Se não todas, a grande maioria das empresas trabalha arduamente para entregar as suas atividades diárias no tempo necessário. E o aumento das demandas, sazonais ou constantes, pode acarretar o excesso de horas extras, que nem sempre são a melhor solução para aumentar a produtividade.
O excesso de horas extras pode gerar diversos problemas, tanto para os funcionários quanto para as empresas, entre eles questões de saúde para os colaboradores, litígios e impacto negativo na imagem da organização. O ideal é que elas sejam feitas realmente em caso de necessidade, quando o aumento da demanda exigir o prolongamento da jornada de trabalho.
Neste artigo vamos conceituar o que são as horas extras. Vamos também mostrar quando elas são necessárias e como encontrar outras soluções, quais fatores levam ao excesso de horas extras nas empresas, como má gestão, sobrecarga de trabalho e falhas na comunicação, e como realizar uma gestão eficiente da jornada de trabalho.
O que são horas extras e quando são necessárias?
São consideradas horas extras qualquer período trabalhado que exceda o número de horas da jornada de trabalho normal de cada funcionário. As horas extras podem ser remuneradas, acrescidas com um percentual mínimo de 50% sobre o valor da hora normal, ou entrar para o banco de horas e se converta na redução da jornada de trabalho ou em folgas, desde que haja acordo escrito individual ou coletivo, conforme artigo 59, §2º da CLT.
É relativamente normal que nos períodos de alta demanda de trabalho haja a necessidade de que os funcionários permaneçam por períodos além do seu horário para conseguir realizar todas as atividades em tempo hábil, e nesses casos a hora extra é necessária e justificada.
Em alguns casos a empresa pode solicitar ao colaborador que cumpra uma jornada extra em finais de semanas e feriados, ou mesmo que esteja de prontidão para eventuais atividades, e esse tipo de atividade se enquadra como hora extra. Cabe lembrar que dentro da jornada de trabalho de oito horas são permitidas, em regra, no máximo duas horas extras
Causas do excesso de horas extras nas empresas
Existem diversas razões para que horas extras sejam feitas pelos colaboradores de uma empresa, e nem sempre pelos motivos corretos, como veremos a seguir:
Má gestão de tempo e planejamento inadequado
Quando não há um planejamento adequado da jornada de trabalho dos colaboradores pela liderança, é possível que os processos de desenvolvimento das atividades se tornem menos eficientes, o que pode acarretar na necessidade de permanência além do horário.
Se não houver uma gestão adequada da jornada de trabalho, seja por parte dos colaboradores ou dos gestores, o resultado pode ser ineficiência e consequentemente a incapacidade de cumprir as tarefas dentro dos prazos, criando a necessidade da realização de horas extras.
Falta de pessoal e sobrecarga de trabalho
Muitas vezes ocorre de as demandas de uma empresa aumentarem, às vezes de forma sazonal e em outras de maneira constante, e se a equipe não receber novos integrantes pode acontecer uma sobrecarga de trabalho, muitas vezes exigindo a permanência dos colaboradores por um tempo maior que o da sua jornada.
Para conseguir bater metas, alcançar objetivos e entregar os resultados esperados pelas lideranças, as equipes acabam por ficar sobrecarregadas, com um volume de trabalho que não corresponde ao número de colaboradores disponíveis, gerando a necessidade de aumentar o número de horas trabalhadas.
Cultura organizacional que valoriza o excesso de trabalho
Ainda há em algumas empresas uma cultura organizacional que incentiva e valoriza o trabalho além da jornada, e isso acaba por gerar uma série de problemas. Para as empresas se reflete no alto custo das horas extras, para os colaboradores, que podem apresentar problemas de saúde, como estresse, fadiga extrema e outras doenças físicas e mentais.
Há ainda a questão da pressão exercida por empresas e gestores que trabalham com metas. A cobrança pelos resultados irreais em um espaço de tempo muito curto podem estimular os funcionários a trabalhar além da sua jornada para atender as expectativas.
Falhas na comunicação e delegação de tarefas
Algumas empresas apresentam dificuldade na comunicação entre setores ou até mesmo dentro das equipes, o que pode gerar uma falha na distribuição das tarefas e do que se espera de cada funcionário.
Se um ou mais colaboradores recebem um volume maior de atribuições que os demais, é bastante provável que, devido a uma sobrecarga isolada e desequilíbrio na delegação das atividades, surja a necessidade da realização de horas extras para conseguir atender as demandas dentro do prazo previsto.
Quais são as consequências do excesso de horas extras?
O excesso de horas extras impacta tanto os colaboradores quanto as empresas, e pode gerar uma série de problemas que poderiam ser evitados com uma gestão eficaz da jornada de trabalho. Vamos conhecer abaixo algumas destas consequências:
Impacto na saúde física e mental dos colaboradores
As jornadas de trabalho são pensadas para atender às demandas das empresas e proporcionar aos funcionários um equilíbrio entre trabalho e tempo livre. O excesso de horas extras causa um desequilíbrio na rotina do colaborador, podendo impactar de forma negativa a sua saúde.
O excesso de trabalho pode gerar estresse físico e mental ao trabalhador. Quando as horas extras são feitas de forma esporádica não tendem a ser um problema, mas ao se tornar uma constante, a saúde do funcionário pode sofrer as consequências, causando licenciamentos por motivos de saúde ou até mesmo desligamentos.
Redução da produtividade e aumento de erros
As horas extras devem ser feitas para atender demandas específicas e como uma medida extrema para entrega de um resultado, pois quando se tornam uma constante podem afetar bastante o rendimento dos funcionários.
A sobrecarga impacta diretamente a capacidade de concentração do colaborador, já que é exigido foco por um número de horas maior que o indicado pelas leis trabalhistas. Isso pode acarretar em possíveis falhas, desatenção, redução da produtividade e muitas vezes pode surgir a necessidade de refazer tarefas, aumentando ainda mais o prazo de entrega e em alguns casos entregando um resultado aquém do esperado.
Aumento de custos operacionais e riscos legais
Para as empresas o excesso de horas extras pode acarretar em uma série de questões. As legais, que envolvem processos trabalhistas, a fiscalização por parte dos órgãos reguladores e aplicação de multas e sanções em caso de descumprimento das normas trabalhistas. Por isso, deve ficar claro como o controle eficaz da jornada de trabalho é tão importante.
Uma outra consequência do excesso de horas extras é o alto custo delas, que impactam a folha de pagamento. Quando feitas de forma desordenada, o percentual adicional de pelo menos 50% sobre a hora normal nos dias úteis, podendo ser maior por convenção coletiva ou 100% em domingos/feriados, faz grande diferença no orçamento de uma empresa, muitas vezes gerando um custo até maior do que o de uma nova contratação.
Dano à imagem da empresa e aumento da rotatividade
Quando a jornada de trabalho ultrapassa de forma constante os horários normais, é possível que o colaborador tenha prejuízos na sua vida e na sua saúde, o que pode contribuir para um clima de insatisfação, gerando alta rotatividade de funcionários, que preferem trabalhar em organizações que proporcionem uma jornada de trabalho regular.
Além dos danos causados devido a exaustão e desgaste mental, o turnover pode afetar de forma negativa a imagem da empresa, que pode passar a ser vista como uma organização que não cumpre com as normas trabalhistas e não valoriza seu material humano, reduzindo assim as chances de captar novos talentos para integrar suas equipes.
Estratégias eficazes para reduzir as horas extras
Neste tópico seguem algumas sugestões bastante eficazes para reduzir o número de horas extras:
Implementação de banco de horas e flexibilidade de horários
Adotar medidas estratégicas para redução de horas extras é fundamental para o equilíbrio entre orçamento e a manutenção da produtividade, e a flexibilização do horário de trabalho pode representar uma boa solução. Muitos profissionais rendem mais trabalhando em horários alternativos, ou em jornadas diferenciadas, aumentando significativamente a produtividade e dispensando a necessidade de horas extras.
Mas o método mais eficaz de redução da prática de horas extras ainda é a gestão eficiente do controle de ponto através de um sistema eletrônico de acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores. Os sistemas oferecem uma visão macro do que está acontecendo em tempo real na empresa.
Através dessa gestão automatizada é possível identificar excessos de horas extras, atrasos, ausências, e outros fatores que podem influenciar no rendimento dos profissionais e acabar gerando a necessidade da implementação de mudanças. É possível ainda obter relatórios individualizados, através dos sistemas, que contribuem no processo de tomada de decisões de forma mais assertiva.
Investimento em tecnologia e automação de processos
Quando parte do trabalho é feito de forma manual, perde-se um tempo precioso, e ainda há o risco de erros, muitas vezes gerando retrabalho. O investimento no uso de ferramentas tecnológicas reduz bastante o tempo gasto na execução de uma série de tarefas, diminui a chance de falhas e é capaz de diminuir o número de horas extras dentro das empresas.
Com a automação de processos é possível reduzir a burocracia em vários setores da organização, mudando o foco dos colaboradores para o que é realmente necessário, e possibilitando que todas as atividades sejam realizadas dentro da jornada normal de trabalho, evitando mais horas extras.
Reavaliação e redistribuição de tarefas
Para reduzir o número de horas extras, um dos primeiros passos é realizar uma avaliação na distribuição de tarefas, e no caso de ser diagnosticado um gargalo, fazer uma redistribuição das atividades para que seja possível aos colaboradores executarem suas atividades dentro da jornada de trabalho normal.
Outra medida importante é identificar possíveis falhas, reduzindo assim os erros e a necessidade de retrabalho. A divisão de tarefas pode ser feita em parceria com a equipe, pois se os colaboradores demonstrarem interesse e conhecimento em determinadas atividades, a possibilidade de sucesso é maior.
Para que as entregas sejam feitas em tempo hábil, é necessário que o prazo de cumprimento da tarefa seja justo. Não adianta pedir uma tarefa em tempo recorde a um colaborador, procure se adequar às agendas, para evitar a necessidade de horas extras.
E se ainda assim o número de horas extras continuar acima do que é esperado, talvez a melhor solução seja investir em um novo funcionário, pois o custo de recrutamento e contratação pode ser menor e mais vantajoso.
Monitoramento e análise de horas extras
Para realizar o acompanhamento preciso e eficiente das horas extras realizadas pelos colaboradores e avaliar se realmente há a necessidade de realizá-las, os gestores devem se atentar para alguns pontos:
Importância do controle de ponto eficiente
Uma das melhores ferramentas no controle das horas extras é o acompanhamento constante da jornada de trabalho, que fica muito mais fácil e preciso com o auxílio de um sistema eletrônico eficiente, como os da TWO RH, que está em conformidade com a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho, que regulamenta os tipos de registro eletrônico de ponto (REP-A, REP-C, REP-P).
Nossas soluções estão em conformidade com as leis trabalhistas e seguem todas as normas exigidas por lei para os REPs. Entre em contato com nossos consultores e descubra qual a melhor solução para atender às demandas da sua empresa.
Indicadores-chave para monitorar horas extras
A produtividade e o desempenho dos funcionários são dois indicadores para identificar colaboradores que podem estar enfrentando dificuldades operacionais ou desequilíbrio na carga de trabalho, e provavelmente realizando horas extras para conseguir entregar o que foi solicitado.
Mais uma forma de acompanhar as horas extras é verificar se o que deveria ser feito em um determinado período está sendo entregue. Nem sempre há necessidade de prolongar a jornada de trabalho, e a falta de controle pode gerar despesas desnecessárias com o pagamentos destas horas.
Uma outra maneira de verificar se há um número muito alto de horas extras sendo realizadas pelos colaboradores é através da folha de pagamento. No campo identificando as despesas extras fica bem claro verificar quanto está sendo pago a mais, se esse custo está sendo proveitoso e se não seria melhor a contratação de um novo colaborador.
Utilização de dados para tomada de decisões estratégicas
A gestão eficiente do controle de ponto através de um sistema tecnológico é a maneira mais eficaz de avaliar a quantidade de horas extras realizadas na empresa. Os dados apresentados pelos relatórios oferecidos pelo sistema ajudam na tomada de decisões estratégicas para ajustar o volume de trabalho à realidade da equipe.
