Um dos processos administrativos mais importantes na rotina de uma empresa é o controle de ponto. Ele reúne informações necessárias para elaborar o espelho de ponto, calcular a folha de pagamento, gerir a jornada de trabalho dos colaboradores de forma a otimizar o tempo destinado às atividades e aumentar a produtividade.
Uma gestão eficiente da jornada de trabalho resulta em menos custos para a empresa, seja na folha de pagamento ou com a redução de questões judiciais. E é o controle de ponto que permite estar em conformidade com a legislação trabalhista, fazer uma gestão inteligente das horas extras e manter uma relação de confiança e transparência com os colaboradores.
Neste artigo montamos um guia que vai conceituar o controle de ponto, detalhar seus benefícios, explicar as diretrizes da legislação trabalhista, mostrar os tipos de sistemas atualmente utilizados para o controle de ponto e também falaremos sobre a importância da gestão eficiente da jornada de trabalho.
O que é Controle de Ponto?
O controle de ponto é a rotina administrativa responsável por acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa. Apesar de ser um processo burocrático, cheio de detalhes, é ele que permite às empresas gerir entradas, saídas, atrasos, intervalos, faltas, horas extras e horas negativas, fatores que influenciam diretamente a folha de pagamento e o orçamento de uma organização.
A escolha do sistema de controle de ponto é extremamente importante, pois atualmente existem no mercado modelos mais modernos e com recursos tecnológicos capazes de tornar o processo de gestão dos dados mais simples, rápido, eficiente, seguro e que esteja em conformidade com a legislação..
Com ferramentas digitais é possível eliminar boa parte da burocracia pertinente a esta rotina, pois muitos sistemas são capazes de emitir relatórios individuais com as informações necessárias para a montagem do espelho de ponto e da folha de pagamento.
Quais são os benefícios do Controle de Ponto?
O controle de ponto oferece diversos benefícios, tanto para a empresa quanto para os funcionários, como mostraremos abaixo:
Transparência na jornada de trabalho
Um sistema eficiente de controle de ponto gera mais segurança, confiabilidade e transparência, fortalecendo a confiança entre a empresa e os colaboradores, melhorando o clima organizacional, a relação entre gestores e funcionários e evitando conflitos.
Precisão no cálculo da folha de pagamento
Uma gestão eficiente do controle de ponto, feita com o auxílio de sistemas automatizados, agiliza o processo de elaboração da folha de pagamento, uma vez que os dados oferecidos pelo sistema já chegam compilados e tratados aos funcionários responsáveis pelo cálculo da jornada de trabalho. Dessa forma é possível reduzir a burocracia e o número de colaboradores envolvidos nesta tarefa e ainda evitar erros manuais.
Conformidade com a legislação trabalhista
O controle de ponto é um recurso importante para garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas, reduzindo a possibilidade da organização sofrer com processos trabalhistas, pagamento de multas e sanções dos órgãos reguladores.
O que diz a CLT sobre o Controle de Ponto?
Vamos conhecer a seguir as diretrizes das leis trabalhistas sobre o controle de pontos e as obrigações das empresas:
Obrigações legais para empresas com mais de 20 funcionários
Diz o Artigo 74 da CLT :
“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. ”
Ou seja, as empresas com 20 ou mais colaboradores devem, por lei, gerir a jornada de trabalho de cada um deles, mas isso não impede que as organizações com um número menor de funcionários deixe de realizar o controle de ponto para tornar a administração mais fácil, ágil e transparente.
Portaria 671 e Suas Implicações
A Portaria 671 possui um capítulo dedicado ao controle de ponto e suas normas. Foi permitido o uso de registradores eletrônicos de pontos por programa, o REP-P, que permite aos colaboradores externos realizarem suas marcações mesmo a distância.
Outra regra é a emissão de comprovante dos registros de ponto para os colaboradores, seja em forma física, com comprovantes impressos, ou de maneira digital. Também foram acrescidas algumas novas informações ao espelho de ponto. O AFD não substitui AFDT e ACJEF em todos os casos. Eles foram eliminados no REP-C e no REP-A. O AFD substitui em alguns modelos (como REP-C e REP-A), mas depende do tipo de equipamento e sistema.
Quais são os tipos de sistemas de Controle de Ponto?
Atualmente as empresas contam com uma grande diversidade de sistemas de controle de ponto. Vamos então mostrar quais são os modelos disponíveis:
Controle de ponto manual
Esse é o modelo mais tradicional disponível, realizado através de anotações manuais em livros ou cartões individuais. É normalmente utilizado em empresas com poucos funcionários e de pequeno porte. Apesar do custo baixo, esse modelo de controle de ponto oferece maiores chances de fraudes e erros.
Controle de ponto mecânico
O controle de ponto mecânico, ou REP-C é uma versão evoluída do sistema manual, pois funciona com marcação de ponto através de um relógio de ponto, localizado na própria empresa, que marca no cartão de ponto os horários da jornada de trabalho.
O colaborador realiza a marcação de cada atividade e o relógio armazena esses dados, que precisam ser exportados para que os funcionários responsáveis pela elaboração do espelho de ponto e folha de pagamento obtenham as informações necessárias.
Como é exigido por lei, esse tipo de sistema é capaz de emitir um comprovante para cada marcação realizada. Apesar de ser simples, a aquisição, instalação e manutenção deste aparelho é considerada alta quando levamos em conta os poucos recursos que ele oferece.
Controle de ponto eletrônico
O REP-A é um sistema de controle de ponto bem mais moderno, que funciona através de computadores ou dispositivos móveis. Este software armazena as informações da jornada de trabalho dos colaboradores e é capaz de ser integrado a outros sistemas de gestão de ponto. A exigência de acordo coletivo não é universal. A Portaria 671 permite, mas há interpretações diferentes dependendo da CCT da categoria e do modelo de jornada. Sugestão: Recomenda-se formalização por acordo ou convenção coletiva, conforme previsto na Portaria 671, especialmente para garantir segurança jurídica.
Controle de ponto digital e online
Este modelo de sistema de ponto, tecnicamente conhecido como REP-P é o que há de mais moderno no mercado. Ele armazena as informações das marcações de cada colaborador, trata esses dados, elabora relatórios completos sobre cada funcionário com a jornada de trabalho completa, e é fundamental para a preparação do espelho de ponto e folha de pagamento.
Seus arquivos ficam salvos em nuvem, e têm valor legal em caso de ações trabalhistas, Assim como o REP-A, para que a empresa possa utilizá-lo é necessário que a permissão seja formalizada através de acordo ou convenção coletiva.
Como escolher o sistema de Controle de Ponto adequado?
Para decidir qual o modelo de sistema de ponto ideal para sua empresa é necessário levar em consideração a estrutura da sua empresa para uma decisão assertiva. Vamos ver que pontos devem ser levados em conta:
Avaliação das necessidades da empresa
A primeira consideração a ser feita é sobre o porte da empresa, suas demandas e a quantidade de pessoas envolvidas no processo de controle de ponto. Para as empresas com alto número de funcionários e uma equipe de RH robusta, os sistemas mais modernos, capazes de reunir e tratar os dados das jornadas de trabalho são a melhor opção.
Mas se sua empresa é de menor porte, não adianta ter o sistema mais moderno e completo, sem colaboradores com o conhecimento necessário para operá-lo. Nestes casos um sistema mais prático, de uso fácil e custo reduzido pode atender as necessidades.
Comparação entre diferentes soluções disponíveis
As empresas que comercializam os sistemas de controle de ponto podem auxiliar a avaliar as melhores soluções para sua empresa, pois já têm bastante conhecimento dos modelos disponíveis, e que tipos de demandas eles são capazes de atender.
Vale a pena agendar uma reunião com um consultor das empresas responsáveis pela venda destes sistemas, explicar como é o seu negócio, o número de colaboradores, a área de atividade, e os modelos de trabalho, se todos são presenciais, híbridos ou externos.
Somente os sistemas mais modernos e completos de controle de ponto serão capazes de realizar a marcação da jornada de trabalho de funcionários que não trabalhem de forma presencial.
Considerações sobre segurança e conformidade
Vale lembrar que alguns dos modelos mais novos de sistemas de controle de ponto só podem ser utilizados, de acordo com a legislação trabalhista, se a concordância dos colaboradores for formalizada em acordo ou convenção coletiva.
Também cabe ressaltar que os modelos mais antigos e menos tecnológicos correm um risco bem maior de sofrerem alterações, fraudes e são passíveis de erros, seja no preenchimento ou mesmo no momento de importar os dados para o espelho de ponto e a folha de pagamento.
Como funciona a implementação do controle de ponto na empresa?
Depois de definir o sistema adequado para suas necessidades, chegou a hora de implementar o controle de ponto na empresa. Vamos ao passo a passo para que este processo seja um sucesso:
Planejamento e preparação
Estabelecidos o formato do sistema, a empresa que vai oferecer o serviço pode orientar no planejamento da implementação do novo modelo de controle de ponto, e o que deve ser feito para minimizar o impacto dessa novidade.
No caso de sistemas mais modernos de gestão da jornada de trabalho é preciso integrar o software com os sistemas já usados na empresa. Inserir as informações sobre os colaboradores, horários padrão, e incluir todas as características que podem influenciar no controle de ponto.
Deixe as equipes de Recursos Humanos e do Departamento Pessoal preparadas para iniciar a transição, e dê todas as informações e ferramentas necessárias para que a utilização do sistema seja rapidamente assimilado.
Treinamento de colaboradores e gestores
Para que o sistema de controle de ponto seja usado em sua total capacidade, os funcionários que irão lidar diretamente com ele devem receber treinamento especializado, se possível dos consultores responsáveis pela comercialização do software.
A equipe de RH será a responsável pelo acompanhamento do uso do sistema pelos demais funcionários, e para isso deve conhecer plenamente seu funcionamento. Disponibilize material de apoio físico e digital. Tenha alguém disponível para esclarecer todas as dúvidas dos colaboradores e explicar de forma detalhada as vantagens de utilizar esse tipo de sistema.
Monitoramento e ajustes pós-implementação
Um dos itens a ser pesquisados antes de adquirir o novo sistema de controle de ponto é verificar o pós-venda da empresa escolhida para implementar a ferramenta. O monitoramento e suporte técnico oferecidos pelo fornecedor durante a fase inicial de uso e mesmo depois do processo de ambientação devem ser considerados para não ficar na mão no caso de problemas. O Departamento Pessoal deve acompanhar a correta aplicação das marcações no sistema e validar os espelhos antes do fechamento da folha.
O ideal é que esse suporte ofereça material informativo sobre o uso do ponto, esteja a disposição durante os momentos iniciais, e nos horários de funcionamento da empresa, para que seja possível realizar um controle de jornada eficiente.
Como a TWO ajuda sua empresa no Controle de Ponto?
A TWO RH possui as melhores soluções para uma gestão eficiente de controle de ponto para os mais diversos tipos e portes de empresas. O processo de implementação do sistema é acompanhado de perto pelos profissionais da TWO, e os consultores podem oferecer o suporte necessário para as demandas da sua empresa.
Aqui será possível encontrar sistemas que podem garantir um controle preciso da jornada de trabalho, otimizando a gestão da jornada de trabalho e seus desdobramentos e garantindo transparência e conformidade.
