os erros durante o registro, possibilitando, assim, uma remuneração justa para o funcionário, evitando gastos e problemas judiciais.
A empresa mesmo de pequeno porte deve ter esse controle de forma funcional, pois além de ajudar os proprietários, elas tendem a crescer de forma certa. Ter um controle falho, é uma porta para despesas desnecessárias.
Quando os funcionários não confiam na sua planilha de controle de horas extras pode gerar um problema em cadeia, pois todos terão uma postura de desconfiança. E como você viu, isso interfere diretamente na produtividade.
Além disto, acredito que o pior que impacto que as horas extras podem causar no caixa da empresa é o funcionário insatisfeito não fazer o que foi contratado, gerando improdutividade do colaborador.
Como resolver?
Um sistema de controle de ponto eletrônico oferece uma série de vantagens em comparação com o uso de uma planilha de controle de horas extras dos funcionários, sendo a melhor forma de evitar problemas que podem surgir nesse processo.
Primeiramente, a precisão e a confiabilidade são características essenciais de um sistema de controle de ponto eletrônico. Ao automatizar o registro das horas extras, ele elimina erros humanos e possíveis fraudes, garantindo que os registros estejam em conformidade com a legislação trabalhista e os acordos coletivos.
Além disso, a segurança dos dados é fundamental em qualquer sistema de gestão de recursos humanos. Com um sistema eletrônico, as informações sobre as horas extras dos funcionários são armazenadas de forma segura em um banco de dados protegido por senha, reduzindo o risco de perda ou manipulação dos registros.
Outra vantagem significativa é a praticidade e a agilidade na gestão das horas extras. Com um sistema eletrônico, os gestores podem acessar os registros de forma rápida e fácil, sem precisar lidar com várias planilhas ou documentos físicos. Isso facilita o acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores e o cálculo preciso das horas extras a serem pagas.
Além disso, um sistema de controle de ponto eletrônico pode oferecer recursos avançados, como a integração com sistemas de folha de pagamento e a geração automática de relatórios. Isso torna todo o processo mais eficiente e reduz a carga de trabalho administrativo, permitindo que os gestores foquem em atividades mais estratégicas.
TWO: O melhor sistema de controle de jornada
Um sistema de controle de ponto eletrônico é uma ótima solução para empresas, especialmente quando se trata de registrar as horas extras dos funcionários. Usar uma planilha pode trazer problemas, mas com a TWO, esses problemas são resolvidos.
Primeiro, a TWO é super precisa. Ela registra automaticamente as horas extras, evitando erros e fraudes. Isso deixa tudo certinho, de acordo com as regras do trabalho.
Além disso, a TWO é bem segura. Ela guarda todas as informações dos funcionários em um lugar seguro, sem risco de perder ou mudar nada sem autorização.
Outra vantagem é que a TWO é fácil de usar. Os gestores conseguem ver as horas extras dos funcionários rapidinho, sem ficar procurando em várias planilhas.
E tem mais: a TWO pode se conectar com outros sistemas da empresa, o que facilita ainda mais a vida dos gestores. Assim, fica tudo mais eficiente e organizado.
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